Хууль нь компанид үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримт бичгийг хадгалах арга хэмжээ авахыг үүрэг болгосон. Тиймээс, түүнтэй хамт ажиллаж байгаа боловсон хүчний талаархи баримт бичгийг ажлаас халагдсанаас хойш 75 жилийн турш хадгалах ёстой (Архивын сангийн тухай журмын 6-р зүйл). Оросын Холбооны Улс, ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн 1994 оны 3-р сарын 17-ны өдрийн 552 тоот зарлигаар батлагдсан). ОХУ-ын Засгийн газрын 1994 оны 3-р сарын 21-ний өдрийн 358-R "Ажилчдын баримт бичгийн аюулгүй байдлыг сайжруулах тухай" тушаалаар аж ахуйн нэгжүүд өмчийн хэлбэрээс үл хамааран дүрэмдээ (дүрэмд) тусгай заалт оруулахыг зөвлөж байна. . Тэд хуулийн этгээдийг татан буулгах тохиолдолд боловсон хүчний баримт бичгийг бүртгэх, хадгалах, хадгалахад цаг тухайд нь шилжүүлэхтэй холбоотой бүх асуудлыг тайлбарлах ёстой. Тиймээс аливаа компани баримт бичгийг хадгалах нөхцлийг хангах цогц арга хэмжээг боловсруулах ёстой.

Эдгээр зорилгоор архив үүсгэж, түүний чадамжийг орон нутгийн түвшинд зохицуулах нь хамгийн сайн арга юм (Компанийн архивын тухай журам боловсруулах). Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмүүд (Росархивын зөвлөлийн 2002 оны 2-р сарын 6-ны өдрийн шийдвэрээр батлагдсан) нь архив үүсгэхэд тусална. Түүнчлэн, баримт бичгийг хадгалах тухай заалтууд нь 1998 оны 2-р сарын 8-ны өдрийн 14-FZ "Хязгаарлагдмал хариуцлагатай компаниудын тухай" Холбооны хууль (50-р зүйл), 1995 оны 12-р сарын 26-ны өдрийн 208-FZ Холбооны хуульд тусгагдсан болно. "Хувьцаат компаниудын тухай" (89-р зүйл). Эдгээр журамд аж ахуйн нэгжүүд ямар бичиг баримт бүрдүүлэх ёстойг заасан байдаг.

Компани өөрөө архиваа үүсгэж болохгүй гэж үү?

Магадгүй. 13 дугаар зүйлийн 2 дахь хэсэгт Холбооны хууль"ОХУ-ын Архивын тухай" 2004 оны 10-р сарын 22-ны өдрийн 125-ФЗ-д аж ахуйн нэгжүүд үйл ажиллагааныхаа явцад бий болсон архивын баримт бичгийг хадгалах зорилгоор архив үүсгэх эрхтэй (үүрэг хариуцлага хүлээхгүй) гэж заасан байдаг. Хэрэв компани өөрийн архиваа байгуулаагүй бол баримт бичгээ улсын архивт шилжүүлж болно (ОХУ-ын Архивын сангийн тухай журмын 20-р зүйл). Энэ тохиолдолд тус компани Төрийн архивын албаны байгууллагатай баримт бичгийг улсын хадгалалтад шилжүүлэх тухай гэрээ байгуулдаг.

Архивын баримт бичгийг хадгалах, олж авах, бүртгэх, ашиглах журмыг зөрчсөн тохиолдолд захиргааны хариуцлага хүлээлгэнэ.

Хариуцлагын арга хэмжээ - анхааруулга эсвэл захиргааны шийтгэл 300-аас 500 рубль хүртэл (ОХУ-ын Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 13.20-р зүйл). Архивын баримт бичгийг зөв хадгалах хариуцлага нь архивын албаны ажилтан эсвэл зохих эрх бүхий өөр этгээдэд хамаарна. Мөн тухайн компанид бичиг баримт хадгалах үүрэгтэй хүн байхгүй бол компанийн дарга нь баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хариуцна.

Хэрэв компани татан буугдсан бол түүний бичиг баримтыг хаана хадгалах вэ?

Компани татан буугдах үед бичиг баримтыг дээд байгууллага буюу хууль ёсны өв залгамжлагч руу шилжүүлдэг. Тэд байхгүй тохиолдолд (жишээлбэл, дампуурлын үр дүнд) - улсын болон хотын архивт хадгална. Хэргийг шилжүүлэхийн өмнө баримт бичгийн бэлэн байдал, тэдгээрийн шинжлэх ухаан, техникийн боловсруулалтыг шалгах шаардлагатай. Баримт бичгийг зөвхөн бараа материалын дагуу залгамжлагч байгууллага эсвэл улсын (хотын) архивт шилжүүлдэг. Шилжүүлгийн үр дүнд үндэслэн тогтоосон хэлбэрийн акт үйлдэж, тоо хэмжээг бүртгэдэг техникийн нөхцөлхэргийг шилжүүлсэн, хэрэг дутагдалтай байгааг тэмдэглэжээ. Татан буулгах комиссын дарга эсвэл дампуурлын итгэмжлэгдсэн төлөөлөгч гарын үсэг зурсан актад хэргийн тооллогыг хавсаргасан болно.

Боловсон хүчний баримт бичигт ямар бичиг баримт хамаарах вэ?

Ихэвчлэн тэдгээр нь зөвхөн цөөн тооны баримт бичгийг хэлдэг - боловсон хүчний захиалга, хувийн хэрэг, T-2 маягтын хувийн карт, хувийн данс, цалингийн хуудас, хөдөлмөрийн гэрээ.

Гэхдээ үүнээс гадна боловсон хүчний баримт бичигт дараахь зүйлс орно.

• суралцаж төгссөн, авсан боловсролоо баталгаажуулсан баримт бичиг (диплом, гэрчилгээ гэх мэт);
• гэрчилгээжүүлэх, мэргэшлийг тогтоох баримт бичиг (аттестатчилал, мэргэшлийн хуудас, гэрчилгээ, баталгаажуулалтын комиссын хурлын тэмдэглэл гэх мэт);
• үйлдвэрлэлийн хортой нөхцлийг баталгаажуулсан баримт бичиг;
• хөнгөлөлттэй тэтгэвэр авах эрхтэй ажилчдын жагсаалт (баримт бичиг: өргөдөл, гэрчилгээ, асуулга);
• Ажлын туршлага, боловсрол, тэтгэмжийг баталгаажуулах үндэслэл болох бичиг баримтыг (сэтгүүл, ном) бүртгэх маягт.

Бараг бүх төрлийн боловсон хүчний баримт бичгийг Жагсаалтад оруулсан болно стандарт удирдлагын баримт бичиг, 2000 оны 10-р сарын 6-ны өдөр Холбооны архиваас баталсан хадгалалтын хугацааг харуулсан байгууллагуудын үйл ажиллагаанд бий болсон.

Ажилтны бичиг баримтыг компанийн бусад баримт бичигтэй хамт хадгалах боломжтой юу?

Архив дахь боловсон хүчний талаарх баримт бичгийг бусад баримтаас тусад нь хадгална. Хамгийн сайн сонголт бол тэдэнд зориулж тусгай зориулалтын агуулах бий болгох явдал юм. Хэрэв компанид ийм боломж байхгүй бол ажилчдын баримт бичгийг цоожтой шүүгээ, сейф гэх мэт нийтлэг агуулахад тусгаарлагдсан хадгалах шаардлагатай.Үүнийг ийм баримт бичиг нууц, тэдгээрт нэвтрэх боломжтой гэж тайлбарлаж байна. хатуу хязгаарлагдмал байх ёстой ("Хувийн мэдээллийг хамгаалах журам" бүлгийг үзнэ үү).

Архивын техникийн үндсэн шаардлага

Архивын өрөө нь тусгаарлагдсан, хамгаалалттай, тоноглогдсон байх ёстой галын дохиолол. Энэ нь үндсэн шаардлагыг хангасан байх ёстой галын аюулгүй байдал. Баримт бичгийг байрлуулах өрөөний шаардлагатай хэмжээсүүд, түүний дотор ажилтнуудад зориулж архивын тавиурын хэмжээс (урт), стандарт хайрцагны дундаж зузаан (1-1.5 см) дээр үндэслэн тооцоолоход хялбар байдаг. Архивын стандарт тавиур нь 2 м өндөр, 30 см, 12 ийм тавиуртай. Тавиуруудын хоорондох ажлын зай нь дор хаяж 75 см, үндсэн эгнээ (таниуруудын эгнээ хоорондын) - 120 см байх ёстой (Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмийн 4.4.2.2-р зүйл). Металл шүүгээ, сейфийн эзэлдэг талбай, түүнчлэн тэдгээрт байрлуулж болох хайрцагны дундаж тоог тусад нь авч үздэг. Эдгээр бүх тооцоог хийсний дараа та ямар архивын хадгалах газруудад баримт бичгийг байрлуулах шаардлагатайг маш нарийн зааж өгч чадна.

Архивт оруулахаар файлуудыг бэлтгэж байна

Баримт бичгийг архивт бүрдүүлэхэд бэлтгэх нь дараахь журмыг агуулна.

• дууссаны дараа хэрэг үүсгэх, бүртгэх, одоогийн албан тушаалын ажил ("Хэргийг бүрдүүлэх, бүртгэх" бүлгийг үзнэ үү);
• баримт бичиг, файлын үнэ цэнийг шалгах;
• компанийн архивт шилжүүлсэн хэргийн тодорхойлолт;
• баримт бичгийг компанийн архивт шилжүүлэх.

Өөр өөр хадгалалтын хугацаатай ажилтнуудын захиалгыг өөр өөр файлд хийнэ үү, эс тэгвээс ийм холимог файлуудыг архивын сан руу шилжүүлэхэд асуудал гарна.

Анхнаасаа 75 жил хадгалах хугацаатай (ажилд авах, шилжүүлэх, нүүлгэн шилжүүлэх, урамшуулал олгох гэх мэт), 5 жилийн хадгалах хугацаатай (албан томилолт, амралт, жижүүр гэх мэт) өөр өөр дугаартай захиалга өгөх, ингэснээр тэдний янз бүрийн тохиолдлуудад үүсэхийг хөнгөвчлөх болно.

Баримт бичиг, файлын үнэ цэнийг шалгах

Баримт бичиг, хавтаст хэргийн үнэ цэнийг шалгах гэдэг нь хадгалах хугацааг тодорхойлох, байнгын хадгалалтад ашиглах сонгон шалгаруулах зорилгоор баримт бичиг, хэргийг судлах явдал юм (Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмийн 2.1.1 дэх хэсэг).

Шалгалтыг хэд хэдэн үе шаттайгаар явуулдаг.

• хэргийн нэршил гаргах, нэршилд орсон хэрэг тус бүрээр хадгалах хугацааг тодорхойлох;
• хэргийг бүрдүүлэх явцад;
• архивын агуулахад шилжүүлэх хэргийг бэлтгэх үед.

Шалгалтын явцад хэрэг бүрийг түүнд оруулсан бүх хуудасны дагуу хянан үзэх ёстой. Баримт бичгийн давхар хуулбар, баталгаажуулаагүй ноорог тогтоосон журмаарасуудалтай холбоогүй баримт бичгийн хуулбар.

Бараа материал бүрдүүлэх

Баримт бичгийн үнэ цэнийн шалгалтын үр дүнд үндэслэн байнгын, түр хадгалах, боловсон хүчнийг хадгалах файлын бүртгэл, түүнчлэн хадгалагдах боломжгүй файлыг устгахад хуваарилах тухай акт (2.4.1-р зүйл) Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрэм).

Хэргийн бүртгэлийн маягтуудыг Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмийн 1-4 дүгээр хавсралтад өгсөн болно. Бараа материалыг бүрдүүлэхдээ хэргийн тоо хэмжээнээс хамааран боловсон хүчин, санхүүгийн баримт бичгийн захиалга эсвэл Т-2 маягтын хувийн хэрэг, картын хувьд тусдаа бараа материал бүрдүүлж болно гэдгийг санаарай. Бараа материалыг бүрдүүлэхдээ хэд хэдэн шаардлагыг хангасан байх ёстой.

• бараа материалд орсон тохиолдол бүр бие даасан серийн дугаартай байх ёстой;
• бараа материалын баганыг бөглөх нь хэргийн хавтсанд заасан өгөгдөлтэй тохирч байх ёстой;
• Хэрэв бараа материалд хэд хэдэн ижил гарчиг орсон бол эхний тохиолдлын гарчгийг бүтнээр нь бичиж, үлдсэн хэсгийн оронд "ижил" гэсэн үгийг оруулна."

Бараа материалын төгсгөлд энэ бүртгэлд хамрагдсан тохиолдлын тоог бүртгэсэн эцсийн бүртгэлийг хийдэг. Бараа материалыг бүрдүүлсний дараа эмхэтгэгч гарын үсэг зурж, баримт бичгийг бүртгэлд оруулсан бүтцийн нэгжийн дарга нар баталгаажуулна. Дараа нь бараа материалыг компанийн шинжээчийн комисс, хэрэв компани нь төрийн (хотын) архивын байгууллагад бүртгэлтэй бол тухайн нутаг дэвсгэрт байгаа архивын удирдлагын байгууллагын шинжээчийн магадлах комисстой тохиролцож, дарга батална. компанийн. Архивт шилжүүлсэн хэргийн тооллогын хяналтын нэг хувийг бүтцийн нэгж бүрт (хүний ​​нөөцийн алба, нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэс) ​​илгээдэг.

Компанийн архивт хэдэн хувь файл байх ёстой вэ?

Компанийн архивт бараа материалын дор хаяж хоёр хувь байх ёстой: нэг нь ажилд, нөгөө нь аюулгүй байдалд зориулагдсан. Ажлаас халагдсан ажилтны хувийн хэрэг, Т-2 тоот хувийн карт л архивт шилждэг гэдгийг анхаарах хэрэгтэй. Ажиллаж байгаа ажилтны хэрэг нь боловсон хүчний албанд хадгалагддаг.

Архивын хүсэлттэй хэрхэн ажиллах вэ

Тус компанид ажиллаж байсан ажилчид архивт хандаж ажиллаж байсан газар, ажилласан хугацаа, албан тушаалын талаар лавлах боломжтой. Иргэд, байгууллагаас ирүүлсэн хүсэлтийн дагуу мэдээллийг архивын тодорхойлолт, архивын хуулбар, архивын хуулбар хэлбэрээр гаргаж байна. АРХИВЛСАН АВЛАГА гэдэг нь хүсэлтийн сэдвийн талаархи архивын мэдээллийг агуулсан, түүний үндсэн дээр бүрдүүлсэн баримт бичгийн хайлтын өгөгдлийг харуулсан баримт бичиг юм. ARCHIVED COPY нь архивлагдсан баримтын текст эсвэл зургийг хуулбарлаж, хайлтын өгөгдлүүдийг харуулна. АРХИВЖИЛСЭН ХАТ нь тодорхой асуудал, баримт, этгээдэд хамаарах архивын баримтын эх бичвэрийн хэсгийг үгчлэн хуулбарлаж, тухайн баримтын хайлтын өгөгдлийг заана (Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмийн 8.2.1-д заасан).

Өргөдөл гаргагчийн шаардагдах жилийн цалингийн талаар архивын гэрчилгээ шаардлагатай бол түүнийг компанийн нягтлан бодогч гаргаж, архивын ажилтан шаардлагатай бол нягтлан бодох бүртгэлийн шаардлагатай баримт бичгийг бүрдүүлж өгдөг. Цалингийн дээжийг нягтлан бодогч, үлдсэн мэдээллийг архивч баталгаажуулсан байх ёстой. Компанийн хэвлэмэл хуудсан дээрх гэрчилгээний хавсаргасан захидалд зөвхөн компанийн дарга эсвэл түүнийг орлож буй хүн гарын үсэг зурна. Архивын гэрчилгээ нь компанийн тамга тэмдгээр баталгаажсан байх ёстой.

Ажилтны хүсэлтээр архивын баримт бичгийг албан хаагчдад олгох боломжтой юу?

Ийм баримт бичгийг түр хугацаагаар ашиглах журмыг компанийн архивын журам эсвэл хувийн мэдээлэлтэй ажиллах журамд тусгасан байх ёстой. Жишээлбэл, дүрмийг дараах байдлаар томъёол: Архивын ажилтнуудын тухай баримт бичгийг зөвхөн тэдний харьяалагддаг ажилтан, түүний ажиллаж байгаа бүтцийн нэгжийн дарга, байгууллагын даргад бичгээр гаргасан хүсэлтийн дагуу түр хугацаагаар ашиглах боломжтой. . Бусад ажилчид боловсон хүчний бичиг баримттай танилцах боломжгүй. Архиваас хэргүүдийг гаргах нь зөвхөн тухайн хэрэг олгосон ажилтны гарын үсэг, гаргасан хэргийг бүртгэх журнал, картын индексийн үндсэн дээр хийдэг." Хүний нөөцийн ажилтнуудад зориулсан Хүний нөөцийн хэлтсийн ажилтны нягтлан бодох бүртгэл, автоматжуулалтад зориулсан Хүний нөөцийн хөтөлбөрийг "ХН-ийн хэлтэс 2018" татаж авна уу.

Ажилтны нягтлан бодох бүртгэлийг автоматжуулах, үйлчилгээний хугацаа, баримт бичгийн урсгалыг тооцоолох, гэрээ, үйлчлүүлэгчийн нягтлан бодох бүртгэлд зориулсан үнэгүй програмуудыг татаж авах (CRM систем)

Ажилтны баримт бичгийг архивлах: хугацаатай хэрхэн алдаа гаргахгүй байх вэ

Баримт бичгийг архивлах

Tirika-Shop програм нь баримт бичгийг архивт шилжүүлэх функцтэй. Энэ функцийг хоёр өөр зорилгоор ашиглаж болно:

• Та программтай удаан хугацааны турш ажиллаж байгаа, өмнөх жилүүдийн олон тооны баримт бичиг (борлуулалт, худалдан авалт гэх мэт) програмын мэдээллийн санд хуримтлагдсан тул шаардлагагүй мэдээллийг дэлгэцээс устгахыг хүсч байна. програмын өдөр тутмын хэрэглээ.
• Дэлгүүрт ирж кассын машин үзэж, худалдагчийн тайланг хүлээн авахдаа баталгаажуулсан бүх гүйлгээг "царцаах" хэрэгтэй бөгөөд ингэснээр худалдагч дараа нь тэдгээрийг өөрчлөх боломжгүй болно.

Програмыг ашиглах эдгээр хоёр аргын хувьд баримт бичгийг архивлах функц байдаг. Баримт бичгийг (худалдах, худалдан авах, хассан эсэхээс үл хамааран) дараах тохиолдолд архивлаж болно.

• Програмын хэрэглэгч бүр баримт бичгийг архивт шилжүүлж, архиваас татаж авах эрхгүй байж болно.
• Програмын хэрэглэгч бүр архивт байгаа баримт бичгүүдийг үзэх эрхтэй эсвэл байхгүй байж болно
• Програмын ямар ч хэрэглэгч архивт байгаа баримт бичгийг өөрчлөх боломжгүй; өөрчлөхийн тулд эхлээд архиваас баримтыг гаргаж авах ёстой

Хэрэв та хуучин баримтуудыг нуух шаардлагатай бол (дээрх 1-р зүйлийг харна уу) эдгээр баримтуудыг архивт шилжүүлж, архивт байгаа баримтуудыг үзэх эрхийг хасаж болно. Хэрэв та худалдагчийн тайланг хүлээн зөвшөөрч, баталгаажуулсны дараа баримт бичгийг "царцаах" шаардлагатай бол баталгаажуулсан баримт бичгийг архивт шилжүүлж, худалдагчийн баталгаажуулсан баримт бичгийг өөрчлөх боломжгүй байхын тулд архиваас баримтыг буцааж авах эрхийг хасах хэрэгтэй.

Доор бид баримт бичгийн архивтай хэрхэн ажиллах талаар авч үзэх болно.

Цаг хугацаа өнгөрөхөд програмын мэдээллийн санд олон тооны баримт бичиг, санхүүгийн гүйлгээ хуримтлагддаг бөгөөд програмд ​​илүү их мэдээлэл байх тусам эдгээр баримт бичгүүдийг ачаалах үед удаан ажиллаж эхэлдэг. Энэ нь ялангуяа борлуулалтын жагсаалттай ажиллахад мэдэгдэхүйц юм. Олон жилийн туршид тэдний ихэнх нь хуримтлагддаг тул энэ жагсаалтыг програмын цонхонд ачаалахад хэдэн минут зарцуулдаг. Бүх төрлийн санхүүгийн баримт, нэхэмжлэхийг агуулсан энэ цонх болон бусад програмын цонхны ажлыг хурдасгахын тулд архивын системийг боловсруулсан.

Та архивлах шаардлагатай огнооны хязгаарыг тодруулж, нэг нэгээр нь эсвэл бөөнөөр нь архивлах боломжтой. Архивлагдсан баримтуудыг жагсаалтаас өөр өөр хандалтын эрхийг ашиглан харагдахаас нууж, улмаар ажлыг хурдасгах боломжтой. Үүний зэрэгцээ эдгээр далд баримтууд нь тайлагнах системд нөлөөлөхгүй бөгөөд тэдгээрийг тайлагнах нь нуугдаагүй баримт бичигтэй адил байх болно. Энэ бол энэ сонголтыг ашиглах нэг арга юм.

Шаардлагагүй бол баримтыг нуух шаардлагагүй, харин хандалтын эрхийн хязгаарлалтыг ашиглан тэдгээрийг архиваас гаргаж авахыг хориглож, улмаар өнгөрсөн хугацаанд худалдагчдыг баримт бичгийг засварлахыг хязгаарла. Та өөрөө менежерийн хувьд сонгосон баримт бичгийг архиваас гаргаж аваад дотор нь ямар нэг зүйлийг өөрчлөх шаардлагатай бол буцааж архивлах боломжтой бөгөөд энэ нь энэ сонголтыг ашиглах хоёр дахь сонголт юм.

Хэрэглэгчдэд архивт бичиг баримт нэмэх, архиваас татаж авах, архивлагдсан баримтуудыг харахыг хэрхэн зөвшөөрөх эсвэл хориглох вэ

Энэ функц нь File|Settings|Users цэсэнд дор хаяж нэг програмын хэрэглэгч оруулсан тохиолдолд л ажиллана. Шинэ хэрэглэгчдийг хэрхэн нэмэх, тэдний эрхийг хэрхэн ялгах талаар энэ нийтлэлд тайлбарласан болно: "Хэрэглэгчийн хандалтын эрхийг ялгах"

Файл|Тохиргоо|Хэрэглэгчид|Засварлах|Зөвшөөрөл|Бусад цэсийн зүйлд та тодорхой хэрэглэгчийг архивласан баримтыг харах болон/эсвэл архивт баримт нэмэх, архиваас задлахыг зөвшөөрөх эсвэл хориглох нүднүүд байдаг.

Архиваас нэг баримтыг архивлах, татаж авах:

Худалдах гэх мэт тодорхой баримт бичгийг архивлахын тулд та баримт бичгийн жагсаалтаас сонгоод Tools\MoveArchiveOrExtractFromArchiveSelectedDocument цэсийн зүйлийг сонгох хэрэгтэй.

Үүнийг мөн багаж самбараас цэнхэр зүү дүрс бүхий товчлуур дээр дарж хийж болно; архивт шилжүүлсэн баримтыг ижил цэнхэр зүүгээр тэмдэглэнэ.

Олон баримт бичгийг архивт нэгэн зэрэг зөөх:

Бүхэл бүтэн хугацааг нэг дор (жишээ нь нэг жил) архивлахын тулд програмын хэрэглүүр\Ховор хэрэглэгддэг\Олон баримтыг нэг дор архивлах цэсний зүйлийг сонгох хэрэгтэй (доорх зургийг харна уу)

Та нэн даруй архивлах хугацааг тохируулах шаардлагатай дараах цонх руу орох болно (доорх зургийг харна уу)

Энэ цонхонд бичсэн мессежийг уншсаны дараа та "OK" товчийг дарах хэрэгтэй. Архив руу шилжүүлсэн бүх баримтыг цэнхэр зүүгээр тэмдэглэнэ.

Анхаар:

Архивлагдсан баримтуудыг өөрчлөх боломжгүй. Та архиваас баримт бичгүүдийг нэг нэгээр нь сэргээх боломжтой тул танд хэзээ ч хэрэггүй гэдэгт итгэлтэй байгаа бол архивлах хэрэггүй.

Програм нь зарим баримт бичгийг архивлах боломжгүй болно. Жишээлбэл, нөөцийн борлуулалт эсвэл төлбөрийг бүрэн төлөөгүй борлуулалт, бүрэн зарагдаагүй худалдан авалт гэх мэтийг архивлах боломжгүй.

Синхрончлолд архивлах:

Баримт бичгийг өөр компьютерт шилжүүлэх бүх синхрончлолын дүрмийг харгалзан та архивт баримт бичгийг (кассын бүртгэлээс бусад) дурын компьютер дээр байрлуулж болно. Бэлэн мөнгөний бүртгэлд байгаа дүнг зөвхөн энэ баримт бичигт зориулагдсан дэлгүүрийн компьютер дээр архивлах боломжтой.

Та мөн "Хэрэгслүүд\Ховор хэрэглэгддэг\"Олон баримтыг нэг дор архив руу зөөх" цэсийн зүйлийг ашиглан тодорхой хугацаанд бүх баримт бичгийг архивлах боломжтой боловч үүнийг зөвхөн дэлгүүрийн компьютер дээр хийх боломжтой. үүнд нөлөөлдөг. Мөн кассын бүртгэлд байгаа дүн.

Дараагийн нийтлэл: Хэрэв програм бүх тоог 1000-аар үржүүлбэл юу хийх вэ

6.1. Хадгалах дүрэм, хугацаа боловсон хүчний баримт бичиг

6.2. Баримт бичгийг архивт шилжүүлэх

6.3. Устгах журам боловсон хүчний баримт бичигхадгалах хугацаа нь дууссантай холбоотой

6-р бүлэг

Хүний нөөцийн баримт бичгийг хадгалах

6.1. Ажилтны баримт бичгийг хадгалах дүрэм, нөхцөл

Аливаа аж ахуйн нэгжийн амьдралын туршид олон тооны баримт бичиг үүсдэг. Энэ тохиолдолд боловсон хүчний алба нь зөвхөн онцгой тохиолдол биш төдийгүй тухайн байгууллагын бүтцийн нэгж юм. хамгийн их тоозөвхөн нягтлан бодох бүртгэлээр өрсөлдөх боломжтой янз бүрийн баримт бичиг. Дүрмээр бол аливаа аж ахуйн нэгжид эрт орой хэзээ нэгэн цагт аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаанд бий болсон баримт бичгийн цаашдын хувь заяаны талаар асуулт гарч ирдэг. Энэ тохиолдолд ихэвчлэн хоёр туйл байдаг - жил бүр өсөн нэмэгдэж буй цаасны эзлэхүүнд илүү их зай хуваарилдаг боловч "хогийн саванд нэг ч баримт бичиг байхгүй" гэсэн зарчмыг баримталдаг. эсвэл жилийн эцэст менежер ба/эсвэл ерөнхий нягтлан бодогч тэдгээрийг зүгээр л хуучирсан гэж үзсэн тул хамгийн их тооны баримт бичгийг устгадаг. Дээрх аргуудын аль нь ч байгууллагын боловсон хүчний баримт бичгийг зөв, хамгийн чухал нь хууль ёсны дагуу хадгалахыг тусгаагүй болно. Харамсалтай нь. Аливаа тодорхой норматив актзөвхөн боловсон хүчний баримт бичгийг хадгалах дүрмийг зохицуулах нь хараахан хэвлэгдээгүй байгаа тул удирдан чиглүүлэх шаардлагатай байна. ерөнхий дүрэмбайгууллагын үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримт бичгийг хадгалах хугацаа.

Баримт бичгийг зөв хадгалах нь байгууллагын үйл ажиллагааг баримтжуулах ажлыг оновчтой зохион байгуулах, түүнчлэн баримт бичиг, мэдээллийн чиглэлээр мөрдөгдөж буй зохицуулалтыг чанд дагаж мөрдөхөд зайлшгүй шаардлагатай.

Менежер нь байгууллагын баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хариуцна. Баримт бичгийг тоос шороо, нарны гэрэлд өртөхөөс хамгаалсан цоожтой шүүгээнд хадгална. Байнгын хадгалалтын файлаас баримт бичгийг хураан авах, гаргахыг хориглоно.

Байгууллага нь архивтай гэрээ байгуулж, хадгалалтын хугацаа нь дууссан байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн баримт бичгийг архивт шилжүүлэх эрхтэй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Хэрэв ийм гэрээ байгуулаагүй бол тухайн байгууллага зөвхөн ажилчдын орон тооны тушаал, цалингийн бүртгэлийг архивлана.

Баримт бичгийг хадгалах хугацааг тогтоох чиглэлээрх гол баримт бичиг бол хадгалах хугацааг харуулсан байгууллагын үйл ажиллагаанаас бүрдсэн удирдлагын стандарт баримт бичгийн жагсаалт (2000 оны 10-р сарын 6-ны өдөр Росархив баталсан, 2003 оны 10-р сарын 27-ны өдрийн нэмэлт, өөрчлөлтөөр) - цаашид дурдах "Жагсаалт" болгон. Энэхүү жагсаалт нь хадгалах хугацааг тодорхойлох, хадгалах, устгах стандарт менежментийн баримт бичгийг сонгохдоо үндсэн зохицуулалтын баримт бичиг болгон ашиглахад зориулагдсан, тухайлбал бүх буюу ихэнх байгууллагад (төрийн бус байгууллагуудыг оруулаад) нийтлэг байдаг. Жагсаалт нь ОХУ-ын Архивын сангийн бүрэлдэхүүнийг хадгалах, зохион байгуулах, чанарын хувьд нөхөх зорилготой юм. Жагсаалтыг хэргийг бүрдүүлэх, хэргийн нэр томъёо бэлтгэх, баримт бичгийн ангиллын схемийг боловсруулах, хэлтсийн баримт бичгийн жагсаалт, хэргийн ойролцоо нэр томъёог боловсруулах, түүнчлэн шинжээчийн баталгаажуулалтын ажлын практикт ашигладаг. архивын байгууллагын комисс (EPC), байгууллагын шинжээчдийн комисс (EC).

Боловсон хүчний баримт бичгийн заасан жагсаалт нь хоёр хэсгээс бүрдэнэ.

7-р хэсэгт хөдөлмөр эрхлэлт, хөдөлмөрийн зохион байгуулалт, хөдөлмөрийн стандарт, тариф, цалин хөлс, хөдөлмөр хамгааллын талаархи баримт бичиг;

8-р хэсэг нь боловсон хүчинтэй ажиллах баримт бичгүүдийг агуулсан: ажилчдыг ажилд авах, нүүлгэн шилжүүлэх, ажлаас халах, мэргэшлийг дээшлүүлэх, гэрчилгээжүүлэх, түүнчлэн урамшуулах;

Жагсаалтад заасан баримт бичгийг хадгалах хугацаа нь төрийн болон хотын архивт хадгалагдахаар хүлээн авсан эсэхээс үл хамааран бүх байгууллагад хамаарна.

Байгууллагууд Жагсаалтад заасан баримт бичгийг хадгалах хугацааг янз бүрийн аргаар хэрэглэдэг. Түр хадгалах хугацаа нь бүх байгууллагад хамаарна. Байнгын хадгалах хугацааг баримт бичгийг тогтоосон журмын дагуу холбогдох архивт хадгалуулахаар хүлээн авсан төрийн болон хотын байгууллага, холбогдох гэрээ (гэрээ) байгуулсан төрийн бус байгууллага, тухайлбал архивын эх үүсвэрээр тогтооно. .

Баримт бичгийг улсын болон хотын архивт хадгалаагүй, тухайлбал архивын эх сурвалж биш байгууллагууд байнгын хадгалалтын хугацааг хэрэглэж болно. Төрийн болон хотын архивын сан хөмрөгийн эх үүсвэргүй байгууллагууд байнгын баримт бичгийг Жагсаалтын дагуу дараах байдлаар хадгална. Төрийн болон хотын байгууллагууд - 10 жил. Төрийн бус байгууллага - 10-аас доошгүй жил, баримт бичгийн цаашдын хадгалах хугацааг тухайн байгууллага одоогийн хууль тогтоомж болон/эсвэл зайлшгүй шаардлагад нийцүүлэн тогтооно. практик хэрэглээбаримт бичиг.

Энэхүү жагсаалтын дагуу байнгын хадгалалтын хугацаатай зарим баримт бичгийг төрийн болон хотын архивт хүлээн аваагүй өмчийн бүх хэлбэрийн байгууллагад одоогийн хууль тогтоомжийн дагуу эдгээр байгууллагыг татан буулгах хүртэл хадгалах ёстой. /эсвэл эдгээр баримт бичгийн урт хугацааны практик ач холбогдол. Боловсон хүчний баримт бичигт дараахь зүйлс орно. дараах баримт бичигБайнгын хадгалалтанд хамаарах:

байгууллагын даргын хувийн хэрэг (өргөдөл, намтар, тушаалын хуулбар, тэдгээрээс авсан хуулбар, хувийн баримт бичгийн хуулбар, шинж чанар, боловсон хүчний бүртгэлийн хуудас, асуулга, баталгаажуулалтын хуудас гэх мэт); байгууллагын удирдах, гүйцэтгэх, хяналтын байгууллагын гишүүд; төрийн болон бусад цол, шагнал, шагнал, эрдмийн зэрэг, цол хэргэмтэй ажилтан;

ажилчдын жагсаалт (ажилтны жагсаалт), байгууллагын удирдах болон гүйцэтгэх байгууллагын гишүүдийн жагсаалт; ахмад дайчид, агуу оролцогчид Эх орны дайнболон бусад цэргийн ажиллагаа; төрийн болон бусад шагналууд, төрийн болон бусад цол, шагналууд

Баримт бичгийг хадгалах хугацааг тэдгээрийг дууссан жилийн дараа оны 1-р сарын 1-ээс эхлэн тооцно. Тухайлбал, 2005 онд дууссан хэргүүдийн хадгалах хугацааг 2006 оны 1-р сарын 1-нээс эхлэн тооцдог.

"Шаардлага дуусах хүртэл" гэсэн тэмдэг нь зөвхөн баримт бичигтэй гэсэн үг юм практик ач холбогдол. Хадгалах хугацааг байгууллага өөрөө тогтоодог боловч 1 жилээс бага байж болохгүй.

Жагсаалтаар тогтоосон хадгалах хугацааг багасгахыг хориглоно. Энэ жагсаалтад заасан баримт бичгийг хадгалах хугацааг нэмэгдүүлэх нь байгууллагын ажлын онцлогоос шалтгаалсан тохиолдолд тохиолдож болно.

Хадгалах хугацааг тодорхойлох, хадгалах, устгах баримт бичгийг сонгох ажлыг зохион байгуулах, явуулахын тулд байгууллагууд үндсэн бүтцийн хэлтсийн хамгийн мэргэшсэн мэргэжилтнүүдийг багтаасан байнгын шинжээчдийн комисс (ЭЗ) байгуулж, байгууллагын удирдах албан тушаалтнуудын аль нэгээр ахлуулж болно. түүнчлэн тухайн байгууллагатай гэрээний харилцаатай бол холбогдох архивын байгууллагын төлөөлөгчийг урьж болно.

Шинжээчдийн комиссууд өөрсдийн ажилд удирдан чиглүүлдэг эрх зүйн актууд, зохицуулалтын баримт бичиг, ОХУ-ын Архивын заавар, ОХУ-ын үүсгэн байгуулагчдын архивын удирдлагын байгууллагууд, Жагсаалт, байгууллагын даргын зохицуулалт, захиргааны баримт бичиг.

Мэргэжилтнүүдийн комисс нь архив, албан хэрэг хөтлөлтийн албатай хамтран байгууллагад хадгалах, устгах баримт бичгийг сонгох журмыг тодорхойлж, баримт бичгийн үнэ цэнийн шалгалтыг зохион байгуулж, хэрэгжилтэд хяналт тавьдаг.

Хадгалах хугацааг Жагсаалтаар "байнгын" тогтоосон баримт бичгийг улсын болон хотын захиргааны хадгалалтад байлгаж, архив эсвэл шийдвэрээр шилжүүлнэ. төрийн бус байгууллагаУлсын, хотын архивыг олж авах эх сурвалж биш, бие даан хадгалдаг.

Жагсаалтыг зөв хэрэглэхэд хяналт тавих ажлыг Росархив, ОХУ-ын үүсгэн байгуулагчдын архивын удирдлагын байгууллагууд, орон нутгийн засаг захиргаа, архивын байгууллагууд.

Үүнийг бас тэмдэглэх нь зүйтэйбайгууллагын баримт бичгийн эх хувийг хадгалах ёстой. Байгууллагын эх баримт бичиг алдагдсан, гэмтсэн тохиолдолд уг баримт бичгийн зохих ёсоор баталгаажуулсан хуулбарыг хадгалах ёстой. Байгууллагын анхны баримт бичиг алдагдсан, гэмтсэн тохиолдол бүрт хадгалагдахаар шилжүүлсэн, түүнтэй хамт хадгалах ёстой байгууллагын баримт бичгийн хуулбарт хавсаргасан, алдагдсан, гэмтсэн шалтгааныг харуулсан зохих акт үйлдэх ёстой. Тодорхойлсон актад бүтцийн нэгжийн дарга гарын үсэг зурж, цорын ганцаар баталгаажуулсан байх ёстой гүйцэтгэх байгууллагабайгууллага, нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг, санхүүгийн тайлан үрэгдүүлсэн, гэмтсэн тохиолдолд компанийн ерөнхий нягтлан бодогч мөн.

Дүрмээр бол компанийн архивт шилжүүлэх хүртэл хадгалах баримт бичгийг тухайн байгууллагын байршил дахь ажлын өрөөнд хадгалдаг.

Компанийн архивт хадгалагдахаар шилжүүлсэн компанийн баримт бичиг нь энэ зорилгоор тусгайлан зориулагдсан байранд байх ёстой.

Компанийн архивт хадгалагдаж буй компанийн баримтууд нь бүрэн аюулгүй байдлыг хангасан цоожтой шүүгээнд байх ёстой.

Байгууллагын ажилтнуудад бичиг баримт олгох (хөдөлмөр эрхэлж буй хүмүүс эсвэл иргэний харилцаабайгууллагатай) нь байгууллагын дарга эсвэл түүний эрх бүхий этгээдийн зөвшөөрлөөр хүлээн авсны эсрэг хийгддэг. Баримт бичгийг байгууллагын ажилчдад нэг сараас илүүгүй хугацаагаар түр хугацаагаар ашиглахаар олгодог. Заасан хугацаа дууссаны дараа баримт бичгийг хадгалах газарт нь буцааж өгөх ёстой.

Гаргасан баримт бичиг бүрийн хувьд баримт бичгийн төрөл (нэр), түүнийг олгосон огноо, баримт бичгийг олгосон хүний ​​овог, овог нэр, овог нэр, огноо зэргийг тусгасан орлуулах картыг бий болгодог. буцаах, мөн баримт бичгийг хүлээн авах, хүлээн авах баримтын баганыг өгдөг.

Хүснэгт 1-д байгууллагын ажилтнуудын үндсэн бүртгэлийг хадгалах хугацааг харуулав.

Хүснэгт 1

6.2. Баримт бичгийг архивт шилжүүлэх

Байнгын, түр хадгалах, устгах баримт бичгийг сонгохдоо төрийн болон хотын архивын үйл ажиллагааны одоогийн дүрэм, байгууллагуудын архивын үйл ажиллагааны дүрэм (тэнхимийн архив), түүнчлэн Холбооны архивын зааврын дагуу явагдах ёстой. оХУ-ын бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн архивын байгууллагууд.

Баримт бичгийг хадгалахад үндсэндээ эх хувь хэлбэрээр хүлээн авах ёстой бөгөөд тэдгээр нь байхгүй тохиолдолд баталгаажуулсан хуулбарыг хүлээн авна.

Баримт бичгийг архивт шилжүүлэхэд бэлтгэхэд баримт бичгийн шинжлэх ухаан, практик үнэ цэнийг шалгах, файл бүртгэх, тооллого хийх зэрэг орно.

Баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах - хадгалахад зориулж сонгох, хадгалах хугацааг тогтоох зорилгоор баримт бичгийн үнэ цэнийг тодорхойлох. Байгууллага дахь баримт бичгийн үнэ цэнийн шалгалтыг байнгын шинжээчийн комисс гүйцэтгэдэг.

Сонгосны дараа Шаардлагатай бичиг баримтДараа нь архивт шилжүүлэхийн тулд эдгээр баримт бичгүүдийг зохих ёсоор гүйцэтгэсэн байх ёстой. Байгууллага архивт баримт бичгийг бие даан бэлтгэх эсвэл тусгай байгууллагаас тусламж хүсэх боломжтой. Гэхдээ архивт шилжүүлсэн баримт бичиг тийм ч олон биш бол зуучлах нь утгагүй болно.

Ихэвчлэн дараах процедурыг өгдөг. Байнгын хадгалалтын тохиолдлыг хатуу утас бүхий хатуу бүрхэвчээр хийдэг. Хуудсуудыг баруун дээд буланд дугаарласан байна энгийн харандаагаар. Тохиолдол бүрийн хуудасны тоо 50-аас хэтрэхгүй байх ёстой.

Ажилтны баримт бичгийг архивлах

Хэргийн төгсгөлд гэрчилгээний бичээсийг тусдаа хуудсан дээр зурсан болно.

Кейсийн тагийг ГОСТ 17914-72 стандартын дагуу бэлтгэсэн. Байнгын хадгалах файлын хавтсанд дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг байрлуулсан байх ёстой: байгууллагын бүтэн нэр, нэршлийн дагуу файлын дугаар (индекс), файлын нэр, хуудасны тоо, хадгалах хугацаа эсвэл "байнга хадгалах" ” тэмдэг, сан, бараа материал, файлын дугаар.

Бүртгэлийн жилийн төгсгөлд байнгын хадгалалтын файлуудын бэлтгэсэн хавтсанд шаардлагатай тодруулгыг хийсэн болно.

агуулсан хэргийн гарчигт захиргааны баримт бичиг(захиалга, протокол), дугаарыг оруулсан; хэрэв захидал харилцааны файл нь хэд хэдэн ботиос бүрдэх бол боть тус бүр нь сурвалжлагч, зохиогч, нутаг дэвсгэр гэх мэтийг зааж, боть тус бүр боть бүрийн эхлэл ба төгсгөлийн огноог (өдөр, сар, жил) заана. Ирээдүйд баримт бичгийг хурдан олж авахын тулд нүүрэн дээр тодорхой огноог тэмдэглэсэн;

Хэргийн хуудасны тоог баталгаажуулалтын бичээсээс хэргийн хавтсанд зааж өгсөн болно.

Байнгын болон удаан хугацаагаар хадгалах зориулалттай файлын хавтасны бичээсийг гэрэлд тэсвэртэй бэхээр тодорхой бичсэн байх ёстой.

Файл дахь хуудасны тоог харгалзан үзэх, тэдгээрийн дугаарлалтын онцлогийг тэмдэглэхийн тулд гэрчилгээний бичээсийг тусдаа хуудсан дээр зурдаг.

Баталгаажуулалтын тэмдэглэл нь хэргийн хуудасны тоог (тоо, үгээр) заана. Эмхэтгэгчийн албан тушаал, эмхэтгэсэн огноог зааж гарын үсэг зурсан.

Байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай файлуудын дотоод бүртгэлийг баримт бичгийн төрлөөр бүрдүүлдэг бөгөөд гарчиг нь баримт бичгийн тодорхой агуулгыг (ялангуяа үнэ цэнэтэй, хувийн хэрэг гэх мэт) харуулаагүй болно.

Түр хадгалалтын файлуудыг хялбаршуулсан байдлаар бүрдүүлдэг: тэдгээрийг бөглөөгүй, доторх хуудсыг дугаарлаагүй, хавтас дээр тодруулга хийгээгүй, файлын тооллогыг эмхэтгээгүй, бүртгэлийг файлын нэр томъёоны дагуу хөтөлдөг. .

Түр хадгалах хугацаатай файлуудын хувьд устгах актыг боловсруулдаг.

Архивын байгууллага, байгууллага нь байнгын хадгалалтад баримт бичгийн сонгон шалгаруулалтын зөв эсэхийг шалгаж, шаардлагатай бол устгах, түр хадгалахаар сонгосон баримт бичгийг байнгын хадгалалтын бүртгэлд оруулахыг шаардах эрхтэй.

Компани татан буугдсан тохиолдолд ОХУ-ын Холбооны архивын алба байгуулахтай гэрээ байгуулсан бөгөөд түүний баримт бичгийн зарим хэсгийг ОХУ-ын Архивын санд оруулсан бол байнгын хадгалалт, ажилтнуудын баримт бичгийг ОХУ-ын Архивын санд шилжүүлнэ. зохих улсын архив. Хэрэв гэрээний харилцааархив байхгүй байсан бол энэ тохиолдолд төрийн архив нь зөвхөн байгууллагын ажилтны ажилтнуудын баримт бичгийг хадгалахад хүлээн авах үүрэгтэй.Үлдсэн баримт бичгийн хадгалалтын байршлыг татан буулгах комиссын дарга, дампуурлын итгэмжлэгдсэн төлөөлөгч тогтооно.

Байгууллагыг өөрчлөн байгуулах нь түүнийг дуусгавар болгоход хүргэсэн тохиолдолд хадгалалтад байгаа, хадгалагдах ёстой байгууллагын баримт бичгийн эх хувийг өөрчлөн байгуулалтын үр дүнд шинээр байгуулагдсан аж ахуйн нэгжүүдийн аль нэгэнд нь шилжүүлж болно.

Нэгдэх, нэгдэх гэрээ (өөрчлөх тухай шийдвэр) ба (эсвэл) шилжүүлэх тухай акт, эсхүл хуваах, салгах, (эсвэл) тусгаарлах тухай шийдвэрт өөрөөр заагаагүй бол тухайн байгууллагын хадгалагдаж, хадгалагдах анхны баримт бичигт хамаарна. хамгийн өндөр цэвэр хөрөнгийн үнэлгээтэй өөрчлөн байгуулалтын үр дүнд шинээр бий болсон компанид шилжүүлэх.

6.3. Хадгалах хугацаа дууссаны улмаас боловсон хүчний баримт бичгийг устгах журам

Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримт бичгийн үнэ цэнийн шалгалтыг зохион байгуулах, явуулах, тэдгээрийг тухайн байгууллагад цаашид хадгалах, устгах зорилгоор сонгох зорилгоор шинжээчийн комисс (EC) байгуулдаг. Дүрмээр бол шинжээчдийн комиссын даргаар байгууллагын удирдагчдын нэгийг томилдог.

ЕХ-ны шийдвэр, түүний хэлэлцсэн баримт бичгийн төслийг компанийн дарга баталсны дараа л хүчин төгөлдөр болно. ЕХ нь байнгын, түр хадгалах хугацаа, боловсон хүчний тооллого, хэргийн нэр томъёоны төсөл, албан тасалгааны ажлын зааврыг хянаж, хадгалах хугацаа нь дууссан баримт бичгийг устгахад хуваарилах тухай акт гаргадаг.

Бүтцийн нэгжид баримт бичгийн үнэ цэнийн шинжилгээ хийхдээ архивт шилжүүлэх, хадгалах хугацаа нь дууссан хэргүүдийг устгахаар сонгон шалгаруулах зорилгоор байнгын болон урт хугацааны хадгалалтын хэргийг сонгоно. байгууллагын даргын баталсан тухайн жилийн байгууллагын файл.

Баримт бичгийн мэдээллийг хадгалах баталгааг хангахын тулд баримт бичгийг устгахаар хуваарилах актыг зөвхөн байнгын болон түр хадгалах хугацааны тооллого хийсний дараа л гаргадаг.

Хэргийн болон актуудын тооллогыг ЕС нэг цогцолборт авч үзэж, байгууллагын дарга батлах ёстой.

"Байнгын" хадгалалтын хугацаатай боловч Жагсаалтад заагаагүй баримт бичгийг тусгай судалгааны үр дүнгээс хамааран улсын болон хотын хадгалалтад хүлээн авах эсвэл практик хэрэгцээ дууссаны дараа устгана. "EPK" (EC) тэмдэглэгдсэн баримт бичгийг хүлээн авах, устгах шийдвэрийг архивын байгууллага, байгууллагуудын ЭЕШ гаргадаг.

Байгууллагын бараа материалыг баталсны дараа түр хадгалах хугацаатай баримт бичгийг батлагдсан бараа материалд тохирсон хугацаанд устгахыг зөвшөөрнө.

Жагсаалтад заасны дагуу "EPK" гэж тэмдэглэгдсэн хадгалалтын хугацаатай, түүнчлэн Жагсаалтад тусгаагүй баримт бичгийг устгахыг архивын байгууллага, байгууллагатай тохиролцсон байх ёстой, хэрэв сүүлчийнх нь байнгын хадгалалтын тооллогыг батлахаас бусад тохиолдолд. хадгалах баримт бичиг, холбогдох хугацаанд үлдсэн баримт бичгийг устгах боломжийн талаар шийдвэр гаргаагүй.

Баримт бичгийг устгах нь байгууллагын даргын баталсан актаар бичигдсэн байдаг.

Баримт бичгийг төрийн болон хотын архивт хүлээн авах боломжгүй байгууллагууд Жагсаалтын дагуу хадгалах хугацаа нь дууссан файлыг архивын байгууллага, байгууллагатай тохиролцохгүйгээр холбогдох хугацаанд ажилтнуудын захиалгаар устгадаг.

Устгахаар сонгосон, актад тусгагдсан баримт бичгийг тогтоосон журмаар устгалд шилжүүлнэ. Эдгээр баримт бичгийг бизнесийн хэрэгцээнд ашиглахыг хориглоно.

Архивын байгууллага, байнгын хадгалалтын баримт бичгийн бүртгэл (баримт бичгийг улсын болон хотын архивт шилжүүлдэг байгууллагуудын хувьд) урьдчилан зөвшөөрөл авалгүйгээр баримт бичгийг устгах, түүнчлэн энэ болон хэлтсийн жагсаалтаар тогтоосон баримт бичгийг хадгалах хугацааг зөрчих нь хууль бус бөгөөд ОХУ-ын Архивын сангийн тухай журмын дагуу Холбооны хариуцлага хүлээх болно. хуулиар тогтоосонболж байна уу.

Батлагдсан баримт бичгийг устгах актад тусгагдсан хэргийг бусад хэргээс тусгаарлаж, тусгайлан тогтоосон газарт хадгална.

Баримт бичгийг устгахаар хуваарилсан актыг хэргийн материалуудын хамт компанийн архивт бүрдүүлж байгаа файлд хадгална.

Хямдхан оффисын архивын шүүгээ худалдаж аваарай.

Энэ нийтлэлд бид аж ахуйн нэгжийн хэлтсийн архивт хамгийн бага нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг байх ёстой талаар ярих болно. Архив дахь баримт бичгийг бүртгэх бүх мэдээлэл байх болно

Төрийн архивыг хүлээн авах маягтыг бүрэн бүрдүүлэн авах эх сурвалж болох тодорхой байгууллагын жишээ болгон үзүүлэв.

Боловсон хүчний баримт бичгийн тооллого, архивлах

Тиймээс бид хамгийн их шаардлага тавьдаг ийм аж ахуйн нэгжийн архивт баримт бичгийг бүртгэх үйл явцыг авч үзэх болно.

Аж ахуйн нэгжийн архивт байгаа баримт бичгүүдийг тэдгээрийн тоо хэмжээ, найрлагыг тодорхой бүртгэх, хүлээн авах, устгахыг тусгах зорилгоор харгалзан үздэг. Аюулгүй байдлыг хангах, баримт бичгийн хурдан хайлтыг хангах үүднээс нягтлан бодох бүртгэлийг хийдэг. Нягтлан бодох бүртгэлийг голчлон хадгалалтын нэгж гэж нэрлэдэг бөгөөд энэ нь бие даасан баримт бичиг эсвэл тэдгээрийн цуглуулга байж болно.

Бодит байдал дээр баримт бичгийг байгууллагын архивт хадгалахын тулд дараахь төрлийн баримт бичгийг бүрдүүлэх шаардлагатай.

• Хэргийн дангаар болон хураангуй бүртгэл хөтлөхөд зайлшгүй шаардлагатай байнгын хадгалалтын хэргийн тооллого. Дүрмээр бол энэ баримт бичгийг зөвхөн улсын болон хотын архивт, өөрөөр хэлбэл улсын хадгалалтанд илгээдэг байгууллагууд л эмхэтгэдэг. Бусад компаниуд баримт бичгийг хадгалах хугацааг заасны дагуу өөрчлөх эрхтэй стандарт жагсаалтбайнгын үеэс 10 жил ба түүнээс дээш хугацаагаар. Ихэнхдээ энэ хугацааг "байгууллагыг татан буулгах хүртэл" гэж тогтоодог.
• Ажилтнуудаар хэргийн тооллого.
• Байгууллагад байгаа бол түр хадгалах хэргийн тооллого (хадгалах хугацаа 10 жилээс дээш баримт бичгийн хувьд);
• Түр хадгалах файлын тооллогыг (10-аас доош жил хадгалсан баримт бичгийн хувьд) бүрдүүлж болохгүй бөгөөд энэ тохиолдолд нягтлан бодох бүртгэлийг файлын нэр томъёоны дагуу явуулна. өөр он жилүүд. Ихэнхдээ энэ ангиллын хэргийг аж ахуйн нэгжийн архивт шилжүүлэх боломжгүй бөгөөд энэ тохиолдолд тэдгээрийг бүтцийн хэлтэст үлдээж, хадгалах хугацаа дуусах хүртэл хадгалдаг.
• Бүтцийн хэлтсийн ажил хэргийн бараа материал нь хүргэх бараа материал бөгөөд үүний дагуу хэргийг компанийн архивт шилжүүлдэг. Бараа материалын мэдээлэл гэдэг нь тухайн байгууллагын холбогдох хураангуй бараа материалын жилийн хэсгийг бүрдүүлэхээс өмнө ашигладаг нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг юм.
• Сангийн файл гэдэг нь аж ахуйн нэгж, түүний сангийн түүхийг агуулсан баримт бичгийн багц, үүнд (файлуудыг устгахаар хуваарилах акт, түүнчлэн хэргийн байгаа байдал, байдлыг шалгах акт, файл шилжүүлэх актууд) Төрийн архив, түүхийн мэдээлэл гэх мэтийг бүрдүүлэхэд зориулагдсан. Баримт бичгүүдийг хавтаст он цагийн дарааллаар, өөрөөр хэлбэл орж ирснээр нь байрлуулдаг. Энэ дарааллыг хадгалахын тулд дотоод бүртгэл хөтлөх, хавтаст хуудасны хуудсыг хөтөлж байх шаардлагатай. дугаарласан байх ёстой.
• Улсын болон хотын архивын бүрдүүлэлтийн эх сурвалж болох аж ахуйн нэгжүүд тухайн байгууллагын архивын паспортыг хөтлөх ёстой.

Байнгын болон түр хадгалах (10-аас дээш жил) файлын нэг хэсэг болох хуудасны тоон бүртгэлийг хийхийн тулд баталгаажуулсан хуудас шаардлагатай. Боловсон хүчний гэрчилгээний хуудсыг дүрмээр бол баримт бичгийг шинжлэх ухаан, техникийн боловсруулалтын явцад, өөрөөр хэлбэл тэдгээрийг хатуу хавтас болгон бөглөх явцад бүрдүүлдэг.

Та мөн 2002 оны 02-р сарын 6-ны өдрийн Росархивын зөвлөлийн шийдвэрээр батлагдсан "Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрэм" гэх мэт баримт бичгийн шаардлагын талаар мэдэх хэрэгтэй. Эдгээр дүрмийн дагуу нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн маягтууд. бүх аж ахуйн нэгжийн архивт хадгалагдах ёстой. Манай нийтлэлд дурдсан баримт бичгүүдээс гадна эдгээр дүрмүүд нь хэд хэдэн нэмэлт засвар үйлчилгээ шаарддаг. Бид тэдний талаар бага зэрэг доор ярих болно.

Байгууллагын архивт тодорхой хугацаанд, ихэвчлэн нэг жилийн хугацаанд ирсэн эсвэл гарсан баримт бичгийн тоог олж мэдэхийн тулд баримт бичгийг хүлээн авах, устгахыг бүртгэх номыг ашигладаг. Бидний бодлоор энэ баримт бичиг нь практик талаасаа ач холбогдол багатай, учир нь хэдэн баримт бичиг хүлээн авсан нь хамаагүй, харин хэргүүдийн тооллогоор хэд нь жагсаагдсаныг мэдэх нь илүү чухал юм.

Түүнчлэн энэ маягтыг яг яаж бөглөж байгаа нь тийм ч тодорхой бус, хэрхэн бөглөх талаар тодорхой заавар байдаггүй. Төрийн архивын байгууллагын эрхлэгч ч тайлбар өгөх боломжгүй. Энэхүү нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтрийн хэлбэрийг харахад бүх зүйл маш тодорхой мэт санагдаж байгаа ч бүх зүйлийг бөглөх явцад бүх зүйл маш будлиантай болж, баримт бичгийг боловсруулах явцад зайлшгүй тохиолддог хэргүүдийг өөрчлөн зохион байгуулснаар тоо нь утгагүй болж хувирдаг.

Ямар ч тохиолдолд үр дүн нь бодит дүр төрхийг тусгаагүй маш ойролцоо тоонууд бөгөөд ийм нягтлан бодох бүртгэлийг бий болгох бүх санааг алддаг. Нэмж дурдахад энэ номыг хадгалахад хэтэрхий их цаг хугацаа шаардагдана.

Гэхдээ ийм ном хөтлөх шаардлагатай бол эндээс та баримт бичгийг хүлээн авах, устгахыг бүртгэх ном, түүнийг хэрхэн бөглөх жишээг олох болно.

Сангийн жагсаалтыг зөвхөн аж ахуйн нэгж хоёр ба түүнээс дээш сангаас баримт бичгийг хадгалдаг тохиолдолд л хадгалдаг. Тиймээс энэ баримт бичиг ихэнх архивт хамааралгүй юм.

Сангийн хуудас нь компанийн нэрэнд гарсан өөрчлөлтийг бүртгэх, архивт хадгалагдсан хэргийн тооллогыг харгалзан үзэх, дугаарлах, мөн архивын ирж буй болон гарч буй баримт бичгүүдийг харгалзан үзэх шаардлагатай.

Архив дахь хэргийн тооллогын төрөл, тоог харгалзан үзэхийн тулд бараа материалын бүртгэлийг ашигладаг.

Үйл ажиллагааныхаа туршид бид даатгалын сангаас авсан баримт бичиг эсвэл байгууллагын хэлтсийн архивын нэг хэсэг болох бусад онцгой үнэ цэнэтэй файлуудтай хараахан тааралдаагүй байна. Энгийн байгууллагуудад ийм тохиолдол маш ховор байдаг тул бид энд тэдний нягтлан бодох бүртгэлд анхаарал хандуулахгүй.

Тиймээс аж ахуйн нэгжийн архивт байгаа баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн ажил бол архивын бараа материалыг зөв бүрдүүлэх, сангийн үйл ажиллагааг бүрдүүлэх явдал юм. Түүнчлэн, 12-р сарын 1-ний өдрийн байдлаар тухайн байгууллагын архивын паспортыг (улсын болон хотын хадгалалтад шилжүүлсэн бол) холбогдох архивын байгууллагад нэн даруй өгөх шаардлагатай. Байгууллагын нягтлан бодох бүртгэлийн бусад баримт бичиг нь төрийн архивт маш бага анхаарал хандуулдаг.

Хууль зүйн зөвлөгөө

3.6. Архивт хүлээн авсан хэргийг бүртгэх шаардлага

3.6.1. Хэргийн бүртгэлийг байгууллагын удирдлага эсвэл бусад бүтцийн нэгжийн баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээний ажилтнууд арга зүйн туслалцаатайгаар, байгууллагын архивын хяналтан дор хэрэг үүсгэх, бүрдүүлэх үүрэгтэй.

3.6.2. Хадгалах хугацаанаас хамааран хэргийг бүрэн буюу хэсэгчлэн бүртгэнэ.

3.6.3. Бүрэн бүртгэлфайлууд нь байнгын, түр (10-аас дээш жил) хадгалалт, боловсон хүчний бүртгэлд хамаарна.

Хэргийн бүрэн бүртгэлд дараахь зүйлс орно.

файлыг бөглөх эсвэл хавсаргах;

хэргийн хуудасны дугаарлалт;

гэрчилгээжүүлэх хуудас зурах;

шаардлагатай бол баримт бичгийн дотоод бүртгэлийг гаргах;

хэргийн бүрхэвчийн дэлгэрэнгүй мэдээлэлд шаардлагатай тодруулгыг оруулах (байгууллагын нэр, хэргийн бүртгэлийн индекс, хэргийн эцсийн хугацаа, хэргийн гарчиг зэргийг тодруулах).

Түр (10 хүртэл жил) хадгалах тохиолдлыг хэсэгчлэн бүртгэнэ: хэрэгт байгаа баримт бичгийг системчлэхгүй байх, хэргийн хуудсыг дугаарлахгүй байх, гэрчилгээжүүлэх тэмдэглэл хийхгүй байхыг зөвшөөрнө.

3.6.4. Хэргийг бүрдүүлсэн баримт бичгүүдийг бүх баримт бичгийн текст, огноо, виз, тэдгээрийн тогтоолыг чөлөөтэй унших боломжийг харгалзан хатуу цаасан хавтас эсвэл хавтастай 4 зүүгээр хавсаргасан болно. Файлыг бөглөхөд бэлтгэх (холбох) үед металл бэхэлгээг (зүү, цаасны хавчаар) баримтаас хасдаг.

3.6.5. Өндөр үнэ цэнэтэй баримт бичиг эсвэл форматын бус баримтаас бүрдсэн байнгын файлууд нь битүү, хатуу, гурван хавтастай хавтсанд татсан утас эсвэл хайрцагт хадгалагддаг.

3.6.6. Хэрэв файлд нэхэмжлээгүй хувийн баримт бичиг (иргэний үнэмлэх, ажлын дэвтэр, цэргийн үнэмлэх) байгаа бол эдгээр баримт бичгийг дугтуйнд хийж, файлд хавсаргана. Хэрэв ийм олон тооны баримт бичиг байгаа бол сүүлчийнх нь файлаас хасагдаж, тусдаа тооллого гаргадаг.

3.6.7. Тохиолдол бүрийн төгсгөлд гэрчлэх хуудасны хоосон маягт, хэргийн эхэнд (онцгой үнэ цэнэтэй баримт бичгийг бүртгэх) - хэргийн баримт бичгийн дотоод тооллого хийх маягт.

3.6.8. Аюулгүй байдлыг хангах, хэрэгт тусгагдсан баримт бичгийн цэгцлэх дарааллыг нэгтгэхийн тулд энэ хэргийн бүх хуудсыг (баталгаажуулалтын хуудас, дотоод бараа материалаас бусад) араб тоогоор, хуудасны баруун дээд буланд нийт дугаараар дугаарласан байна. энгийн харандаа эсвэл дугаарлагч. Хэргийн баримт бичгийн дотоод тооллогын хуудсыг тусад нь дугаарлана.

3.6.9. Хэд хэдэн боть эсвэл хэсгээс бүрдсэн хэргийн хуудсыг боть тус бүрээр эсвэл хэсэг тус бүрээр нь дугаарлана.

3.6.10. Файл дахь бие даасан хуудсыг төлөөлөх гэрэл зураг, зураг, диаграмм болон бусад дүрслэх баримт бичгийг хуудасны дээд захын ар талд дугаарласан байна.

3.6.11. Эвхэгдсэн хуудас (A3, A2 формат) нь нээгдэж, хуудасны дээд ирмэгийн баруун талд дугаарлагдсан байна. Энэ тохиолдолд нэг ирмэгээр бэхлэгдсэн ямар ч форматтай хуудсыг нэг хуудас болгон дугаарлана; Дунд хэсэгт нь нугалж, захалсан хуудсыг дахин оёх бөгөөд нэг хуудас болгон дугаарлана.

3.6.12. Хатуу наасан баримт бичиг (зураг, хайчилбар, ханд гэх мэт) бүхий хуудсыг нэг хуудас болгон дугаарлана. Хэрэв бусад баримт бичгүүдийг нэг ирмэг дээр (текст оруулга, орчуулга, хайчилбар гэх мэт) наасан байвал баримт бүрийг тусад нь дугаарлана.

3.6.13. Хэрэгт хавсаргасан дугтуйг дугаарласан; Энэ тохиолдолд дугтуйг эхлээд дугаарлаж, дараа нь дугтуйны хавсралт бүрийг дараагийн дугаараар дугаарлана.

3.6.14. Хэрэгт бүрдүүлсэн баримт бичгийг өөрийн хуудасны дугаартай (хэвлэмэл хэвлэлийг оруулаад) дугаарлаж болно. ерөнхий журамэсвэл хайрцагны хуудасны дараалалтай тохирч байвал өөрийн дугаараа хадгалаарай.

3.6.15. Хэргийн хуудасны дугаарлалтад олон тооны алдаа илэрвэл тэдгээрийг дахин дугаарлана.

Боловсон хүчний бүртгэлийн менежмент: боловсон хүчний баримт бичгийг хадгалах, устгах дүрэм

Хуудасны дугаарыг өөрчлөхдөө хуучин дугаарыг зурж, шинэ хуудасны дугаарыг хажууд нь байрлуулна; хэргийн төгсгөлд шинэ гэрчилгээний хуудсыг зурж, хуучин гэрчилгээний хуудсыг хассан боловч файлд үлдэнэ.

Байгууллагын архиваас улсын хадгалалтад шилжүүлэхээр бэлтгэсэн файлын хуудсыг дугаарлахад алдаа гарсан тохиолдолд төрийн архивтай тохиролцсоны үндсэн дээр хуудасны дугаар ашиглахыг зөвшөөрнө.

3.6.16. Баталгаажуулалтын хуудсыг тусдаа хуудсан дээр, номонд - сүүлчийн хоосон хуудасны ар талд, картын файлд - картын форматын тусдаа хоосон хуудсан дээр зурна.

Хэргийн гэрчилгээний хуудсыг тогтоосон хэлбэрээр (Хавсралт 9) боловсруулсан бөгөөд энэ нь хэргийн дугаарласан хуудасны тоо, дотоод тооллогын хуудасны тоог тоо, үгээр зааж, хэргийн дугаарын дугаарлалтын онцлогийг тусгасан болно. (үсэгтэй хэргийн дугаар, дутуу дугаар, наасан гэрэл зураг бүхий хуудасны дугаар, том форматтай хуудасны дугаар, хавсралт бүхий дугтуй, тэдгээрт хавсаргасан хуудасны тоо байгаа эсэх), түүнчлэн товхимолын хэвлэсэн хуулбар файлд байгааг илтгэнэ. файлын ерөнхий нийт дугаарт тэмдэглээгүй бол тэдгээрийн хуудасны тоо.

Хэргийг гэрчлэх баримт бичигт түүнийг эмхэтгэгч гарын үсэг зурна. Хэргийн бүтэц, төлөв байдалд гарсан дараагийн бүх өөрчлөлтийг (гэмтэл, эх баримт бичгийг солих) холбогдох актын дагуу баталгаажуулалтын хуудсанд тэмдэглэнэ.

Гэрчилгээний хуудсыг хавтас, хуудасны хоосон арын хэсэгт байрлуулахыг хориглоно. сүүлчийн баримт бичиг. Гэрчилгээний хуудасны маягтгүйгээр хэргийг бүрдүүлсэн буюу хавтасласан бол хэргийн дотор талын хавтасны дээд хэсгийн ард наасан байна.

3.6.17. Байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын баримт бичгийг бүртгэхийн тулд хэргийн баримт бичгийн дотоод бүртгэлийг бүрдүүлдэг бөгөөд бүртгэл нь энэхүү баримт бичгийн онцлогоос (ялангуяа үнэ цэнэтэй, хувийн, шүүх, мөрдөн байцаалтын хэрэг гэх мэт) үүсдэг. түүнчлэн гарчиг нь баримт бичгийн тодорхой агуулгыг харуулаагүй баримт бичгийн төрлөөр бүрдүүлсэн байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын тохиолдлыг бүртгэх.

Дотоод тооллогыг тогтоосон маягтын дагуу (Хавсралт 10) тусдаа хуудсан дээр эмхэтгэсэн бөгөөд үүнд хэргийн баримт бичгийн серийн дугаар, тэдгээрийн индекс, огноо, гарчиг, хэргийн хуудасны дугаар зэрэг мэдээллийг агуулсан болно. Дотоод бараа материалын эцсийн бүртгэлийг хийсэн бөгөөд үүнд багтсан баримт бичгийн тоо, дотоод бараа материалын хуудасны тоог тоо, үгээр илэрхийлнэ.

Дотоод бараа материалд эмхэтгэгч гарын үсэг зурна. Баримт бичгийн дотоод тооллого хийлгүйгээр хэргийг хавсаргасан эсвэл бүрдүүлсэн бол тогтоосон маягтаар бүрдүүлсэн бараа материалыг хэргийн урд талын хавтасны дотор талд наасан байна.

Хэргийн баримт бичгийн бүтцэд гарсан өөрчлөлтийг (татан авах, баримт бичгийг оруулах, хуулбараар солих гэх мэт) холбогдох актуудын холбоос бүхий "Тэмдэглэл" баганад тусгагдсан болно. Шаардлагатай бол дотоод бараа материалын шинэ эцсийн бичилт, хэргийг баталгаажуулсан тэмдэглэл үйлдэнэ.

3.6.18. Байнгын, түр (10-аас дээш жил) хадгалах болон ажилтнуудад зориулсан хэргийн хавтсыг тогтоосон маягтын дагуу (Хавсралт 11) боловсруулж, байгууллагын нэр, бүтцийн нэгж, хэргийн индекс, архивын кодыг тусгасан болно. хэрэг, хэргийн хураангуй жагсаалтын жилийн хэсгийн дагуу хэргийн дугаар (боть, хэсэг), хэргийн нэр.

Байнгын хадгалалтын файлын хавтсанд тухайн байгууллагын хэрэг хүлээн авах төрийн архивын нэр, төрийн архив, байгууллагын кодыг зааж өгөх зайг байрлуулна.

Хэргийн баримт бичигт хамаарах хугацаанд байгууллага (бүтцийн нэгж)-ийн нэр өөрчлөгдөх, эсхүл хэргийг өөр байгууллагад (өөр бүтцийн нэгжид) шилжүүлсэн тохиолдолд тухайн байгууллага буюу хууль ёсны залгамжлагч байгууллагын шинэ нэрийг заана. хэргийн хавтас, байгууллагын өмнөх нэрийг (бүтцийн нэгж) хаалтанд бичнэ.

Хэргийн хавтас дээрх хэргийн нэрийг холбогдох архивын байгууллагын шинжээчийн хяналтын комисстой тохиролцсон байгууллагын хэргийн нэрлэсэн жагсаалтаас шилжүүлнэ. Шаардлагатай бол гарчигт тодруулга (захиалгын тоо, протокол гэх мэт) оруулсан болно.

Хэд хэдэн боть (хэсэг)-ээс бүрдсэн тохиолдолд хэргийн ерөнхий гарчиг, боть (хэсэг) бүрийн гарчигийг боть (хэсэг) бүрийн хавтсанд байрлуулна.

Баримт бичгийн хуулбарыг агуулсан хэргийн гарчиг нь тэдгээрийн хуулбарын дугаарыг заана. Хэргийн баримт бичгийн үнэн зөвийг гарчигт заагаагүй.

Хэргийн хавтас дээр хэргийн туйлын огноог араб тоогоор - хэргийг үүсгэн байгуулж, дуусгасан жил(үүд)-ийг зааж өгсөн болно.

Хэрэв хэрэгт бичиг баримт (хавсралт гэх мэт) орсон бол огноо нь хэргийн сүүлийн өдрөөс хэтэрсэн бол хэргийн огнооны дагуу "хэрэгт ... жилийн баримт бичгийг агуулсан" гэсэн шинэ мөр гарч ирнэ. (s)." Хэргийн огноо нь хэргийн гарчигт тусгагдсан тул жилийн төлөвлөгөө, тайланг агуулсан файлын нүүрэнд харагдахгүй байж болно.

Зохион байгуулалт, захиргааны, бүтээлч болон бусад баримт бичиг (протокол, хуулбар, захидал, тайлан гэх мэт) агуулсан хэргүүдийн он сар өдрийг нарийн тогтоох нь чухал, түүнчлэн хэд хэдэн боть (хэсэг) -ээс бүрдсэн хэргүүдийн онцгой огноог тэмдэглэнэ. хэргийн баримт бичгийн туйлын огноо, i.e. хэрэгт орсон хамгийн эртний болон хамгийн сүүлийн үеийн баримт бичгүүдийг бүртгэсэн (бүртгэлийн) огноо.

Хэрэв тухайн хэрэг нь тушаал, заавар гэх мэтийг бүртгэх журнал юм бол тухайн хэргийн огноо нь тухайн сэтгүүлийн эхний болон сүүлийн бичилтүүдийн хуанлийн яг тодорхой огноо болно.

Хуралдааны тэмдэглэл агуулсан хэргийн эцсийн хугацаа нь батлагдсан огноо (батлагдсан баримт бичгийн хувьд) эсвэл хэргийг бүрдүүлсэн эхний болон эцсийн тэмдэглэлийг боловсруулах явдал юм.

Хувийн хэрэг үүсгэх эцсийн хугацаа нь тухайн хэргийг нээсэн хүнийг ажилд авах, ажлаас халах тухай тушаалд гарын үсэг зурсан огноо юм.

Хэргийн хавтасны заавал байх ёстой дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь хэргийн гэрчилгээний бичээсийг үндэслэн хавсаргасан хэргийн хуудасны тоо, хэргийг хадгалах хугацаа (байнгын хадгалалтын хэрэг дээр: "Байнга хадгална уу" гэж бичсэн байдаг. ”).

Нийтлэл: Байгууллагын дотоод архивыг бий болгох эрх зүйн зохицуулалт (Шестакова К

Хэрэв тэдгээрийг бие даасан баримт бичиг болгон баталсан бол тэдгээрийг тусдаа хэрэг болгон бүлэглэнэ; - үндсэн үйл ажиллагааны захиалгыг боловсон хүчний захиалгаас тусад нь бүлэглэсэн; - дээд шатны байгууллагаас өгсөн заавар, тэдгээрийн гүйцэтгэлийг тухайн байгууллагын үйл ажиллагааны чиглэлээр ангилсан; - батлагдсан төлөвлөгөө, тайлан, тооцоо, хязгаар, нэрийн жагсаалт болон бусад баримт бичгүүдийг төслөөсөө тусад нь бүлэглэсэн; - хувийн хэрэгт байгаа баримт бичгүүдийг хүлээн авахдаа он цагийн дарааллаар байрлуулсан; - дагуу ажилчид, ажилчдын хувийн данс цалиновгийн цагаан толгойн дагуу тусдаа тохиолдлуудад бүлэглэж, тэдгээрийн дотор байрлуулсан; Байгууллагын ажлын талаархи иргэдийн санал, мэдэгдэл, гомдлыг авч үзэх, хэрэгжүүлэхтэй холбоотой бүх зүйлийг хувийн асуудлаарх иргэдийн мэдэгдлээс тусад нь бүлэглэсэн; Байнгын, түр (10-аас дээш жил) хадгалалт, боловсон хүчний бүртгэлийг бүрэн бүртгэнэ.

Байгууллага дахь боловсон хүчний баримт бичгийг архивлах журам

Ямар бичиг баримтыг архивлах шаардлагатай вэ?

Зарим боловсон хүчний баримт бичгийг хадгалах хугацааг энд харуулав.

• хөдөлмөрийн гэрээ - 75 жил,
• ажилчдын хувийн хэрэг - 75 настай,
• урамшууллын баримт бичиг - 5 жил.

Хүний нөөцийн хэлтсээс бичиг баримтыг хаана илгээдэг вэ?

Архивыг дараахь байдлаар ойлгож болно.

• холбооны, бүс нутгийн эсвэл орон нутгийн ач холбогдолтой баримт бичгийг цуглуулдаг тусгай байгууллагууд;
• хадгалах чиглэлээр мэргэшсэн байгууллагын бүтцийн тусдаа нэгж.

Файлуудыг архивлахад бэлтгэхэд юу багтдаг вэ?

Мэргэшсэн архивын байгууллагад шилжүүлэхийн тулд файлуудыг бэлтгэх шаардлагатай тодорхой үйлдлүүд.

Тиймээс, 2002 оны 2-р сарын 6-ны өдрийн Росархивын зөвлөлийн шийдвэрээр батлагдсан Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмийн дагуу:

Бүх дүрмийн дагуу бөглөсөн хэргүүдийг архивын байгууллагад шилжүүлдэг.

Архивт шилжүүлэх хэргийг бэлтгэх журам

* байгууллага боловсон хүчний ажил* бүтэц, бүрэлдэхүүн * боловсон хүчний үйлчилгээний даалгавар * ажлын байрны тодорхойлолтХүний нөөцийн хэлтсийн ажилтнууд * дүрэм журамХүний нөөцийн хэлтсийн баримт бичгийн урсгалыг бүрдүүлэхэд * шаардлагатай боловсон хүчний баримт бичгийн жагсаалт, боловсон хүчний баримт бичгийн төрөл, сортууд * хэргийн нэршил * хэргийг бүлэглэх * боловсон хүчний баримт бичгийг бүрдүүлэх, баримт бичиг өгөх шаардлага хууль эрх зүйн хүчин* зааварчилгаа боловсон хүчний бүртгэлийн менежментХүний нөөцийн үйлчилгээний файлыг байгууллагын архивт шилжүүлэхээр бэлтгэх, хадгалах хугацаа * боловсон хүчний баримт бичгийг хөтлөхөд тавигдах шаардлагыг зөрчсөн тохиолдолд ажил олгогчийн хариуцлага. Файлд бүрдүүлэх онцлог бие даасан төрөл зүйлболовсон хүчин 1.

Боловсон хүчний баримт бичиг: хадгалах, архивлахад бэлтгэх

Бодит байдал дээр зөвхөн Холбооны архивын үйлчилгээний системийн архив, хадгалах байгууламжийн сүлжээ л байдаг бөгөөд хөгжиж байдаг (эсвэл хэзээ хотын захиргаа).

Бусад тохиолдолд ажилтнуудад зориулсан тусдаа архив, хадгалах байгууламжийг бий болгодоггүй.

Ажилтны баримт бичиг, тэдгээрийн архивыг хадгалах

Үндсэн техникийн шаардлагаархивт Байгууллагын архивт өгөх файлуудыг бэлтгэх 1.

Ажиллаж дууссаны дараа болон оффисын ажилд хэрэг үүсгэх.

Байгууллагын дотоод архивыг бүрдүүлэх эрх зүйн зохицуулалт

Түүнчлэн: - Захиргааны баримт бичгээр батлагдсан дүрэм, журам, заавар нь тэдгээрийн хавсралт бөгөөд тэдгээртэй хамт бүлэглэгддэг. Хэрэв тэдгээр нь бие даасан байдлаар батлагдсан бол тэдгээрийг тус тусад нь бүлэгт хуваана; - үндсэн үйл ажиллагааны захиалгыг боловсон хүчний захиалгаас тусад нь бүлэглэсэн; - дээд байгууллагаас өгсөн заавар, түүнийг хэрэгжүүлэх баримт бичгийг тухайн байгууллагын үйл ажиллагааны чиглэлээр ангилсан; - батлагдсан төлөвлөгөө, тайлан, тооцоо, хязгаар, нэрийн жагсаалт болон бусад баримт бичгүүдийг төслөөсөө тусад нь бүлэглэсэн; - хувийн хэрэгт байгаа баримт бичгүүдийг хүлээн авахдаа он цагийн дарааллаар байрлуулсан; - ажилчид, ажилчдын цалингийн хувийн дансыг тусдаа файлд бүлэглэж, овог нэрээр нь цагаан толгойн дарааллаар байрлуулна; Байгууллагын ажлын талаархи иргэдийн санал, мэдэгдэл, гомдлыг авч үзэх, хэрэгжүүлэхтэй холбоотой бүх зүйлийг хувийн асуудлаарх иргэдийн мэдэгдлээс тусад нь бүлэглэсэн; Байнгын, түр (10-аас дээш жил) хадгалалт, боловсон хүчний бүртгэлийг бүрэн бүртгэнэ.

Ажилтны хувийн карт

Зарим тохиолдолд, ажлын онцлогийг харгалзан ОХУ-ын одоогийн хууль тогтоомжийн дагуу нэмэлт баримт бичгийг танилцуулах шаардлагатай байж болно. Ажлын туршлага (ерөнхий, тасралтгүй, ажилласан хугацаандаа урамшуулал олгох эрх, байгууллагад тогтоосон бусад тэтгэмж) -ийг ажлын дэвтэрт оруулсан бичилт эсвэл холбогдох үйлчилгээний хугацааг баталгаажуулсан бусад нотлох баримтын үндсэн дээр тооцдог.

Шинэ хуудас 1

Хүний нөөцийн албаны ажлын эцсийн шат бол хүний ​​нөөцийн үйлчилгээний файлуудыг байгууллагын архивт шилжүүлэх эсвэл архив байхгүй тохиолдолд бэлтгэх явдал юм.- оффисын ажил дууссаны дараа боловсон хүчний албанд хадгалах.

Энэ үе шатыг хэд хэдэн үе шатанд хувааж болно:

• боловсон хүчний албанд хэрэг үүсгэх;
• боловсон хүчний үйлчилгээний үнэ цэнийг шалгах;
• боловсон хүчний албанд хэргийг бүртгэх;
• боловсон хүчний үйлчилгээнд байгаа файлуудын тодорхойлолт, устгах;
• файлын аюулгүй байдлыг хангах;
• хэргийг байгууллагын архивт шилжүүлэх.

Дээрх үе шатуудыг зөвхөн боловсон хүчний албанд төдийгүй байгууллагын бусад бүтцийн хэлтэсүүдэд заасны дагуу явуулдаг. ерөнхий шаардлага Оросын хууль тогтоомжалбан хэрэг хөтлөлт, архивын чиглэлээр.

Боловсон хүчний албанд хэрэг үүсгэх

Хэргийг бүрдүүлэх гэдэг нь боловсон хүчний албаны хэргийн нэр томъёоны дагуу гүйцэтгэсэн баримт бичгийг хэрэгт бүлэглэх явдал юм.

Агуулгын хувьд хэргийн нэрэнд нийцсэн баримт бичгийг хэрэгт байрлуулсан боловч баримт бичгийн төсөл, давхар хуулбар, түүнчлэн буцаан олгох баримт бичгийг хэрэгт бүлэглэхийг хориглоно.

Боловсон хүчний албанд хэргийг бүрдүүлэх ажлыг тухайн байгууллагын архив (хэрэв байгаа бол) болон албан хэрэг хөтлөлтийн албаны шууд арга зүйн удирдлаган дор явуулдаг.

Хүний нөөцийн хэргийг үүсгэхдээ дараахь үндсэн шаардлагыг дагаж мөрдөх ёстой.

• Байнгын болон түр хадгалалтын баримт бичгийг тусдаа файл болгон бүлэглэх ёстой;
• баримт бүрийн нэг хувийг файлд оруулах;
• файлд байрлуулсан баримт бичиг бүрийг улсын стандарт болон бусад журмын шаардлагын дагуу боловсруулсан байх;
• хуанлийн нэг жилийн баримт бичгийг файл болгон бүлэглэх; үл хамаарах зүйл нь тухайн хүний ​​тухайн байгууллагад ажилласан бүх хугацаанд үүссэн шилжилтийн файлууд болон хувийн хэрэг;
• хайрцаг нь 4 см-ээс ихгүй зузаантай 250-аас ихгүй хуудас агуулсан байх ёстой.

Энэ тохиолдолд баримт бичгүүдийг агуулга нь тодорхой асуудлуудыг байнга хамарч байхаар зохион байгуулах ёстой. Энэ тохиолдолд баримт бичгүүдийг он цагийн дарааллаар буюу цагаан толгойн үсгийн дарааллаар зохиогчид эсвэл сурвалжлагчаар байрлуулна.

Баримт бичгийн хавсралт нь батлагдсан, бэлтгэсэн огнооноос үл хамааран тэдгээрт хамаарах баримт бичигт хавсаргасан болно. 250 гаруй хуудас бүхий хавсралтууд нь тусдаа боть бөгөөд энэ тухай баримт бичигт тэмдэглэсэн байдаг.

Боловсон хүчний алба дахь захиргааны баримт бичгүүдийг төрөл, он цагийн дарааллаар нь хавсаргасан хэрэглүүрүүдтэй бүлэглэв.

Боловсон хүчний үйлчилгээний журам, ажлын байрны тодорхойлолт, хэрэв байгууллагын дарга баталсан бол бие даасан тохиолдолд бүлэглэв.

Үндсэн үйл ажиллагааны захиалгыг боловсон хүчний захиалгаас тусад нь бүлэглэв.

Хүний нөөцийн захиалгыг тогтоосон хадгалах хугацааны дагуу файл болгон бүлэглэнэ.

Их хэмжээний баримт бичиг байгаа тохиолдолд байгууллагын үйл ажиллагааны янз бүрийн асуудал (ажил ажилд авах, халах, нүүлгэн шилжүүлэх, албан томилолт, урамшуулал гэх мэт) холбоотой ажилтнуудын тушаалыг бие даасан хэрэгт нэгтгэхийг зөвлөж байна.

Хувийн хэрэгт байгаа баримт бичгүүдийг хүлээн авахдаа он цагийн дарааллаар байрлуулна.

Ажилчид, ажилчдын цалингийн хувийн дансыг бие даасан файлд бүлэглэж, овог нэрээр нь цагаан толгойн дарааллаар байрлуулна.

Захидлуудыг хуанлийн жилийн хугацаанд бүлэглэж, он цагийн дарааллаар системчилсэн байдаг: хариултын баримт бичгийг хүсэлтийн баримт бичгийн дараа байрлуулна.

Өмнөх онд эхэлсэн тодорхой асуудлаар захидал харилцааг сэргээхэд тухайн жилийн хавтаст баримтыг өмнөх оны хавтаст хэргийн индексийг зааж өгнө.

Хүний нөөцийн үйлчилгээний тохиолдлын үнэ цэнийг шалгах

Файлын үнэ цэнийг шалгах зорилго нь хүний ​​нөөцийн үйлчилгээний файлыг хадгалах хугацааг зөв тодорхойлох явдал юм.

Хэргийн үнэ цэнийн шалгалтыг боловсон хүчний албанд хоёр үе шаттайгаар явуулдаг.

1) боловсон хүчний албанд байгаа хэргийн жагсаалтыг гаргах, хэрэг үүсгэх явцад;

2) байгууллагын архивт оруулах эсвэл боловсон хүчний үйлчилгээнд хадгалахаар файл бэлтгэх үед.

Үнэ цэнийн шалгалтын үр дүнд боловсон хүчний үйлчилгээний бүх файлыг гурван бүлэгт хуваадаг: байнгын хадгалалт, урт хугацааны хадгалалт (10-аас дээш жил), түр хадгалалт (10 жил хүртэл).

Хэргийн үнэ цэнийг шалгах ажлыг гүйцэтгэхэд боловсон хүчний албанд арга зүйн болон практик туслалцааг оффисын удирдлагын алба, архив, шинжээчийн комисс (EC) илгээсэн байгууллагын зүгээс үзүүлдэг. ерөнхий үйл явцбүтцийн хэлтэс дэх хэргийн үнэ цэнийг шалгах.

Хэргийг архивт хүлээлгэн өгөх, боловсон хүчний байгууллагад хадгалахаар бэлтгэхдээ хэргийн үнэ цэнийг шалгахдаа хэргийг хуудас бүрээр нь хянах аргыг ашиглан хийдэг. Зөвхөн гарчгийг нь хараад хэргийн үнэ цэнийг шалгаж болохгүй.

Ажилтны албанд байгаа файлуудын үнэ цэнийг шалгахдаа байнгын болон урт хугацааны (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай файлд онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй, учир нь эдгээр нь байгууллагын архивт шилжүүлэх ёстой файлууд юм. Түр зуурын (10 хүртэл жил) хадгалах хугацаатай боловсон хүчний үйлчилгээний файлыг архивт шилжүүлэхгүй, боловсон хүчний албанд хадгалдаг бөгөөд хадгалах хугацаа дууссаны дараа тогтоосон журмын дагуу устгана.

Боловсон хүчний албанд хэргийг бүртгэх

Хэргийн бүртгэлийг байгууллагын архивын арга зүйн туслалцаатайгаар боловсон хүчний үйлчилгээний ажилтнууд гүйцэтгэдэг.

Хүний нөөцийн алба нь архивт бүрэн бөглөсөн файлуудыг өгөх үүрэгтэй.

Байнгын болон урт хугацааны (10-аас дээш жил) хадгалалтын ажилтнуудын албанд тохиолдсон хэргийг бүртгэх нь дараахь үйлдлүүдийг багтаана.

• хэргийн бүрхэвчний загвар гаргах, хэргийн бүрээсийн дэлгэрэнгүй мэдээлэлд шаардлагатай тодруулга хийх;
• файлыг бөглөх эсвэл хавсаргах;
• файл дахь хуудасны дугаарлалт;
• хэргийг баталгаажуулсан баримт бичгийг бүрдүүлэх;
• шаардлагатай бол хэргийн баримт бичгийн дотоод бүртгэлийг гаргах.

Түр (10 жил хүртэл) хадгалах хугацаатай тохиолдлууд:

• хүрээгүй;
• хэргийн хуудас дугаарлагдаагүй, хавсаргасан материалд хадгалагддаг;
• дотоод тооллого, хэргийг баталгаажуулсан баримт бичгийг бүрдүүлээгүй, хэрэгт байгаа баримт бичгийг дахин системчилээгүй.

Жилийн эцэст хавтасны хавтасны талаар дараах тодруулгыг хийсэн болно (Хавсралт 1-д хавсаргасан хавтасны дизайны жишээг өгсөн болно).

• байгууллага, хэлтсийн нэрийг өөрчлөхөд шинээр нэр нэмэгдэх;
• хэргийн гарчигт нэмэлт мэдээлэл оруулсан (тушаалын тоо, протокол гэх мэтийг заасан);
• Тохиолдолд байгаа хуудасны тоог зааж өгсөн болно.

Хэргийг бүрдүүлсэн баримт бичгүүдийг бүх баримт бичгийн текст, огноо, виз, тэдгээрт хамаарах тогтоолуудыг чөлөөтэй унших боломжийг харгалзан хатуу цаасан хавтас, хавтастай дөрвөн зүүгээр хавсаргав. Файлыг бөглөхөд бэлтгэх (холбох) үед металл бэхэлгээг (зүү, цаасны хавчаар) баримтаас хасдаг.

Хэргийн төгсгөлд тэдгээрийг шүүхэд өгдөг хоосон маягтуудбаталгаажуулалтын хуудасны маягт, хэргийн эхэнд шаардлагатай бол хэргийн баримт бичгийн дотоод тооллого хийх маягт.

Аюулгүй байдлыг хангах, файлд орсон баримт бичгийн цэгцлэх дарааллыг нэгтгэхийн тулд баталгаажуулалтын хуудас, дотоод бараа материалын хуудаснаас бусад бүх хуудсыг баруун дээд буланд нийт дугаарласан араб тоогоор өргөтгөсөн хэлбэрээр дугаарласан болно. Баримт бичгийн текстийг хар график харандаа эсвэл дугаарлагчаар хүрнэ. Хуудас дугаарлахдаа бэх, өнгөт харандаа хэрэглэхийг хориглоно. Хэргийн баримт бичгийн дотоод тооллогын хуудсыг тусад нь дугаарлана.

Хэд хэдэн боть эсвэл хэсгээс бүрдсэн хэргийн хуудсыг боть эсвэл хэсэг тус бүрээр тусад нь дугаарлана.

Хэргийн хуудасны тоог харгалзан үзэх, тэдгээрийн дугаарлалтын онцлогийг бүртгэхийн тулд баримт бичгийг баталгаажуулах хуудсыг боловсруулсан болно (Хавсралт 2-ыг үзнэ үү).

Хэргийг гэрчлэх баримт бичигт гарын үсэг, албан тушаал, эмхэтгэсэн огноог зааж, түүний эмхэтгэгч гарын үсэг зурна.

Хэргийн бүрдэл, төлөв байдалд гарсан дараачийн бүх өөрчлөлтийг (гэмтэл, эх баримтыг хуулбараар солих, шинэ баримт бичгийг нэмэх гэх мэт) холбогдох актын дагуу хэргийг гэрчлэх баримт бичигт тэмдэглэсэн болно.

Байнгын болон урт хугацааны (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай зарим ангиллын хэргийн баримт бичгийг бүртгэхийн тулд хэргийн баримт бичгийн дотоод бүртгэлийг бүрдүүлдэг.

Дотоод бараа материалыг тогтоосон маягтын дагуу тусдаа хуудсан дээр эмхэтгэсэн (Хавсралт 3-ыг үзнэ үү).

Хэргийн дотоод тооллого хийх эцсийн тэмдэглэлийг гаргаж, түүнд багтсан баримт бичгийн тоо, дотоод бараа материалын хуудасны тоог тоо, үгээр илэрхийлнэ.

Бараа материалын дотоод бүртгэлд гарын үсэг, албан тушаал, бараа материалыг бүрдүүлсэн огноог зааж, түүний эмхэтгэгч гарын үсэг зурна.

Баримт бичгийн дотоод тооллого хийлгүйгээр хэргийг хавсаргасан эсвэл бүрдүүлсэн бол тогтоосон маягтаар бүрдүүлсэн бараа материалыг хэргийн урд талын хавтасны дотор талд наасан байна.

Боловсон хүчний үйлчилгээнд байгаа файлуудын тодорхойлолт, устгах

Хүний нөөцийн албаны бүртгэл хөтлөлтөөр дууссан бүх байнгын болон урт хугацааны (10 гаруй жил) хадгалалтын хугацаанд файлын бүртгэлийг бүрдүүлдэг (Хавсралт 4-ийг үзнэ үү).

Боловсон хүчний талаархи баримт бичгийг тусгай бүлэгт хуваарилж, тусад нь системчилж, тусдаа бүртгэлд оруулна.

Ажилтны талаархи баримт бичгийн бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэлийн маягт (ном, элсэх, шилжүүлэх, ажлаас халах тухай захиалгын журнал, хувийн карт, хувийн хэрэг, гэрээ, гэрээ гэх мэт) -ийг боловсон хүчний баримт бичгийн бүртгэлд оруулсан болно.

Ажилтныг шилжүүлэхтэй холбогдуулан нэг байгууллагаас нөгөөд шилжүүлсэн хувийн хэрэг нь түүнийг хүлээн авсан байгууллагын баримтын (архивын) санд багтдаг.

Ажлаас халагдсан ажилтны хувийн хэрэгт тусад нь тооллого гаргаж болно.

Боловсон хүчний хэргийг дүрмээр бол он цагийн дарааллаар системчилсэн байдаг. Олон тооны ажилтантай томоохон байгууллагуудын архивт хувийн хэргийг системчлэх бүтэц, он цагийн зарчмыг ашиглаж болно.

Жил бүр боловсон хүчний асуудлыг ач холбогдлын дагуу системчилсэн байдаг - үйлчилгээнд элсэх (боловсролын байгууллагад гэх мэт), шилжүүлэх, халах (сургуулиа төгсөх) боловсролын байгууллагагэх мэт), хувийн данс, жагсаалт, боловсон хүчний баримт бичгийн бүртгэл, бусад бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг, хувийн хэрэг, хувийн карт.

Ажлаас халагдсан ажилтны хувийн хэрэг, хувийн картууд нь ажлаас халагдсан оныг хамааруулж, овгийн цагаан толгойн үсгийн дагуу бүлэг бүрт системчилсэн байдаг.

Албан тушаалын ажил дууссанаас хойш нэг жилийн дараа боловсон хүчний албаны тооллогыг архивт шилжүүлдэг.

Боловсон хүчний албаны тооллогыг цаг тухайд нь, өндөр чанартай гаргах үүрэг хариуцлага нь түүний даргад хамаарна.

Бараа материалын жагсаалтад хэргийн гарчиг оруулахын өмнө хэрэг бүрдүүлэх, бүртгэх чанар, бүртгэлд орсон хэргийн тоо, боловсон хүчний албаны хэргийн нэр томъёоны дагуу нээгдсэн хэргийн тоотой тохирч байгаа эсэхийг шалгана.

Хэргийг хянахдаа дараахь зүйлийг шалгана: хэргийн нэр нь хэрэгт байгаа баримт бичгийн агуулгатай нийцэж байгаа эсэх; хэрэгт тусгагдсан баримт бичгийн гүйцэтгэлийн зөв байдал, бүлэглэлт; хэргийг мэдүүлэх буюу хавсаргах чанар; хэргийн хуудасны зөв дугаарлалт; шаардлагатай бол хэргийн дотоод бүртгэл байгаа эсэх, түүний үнэн зөв эсэх; хэргийн бүрээсийн зөв байдал; хэргийн баталгаажуулалтын хуудас байгаа эсэх, зөв ​​эсэх. Хэргийг бүрдүүлэх, гүйцэтгэх тогтоосон дүрмийг зөрчсөн нь тогтоогдвол тэдгээрийг арилгах ёстой.

Хүний нөөцийн үйлчилгээний бүртгэлийг бүрдүүлэхдээ дараахь шаардлагыг дагаж мөрдөх шаардлагатай.

• Тохиолдол бүрийг бие даасан серийн дугаараар бүртгэлд оруулна. Хэрэв хэрэг хэд хэдэн боть (хэсэг) -ээс бүрдсэн бол боть (хэсэг) бүрийг бие даасан дугаарын дагуу бараа материалд оруулна;
• Бараа материал дахь хэргийг системчлэх, боловсон хүчний албанд тооллогын дугаар олгохыг архив тогтоодог;
• бараа материалын баганыг хэргийн хавтсанд оруулсан мэдээллийн дагуу нарийн бөглөсөн;
• Бараа материалд ижил гарчигтай дараалсан хэргүүдийг нэмэхдээ эхний хэргийн гарчгийг бүтнээр нь бичиж, бусад ижил төстэй хэргийг "ижил" гэсэн үгээр тэмдэглэж, хэргийн талаарх бусад мэдээллийг бүрэн эхээр нь бүртгэлд оруулна. (бараа материалын шинэ хуудас бүр дээр гарчгийг бүрэн эхээр нь хуулбарласан);
• Бараа материалын "Тэмдэглэл" баганыг ажлын бодит байдлын онцлог, байгууллагын бусад бүтцийн нэгжид шилжүүлэх, хуулбарын бэлэн байдал гэх мэтийг тэмдэглэхэд ашигладаг.

Бараа материалын төгсгөлд сүүлчийн тайлбарын дараа эцсийн бичилт хийх бөгөөд энэ нь бараа материалд бүртгэгдсэн тохиолдлын тоо, тооллого дахь хэргийн эхний болон сүүлчийн дугаарыг (тоо ба үгээр), мөн түүнчлэн Бараа материал дахь хэргүүдийн дугаарлалтын онцлогийг (үсгээр бичсэн хэргийн дугаар ба дутуу дугаар) тодорхойлно.

Хүний нөөцийн үйлчилгээний тооллого нь түүний албан тушаалыг харуулсан эмхэтгэгч гарын үсэг зурж, байгууллагын оффисын удирдлагын албаны даргатай тохиролцож, хүний ​​нөөцийн албаны дарга батална.

Устгах зохих хугацаанд баримт бичгийг сонгох, устгахаар хуваарилах тухай актыг тухайн хугацааны байнгын хадгалалтын материалын нэгдсэн тооллогын жилийн хэсгийг гаргасны дараа гүйцэтгэнэ. Тодорхойлсон бараа материал, актуудыг байгууллагын ЕХ-ны хурлаар нэгэн зэрэг авч үзнэ. Байнгын хадгалалтын хэргийн тооллогыг төрийн архивын албаны холбогдох байгууллагын шинжээч магадлах комисс (ЭҮК) баталсны дараа л байгууллагын ЭХ-ээр баталсан актуудыг байгууллагын дарга батална; Үүний дараа байгууллага нь эдгээр актад орсон файлуудыг устгах эрхтэй.

Хэргийг тухайн акт үйлдсэн оны 1-р сарын 1-ний дотор хадгалах хугацаа дууссан бол устгахаар хуваарилах актад оруулна. Жишээлбэл, 1996 онд дууссан гурван жилийн хадгалалтын хугацаатай файлуудыг 2000 оны 1-р сарын 1-ээс өмнө гаргахгүй актад тусгаж, таван жилийн хадгалах хугацаатай байж болно.- 2002 оны 1-р сарын 1-ээс өмнө биш

Баримт бичгийг устгахаар хуваарилах тухай актыг дүрмээр бол бүхэл бүтэн байгууллагын ажилд зориулж гаргадаг. Хэрэв актад хэд хэдэн бүтцийн хэлтсийн асуудлыг тусгасан бол бүтцийн хэлтэс тус бүрийн нэрийг энэ хэлтсийн хэргийн бүлгийн гарчгийн өмнө зааж өгсөн болно. Устгахаар сонгосон ижил төстэй хэргүүдийн гарчгийг актад энэ бүлэгт хуваарилагдсан хэргүүдийн тоог харуулсан нийтлэг гарчгийн дор оруулсан болно.

Байгууллага нь үйл ажиллагааныхаа явцад улсын хадгалалтад шилжүүлэх баримт бичгийг үүсгэдэггүй, хадгалагдах боломжгүй баримт бичгийг устгахаар хуваарилах тухай акт гаргадаг, эдгээр актад тусгагдсан баримт бичгийг устгасны дараа устгадаг. холбогдох хугацааны ажилтнуудын нэгдсэн хэргийн жагсаалтын жилийн хэсгүүдийг гаргаж, байгууллагын дарга баталсны дараа тэдгээрийг хадгалах хугацаа дуусах.

Байгууллага нь боловсон хүчний талаархи баримт бичгийг системтэйгээр тайлбарлах, аюулгүй байдал, нягтлан бодох бүртгэлийг хангах үүрэгтэй.

Файлын аюулгүй байдлыг хангах, файлыг байгууллагын архивт шилжүүлэх

Баримт бичгийг үүсгэн байгуулснаас хойш архивт шилжүүлэх хүртэл баримт бичгийг файл болгон бүрдүүлсэн газарт нь хадгалдаг. боловсон хүчний үйлчилгээнд.

Боловсон хүчний албаны дарга, баримт бичиг хариуцсан ажилтнууд баримт бичиг, файлын аюулгүй байдлыг хангана.

Файлууд нь ажлын өрөөнүүд эсвэл энэ зорилгоор тусгайлан зориулагдсан өрөөнд байрладаг, цоожтой шүүгээ, ширээн дээр босоо байрлалтай, баримт бичгийн бүрэн аюулгүй байдлыг хангадаг.

Баримт бичгийг хайж олох үр ашгийг нэмэгдүүлэхийн тулд хэргийг хэргийн нэршлийн дагуу байрлуулж, түүний хуулбарыг кабинетийн хаалган дээр дотор талд байрлуулдаг. Нэршлийн дагуу хэргийн дугаарыг хавтасны нуруун дээр зааж өгсөн болно. Тохиромжгүй ширээний компьютер дээр баримт бичгийг хадгалахыг хориглоно.

Гуравдагч этгээдийн байгууллагад хэрэг гаргах нь тухайн байгууллагын даргын зөвшөөрлөөр явагддаг. Олгосон хэргийн хувьд орлуулах хэргийн карт эсвэл баримтыг үүсгэнэ.

Байнгын хадгалах хугацаатай файлаас баримт бичгийг хасахыг онцгой тохиолдолд зөвшөөрч, байгууллагын даргын зөвшөөрлөөр баримт бичгийн баталгаажуулсан хуулбар, эх хувийг хураан авах актыг заавал үлдээх замаар гүйцэтгэнэ.

Боловсон хүчний файлыг архивт шилжүүлдэг. Тэдний шилжүүлгийг зөвхөн бараа материалын дагуу гүйцэтгэдэг.

Түр зуурын (10 жил хүртэл) хадгалалтын хэргийг дүрмээр бол архивт шилжүүлэхгүй, боловсон хүчний үйлчилгээнд хадгалдаг бөгөөд хадгалах хугацаа дууссаны дараа тогтоосон журмаар устгана. Зөвхөн онцгой тохиолдолд байгууллагын даргын шийдвэрээр архивт шилжүүлж болно. Тэдний шилжүүлгийг хэргийн нэршлийн дагуу хийж болно.

Тохиолдол бүрийг менежер хүлээн авдаг ( тусгай ажилтан) боловсон хүчний үйлчилгээний ажилтныг байлцуулан архив (архив хариуцсан хүн). Энэ тохиолдолд бараа материалын хоёр хувь дээр түүнд багтсан хэрэг тус бүрийн эсрэг хэрэг байгаа эсэх талаар тэмдэглэл хийнэ.

Бараа материалын хуулбар бүрийн төгсгөлд архивт бодитоор хүлээн авсан хэргийн тоо, алга болсон хэргийн тоо, хэргийг хүлээн авсан, шилжүүлсэн огноо, түүнчлэн архивын ажилтан, шилжүүлсэн хүний ​​гарын үсэг байна. тохиолдлуудыг тоо, үгээр илэрхийлнэ.

А.С. Красавин, Ph.D. ist. Шинжлэх ухаан, VNIIDAD-ийн тэргүүлэх судлаач

Аливаа байгууллага оршин тогтнох хугацаандаа үйл ажиллагаагаа тусгасан асар олон тооны баримт бичгийг олж авдаг. Тэдгээрийн алийг нь устгаж болох, аль нь хадгалагдах, ямар нөхцөлд байх ёстой талаар - ОХУ-ын Холбооны архивын албаны Олборлолт, хэлтсийн архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хэлтсийн орлогч дарга Б.АЛЬБРЕКТ энэ бүхний талаар бидэнд ярилаа.

Аливаа байгууллага оршин тогтнох хугацаандаа үйл ажиллагаагаа тусгасан асар олон тооны баримт бичгийг олж авдаг. Тэдгээрийн алийг нь устгаж болох, аль нь ямар нөхцөлд хадгалагдах ёстой вэ - тэр энэ бүхний талаар бидэнд хэлсэн Борис АЛБРЕКТ, ОХУ-ын Холбооны архивын албаны Худалдан авалт, хэлтсийн архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хэлтсийн орлогч дарга.

Заримдаа мэдлэггүй, үл ойлголцлоос болж ажлын туршлагыг тооцох цорын ганц нотолгоо болох баримт бичиг устаж үгүй ​​болдог. Энэ мэт боловсон хүчний баримт бичгийг хэрхэн, хаана хадгалах ёстойг хичнээн хүн мэддэг вэ?

Боловсон хүчний баримт бичигт юу хамаарах вэ?

Юуны өмнө боловсон хүчний баримт бичгийн ерөнхий ангилалд ямар төрлийн, ямар төрлийн баримт бичиг хамаарахыг тодруулах шаардлагатай. Ихэвчлэн эдгээр нь зөвхөн цөөн тооны баримт бичгийг (боловсон хүчний захиалга, хувийн хэрэг эсвэл хувийн карт (Т-2 маягт), хувийн данс эсвэл цалингийн хуудас, ажил олгогчтой байгуулсан гэрээ) гэсэн үг юм.

Гэсэн хэдий ч дээр дурдсан баримт бичгүүд нь боловсон хүчний баримт бичигт зүй ёсоор багтах боломжтой том хэмжээний баримт бичгийг бүхэлд нь хамардаггүй. Ийм баримт бичигт дараахь зүйлс бүрэн орно.

• суралцаж төгссөн, авсан боловсролоо баталгаажуулсан баримт бичиг (диплом, гэрчилгээ, улсын шалгалтын комиссын хурлын тэмдэглэл, олгосон диплом, гэрчилгээний бүртгэлийн дэвтэр, оюутнуудад алт, мөнгөн медаль олгосон бүртгэлийн дэвтэр);
• гэрчилгээ, мэргэшлийн талаархи баримт бичиг;
• төрөл бүрийн шагналын баримт бичиг (шагналын гэрчилгээ, өргөдөл, дүгнэлт, шагналыг хүлээн авсан хүмүүсийн жагсаалт);
• үйлдвэрлэлийн хортой нөхцлийг баталгаажуулсан баримт бичиг;
• хөнгөлөлттэй тэтгэвэр авах эрхтэй ажилчдын жагсаалт (баримт бичиг: өргөдөл, гэрчилгээ, асуулга);
• оршин суугчдын бүртгэлийн дэвтэр;
• түүнчлэн ажлын туршлага, боловсрол, тэтгэмжийг баталгаажуулах үндэслэл болох бичиг баримтыг бүртгэх янз бүрийн хэлбэрүүд.

Нийтдээ 40 гаруй төрлийн, нэр төрлийн баримт бичгийг боловсон хүчний баримт бичиг гэж ангилж болно. Цөөн хэдэн үл хамаарах зүйлээс бусад нь бараг бүгдээрээ байгууллагын үйл ажиллагаанд бий болсон удирдлагын стандарт баримт бичгийн жагсаалтад хадгалагдах хугацааг зааж өгсөн болно.

Баримт бичгийн аюулгүй байдал

ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн 1994 оны 3-р сарын 17-ны өдрийн 552-р зарлигаар батлагдсан ОХУ-ын Архивын сангийн тухай журмын 6 дахь хэсэгт заасны дагуу боловсон хүчний баримт бичигт хамаарах баримт бичгүүдийг хадгалах ёстой гэдгийг мэддэг. ажлаас халагдсанаас хойш 75 жил ажилласан хуулийн этгээд. Энэ тохиолдолд иргэдийн эрхийг ОХУ-ын дээд хууль болох Үндсэн хуулиар хамгаалдаг бөгөөд үүний 24-р зүйлд ОХУ-ын иргэн бүр өөрийн үндсэн эрх мэдлээ баталгаажуулсан мэдээлэл авах эрхтэй гэж заасан байдаг гэдгийг санах нь зүйтэй. нийгмийн эрх. Эдгээр эрхийг хэрэгжүүлэхийн тулд ОХУ-ын Засгийн газар боловсон хүчний баримт бичгийг хадгалах, ажиллах журмыг тодорхойлсон хэд хэдэн зохицуулалтын эрх зүйн актуудыг баталсан. Байгууллага (аж ахуйн нэгж) татан буугдсан тохиолдолд боловсон хүчний талаархи баримт бичгийг хууль ёсны өвлөгчид, байхгүй бол дээд байгууллага, байгууллагад шилжүүлэх ёстой гэж заасан. Хэрэв залгамжлагч эсвэл дээд байгууллага (байгууллага) байхгүй бол Төрийн (одоогийн Холбооны) Архивын албаны байгууллагууд эдгээр баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах арга хэмжээ авдаг.

ОХУ-ын Засгийн газрын 1994 оны 3-р сарын 21-ний өдрийн 358-R тоот "Боловсон хүчний баримт бичгийн аюулгүй байдлыг сайжруулах тухай" тушаалаар байгууллага, байгууллагууд (өмчлөлийн хэлбэрээс үл хамааран) дүрэмдээ (дүрэмд) тусгай заалт оруулахыг зөвлөж байна. Тэд хуулийн этгээдийг татан буулгах тохиолдолд боловсон хүчний баримт бичгийг бүртгэх, хадгалах, хадгалахад цаг тухайд нь шилжүүлэхтэй холбоотой бүх асуудлыг тайлбарлах ёстой.

Энэ бүхэн ноцтой байдалд хүргэж байгаа нь илт байна хууль ёсны үүрэгболон байгууллагын дарга нарт үүрэг хариуцлага болон албан тушаалтнуудболовсон хүчний баримт бичгийн аюулгүй байдал, сэтгэл ханамжийг хангах үүрэгтэй нийгмийн эрхиргэд. Тиймээс боловсон хүчний баримт бичгийг хадгалах, ашиглах нөхцлийг хангах хууль эрх зүй, зохион байгуулалт, практик арга хэмжээг цогцоор нь боловсруулах шаардлагатай. Эдгээр асуултууд байна эрх зүйн байдалархив, түүний материал техникийн бааз (өрөө, тоног төхөөрөмж), боловсон хүчний түвшин, зохион байгуулалт, ажлын арга барил.

Хариуцлага

Архивын мэдээллийг хайхрамжгүй, хайхрамжгүй, санаатайгаар устгасан тохиолдолд хариуцлага хүлээлгэх нь ОХУ-ын Эрүүгийн хуульд заасан байдаг.

Зохион байгуулалт, удирдлагын чиг үүрэг бүхий боловсон хүчний үйлчилгээний ажилтан нь зөвхөн боловсон хүчний баримт бичгийг зөв хөтлөхөөс гадна түүнийг зөв хадгалах үүрэгтэй. Байгууллагын дарга нь тухайн байгууллагад эдгээр баримт бичгийг хариуцах хүн байхгүй бол боловсон хүчний үйлчилгээтэй холбоотой бүхий л баримт бичгийг хадгалах үүрэгтэй.

Архивын статус

Практикт зөвхөн Холбооны архивын үйлчилгээний системийн (эсвэл хотын захиргаанд) архив, хадгалах байгууламжийн сүлжээ бий бөгөөд хөгжиж байна. Бусад тохиолдолд ажилтнуудад зориулсан тусдаа архив, баримт бичгийн агуулах үүсгэдэггүй.

Ихэвчлэн, аж ахуйн нэгжхэрэв энэ нь архив үүсгэсэн бол боловсон хүчний баримт бичгүүдийг бусад төрлийн баримт бичгийн хамт хадгална. Түүгээр ч барахгүй энэ нь зөвхөн жижиг байгууллагуудад төдийгүй олон мянган ажилчид ажиллаж, ажиллаж байгаа маш том байгууллагуудын хувьд ердийн зүйл бөгөөд олон жилийн турш хуримтлагдсан боловсон хүчний баримт бичиг нь нэлээд том хэмжээний цогцолборыг бүрдүүлдэг.

Тийм ч учраас байгууллагад архив үүсгэхдээ ямар ч тохиолдолд боловсон хүчний баримт бичгийг бусад баримт бичгээс тусад нь хадгалах асуудлыг үндсээр нь шийдвэрлэх шаардлагатай байна. Хамгийн сайн сонголт, ялангуяа томоохон байгууллагын хувьд эдгээр баримт бичгүүдийг хадгалах тусгай зориулалтын агуулахыг бий болгох явдал юм. Гэвч ихэнх тохиолдолд энэ нь тухайн байгууллагын бодит чадавхид нийцэхгүй байгаа тул ажилтны баримт бичгийг цоожтой шүүгээ, сейф гэх мэт нийтлэг агуулахад тусад нь хадгалах шаардлагатай. Өөрөөр хэлбэл энд нэг зарчим баримтална. боловсон хүчний талаархи баримт бичгийг бусад баримт бичгээс тусгаарлах (тусгаарлах). Энэ нь юуны түрүүнд боловсон хүчний баримт бичиг нууц, тэдгээрт хандах хандалтыг хатуу хязгаарлах ёстой бөгөөд эдгээр баримт бичигт нэвтрэх журмыг боловсон хүчний алба байгууллагын дэглэмийн албатай хамт тодорхойлж, удирдлага баталдагтай холбон тайлбарлаж байна.

Архивын техникийн үндсэн шаардлага

Архивын байранд тавигдах техникийн шаардлагыг нарийвчлан тайлбарлах шаардлагагүй. Бүх параметрүүдийг тусгай норматив, арга зүйн гарын авлагад маш тодорхой тусгасан болно. Бид зөвхөн энэ өрөөг тусгаарлах, галын аюулгүй байдлын үндсэн шаардлагыг хангасан, аюулгүй байдал, галын дохиоллын системээр тоноглогдсон байх ёстойг анхаарна уу. Баримт бичгийг байрлуулах өрөөний шаардлагатай хэмжээсүүд, түүний дотор ажилтнуудад зориулж архивын тавиурын хэмжээс (урт), стандарт хайрцагны дундаж зузаан (1-1.5 см) дээр үндэслэн тооцоолоход хялбар байдаг. Архивын стандарт тавиур нь 2 м өндөр, 30 см, 12 ийм тавиуртай. Тавиурын хоорондох ажлын зай 80 см-ээс багагүй, тавиурын эгнээ хоорондын галын гарц нь 120 см байх ёстой.Металл шүүгээ, сейфийн эзэлдэг талбай, түүнчлэн тэдгээрт байрлуулж болох хайрцагны дундаж тоог харгалзан үзнэ. тусад нь данс. Эдгээр бүх тооцоог хийсний дараа та ямар архивын хадгалах газруудад баримт бичгийг байрлуулах шаардлагатайг маш нарийн зааж өгч чадна.

Архивыг хадгалахад шаардагдах ажилчдын тоог тодорхойлох асуудал илүү төвөгтэй байдаг, учир нь энэ асуудалд батлагдсан стандарт байдаггүй. Гэсэн хэдий ч шаардлагатай тооцооБүх Оросын Баримт бичиг, архивын шинжлэх ухааны хүрээлэнгээс 1991 онд боловсруулсан албан хэрэг хөтлөлт, архивын ажлын нэгдсэн стандартыг хэрэглэсний үндсэн дээр хийж болно. Эдгээр тооцооллоос харахад архивт хадгалагдаж буй 5 мянган файлд засвар үйлчилгээ хийх, түүнтэй хамт бүх төрлийн ажлыг гүйцэтгэх (биеийн аюулгүй байдлыг хангах, нягтлан бодох бүртгэл, архивыг бөглөх, түр хугацаагаар ашиглах файл гаргах, нийгмийн болон хууль эрх зүйн шинж чанартай гэрчилгээ олгох) шаардлагатай байгааг харуулж байна. наад зах нь нэг бүтэн цагийн хангалттай мэргэшилтэй мэргэжилтэн. Нэмж дурдахад одоогийн байдлаар тэтгэврийн шинэчлэлийн хүрээнд лавлагааны ажлын хэмжээ эрс нэмэгдсэнийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. 2002 онд зөвхөн төрийн архивууд нийгэм, хууль эрх зүйн чиглэлээр 9 сая гаруй хүсэлтийг биелүүлжээ. Харамсалтай нь энэ төрлийн хүсэлтийг албан байгууллага, аж ахуйн нэгжийн архиваас хэчнээн удаа биелүүлсэн талаарх тоо баримт байхгүй ч энэ нь мөн л асар том тоо гэж таамаглаж болно.

Байгууллагын архивт оруулахаар файлуудыг бэлтгэж байна

Архивын ажлын тусдаа том хэсэг бол байгууллагын архивт хүргэх файлуудыг бэлтгэх явдал юм. Энэ үе шатанд ноцтой арга зүйн болон практик алдаанууд ихэвчлэн гардаг бөгөөд энэ нь ирээдүйд архивын ажилд сөрөг үр дагаварт хүргэж болзошгүй тул тэд ноцтой анхаарал хандуулах ёстой. Баримт бичгийг архивт шилжүүлэх ажил, түүний дотор боловсон хүчнийг дараахь үе шатуудад хуваана.

• 1. Кейс үүсэхдууссаны дараа болон оффисын ажилд .
  2. Хэргийг тогтоосон журмын дагуу бүртгэх.
  3. Баримт бичиг, хэргийн үнэ цэнийг шалгах.
  4. Байгууллагын архивт шилжүүлсэн хэргийн тодорхойлолт.
  5. Баримт бичгийг байгууллагын архивт шилжүүлэх.

Тиймээс, боловсон хүчний талаархи тодорхой төрлийн баримт бичгийг баримтат цогцолбор (тохиолдолд) болгон бүрдүүлэх онцлогийг авч үзье.

1. Байгууллагын ажилчдын үйл ажиллагааны янз бүрийн асуудалтай холбоотой ажилтнуудын захиалгыг өөр өөр хадгалалтын хугацаатай, өөр өөр файлд бүрдүүлдэг.

Боловсон хүчний тухай тушаалын нэг хэсэг, тэр дундаа жижиг хэсэг нь ажлын байр, нүүлгэн шилжүүлэлт, ажилчдын урамшуулалтай холбоотой асуудалд үнэхээр зориулагдсан байдаг тул энэ нь зайлшгүй шаардлагатай юм. Эдгээр баримт бичгүүдийг 75 жилийн турш хадгалах ёстой. Үүний зэрэгцээ, боловсон хүчний захиалгын ихэнх нь ажилчдын үйл ажиллагааны үйл ажиллагааны асуудлуудыг тусгасан байдаг: бизнес аялал, амралт, үүрэг даалгавар гэх мэт. Эдгээр төрлийн захиалгыг 5 жилийн турш хадгалдаг. Хадгалах хугацаа нь 75 жил, хадгалалтын хугацаа 5 жил байх хугацаатай захиалгад анхнаасаа тусдаа дугаар өгөхийг зөвлөж байна, энэ нь тэдгээрийг янз бүрийн хэрэг үүсгэх, дараа нь шаардлагатай мэдээллийг хайж олоход тусална.

2. Ажилчин, ажилчдын нэрийн дансыг цалин хөлсөөр нь тодорхой нэг жилийн файл болгон бүлэглэж, овог нэрээр нь цагаан толгойн үсгийн дарааллаар эрэмбэлсэн байна.

3. Хувийн асуудал. Хувийн хэрэг дээр бүх баримт бичгийг зөвхөн хүлээн авсан он цагийн дарааллаар байрлуулна. Хувийн файлд агуулагдах бүх баримт бичгийн хувьд дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан дотоод бүртгэлийг хийх ёстой.

• бараа материалд орсон баримт бичгийн серийн дугаар;
• баримт бичгийн дугаар, огноо (шаардлагатай бол);
• Баримт бичгийн гарчиг;
• баримт бичгийн хуудасны тоо;
• тэмдэглэл;
• хувийн хэрэгт орсон баримт бичгийн тооны эцсийн бүртгэл.

Хэргийн бүртгэл

Урт хугацааны хадгалалтын хугацаатай бүх боловсон хүчний файлын хувьд файлыг бүртгэхдээ дараахь зүйлийг шаарддаг.

• тогтоосон хэлбэрээр хэргийн бүрхэвчийг зохион бүтээх;
• файл дахь хуудасны дугаарлалт;
• файл дахь хуудасны тоог баталгаажуулсан гэрчилгээжүүлэх хуудас зурах;
• хэргийн баримт бичгийн дотоод бүртгэлийг гаргах (шаардлагатай бол);
• хэрэг үүсгэх буюу заавал биелүүлэх.

Хэргийн хавтсанд:

• компанийн нэр;
• тохиолдлын индексээр хэргийн нэршилбайгууллагууд;
• хэргийн гарчиг;
• хэргийн огноо (хувийн хэргийн огноо нь ажилтныг ажилд авах, ажлаас халах тухай тушаалд гарын үсэг зурсан огноо юм);
• файл дахь хуудасны тоо.

Хэргийг бараа материалд оруулсны дараа хавтас дээр тооллогын дагуу дугаар, хайрцагны хадгалах хугацааг зааж өгсөн болно.

Баримт бичиг, файлын үнэ цэнийг шалгах

Хэргийн шалгалтыг хэд хэдэн үе шаттайгаар явуулдаг.

• эмхэтгэх үед хэргийн нэршилнэршилд орсон тохиолдол тус бүрээр хадгалах хугацааг тодорхойлох;
• явагдаж байна тохиолдлууд үүсэх;
• архивын агуулахад шилжүүлэх хэргийг бэлтгэх үед.

Шалгалт нь түүнд багтсан бүх хуудасны хэрэг тус бүрийг заавал хянах замаар хийгддэг. Баримт бичгийн давхардсан хуулбар, ноорог, тогтоосон журмаар баталгаажуулаагүй хуулбар, асуудалтай холбоогүй баримт бичгийг хэргээс хасна.

Бараа материал бүрдүүлэх

Хэргийн бүртгэл, түүний дотор ажилтнуудын бүртгэлийг байнгын болон түр хадгалсан хэргийн бүртгэлээс тусад нь тогтоосон маягтаар бүрдүүлдэг. Хэргийн тооллогыг бүрдүүлэхдээ хэргийн тоо хэмжээнээс хамааран боловсон хүчин, санхүүгийн баримт бичиг, хувийн хэрэг, Т-2 маягтын картын захиалгад тусад нь бараа материал бүрдүүлж болно гэдгийг анхаарах хэрэгтэй. Түүнчлэн, карт бүрийг бараа материалын бүртгэлд бие даасан хадгалах нэгж болгон оруулсан болно. Бараа материалыг бүрдүүлэхдээ хэд хэдэн шаардлагыг хангасан байх ёстой.

• бараа материалд орсон тохиолдол бүр бие даасан серийн дугаартай байх ёстой;
• бараа материалын баганыг бөглөх нь хэргийн хавтсанд заасан өгөгдөлтэй тохирч байх ёстой;
• Хэрэв бараа материалд хэд хэдэн ижил гарчиг орсон бол эхний хэргийн гарчгийг бүтнээр нь бичиж, үлдсэн хэсгийн оронд "мөн" гэсэн үгийг оруулна.

Бараа материалын төгсгөлд энэ бүртгэлд хамрагдсан тохиолдлын тоог бүртгэсэн эцсийн бүртгэлийг хийдэг.

Бараа материалыг бүрдүүлсний дараа эмхэтгэгч гарын үсэг зурж, баримт бичгийг бүртгэлд оруулсан бүтцийн нэгжийн дарга нар баталгаажуулж, тухайн байгууллагын шинжээчийн комисстой тогтоосон журмаар тохиролцсон, эсхүл тухайн байгууллага улсын бүртгэлд бүртгүүлсэн бол. (хотын) архивын байгууллага, дараа нь тухайн нутаг дэвсгэрт байгаа архивын удирдлагын байгууллагын шинжээчийн магадлах комисстой хамт байгууллагын дарга батална.

Архивт шилжүүлсэн файлуудын тооллогын хяналтын нэг хувийг бүтцийн нэгж бүрт (хүний ​​нөөцийн алба, нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэс) ​​шилжүүлдэг. Бараа материалын дор хаяж хоёр хувь байгууллагын архивт байх ёстой: нэг нь ажилд, нөгөө нь аюулгүй байдалд зориулагдсан. Зөвхөн ажлаас халагдсан ажилтны хувийн хэрэг, Т-2 маягтын картыг байгууллагын архивт шилжүүлж, ажиллаж байгаа ажилчдын хэрэг нь тэдний аюулгүй байдлыг хангах, олгох ажлыг бүрэн хариуцдаг боловсон хүчний албанд хадгалагддаг гэдгийг санах нь зүйтэй. шаардлагатай мэдээлэл.

Хүсэлтүүдтэй ажиллах

Архивын ажилтан, түүнийг хариуцсан хүн нь нийгэм, хууль эрх зүйн хүсэлтийг биелүүлэхдээ зөвхөн ажлын байр, ажилласан хугацаа, албан тушаалын тухай архивын тодорхойлолт хийдэг.

Өргөдөл гаргагчийн шаардагдах жилийн цалингийн талаархи нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн сонголтыг тухайн байгууллагын нягтлан бодогч хийдэг бөгөөд архивын ажилтан шаардлагатай бол нягтлан бодох бүртгэлийн шаардлагатай баримт бичгийг бүрдүүлж өгдөг. Цалингийн дээжийг нягтлан бодогч, үлдсэн мэдээллийг архивч баталгаажуулсан байх ёстой. Байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээрх дамжуулах бичигт зөвхөн тухайн байгууллагын дарга эсвэл түүнийг орлож буй хүн гарын үсэг зурна. Архивын гэрчилгээ нь тухайн байгууллагын тамга тэмдгээр баталгаажсан байна.

Архивын боловсон хүчний талаархи баримт бичгийг зөвхөн тухайн байгууллагын ажилтан, түүний ажиллаж буй бүтцийн нэгжийн дарга, байгууллагын даргад түр хугацаагаар ашиглах боломжтой. Бусад ажилчид боловсон хүчний бичиг баримттай танилцах боломжгүй. Хэргийг зөвхөн тухайн ажилтны гарын үсгийн эсрэг, гаргасан хэргийг бүртгэх журнал эсвэл файлын шүүгээнд гаргадаг.

Татан буугдсан байгууллагын архив

Байгууллагыг татан буулгасны дараа баримт бичгийг хууль ёсны өвлөгч байгууллага эсвэл чиг үүргийн өв залгамжлагчдад шилжүүлдэг. Тэд байхгүй тохиолдолд (жишээлбэл, дампуурлын үр дүнд) - улсын болон хотын архивт хадгална. Хэргийг шилжүүлэхийн өмнө баримт бичгийн бэлэн байдал, тэдгээрийн шинжлэх ухаан, техникийн боловсруулалтыг шалгах шаардлагатай. Баримт бичгийг зөвхөн бараа материалын дагуу залгамжлагч байгууллага эсвэл улсын (хотын) архивт шилжүүлдэг. Шилжүүлгийн үр дүнд үндэслэн тогтоосон хэлбэрийн акт үйлдэж, шилжүүлсэн хэргийн тоо, техникийн байдлыг тэмдэглэж, хэрэг байхгүй байгааг тэмдэглэнэ. Татан буулгах комиссын дарга эсвэл дампуурлын итгэмжлэгдсэн төлөөлөгч гарын үсэг зурсан актад хэргийн тооллогыг хавсаргасан болно.

Байгууллага бүрийн үйл ажиллагаанд их ач холбогдолболовсон хүчний баримт бичигт хуваарилагдсан. Энэхүү баримт бичгийн хэрэгцээ нь холбогдох бүх баримт бичгийг хадгалах, хадгалахад тавигдах төрийн шаардлагуудаар тодорхойлогддог хөдөлмөрийн үйл ажиллагаамөн ажилтан бүрийн ажилласан хугацаа. Баримт бичгийг хадгалах хугацаа урт байгаа тул боловсон хүчний баримт бичгийг тасралтгүй архивлах шаардлагатай байна.

Одоогийн хууль тогтоомжийн дагуу хувийн хэрэг болон бусад баримт бичгийг архивын хадгалалтад зориулж цаг тухайд нь бэлтгэх ёстой. Нэгдүгээрт, баримт бичгийн үнэ цэнийг тодорхойлох шалгалтыг явуулж, үр дүнд үндэслэн архивт удаан хугацаагаар хадгалах хэд хэдэн баримт бичгийг сонгодог. Архивын ажилтны баримт бичигт архивт байгаа баримт бичгийг бүртгэх, тооллого хийх зэрэг журмыг заавал багтаадаг. Баримт бичгийг архивт бүрдүүлэхдээ дараахь нөхцөл байдлыг анхаарч үзэх хэрэгтэй: бүх дүрмийн дагуу боловсруулсан баримт бичгийг хувийн хэрэгт байрлуулна. Архивын хадгалалтад үл хамаарах тохиолдлын хувьд акт үйлдэж, үүний үндсэн дээр ийм баримт бичгийг устгах ёстой. Энэ журмын журмыг мөн тодорхой зохицуулсан.

Ажилтны баримт бичгийг архивлах эцсийн шат бол бэлтгэсэн баримт бичгийг хуулиар тогтоосон хугацаанд цаашид хадгалах зорилгоор аж ахуйн нэгжийн архивт шилжүүлэх явдал юм (хувь хүний ​​баримт бичгийг 75 жилийн турш хадгална). Ер нь боловсон хүчний баримт бичгийг архивлах нь өөрөө хариуцлагатай, цаг хугацаа шаардсан ажил юм. Аж ахуйн нэгжийн архив дахь баримт бичгийн бүрэн аюулгүй байдлыг хангахын тулд боловсон хүчний баримт бичгийг хадгалах, түүнд нэвтрэх журамд тусгай шаардлага тавьдаг. Гэсэн хэдий ч баримт бичгүүдийг зөв архивлаж, найдвартай хадгалах өөр хувилбар бий. Үүнийг хийхийн тулд та боловсон хүчний баримт бичгийг архивлах мэргэжлийн үйлчилгээ үзүүлдэг компанитай холбоо барих хэрэгтэй бөгөөд энэ нь өөрийн архивыг үүсгэж, хадгалахаас хямд байх болно.

Архивын ажлын зохион байгуулалт

Аж ахуйн нэгж бүр үйл ажиллагаагаа явуулах явцад боловсон хүчний баримт бичгийг бүрдүүлдэг бөгөөд үүнийг удаан хугацаанд хадгалах ёстой. Боловсон хүчний баримт бичгийг архивлах ажлыг аж ахуйн нэгж өөрөө гүйцэтгэдэг, эсвэл боловсон хүчний баримт бичгийг хадгалах, архивлах бүх ажлыг боловсон хүчний баримт бичгийг архивлах мэргэжлийн үйлчилгээ үзүүлэх чиглэлээр мэргэшсэн гуравдагч этгээдийн байгууллагад даатгадаг. Архивыг аж ахуйн нэгжид өөрөө зохион байгуулахдаа агаарын чийгшлийг хянаж, нарны шууд тусгалаас хамгаалдаг бичиг баримтыг хадгалах тусгай хаалттай өрөө хэрэгтэй.

Архивын ажлын зохион байгуулалтыг аж ахуйн нэгжийн даргын баталсан "Баримт бичгийг хадгалах журам"-аар зохицуулдаг. Журамд заасны дагуу архивт баримт бүрдүүлэх үүрэг бүхий албан тушаалтныг тушаалаар томилж, баримт, хэргийн архивын хадгалалтыг хариуцна. Мөн аж ахуйн нэгж нь архивын нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг шалгаж, боловсон хүчний баримт бичигт нийцсэн эсэхийг үе үе шалгаж байдаг шинжээчийн комисс байгуулдаг. зохицуулалтын хугацаабаримт бичгийн хадгалалт, архивт хадгалах бодит хугацаа. Хадгалах хугацаа нь дууссан боловсон хүчний бүх баримт бичгийг дараа нь устгах зорилгоор архиваас устгана.

Баримт бичгийн архивыг хөтлөх

Архивын боловсон хүчний баримт бичгийн төлөв байдалд нэлээд өндөр шаардлага тавьдаг. Хадгалсан боловсон хүчний баримт бичгийн тоог бүртгэх, түүнчлэн аж ахуйн нэгжийн архиваас баримт бичгийг хүлээн авах, гаргахыг бүртгэхийн тулд баримт бичгийн бүрэн бүртгэлийг хөтөлдөг. Архивын баримт бичгийн бүрэн аюулгүй байдлыг хангах, аливаа баримт бичгийг хурдан хайж олох зорилгоор энэхүү процедурыг гүйцэтгэдэг. Дүрмээр бол архивт баримт бичгийг бүрдүүлэх нь тусдаа баримт бичиг эсвэл бие даасан хавтасанд байрлуулсан харилцан хамааралтай хэд хэдэн баримт бичгийн цуглуулга болох хадгалах нэгж хэлбэрээр баримт бичгийг бүртгэх явдал юм.

Боловсон хүчний баримт бичгийг архивлах үйл явцын гол ажил бол аж ахуйн нэгжийн архивт байгаа баримт бичгийн тооллогыг зөв бүрдүүлэх, ажилтан бүрийн баримт бичиг, хувийн хэргийн архивын хадгалалт, баримт бичгийг архивын байгууллагад цаг тухайд нь шилжүүлэх (архивын баримт бичгийг хадгалахад шилжүүлэх) юм. төрийн байгууллагууд).

"Гориславцев ба К" аудит, зөвлөх групп нь боловсон хүчний баримт бичгийг архивлах цогц үйлчилгээг санал болгож байна: баримт бичиг бүхий архивыг бэлтгэх, дуусгах, баримт бичиг, файлыг архивт хадгалах, хувийн хэргийг архивлах, боловсон хүчний баримт бичигтэй холбоотой бусад үйл ажиллагаа. Хамт ажиллаж байхдаа архивын баримтуудАрхив дахь баримт бичгийн бүрэн нууцлал, аюулгүй байдлыг бид баталгаажуулдаг.

Бид боловсон хүчний баримт бичгийг архивлах дараах үйлчилгээг санал болгож байна

• Компанийн архивыг эхнээс нь бий болгох.
• Хэргийн ойролцоо (төлөвлөсөн) болон эцсийн жагсаалтыг гаргах.
• Кейс үүсэх.
• Баримт бичгийг хадгалах хугацааг шалгах, устгах акт гаргах.
• Баримт бичгийн цахим архив үүсгэх (Excel).
• Нягтлан бодох бүртгэлийн сэтгүүл үүсгэх, програм хангамжийг бий болгох.
• Баримт бичгийг хадгалах хугацааны дагуу устгах тооллого бэлтгэх.

*Үнэлгээг үйлчлүүлэгчийн хүсэлтийг харгалзан нэг бүрчлэн тохиролцоно.

Дүрмийн 9.7-д заасан заалтууд нь хэргийг шилжүүлэх журмын үндэслэл болно. Тодруулбал, байгууллагыг татан буулгасны дараа түүний бичиг баримтыг хууль ёсны өвлөгч болох байгууллагад шилжүүлэх ёстойг тогтоосон. Хууль ёсны өв залгамжлагч байхгүй бол яах вэ? Дараа нь журмын 9.7.1-д хандъя: Байгууллагыг хууль ёсны өвлөгчгүй татан буулгахад байнгын хадгалалтын хугацаатай баримт бичиг, боловсон хүчний баримт бичгийг дээд байгууллагын архивт шилжүүлдэг. Баримт бичгийг дээд байгууллагад шилжүүлэх боломжгүй тохиолдолд холбогдох архивын удирдлагын байгууллагатай тохиролцсон хэрэг, эд хөрөнгө шилжүүлэх комиссын (татан буулгах комисс) шийдвэрээр эдгээр баримт бичгийг төрийн архивт шилжүүлнэ.

Боловсон хүчний баримт бичгийг байгууллагын архивт шилжүүлэх журам

T-2); - ажилчдын онцлог; - солих уралдааны комиссын баримт бичиг (протоколын хуулбар, тайлан). сул орон тоо, албан тушаалд хүмүүсийг (ажилтныг) сонгох; - ажилласан хугацааны урамшуулал олгох үйлчилгээний хугацааг тогтоох комиссын хурлын тэмдэглэл; - ажилчдын жагсаалт; - ажилчдыг хүлээн авах, шилжүүлэх (шилжүүлэх), ажлаас халах тухай бичсэн ном (сэтгүүл, карт); - хувийн хэргийн тэмдэглэл, хувийн карт, хөдөлмөрийн гэрээ(гэрээ); - ажлын дэвтэр олгох тухай тэмдэглэл (сэтгүүл, карт), тэдгээрийн хавсралт; - нэхэмжлээгүй хувийн баримт бичиг(ажлын дэвтэр, диплом, гэрчилгээ гэх мэт); - ажилчдын цалингийн хувийн данс эсвэл цалингийн хуулга; - ослын мэдээ. Үүнээс гадна архивын хүсэлтүүд нэмэлт баримт бичигжишээлбэл, гэрчилгээ улсын бүртгэл, дүрэм, хамтын ажиллагааны санамж бичиг гэх мэт.

Хүний нөөцийн файлуудыг байгууллагын архивт шилжүүлэхээр бэлтгэж байна

Ажилтныг шилжүүлэхтэй холбогдуулан нэг байгууллагаас нөгөөд шилжүүлсэн хувийн хэрэг нь түүнийг хүлээн авсан байгууллагын баримтын (архивын) санд багтдаг. Ажлаас халагдсан ажилтны хувийн хэрэгт тусад нь тооллого гаргаж болно. Боловсон хүчний хэргийг дүрмээр бол он цагийн дарааллаар системчилсэн байдаг.
Олон тооны ажилтантай томоохон байгууллагуудын архивт хувийн хэргийг системчлэх бүтэц, он цагийн зарчмыг ашиглаж болно. Жил бүр боловсон хүчний асуудлыг ач холбогдлын дагуу системчилсэн байдаг - үйлчилгээнд элсэх (боловсролын байгууллагад гэх мэт), шилжүүлэх, халах (боловсролын байгууллага төгссөн гэх мэт), хувийн данс, жагсаалт, нягтлан бодох бүртгэл боловсон хүчний баримт бичиг, бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэлийн бусад баримт бичиг, хувийн хэрэг, хувийн картыг бүртгэдэг.

Боловсон хүчний баримт бичгийн тооллого, архивлах

Хүний нөөцийн хэлтсийн байцаагч Зайцева / A.I. Зайцева/ Огноо Эхний баганад байгаа тоог нийт дугаарлалтаар нэг үсгийн дотор оруулна. Хоёрдахь баганад шаардагдах баримт бичгийн индексийг хэргийн нэр томъёоны дагуу зааж өгсөн болно. Хэрэв арилжааны байгууллагуудад ихэвчлэн тохиолддог байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёог эмхэтгээгүй бол энэ баганыг хоосон орхих шаардлагатай болно.

Гурав дахь баганыг бөглөхдөө архивтай зөвлөлдөх хэрэгтэй: зөвхөн гаргасан огноог зааж өгөх нь дээр ажлын номэсвэл туйлын огноо, өөрөөр хэлбэл, бүртгэлийн эхнээс ажлаас халагдсан тухай сүүлийн бичлэг хүртэл. "Баримт бичгийн гарчиг" баганад түүний жинхэнэ гарчиг, хуучин ажилтны бүтэн овог, нэр, овог нэрийг оруулна. Байгууллагад ажиллаж байх хугацаандаа овог нэрээ өөрчилсөн хүмүүсийн хувьд тухайн ажилтан тухайн аж ахуйн нэгжээс гарсан овог нэрийг үндсэн нэр болгон ашигладаг.

Боловсон хүчний бүртгэлийн менежмент: боловсон хүчний баримт бичгийг хадгалах, устгах дүрэм

Архивын төрөлжсөн байгууллагад шилжүүлэхийн тулд файлуудыг бэлтгэх нь тодорхой үйлдлүүдийг шаарддаг. Тиймээс, 2002 оны 2-р сарын 6-ны өдрийн Росархивын зөвлөлийн шийдвэрээр батлагдсан Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмийн дагуу:

• тохиолдол бүрийг нэр томъёоны дагуу бүрдүүлсэн;
• 10-аас дээш жилийн хадгалалтын хугацаатай баримт бичиг бүхий хэргийг гаргаж, дугаарласан;
• шаардлагатай бол дотоод бараа материалыг бүрдүүлдэг;
• тохиолдол бүрийн төгсгөлд баталгаажуулалтын хуудсыг хавсаргасан;
• хэргийн бүрээсийг бэлтгэсэн;
• Архивт шилжүүлсэн бүх хэргийн тооллогыг бүрдүүлсэн.

Бүх дүрмийн дагуу бөглөсөн хэргүүдийг архивын байгууллагад шилжүүлдэг.

Боловсон хүчний баримт бичгийг архивт шилжүүлэх

Нүүр хуудас Нийтлэл Боловсон хүчний баримт бичгийг архивт шилжүүлэх. Аливаа байгууллагын үйл ажиллагаанд боловсон хүчний баримт бичиг чухал байр суурийг эзэлдэг. Хуулийн шаардлагын дагуу аж ахуйн нэгж бүр ажилтан бүрийн хөдөлмөрийн үйл ажиллагаа, түүний ажилласан хугацаатай холбоотой бүх баримт бичгийг бүрдүүлж, хадгалах ёстой. Бусад баримт бичгийн нэгэн адил боловсон хүчний баримт бичиг нь өөрийн хадгалах хугацаатай байдаг тул удаан хугацааны туршид нэлээд их хэмжээгээр хуримтлагддаг.

Боловсон хүчний баримт бичгийг архивт шилжүүлэх Ийм учраас боловсон хүчний баримт бичгийг архивт шилжүүлэх шаардлагатай болж магадгүй бөгөөд үүнийг бүх дүрмийн дагуу хийх ёстой. Боловсон хүчний баримт бичгийг архивт шилжүүлэх нь холбогдох бүтцийн нэгжийн ажлын хамгийн чухал үе шат бөгөөд энэ журмыг хуулиар зохицуулж, тогтоосон бүх шаардлагыг дагаж мөрдөхийг шаарддаг.

Боловсон хүчний баримт бичгийг архивт хүлээлгэн өгөх

Анхаар

Ажлын жилийн төгсгөлд шаардлагатай тодруулгыг байнгын хадгалалтын файлуудын бэлтгэсэн хавтсанд оруулна: захиргааны баримт бичиг (тушаал, протокол) агуулсан хэргийн гарчигт дугаарыг оруулна; хэрэв захидал харилцааны файл нь хэд хэдэн ботиос бүрдэх бол боть тус бүр нь сурвалжлагч, зохиогч, нутаг дэвсгэр гэх мэтийг зааж, боть тус бүр боть бүрийн эхлэл ба төгсгөлийн огноог (өдөр, сар, жил) заана. Ирээдүйд баримт бичгийг хурдан олж авахын тулд нүүрэн дээр тодорхой огноог тэмдэглэсэн; Хэргийн хуудасны тоог баталгаажуулалтын бичээсээс хэргийн хавтсанд зааж өгсөн болно. Байнгын болон удаан хугацаагаар хадгалах зориулалттай файлын хавтасны бичээсийг гэрэлд тэсвэртэй бэхээр тодорхой бичсэн байх ёстой.

Файл дахь хуудасны тоог харгалзан үзэх, тэдгээрийн дугаарлалтын онцлогийг тэмдэглэхийн тулд гэрчилгээний бичээсийг тусдаа хуудсан дээр зурдаг. Баталгаажуулалтын тэмдэглэл нь хэргийн хуудасны тоог (тоо, үгээр) заана.

Файлууд нь ажлын өрөөнүүд эсвэл энэ зорилгоор тусгайлан зориулагдсан өрөөнд байрладаг, цоожтой шүүгээ, ширээн дээр босоо байрлалтай, баримт бичгийн бүрэн аюулгүй байдлыг хангадаг. Баримт бичгийг хайж олох үр ашгийг нэмэгдүүлэхийн тулд хэргийг хэргийн нэршлийн дагуу байрлуулж, түүний хуулбарыг кабинетийн хаалган дээр дотор талд байрлуулдаг. Нэршлийн дагуу хэргийн дугаарыг хавтасны нуруун дээр зааж өгсөн болно.

Тохиромжгүй ширээний компьютер дээр баримт бичгийг хадгалахыг хориглоно. Гуравдагч этгээдийн байгууллагад хэрэг гаргах нь тухайн байгууллагын даргын зөвшөөрлөөр явагддаг. Олгосон хэргийн хувьд орлуулах хэргийн карт эсвэл баримтыг үүсгэнэ. Байнгын хадгалах хугацаатай файлаас баримт бичгийг хасахыг онцгой тохиолдолд зөвшөөрч, байгууллагын даргын зөвшөөрлөөр баримт бичгийн баталгаажуулсан хуулбар, эх хувийг хураан авах актыг заавал үлдээх замаар гүйцэтгэнэ.
Өөрөөр хэлбэл, хууль ёсны өв залгамжлагчгүй татан буугдсан байгууллагууд татан буугдсан аж ахуйн нэгжийн архивыг дээд байгууллагад шилжүүлэх эсвэл төрийн холбогдох архивт шилжүүлэх гэсэн хоёр сонголттой. Би хэнд, ямар бичиг баримт бүрдүүлэх ёстой вэ? Татан буулгах журмын явцад боловсон хүчний ажилтан нь ОХУ-ын үүсгэн байгуулагчдын нутаг дэвсгэрт үйл ажиллагаа явуулдаг архивын удирдлагын байгууллагатай холбоо барих ёстой. Орон нутгийн захиргаанд ихэвчлэн түүний байршлын талаархи мэдээлэл байдаг.
Тус хэлтэс архивын хадгалалтад шилжүүлэх хэргүүдийн тоог ангилал тус бүрээр (байнгын, түр (арав гаруй жил), түр (арав хүртэл жил) болон боловсон хүчний хувьд) тус тусад нь асуух болно. Боловсон хүчний баримт бичгийн ангилалд үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримт бичиг орно боловсон хүчний үйлчилгээболон нягтлан бодох бүртгэл (захиалга, хувийн карт, цалингийн хувийн данс гэх мэт).

Төрийн архивт боловсон хүчний баримт бичгийг шилжүүлэх журам

Эмхэтгэгчийн албан тушаал, эмхэтгэсэн огноог зааж гарын үсэг зурсан. Байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай файлуудын дотоод бүртгэлийг баримт бичгийн төрлөөр бүрдүүлдэг бөгөөд гарчиг нь баримт бичгийн тодорхой агуулгыг (ялангуяа үнэ цэнэтэй, хувийн хэрэг гэх мэт) харуулаагүй болно. Түр хадгалалтын файлуудыг хялбаршуулсан байдлаар бүрдүүлдэг: тэдгээрийг бөглөөгүй, доторх хуудсыг дугаарлаагүй, хавтас дээр тодруулга хийгээгүй, файлын тооллогыг эмхэтгээгүй, бүртгэлийг файлын нэр томъёоны дагуу хөтөлдөг. . Түр хадгалах хугацаатай файлуудын хувьд устгах актыг боловсруулдаг. Архивын байгууллага, байгууллага нь байнгын хадгалалтад баримт бичгийн сонгон шалгаруулалтын зөв эсэхийг шалгаж, шаардлагатай бол устгах, түр хадгалахаар сонгосон баримт бичгийг байнгын хадгалалтын бүртгэлд оруулахыг шаардах эрхтэй.