Архивын баримтын хэрэглээ аажмаар хөгжиж байна заавал дагаж мөрдөх хэм хэмжээямар ч хэлбэрээр бичих судалгааны ажилоюутнуудын хувьд боловсролын байгууллагуудтүүнчлэн эрдэмтдэд зориулсан. Архивын томоохон бүлэг судлаачдад нээлттэй болсон нь одоогийн байдлаар бүтээлч ажлын өмнө тодорхой ажлуудыг хийх боломжийг олгож байна. практик даалгавар, бодит баримт бичгийн нотлох баримтыг ашиглан тэдгээрийг шинжлэх ухааны өндөр түвшинд ил тод болгох.

Архивын баримт бичгийг ашиглах, тэдгээрийг ажилдаа танилцуулах нь судлаач юу хэрэгтэй байгааг, энэ архивын эх сурвалжаас материалыг хэрхэн олж авахаа зөв тодорхойлж чадвал л үр дүнтэй байх болно. Үүнийг хийхийн тулд тодорхой дараалсан ажлын алгоритмыг тодорхойлох шаардлагатай.

• 1. Судалгааны сэдвээр тодорхой хэмжээний түүхийн зохиол судлал.
• 2. Архивын ашигласан сангийн жагсаалт, баримт бичгийн төрлийг уран зохиолоос тодорхойлох.
• 3. Ажлын архив, түүний сангийн бүрэлдэхүүнийг тодорхойлох (Архив дахь хөтөчтэй ажиллах). Тиймээс үндсэн ажил бол гарын авлагын дагуу судалгааны сэдэвтэй холбоотой хөрөнгийн тоог тодорхойлох явдал юм.
• 4. Удирдамжийн сангийн нэр, дугаар, он цагийн дарааллаар харгалзах бараа материалын дугаарыг задлах; уншлагын танхимын дарга эдгээр бараа материалыг архиваас захиалж авдаг.
• 5. Бараа материал, каталогтой ажиллах. Бараа материалууд нь баримт бичгийн гарчгийг агуулсан бөгөөд тэдгээрийн үндсэн агуулгыг тэмдэглэж, танилцуулсан материалын хамгийн сүүлийн үеийн он цагийн огноог өгдөг. Каталогууд нь сэдэвчилсэн болон он цагийн зарчмын дагуу нарийн зохион байгуулагдсан лавлах картуудыг агуулдаг. Картууд нь баримт бичгийн нэр, түүнийг үүсгэсэн огноо, газар, гаралтын өгөгдлийн огноо (сан, бараа материал, хэргийн дугаар, хуудас) зэргийг агуулна. Бараа материал, архивын лавлах гарын авлагатай ажиллах явцад хайлтын өгөгдөл (шифр), хадгалах нэгжийн гарчгийг бичих шаардлагатай.

Гаргаж буй хэргийн (баримт бичгийн) нэр нь хэрэг үүсгэх зарчмыг заана.

Бараа материалтай ажил хийж, сонирхсон хэрэг (баримт бичиг) дээр карт бүрдүүлсний дараа архивын уншлагын танхимын даргаас тусгай маягтаар захиалга өгдөг. Энэ маягт нь бүх анхны өгөгдөл, хэргийн нэрийн эхлэл, хуудасны тоо, хэргийн он цагийн хугацааг заана.

Архив дахь захиалгыг маргааш нь ихэвчлэн хийдэг гэдгийг санах нь зүйтэй. Судлаачийн гарт нэг удаагийн файл (баримт бичиг) олгох тоо нь бас хязгаарлагдмал бөгөөд хуудасны нормоор тодорхойлогддог.

Уншлагын танхим судлаачийн захиалгыг биелүүлсний дараа шууд ажил нь уг бүтээлийг бичихэд шаардлагатай мэдээллийг хайж эхэлдэг. Мэдээллийг дэвтэр, картанд оруулах боломжтой. Судалгааны ажлын сэдэвчилсэн хэсэг бүрт тусдаа дэвтэртэй байх нь дээр. Жишээлбэл, сэдэв нь "Николаевск хотыг устгасны дараа сэргээн босгох" эсвэл "1921-1941 он хүртэлх эдийн засгийн хөгжил" гэх мэт сонсогдож байна. Ийнхүү судлаачид 2 дэвтэртэй боллоо. Тэмдэглэлийн дэвтэрт байгаа өгөгдлийг гаралтын хамт оруулах ёстой: сан, бараа материал, файл, хуудас, эх эсвэл хуулбар, бэлэн тэмдэг. Зөвхөн энэ тохиолдолд баримт бичиг нь жинхэнэ эх сурвалжийн хүчийг олж авдаг.

Баримт бичигтэй ажиллахдаа бүртгэл хөтлөх. Архивын баримт бичигтэй ажиллахдаа бүртгэл хөтлөх нь нарийн төвөгтэй бөгөөд хариуцлагатай ажил юм. Эдгээр нь текстийн хэсгүүдийн ишлэл (ишлэл), агуулгын талаархи өөрийн үгээр илэрхийлсэн мэдэгдэл, баримт бичгийн хуулбар байж болно. Эдгээр аргуудыг ихэвчлэн нэгэн зэрэг ашигладаг. Тэдгээр нь өөр өөр форматтай байдаг.

Ишлэлийг хашилтанд авч, тухайн үеийн хэв маягийг хадгалан текстийг үгчлэн бичсэн болно. Энэ ишлэлд тайлбар хийх шаардлагатай: ямар баримт бичгээс авсан, юу гэж бичсэн байна. Бие даасан үг, хэллэгийг ишлэлээс хасах нь зарчмын хувьд хүсээгүй, учир нь энэ нь баримт бичгийн агуулгыг гажуудуулахад хүргэдэг. Агуулгын гажуудал нь эх сурвалжийн шинжлэх ухааны утгыг гажуудуулах нь бараг баталгаатай бөгөөд ихэнхдээ баримтууд нь шинжлэх ухааны нотолгоо болгон ашиглах боломжгүй болдог.

Илтгэлийг судлаачдын тэмдэглэл буюу хэвлэлд нийтлэгдсэн баримт, материалын цуглуулгад дөрвөлжин хаалтанд бичдэг уламжлалтай. Тухайлбал, [санамж бичиг ..... интервенц хийсний дараа харилцаа холбоог сэргээх тухай. Тэмдэглэлд тодорхойлсон асуудлыг шийдвэрлэх цогц арга хэмжээг тусгасан болно]. Дөрвөлжин хаалтанд баримт бичигт зөвшөөрөгдсөн үгсийн товчлолыг тодруулж болно.

Баримт бичгийн хуулбар - хэв маяг, зөв ​​бичгийн дүрэм, тэмдэглэлийг хадгалсан тэмдэглэлийн дэвтэрт эх сурвалжийн текстийг үгчлэн бичсэн байдаг. Баримт бичгийн дор үүсгэсэн огноо, газар, байгууллага, гарын үсэг зэргийг заавал зааж өгөх ёстой.

Тиймээс, судлаачдын архивын баримтаас гаргаж авсан ишлэлүүд нь тодорхой хугацааны дараа баримт бичгийг хаана, хэзээ, хэн, юуны талаар боловсруулж, эмхэтгэсэн, хэнд зориулагдсан, гүйцэтгэсэн эсэх, хэзээ болсон гэсэн асуултуудад хариулах ёстой. Нэмж дурдахад, баримт бичгийг бүрдүүлэхэд ямар нөхцөл байдал нөлөөлснийг холбогдох баримт бичгийн эх сурвалжаас дурдах нь зүйтэй.

Архивын баримтын лавлагааны дараалал. Судалгааны баримт бичигт өгөгдсөн мэдээллийн эх сурвалжийг иш татсанаар эдгээр мэдээллийг баталгаажуулж, тэдгээрийн найдвартай байдлыг дүгнэх, судалгааг үргэлжлүүлэхэд хялбар болгоно. Лавлагаагүйгээр судалгаанд дурдсан баримт, хийсэн ажлын шинжлэх ухааны үнэ цэнийг эргэлзээ төрүүлдэг.

Холбоосууд нь тэмдэглэлийн системээс ялгаатай. Сүүлд нь үл ойлгогдох нэр томъёоны утгын утгыг нээж, товчилсон үгсийн кодыг тайлж, аж ахуйн нэгж, тодорхой хувь хүн гэх мэт түүхийн мэдээллийг оруулсан болно.Ийм бичвэрийн дараа эх сурвалжийн гаралтын өгөгдлийг оруулах шаардлагатай. (уран зохиол эсвэл архив).

УЛСЫН АРХИВИЙН БАРИМТ БИЧИГ СУРГУУЛИЙН ХҮҮХДИЙН СУДАЛГААНЫ АЖЛЫН ДҮРЭМ

БИ ОРСОН. Леонтьев, М.В.-ын нэрэмжит Москвагийн Улсын Их Сургуулийн Улс төрийн түүхийн тэнхимийн дэд профессор. Ломоносов

Дүрмээр бол бүс нутгийн (бүс нутгийн, бүгд найрамдах улсын) төв бүрт нэг биш, хоёр архив байдаг.
1. төрийн архив,
2. Орчин үеийн түүхийн баримт бичгийн төв (хуучин намын архив).
Бүс нутгийн төвүүдэд хотын архив эсвэл бүсийн салбарууд байдаг. Архивын сан хөмрөгт хадгалагдаж байгаа баримтууд нь сан хөмрөгт тараагдсан байдаг.

Төрийн архив дахь архивын сан хөмрөг
Төрийн архивын архивын сангууд нь орон нутгийн сан гэсэн үндсэн гурван төрөлд хуваагддаг төрийн байгууллагууд, олон нийтийн байгууллага (улс төрийн намыг оролцуулан) болон хувийн хөрөнгө. Сангийн сүүлийн ангилал бол улсын хадгалалтад хүлээн зөвшөөрөгдсөн хүмүүсийн гэр бүлийн болон хувийн архив юм. Энэ бүлгийн материалаас та язгууртан гэр бүлүүд, нутаг дэвсгэрийнхээ хүндэт иргэд болох дайн, хөдөлмөрийн ахмад дайчид, шинжлэх ухаан, соёлын зүтгэлтнүүдийн хувийн сангуудтай танилцаж болно. Архиваас зохиолч, сэтгүүлч, нутгийн түүхч, түүхчдийн сан хөмрөг, түүнчлэн сэдэвчилсэн баримт бичгийн цуглуулга ихэвчлэн олддог. Төрийн байгууллагуудаас гадна аж ахуйн нэгж, нэгдлийн сан хөмрөгийг бүс нутгийн архивт, заримдаа сүм хийдийн епархуудын санд хадгалдаг. боловсролын байгууллагууд, хэвлэлийн эрхтнүүд.

Москва, Санкт-Петербургийн архивууд
Москва, Санкт-Петербургт жагсаасан архиваас гадна улсын төв архивууд байдаг бөгөөд хамгийн том нь Улсын архив юм. Оросын Холбооны Улс(GARF), Большая Пироговская гудамж, 17 хаяг дээр байрладаг. Хажууханд нь мөн л хаяг дээр бас нэг “аварга” Оросын эдийн засгийн улсын архив бий. Цэргийн архивууд бүхэлдээ тархсан байдаг өөр газрууд: Москвад цэрэг-түүхийн хоёр архив байдаг бөгөөд тэдгээрийн нэг нь Дэлхийн 1-р дайн дуустал, нөгөө нь Дэлхийн 2-р дайн эхлэхээс өмнө баримт бичгүүдийг хадгалдаг. БХЯ-ны Төв архив нь Москвагийн ойролцоох Подольск хотод 1941 онд хамаарах баримт бичгүүдийг хадгалдаг бөгөөд тэнгисийн цэргийн төв архив нь Санкт-Петербургт байрладаг. Бусад хэд хэдэн төв архивууд мөн Москвад төвлөрсөн байдаг, тухайлбал ФСБ-ын Төв архив, ЗХУ-ын хуучин хоёр том архив. ОХУ-ын Нийгэм-улс төрийн түүхийн архив (РГАСПИ, хуучин Намын төв архив) 1953 он хүртэл, Оросын орчин үеийн түүхийн улсын архив (РГАНИ, хуучин ЗХУ-ын Төв хорооны одоогийн архив) Сталиныг нас барсны дараах намын баримт бичгүүдийг хадгалдаг. . РГАСПИ-ийн санд одоо Комсомолын төв архивын бүх материал багтсан байна.

Архивын баримт бичигтэй танилцах, түүнтэй хэрхэн ажиллах талаар
"ОХУ-ын Архивын сан, архивын тухай" одоогийн хууль тогтоомжийн дагуу "ОХУ-ын Архивын сангийн улсын баримт бичиг, тэдгээрийн лавлах номыг бүх хууль эрх зүйн болон архивын байгууллагууд ашиглах боломжтой. хувь хүмүүс"(1993.07.07-ны өдрийн 5341-1 дүгээр хуулийн 20 дугаар зүйл). Хуулинд архивын байгууллагад насаар хандахад ямар нэгэн хязгаарлалт байхгүй гэдгийг анхаарна уу.
Оюутан архивт эцэг эх, зөвлөгчгүйгээр бие даан очвол юуны өмнө тус архивын захиргаанд хандсан харилцааны бичиг шаардлагатай болно. Сургууль, коллежийн тамга дарж, захирал гарын үсэг зурсан энэхүү бичиг нь тухайн оюутныг архивын баримт бичигтэй ажиллах хүсэлтийг агуулсан байх ёстой. Мөн судалгааны сэдэв, он цагийн ойролцоо хүрээ, ажлын зорилгыг зааж өгөх ёстой.
Архивын захирлаас баримт бичигтэй ажиллах зөвшөөрөл авсны дараа оюутан эхлээд архивын гарын авлагыг судалж, сонирхсон архивын сангийн дугаарыг бичиж, дараа нь бараа материалыг (баримт бичгийн жагсаалтыг нэрлэсэн) захиалах ёстой. уншлагын танхимд эдгээр сангууд. Тэдгээрийг хянаж үзээд, сонирхож буй хадгалах нэгжийн тоог бичсний дараа та тодорхой тохиолдлуудыг захиалж эхлэх боломжтой. Архивын файл эсвэл хадгалах нэгжтэй ажиллахдаа судлаач ашиглалтын хуудсанд судалгааны сэдэв, мэдээллийг авсан хуудасны дугаарыг тусгасан бичилт хийх ёстой. Архивын хувьд судлаачид томруулдаг шил, судалж буй газрын зураг, толь бичиг, лавлах ном хэрэгтэй байж болно. Тэдгээрийг архивт ашиглахыг хориглоно. Мэдээжийн хэрэг, судлаач олон архивт байдаг шинжлэх ухааны номын сангаас лавлагаа авах хүсэлт гаргаж болно. Ихэнхдээ тэдгээр нь хуучин сонины файлуудыг агуулдаг. Тэдгээрээс та цаашдын хайлт хийх зарим "түлхүүр" олох боломжтой байж магадгүй юм.
Хуулийн дагуу архивын хэрэглэгч нь иргэдийн хувийн амьдралын тухай мэдээлэл (эрүүл мэнд, гэр бүл, дотно харилцаа, эд хөрөнгийн байдал) агуулаагүй аливаа баримт бичгийг чөлөөтэй хүлээн авах эрхтэй боловч баримт бичигт ийм мэдээлэл байгаа бол судлаачийн сонирхлыг татсан, дараа нь тэдгээрийг үүсгэсэн цагаасаа хойш 75-аас доошгүй настай. Хэрэв бид хамаатан садантай холбоотой баримт бичгийн талаар ярьж байгаа бол эцэг эх, өвөө эмээгийн төрсний гэрчилгээний хуулбарыг архивт авч явах хэрэгтэй. хуулиар тогтоосонХөөн хэлэлцэх хугацаа нь хамаатан садны баримт бичигт хамаарахгүй. Ямар ч тохиолдолд хязгаарлалт нь 20-р зууны эхний улирлын бүх баримт бичиг, мэдээжийн хэрэг өмнөх баримт бичигт хамаарах ёсгүй. Баримт бичигтэй ажиллах энэхүү журам нь улсын бүх архив, түүнчлэн Холбооны архивын албаны системд харьяалагддаг сүүлийн үеийн түүхийн баримт бичгийг хадгалах төвүүдэд байдаг.

Хэлтсийн архив
Манай улсад төрийн архиваас гадна төрийн амьдралын бүхий л салбарын (эдийн засаг, шинжлэх ухаан, хүчтэй бүтэцгэх мэт). холбооны хуультөрийн болон бусад нууцыг агуулсан баримт бичгийн 30 жилийн нууцлалын хугацааг тогтооно. Гэсэн хэдий ч хэлтэс (жишээлбэл, FSB, Дотоод хэргийн яам, Гадаад хэргийн яам эсвэл Батлан ​​хамгаалах яам) энэ хөөн хэлэлцэх хугацааг сунгах эрхтэй. Энэ нь хэлтсийн баримт бичгийг улсын хадгалах газарт шилжүүлэх ажил удааширч байгааг харуулж байна. Тийм ч учраас олон материал, жишээлбэл, Их тухай Эх орны дайнангилсан хэвээр байна.
Энэ нь зөвхөн архивын асуудал биш юм Холбооны албааюулгүй байдал. FSB-ийн зарим бүс нутгийн хэлтсүүд Сүүлийн жилүүдэдбаримт бичгийнхээ нэг хэсгийг (архив-мөрдөн байцаалтын хэрэг) төрийн архивт шилжүүлж, түүхчдийн хүртээмжтэй болсон. Москвад тэд GARF-д орж, бусад хотуудад (Воронеж, Тверь гэх мэт) орчин үеийн түүхийн баримт бичгийн төвүүдэд оров.

Мэдээлэл хайх
Хэлмэгдэгсдийн хувь заяаг олж мэдэх шаардлагатай бол зөвлөгч эсвэл оюутан өөрөө юуны түрүүнд сонирхсон хүний ​​хувь заяаны талаар орон нутгийн ФСБ-ын хэлтэст албан ёсны хүсэлт илгээж, түүний мөрдөн байцаалтын материал хаана байгааг олж мэдэх ёстой. хадгалсан. Цаашдын арга хэмжээ нь танай бүс нутгийн (бүс нутгийн, бүгд найрамдах улсын) төв дэх архив, мөрдөн байцаах албаны сан сүүлийн үеийн түүхийн баримт бичгийн архивын төвд орсон эсэхээс хамаарна. Хэрэв хараахан бүртгүүлээгүй бол эцэг эх эсвэл зөвлөгч нь орон нутгийн ФСБ-ын газрын бүртгэлийн үйлчилгээ, архивын санд хүсэлт гаргаж болно. Таны хамаатан биш хүний ​​архив, мөрдөн байцаалтын материалтай шууд танилцахын тулд түүний шууд болон ойрын хамаатан садны (хүүхэд, ач, зээ) нотариатаар баталгаажуулсан итгэмжлэл, эсвэл биечлэн оролцох шаардлагатай. тэдний нэгнийх нь хэрэгтэй танилцахдаа. Хуульд зааснаар итгэмжлэлгүйгээр зарим мөрдөн байцаалтын баримт бичгийн хуулбарыг авахыг зөвшөөрдөг: баривчлах захирамж, асуулга, байцаалтын протокол, яллах дүгнэлтүүд, мөрдөн байцаалтад байгаа болон ялтнуудын мэдүүлэг.
Хэрэв та өөр бүс нутагт баривчлагдсан эсвэл баривчлагдсаны дараа мөрдөн байцаалтад аваачсан хүний ​​хувь заяаг сонирхож байгаа бол та FSB-ийн Бүртгэл, архивын сангийн хэлтэст 101000, Москва, URAF хаягаар бичгээр хүсэлт илгээж болно. ОХУ-ын ФСБ, эсвэл FSB-ийн тодорхой бүс нутгийн хэлтсийн бүртгэлийн үйлчилгээ, архивын санд. Жишээлбэл, Курск муж дахь танай тосгоны тахилч Томск муж руу цөлөгдөж, 1937 онд түүнийг шинээр баривчлагдаж, цаазлагдсан тухай мэдээлэл тосгоныхонд ирснийг та мэднэ. Энэ нь зөвхөн Курск хотод төдийгүй бас хайх хэрэгтэй гэсэн үг юм. Томск болон Томск мужийн ФСБ-ын албанд хүсэлт гаргана.

Нээлттэй сан
Гэсэн хэдий ч бүс нутгийн улсын архивт Зөвлөлт засгийн эхний үеийн хэлмэгдүүлэлтийн түүхийг харуулсан нээлттэй сангууд байдаг. Тухайн үеийн аль нэг тариачдын бослогын түүхийг судалж байгаа бол иргэний дайн, дараа нь та нэгдүгээрт, орон нутгийн (хошуу, волостын) гүйцэтгэх хорооны хөрөнгөөр, хоёрдугаарт, аймгийн хувьсгалт шүүхийн хөрөнгөөр ​​ажиллах хэрэгтэй. Хувьсгалт шүүхүүдийн санд мөрдөн байцаалтын материал, материал хоёулаа багтдаг шүүх ажиллагаа.
Аймгийн гүйцэтгэх хороо, аймгийн намын хороодын сангаас амьдралын бүхий л салбарыг тусгасан олон материалыг олох болно. Үүнд тус мужийн улс төр, эдийн засгийн байдал, нийгмийн зарим үзэгдэлд хүн амын хандлага, улс төрийн хэлэлцүүлэг, эдийн засгийн хүндрэлийн талаархи Чека-ОГПУ-ын нууц тайлангууд хүртэл багтжээ. Хэлтэсээс хаа сайгүй хадгалах боломжтой жирийн хүмүүсийн "эрх баригчдад" бичсэн захидал ихээхэн сонирхол татдаг. нийгмийн даатгал(нийгмийн хамгаалал) болон сонины редакц намын хотын хороонд. Мэдээжийн хэрэг жижиг хотуудын архивт "насанд хүрсэн" түүхчид, оюутнууд тогтмол ажилладаг төв болон бүсийн архивын материалаас хамаагүй муу судлагдсан сонирхолтой баримтууд байдаг. Тухайлбал, дүүргийн архивын НИТХ-ын санд "эрхээ хасуулсан" жагсаалт, сүм хийдүүдийг хаасан тухай баримтууд байдаг.
Удам угсааны шинж чанартай мэдээллийг (төрөлт, баптисм хүртэх, хурим, бүртгэл, нас баралтын тухай) дүүргийн болон бүс нутгийн архивт байдаг сүм хийдийн бүртгэл, байшингийн бүртгэл, бүртгэлийн газраас авах ёстой. Хэрэв та Коммунист намын гишүүн байсан хүмүүсийн тухай материалыг хайж байгаа бол "номенклатура" гэж нэрлэгддэг ажилчид, өөрөөр хэлбэл тодорхой албан тушаал хашиж байсан хүмүүсийн хувийн хэрэг байх ёстой. Түвшингээс хамааран тэдгээрийг сүүлийн үеийн түүхийн баримт бичгийн төвд хадгалдаг. Намын удирдагчид, үйлдвэр, томоохон байгууллагуудын захирлууд, цэргийн командлалын ажилтнуудын хувьд бүс нутгийн төв болон Москва дахь РГАСПИ-д өөр өөр тохиолдол байж болно.
Эрдэм шинжилгээний баатруудын хүсэлтийг төв архивт шууд илгээх боломжтой бөгөөд БХЯ-ны архивт очих хамгийн сайн арга бол цэргийн комиссар юм. Хэрэв таны хайж буй материал гэнэт, тэр даруй олдохгүй бол цөхрөл бүү зов. Заримдаа түүхчид олон жилийн турш эрэл хайгуул хийдэг. Хэдийгээр таны баатрын талаар шинэ зүйл олдохгүй байсан ч архивт ажиллах нь оюутанд судалж буй эрин үе рүү гүн гүнзгий нэвтэрч, эрх баригчдын гаргасан шийдвэрийн тодорхой, нууц механизмын талаар суралцахад тусална.

ОЮУТНЫ ЭРДЭМ ШИНЖИЛГЭЭНИЙ АЖИЛД АРХИВЫН БАРИМТ БИЧГИЙГ АШИГЛАХ ДҮРЭМ.

А.Г. Козлова,толгой Олон улсын "Мемориал" нийгэмлэгийн архив

Эрдэм шинжилгээний ажил бол уран зохиолын эссэ биш, түүхийн судалгаа тул түүхийн эх сурвалж бол түүний хамгийн чухал хэсэг юм. Түүхийн бүх эх сурвалж, бичгийн болон аман, архивын баримт, соронзон хальсны бичлэгийг хаа нэгтээгээс авсан тул хаягийг нь заавал зааж өгөх шаардлагатай. Жишээлбэл, хэрэв оюутан өөрөө архивт ажиллаж байсан биш, харин түүний зөвлөгч байсан бол үүнд буруудах зүйл байхгүй, эдгээр нь ийм архивын баримтууд бөгөөд тэдгээрийг оюутанд өгсөн гэдгийг зүүлт тайлбар дээр тэмдэглэхэд хангалттай. ийм тийм. Хэрэв та гэр бүлийн архиваас баримт бичиг авсан бол үүнийг мөн зааж өгөх ёстой. Оюутан ярилцлагад дурдаж байгаа эсвэл шууд эш татсан бол ярилцлагын огноо, байршлыг заавал зааж өгөх ёстой. Хэрэв хэн нэгний бичлэгийг ашигласан бол илүү их тайлбарлах хэрэгтэй. Бүтээлийн зохиогч ямар баримт бичиг, дурсамжийг дурдвал эдгээр эх сурвалжууд хэвлэгдсэн эсэхийг заавал зааж өгөх ёстой.
Бүтээлд эш татсан аливаа гадаад эх бичвэр нь хэрэв ажил компьютер дээр хийгдэж байгаа бол хашилт эсвэл тусгай үсгийн фонтоор бичигдсэн байх ёстой бөгөөд зохиогчийн нэр, номын гарчиг, тайлбарыг агуулсан зүүлт тайлбартай байх ёстой. нийтлэл, хэвлэгдсэн он, хуудас. Дашрамд дурдахад, энэ нь оюутны бичсэн аман зохиолын бичлэгээс иш татахад маш чухал бөгөөд өөрийн текст хаашаа явж, ярилцагчийнхаа түүхийг ойлгох болно.
Хувийн болон гэр бүлийн архивын баримт бичгүүдийг ашиглаж байгаа бол олгосон баримт бичгийг ашиглахын тулд эзэмшигчээс зөвшөөрөл авах шаардлагатай. Ярилцлагын хувьд ч мөн адил хийх ёстой. Ярилцагч нь оюутны ярианы бичлэгийг ашиглахыг зөвшөөрөх ёстой.
"Мемориал"-ын туршлагаас харахад жил бүр аудио, видео кассетууд хэрэглэгдэхүүн болох судалгааны ажил улам олон болж байна. Дүрмээр бол эдгээр хуурцаг нь зохиолын баатруудтай хийсэн ярилцлага эсвэл (видео бичлэг дээр) өгүүллэгийн тухай өгүүлж буй барилга байгууламж, гудамж, сүм хийд, хөшөө дурсгалуудын тухай түүхийг агуулдаг. Мэдээжийн хэрэг түүхэн сэдвээр жинхэнэ видео кино бүтээх нь тусгай сургалт, тусгай ур чадвар шаарддаг маш хэцүү ажил юм. Ийм ажлыг зөвхөн оролцогчдын бүхэл бүтэн баг хийж чадна. Гэсэн хэдий ч судалгааны ажлыг өөрөө видео кино хэлбэрээр хийж болох бөгөөд текст (эсвэл нарийвчилсан скрипт) нь эсрэгээрээ зөвхөн хавсралт байж болно. Гэхдээ ямар ч тохиолдолд видео киноны текстийн үндэслэлийг танилцуулах ёстой.
Аливаа бүтээлийг гэрэл зураг, түүнд хавсаргасан баримт бичгүүд маш их чимэглэдэг. Гэсэн хэдий ч бүтээлийн зохиогчийн гарт орсон эх хувь нь маш болгоомжтой хандах ёстой. Хэрэв та эдгээр эх хувийг тухайн бүтээлийг хадгалах газартаа үлдээхийг хүсч байвал зөвхөн өрсөлдөөнт ажилд хавсаргах хэрэгтэй. Гэхдээ дараа нь үүнийг тусгайлан зааж өгөх ёстой бөгөөд хуулбарыг өөртөө хадгалахаа мартуузай.
Нэмж дурдахад бүх програмууд бие даан оршин тогтнох боломжгүй, тэдгээр нь судалгааны тексттэй нягт холбоотой байх ёстой.
Бүх баримт бичгийг сайтар тайлбарлаж, шүүмжлэлтэй дүн шинжилгээ хийх нь чухал юм. Энэ нь үнэн хэрэгтээ тухайн бүтээлийг үнэлэх гол шалгуур боловч түүхэн материал өөрөө болон оролцогчийн бодлоо илэрхийлэх чадварыг хоёуланг нь үнэлдэг.
Багш нар, сургуулийн сурагчдыг ард түмний ой санамжинд үлдээсэн зүйлийг цуглуулагч болохыг уриалж байна. Эцсийн эцэст бид бүхэл бүтэн түүх, нийгмийн бүтцэд алга болж, "мартагдах элемент" -тэй тулгараад байна.
“Төрийн үзэл баримтлал, амьдралын хэв маягаас эхлээд гудамжны өнгө үзэмж, гал тогооны хэрэгсэл гээд бүх зүйл мартагдсан. Шинэ үеийнхний өнгөрсөн амьдралын талаархи мэдлэггүй байдал нь харилцан үл ойлголцол болж хувирах аюул заналхийлж байна "(С. Гандлевский).
Оюутны судалгааны нэг зорилго бол үе үеийн холбоог хадгалах явдал юм.

Байгууллагын архивт баримт бичгийг тодорхой хугацаанд хадгалдаг бөгөөд дараа нь улсын болон хотын архивт улсын хадгалалтанд шилжүүлэх ёстой. холбооны хууль-д багтсан баримт бичгийг хадгалах эцсийн хугацаа цаг тухайд ньОХУ-ын Архивын санд:

• боловсон хүчний баримт бичиг, бүртгэл нотариатын үйл ажиллагаа, ахуйн ном, орон сууцны хувьцааг хувьчлахтай холбоотой баримт бичиг - 75 жил;
• капиталын барилгын төслийн баримт бичиг - 20 жил;
• технологийн болон дизайны баримт бичиг- 20 жил;
• шинэ бүтээл, ашигтай загвар, үйлдвэрлэлийн дизайны патент - 20 жил:
• шинжлэх ухааны баримт бичиг - 15 жил;
• кино, гэрэл зургийн баримт бичиг - 5 жил;
• видео болон гэрэл зургийн баримт бичиг - 3 жил.

Байгууллага татан буугдсан тохиолдолд байнгын хадгалалтын баримт бичиг, боловсон хүчнийг улсын (хотын) архивт шилжүүлдэг. Үүнийг хэлэх нь зүйтэй болов уу төрийн бус байгууллагууд, зарим баримт бичгийг ОХУ-ын Архивын сангийн бүрэлдэхүүнд хамааруулдаг тул ийм шилжүүлгийн хувьд ОХУ-ын Холбооны архивын албаны тогтолцоог бий болгох гэрээ байгуулах нь нэн чухал юм. Хэрэв байгууллага нь архивтай цаг тухайд нь гэрээ байгуулаагүй бол энэ тохиолдолд улсын (хотын) архив нь зөвхөн байгууллагын ажилчдын ажилтнуудын баримт бичгийг хадгалах үүрэгтэй. Бусад баримт бичгийг хадгалах газрыг татан буулгах комиссын дарга эсвэл дампуурлын итгэмжлэгдсэн төлөөлөгч тогтооно.

Баримт бичгийг архивт бэлтгэх

Байгууллага бүрт жилийн хугацаанд тодорхой тооны хэрэг үүсдэг. Тэдгээрийн заримыг хадгалах хугацаа дууссаны дараа архивлах ёстой. Эдгээр нь байнгын "түр (10-аас дээш жил) хадгалалт, ажилтнуудын гүйцэтгэсэн баримт бичигтэй хэрэг юм. Оффисын ажил дууссанаас хойш нэг жилийн дараа хэргийг архивт шилжүүлдэг. Баримт бичгийг архивт шилжүүлэх бэлтгэл ажлыг сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний ажилтнууд, бүтцийн хэлтсийн нарийн бичгийн дарга нар гүйцэтгэдэг. Хэргийг бүрэн бөглөсний дараа архивт хадгалдаг.

Хэргийн бүрдүүлэлт нь дараахь үйлдлүүдээс бүрдэнэ.

• баримт бичгийг хэргээр бүлэглэх зөв эсэхийг шалгах;
• товхимол (бүхтгэл);
• хуудасны дугаарлалт;
• баталгаажуулсан бичээс (гэрчилгээний хуудас) зурах;
• шаардлагатай бол хэргийн баримт бичгийн дотоод бүртгэлийг гаргах;
• хэргийн бүрхэвчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг тодруулах (байгууллагын нэр, бүртгэлийн индекс, хэрэг хянан шийдвэрлэх хугацаа, хэргийн нэрийг тодруулах);
• хэргийн тайланг бүрдүүлэх, гаргах.

Түр хадгалах хугацаа (10 хүртэл жилийг багтаасан) тохиолдолд хэсэгчилсэн бүртгэлд хамрагдах бөгөөд ϶ᴛᴏm зөвшөөрнө:

• хэрэгт бичиг баримтыг цэгцлэхгүй байх;
• хэргийн хуудсыг дугаарлаж болохгүй;
• баталгаажуулалтын бичээсийг бүү зур;
• бүү хатга (хатгаж болохгүй)

Баримт бичгийг хэргүүдэд бүлэглэх зөв эсэхийг шалгах нь хэргийн гарчиг дахь ϲᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ баримт бичгүүдийг нэр томъёоны дагуу, хэргийн доторх баримт бичгийн байршлыг тодорхой зарчмын дагуу дахин шалгахын тулд хийгддэг: хэлэлцэж буй асуудлаар; он цагийн дарааллаар; газарзүйн хувьд; сурвалжлагчдыг цагаан толгойн дарааллаар гэх мэт.

Зураг No 6.2. Баталгаажуулалтын хуудасны маягт

At бүрэн бүртгэлхэргийг захлах эсвэл бэхлэх нь маш чухал юм. Өмнө нь бүх металл объектуудыг хайрцагнаас гаргаж авдаг байсан: цаасан хавчаар, зүү гэх мэт. Баримт бичгийг хавтаснаас хасдаг. Дараа нь хамгийн сүүлийн үеийн баримт бичиг"Хэргийн эхэнд шаардлагатай бол дотоод бараа материалын хуудас эсвэл хуудсыг оруулна (хэрэв байгаа бол дотоод бараа материалын хэвлэмэл маягт) файл нь 250 хуудаснаас хэтрэхгүй байх ёстой. . Хэрэв жилийн хугацаанд илүү олон баримт бичиг хэрэгт хадгалагдсан бол тэдгээрийг хэд хэдэн боть болгон хуваах хэрэгтэй.

Бүх бичиг баримтыг хавтасласан эсвэл хавтасласан байна. Янз бүрийн форматтай баримт бичгийг файлд хойшлуулсан тул тэдгээрийг 4 цоорхойгоор бөглөх шаардлагатай. Энэ нь бүх бичиг баримтыг найдвартай бэхлэх болно.

Зураг No 6.3. Хэргийн баримт бичгийн дотоод тооллогын маягт

Хадгалах хугацааг уртасгахын тулд та бүрхүүлийн дээд ба доод хэсгийг багтаасан хайрцгийг оёж болно. Хавтасны дараах хуудаснаас эхлэн байнгын хадгалалтын хугацаатай хэргүүдийг гаргадаг. Хавтасны дээд хэсэг нь ирмэггүй. Нимгэн, 1 см хүртэл өргөнтэй картон туузыг эхний хуудсан дээр нааж, дотор нь хайрцаг оёдог. Ийм хавтас нь үүрд хадгалагдах ёстой тул утас нь элэгдэлд орохоос хамгаалж, илүү гоо зүйн харагдах байдлыг өгдөг.

Өргөдөл гаргахдаа баримт бичгийн текстийг бүхэлд нь унших боломжтой эсэхийг шалгах хэрэгтэй. Хадгалах хугацаа нь 10 жилээс доошгүй баримт бичгийг бүрдүүлж болохгүй, гэхдээ хавтастай хэвээр үлдэнэ.

Байнгын болон түр хадгалах тохиолдолд бүх хуудас нь баримт бичгийн аюулгүй байдал, ашиглахад хялбар байдлыг хангах үүднээс дугаарлагдсан. Баримт бичгийн текстийг хөндөхгүйгээр хуудасны хуудсыг зөвхөн нүүрэн талд нь баруун дээд буланд хар өнгийн бал харандаа эсвэл дугаарлах машинаар дугаарлана. Бэх, өнгөт харандаа хэрэглэхийг хориглоно. А4-ээс том хуудсыг нэг төгсгөлд нь хавсаргаж, нугалж, нэг хуудас болгон дугаарлана. Дунд хэсэгт нь нугалж, захалсан хуудсыг хоёр хуудас гэж дугаарлана. Зурагтай материал, гэрэл зургийг зүүн дээд буланд ар талд дугаарласан байна. Хавсаргасан бичээс эсвэл хавсралт бүхий дугтуйг бие даан дугаарлана. Дугтуйны хавсралтыг дугтуйны дараа дараалан дугаарлана. Нэг хэргийн хэд хэдэн ботийг бүтээхдээ тус бүрийг бие даан дугаарлана.

Зураг No 6.4. Байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалах тохиолдолд хамгаалах маягт

Дугаарлалтын үр дүнг түүнд зориулж тусгайлан оёсон файлын сүүлчийн хуудсан дээрх нууц тэмдэглэлд тэмдэглэв. Энэ нь баримт бичгийн дугаарласан хуудасны тоог тоо, үгээр зааж, дотоод бараа материалын хуудасны тоо, үсэгтэй, дутуу дугаарыг "+" тэмдгээр тус тусад нь зааж өгнө.

Гэрчилгээний тэмдэглэлд албан тушаалыг зааж, түүнийг хийсэн хүн гарын үсэг зурна. хувийн гарын үсэг, нэр, эмхэтгэлийн огноо. Хэргийн хавтас болон сүүлийн хуудасны ар талд баталгаажуулалт хийхийг хориглоно.

Хэргийн гэрчилгээний хуудасны хэлбэрийг Байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрмээр тогтооно.

Файлд онцгой үнэ цэнэтэй баримт бичиг байгаа тохиолдолд - хувийн хэрэг, эрдмийн зэрэг олгох тохиолдол болон

Улсын стандарт R 51141-98-д дотоод тооллогын дараах тодорхойлолтыг өгсөн: "Хэргийн баримт бичгийн дотоод тооллого нь баримт бичгийн серийн дугаар, тэдгээрийн индекс, нэр, огноо, хуудасны дугаарыг харуулсан хэргийн баримт бичгийн жагсаалтыг агуулсан нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг юм" 1 .

Дотоод тооллого нь хэргийн баримт бичгийн өмнө тавигдсан бөгөөд тэдгээр нь тус бүрийн талаархи мэдээллийг агуулдаг. Дотоод бараа материалын эцсийн бүртгэл нь түүнд багтсан баримт бичгийн тоо, бараа материалын хуудасны тоог харуулна.

Баримт бичгийн бүртгэлийн автоматжуулсан системийг ашиглахдаа хэрэгт байрлуулсан баримт бичгийн бүртгэлийн картанд оруулсан мэдээлэлд үндэслэн дотоод бүртгэлийг автоматаар үүсгэж, хэвлэх боломжтой. Баримт бичгийг бүрдүүлж, дугаарлаж, баталгаажуулалтын бичээс, хэргийн баримт бичгийн дотоод бүртгэлийг гаргасны дараа хэргийн хавтасны нэмэлт дизайныг хийдэг.

Хэргийн бүрээсний загварыг оффисын ажилд хэрэг нээх явцад хийгддэг бөгөөд улсын стандарт ГОСТ 17914-72-ын шаардлагын дагуу хийгддэг. Урт хугацааны хадгалалтын тохиолдлыг хамарна. Төрөл, хэмжээ, техникийн шаардлага". Хэргийг нээх үед хэргийн нэр томъёоны дагуу хэд хэдэн мэдээллийг хавтас дээр аль хэдийн тавьсан байв.

• байгууллагын (байгууллагын) нэр, түүний харьяалал;
• бүтцийн нэгжийн нэр;
• хэргийн бичиг хэргийн индекс;
• хэргийн гарчиг;
• хэргийг хадгалах хугацаа.

Архивлах хэргийг бэлтгэхдээ эдгээр дэлгэрэнгүй мэдээллийг зааж, нэмж оруулсан болно. Жишээлбэл, хавтас нь:

• хэрвээ хэрэг хэд хэдэн ботьтой бол боть дугаар;
• хэргийн эцсийн хугацаа;
• файл дахь хуудасны тоо;
• тооллогын дагуу сангийн тоо, бараа материал, хэрэг.

Сүүлийн тулгууруудыг архивт хавсаргасан.

Зураг No 6.5. Байнгын, түр (10-аас дээш жил) хадгалсан тохиолдлын тооллогын хэлбэр

Хавтасны загвар гаргахдаа тодорхой шаардлагыг дагаж мөрдөх нь маш чухал юм. Тэгэхээр нэр дэвшсэн тохиолдолд тухайн байгууллагын нэрийг бичнэ. Хэрэв тухайн жилийн хугацаанд нэр нь өөрчлөгдсөн бол хавтас дээр хоёуланг нь өгсөн бөгөөд хуучин нэрийг хаалтанд хийж, доор нь шинэ нэрийг бичнэ.

Хэргийн нэрсийн жагсаалтаас оны эхэнд хавтас руу шилждэг. Гэхдээ баримт бичгийн агуулгыг шинжилсний дараа гарчигт зарим тодруулга хийх шаардлагатай байж магадгүй юм. Хэрэв ийм шаардлага гарвал хэргийн нэршилд нэмэлт оруулж, уг хавтсанд ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii үсгийн нэр, индексийг байрлуулна. Нэгдүгээрт, гарчиг нь хэргийн төрөл (хэрэг, захидал, баримт бичиг гэх мэт) эсвэл баримт бичгийн төрлийг (протокол, тушаал, тайлан, акт) зааж өгөх ёстой. Дараа нь зохиогч эсвэл сурвалжлагчийг (хэрэв захидал харилцааны ϶ᴛᴏ бол) зааж өгнө. баримт бичгийн агуулгыг тусгасан асуулт . Нэг асуудалтай холбоотой хэд хэдэн зохиогч, сурвалжлагчийн баримт бичгийг нэг тохиолдолд бүрдүүлэх боломжтой. Баримт бичгийн жинхэнэ эсэхийг гарчигт заагаагүй боловч баримт бичгийн хуулбар байгаа эсэхийг зааж өгсөн болно. Хэргийн хавтас нь хамгийн эртний болон хамгийн сүүлийн үеийн баримт бичгийн огноо, хэргийг хадгалах хугацааг зааж өгөх ёстой. Байнгын хадгалалтын баримт бичигтэй тохиолдолд "байнга хадгалах" гэж, бусад тохиолдолд - тодорхой хадгалах хугацааг ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ болон жагсаалтаар зааж өгсөн болно.

Хуудасны тоог зааж өгөхдөө дотоод бараа материалын хуудас, баталгаажуулалтын бүртгэлийг тооцохгүй.

Байнгын болон урт хугацааны хадгалалтын бүх тохиолдлуудад бараа материалыг бүрдүүлдэг. Бараа материал нь хадгалалтын нэгжийн системчилсэн жагсаалтыг агуулсан архивын лавлах ном бөгөөд тэдгээрийг бүртгэх, системчилсэн байдлыг нэгтгэх зорилготой гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Бараа материал нь оффисын ажил, архивын нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн лавлах хэрэгсэл болдог гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Бараа материалыг байнгын хадгалалтын хайрцаг, түр (10-аас дээш жил) хадгалах хайрцаг, боловсон хүчний файлд тусад нь бүрдүүлдэг. Зарим тохиолдолд байгууллагын онцлогоос хамааран тодорхой ангиллын хэрэг (шүүх, мөрдөн байцаалтын хэрэг, сэдвийн талаархи шинжлэх ухааны тайлан гэх мэт) -ийн бүртгэлийг бүрдүүлж болно.

Тохиолдлуудыг ач холбогдлын дарааллаар жагсаав. Жишээлбэл, дараалал нь дараах байдалтай байж болно: аж ахуйн нэгжийн дүрэм, протокол ерөнхий хуралхувьцаа эзэмшигчид, ТУЗ-ийн хурлын тэмдэглэл, үндсэн үйл ажиллагааны захирлын тушаал, жилийн төлөвлөгөө гэх мэт. Хэргийн бүртгэлийг бүртгэлийн албаны ажилтнууд бүтцийн нэгж бүрт бүрдүүлдэг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Зураг No 6.6. Байнгын хадгалалтын тохиолдлын энэхүү тооллогын жилийн хэсгийн маягт

Тодорхойлолт нь жилийн хэсгүүдээс бүрдэнэ. Жилийн хэсгүүдийг тогтоосон хэлбэрээр боловсруулдаг. Бараа материалд орсон тохиолдол бүрийн талаарх мэдээллийг тайлбарлах нийтлэл гэж нэрлэдэг. Үүнд:

• бараа материалын дагуу хэргийн (эзлэхүүн) серийн дугаар;
• тохиолдлын индекс (эзлэхүүн);
• хэргийн гарчиг (боть);
• хэргийн огноо (боть);
• файл дахь хуудасны тоо (эзлэхүүн);
• хадгалах хугацаа (10-аас дээш жил хадгалагдсан тохиолдолд);
• тэмдэглэл.

Бараа материалын тохиолдол бүр бие даасан серийн дугаартай байдаг гэдгийг хэлэх нь зүйтэй.

Хэрэв хэрэг хэд хэдэн ботиос бүрдэх бол боть бүр ϲʙᴏ дугаартай байна. Бараа материал дахь хэргүүдийг байгууллагын архивын дарааллаар цэгцлэнэ. Мөн тэрээр бүтцийн нэгжид бараа материалын дугаар өгдөг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Хэдэн жилийн турш хэргийг архивт шилжүүлэхдээ тэдгээрийг системчлэх нь маш чухал юм. Байгууллага дахь ажлыг системчлэх ердийн дараалал нь он цагийн бүтэцтэй байдаг. Энэ нь нэгдүгээрт, хэргүүдийг жилээр нь системчилдэг гэсэн үг. Хоёрдугаарт, хэргүүдийг хадгалагдаж буй бүтцийн нэгжийн нэрээр системчилсэн байдаг. Жилийн турш байнгын хадгалалтын бүх тохиолдлыг ач холбогдлын дарааллаар байрлуулна. Ихэвчлэн ϶ᴛᴏ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ нь хэргийн нэршилд хэргийн бүтцийн нэгж, гарчигуудыг байрлуулах дарааллыг заадаг.

Зураг No 6.7. Эцсийн тэмдэглэлийн маягт, баталгаажуулалтын гарын үсэг

Дээр дурдсан бүх зүйл дээр үндэслэн бид нэг жилийн хадгалалтын бүх тохиолдлын нэгдсэн жагсаалтыг гаргаж байна гэсэн дүгнэлтэд хүрч байна. Хайлт хийхэд хялбар байх үүднээс бүтцийн нэгжийн нэрийг ашиглалтын бүтцийн нэгжийн эхний тохиолдлоос өмнө бараа материалд зааж өгч болно гэдгийг хэлэх нь зүйтэй.

Жилд тохиолдох тохиолдлын тоо бага байдаг байгууллагуудад жил бүр шинэ тооллого гаргахыг зөвлөдөггүй. Хэдэн жилийн турш тохиолдлуудыг оруулаад нэг бараа материал бэлтгэх боломжтой.

Зураг No 6.8. Ажиллагсдын хэргийн тооллогын жилийн хэсгийн маягт

Зураг No 6.9. Байнгын хадгалалтын цахим баримт бичгийн тооллогын маягт

Ийм байгууллагад тооллогын жилийн хэсгийг жил бүр эмхэтгэж, хэргийг үргэлжлүүлэн дугаарладаг. Бараа материалын жилийн хэсэг бүр нь тухайн жилийн ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ-ийн заалтаас эхэлж, дараа нь тохиолдлууд нь хүлээн зөвшөөрөгдсөн бүтэцтэй ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii-д байрлана гэдгийг анхаарна уу.

Бараа материал бүр нь ϲʙᴏ дугаартай байдаг гэдгийг хэлэх нь зүйтэй. Ихэвчлэн байнгын хадгалалтын тооллого нь 1, 10-аас дээш жилийн хугацаатай тохиолдолд - N & 2, ажилтны хувьд - "l / s" үсгийн индексийг нэмсэн №3 байна.

Тайлбар нь хураангуй оруулгаар төгсдөг. Энэ нь тооллогод хамрагдсан хэргийн тоо, тооллогын дагуу хэргийн эхний болон сүүлчийн дугаар, дугаарлалтын онцлог (үсэг, дутуу дугаар) зэргийг тоо, үгээр зааж өгдөг. Бараа материалын огноог наасан байна.

Байнгын хадгалалтын хугацаатай файлуудын бараа материалаас гадна түр (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай тохиолдлууд. боловсон хүчний үйлчилгээбайгууллагууд жил бүр ажилтны хэргийн тооллого гаргах ёстой. Боловсон хүчний талаархи баримт бичиг нь нийгмийн онцгой ач холбогдолтой бөгөөд тэдгээр нь ажилласан хугацаа, албан тушаал, энэ байгууллагад ажилласан хугацаа болон бусад баримтуудыг батлах үндэс суурь болно. хөдөлмөрийн харилцаа. Эдгээр баримт бичгийг алдахгүйн тулд ажлаас халагдсан ажилчдын бие бүрэлдэхүүний ихэнх баримт бичгийг архивлаж, 75 жил хадгалдаг гэдгийг хэлэх нь зүйтэй болов уу.

Компьютерийн технологи хөгжиж, цахим мэдээллийн хэрэгслээр бичиг баримтын хэмжээ нэмэгдэж байгаатай холбогдуулан байгууллагууд аудиовизуал, дүрс бичлэгийг хадгалах шаардлагатай байна. цахим баримт бичиг. Байгууллагын архивт ED-ийн бүтэц, эзэлхүүнээс хамааран байнгын хадгалалтын цахим баримт бичгийн бүртгэлийг бүрдүүлдэг. Цахим баримт бичигтусдаа тайлбарт оруулсан болно.

Бараа материалын хуулбарын тоог хэргийг хадгалах хугацаанаас хамаарч тодорхойлно. Байнгын хадгалалтын хайрцагны бүртгэлийг дөрвөн хувь бүрдүүлдэг болохыг тэмдэглэх нь зүйтэй. Нэг хувь нь ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ хөгжиж буй бүтцийн нэгжид үлдэж, бараа материалын хоёр дахь хувийг сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээнд, гурав дахь хувийг байгууллагын архивт шилжүүлдэг гэдгийг анхаарах нь чухал юм. Дөрөв дэх хувийг ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ улсын болон хотын архивт илгээнэ.

Төрийн архивт баримт бичгээ ирүүлээгүй байгууллагууд байнгын хадгалалтад байгаа хэрэг, 10 ба түүнээс дээш жил хадгалсан хэрэг, бие бүрэлдэхүүний тооллогыг гурав дахин бүрдүүлдэг.

Бараа материалыг түр хадгалах хугацаатай тохиолдолд эмхэтгэдэггүй "гэж тэдгээрийг хэргийн нэршлээр сольж, гарчиг бүрийн өмнө хадгалалтын хугацааг тэмдэглэсэн байдаг.

Бүтцийн нэгжээс хэргийг байгууллагын архивт шилжүүлэхээр бэлтгэх явцад архивын ажилтан тэдгээрийн бүрдүүлэлт, гүйцэтгэл, хэргийн тооллого (бүтцийн нэгж) -д орсон хэргийн тоо, тоо, тэдгээрийн бүрдүүлэлт, гүйцэтгэлийн зөв эсэхийг урьдчилан шалгана. ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ болон байгууллагын хавтаст хэргийн нэршлийн хамт. Хэргийг бүрдүүлэх, гүйцэтгэх явцад аудитын явцад илэрсэн бүх дутагдлыг бүтцийн нэгжийн ажилтнууд арилгах шаардлагатай. Тохиолдол байхгүй байгааг илрүүлсний дараа лавлагааны гэрчилгээг бүрдүүлдэг.

Хэрэг бүрийг тухайн байгууллагын архив хариуцсан ажилтан, бүтцийн нэгжийн ажилтны байлцуулан хүлээн авна. ϶ᴛᴏm үед бүтцийн нэгжийн хэргийн тооллогын хоёр хувь дээр түүнд тусгагдсан хэрэг тус бүрийн эсрэг хэрэг байгаа эсэх талаар тэмдэглэл хийнэ. Бараа материалын хуулбар бүрийн төгсгөлд архивт бодитоор хүлээн авсан хэргийн тоо, дутуу хэргийн тоо, хэргийг хүлээн авсан, шилжүүлсэн огноо, түүнчлэн архив хариуцсан хүн болон тухайн хүний ​​гарын үсэг зурна. хэргийг хэн шилжүүлснийг тоо, үгээр зааж өгсөн болно. Ялангуяа үнэ цэнэтэй хэргүүдийг хүлээн авахдаа хэргийн хуудасны тоог шалгана.

Багцад холбогдсон хэргийг бүтцийн хэлтсийн ажилтнууд байгууллагын архивт хүргэдэг. Хэргийн хамт баримт бичгийн бүртгэлийн картын индексийг архивт шилжүүлдэг. Файлын шүүгээ бүрийн нэрийг бараа материалд оруулсан болно.

Мэдлэгийн санд сайн ажлаа илгээх нь энгийн зүйл юм. Доорх маягтыг ашиглана уу

Мэдлэгийн баазыг суралцаж, ажилдаа ашигладаг оюутнууд, аспирантууд, залуу эрдэмтэд танд маш их талархах болно.

Үүнтэй төстэй баримт бичиг

Архивын төрөл, үүрэг. ОХУ-ын Төрийн архивын сангийн нэг хэсэг болох хэлтсийн архив. Хэлтсийн архивын хэсгүүдийн шинж чанар, түүнийг олж авах эх сурвалж. Хэлтсийн нэгдсэн архивыг бий болгох, тэдгээрийн ажиллах дүрэм.

хураангуй, 2012-01-19 нэмэгдсэн


Дүрэм журамОффисын ажлын чиглэлээр ОХУ-ын . Шалгалт явуулах журам, баримт бичгийн үнэ цэнийн үндсэн шалгуур. Тэдний сонголт, хадгалалтын дараалал. Улсын, хотын, хэлтсийн архивыг олж авах.

хураангуй, 2014/11/28 нэмэгдсэн


Архивын үүрэг, чиг үүрэг, эрх, хариуцлага. Баримт бичгийн зохион байгуулалт, баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл, архивын баримт бичгийг ашиглах. Хэргийн нэр томъёог эмхэтгэх, хэргийг бүрдүүлэхэд тавигдах шаардлага. Баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах. Баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах.

2008 оны 07-р сарын 19-нд нэмэгдсэн курсын ажил


1C: Enterprise систем дэх DBF болон XML файлуудаар дамжуулан мэдээллийг импортлох, экспортлох хэрэгсэл. Програм дахь баримт бичгийн зорилго, тэдгээрийн тохиргооны төрлүүд. Хөтөлбөрт бичиг баримттай ажиллах тойм: үүсгэх, хуулах, засварлах, хадгалах.

туршилт, 2011 оны 07-р сарын 31-нд нэмэгдсэн


90-ээд оны дотоодын архивын хөгжлийн засаг захиргааны асуудал, архивын шинэчлэлийн мөн чанар, чиглэл. ОХУ-ын бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн архивын байгууллагуудын бүтэц, тэдгээрийн онцлог, үйл ажиллагааны чиг үүрэг. Баримт бичгийн нууцыг задлах асуудал.

тайлан, 11/28/2010 нэмэгдсэн


ОХУ-ын оффисын ажлын эрх зүйн зохицуулалтын судалгаа. Ирж буй баримт бичигтэй ажиллах дүрэм. Тэдний нягтлан бодох бүртгэл (хүлээн авах, боловсруулах, бүртгэх, одоогийн хадгалах, илгээх). Баримт бичгийн хэлбэр, бүтцэд тавигдах стандарт шаардлагыг хэрэгжүүлэх.

курсын ажил, 2014 оны 01-р сарын 10-нд нэмэгдсэн


Төрийн болон хотын байгууллагуудын ажилчдын цалингийн тогтолцоо (тарифын системийг оруулаад) бий болгох. Үндсэн хувь хэмжээ цалинмэргэжлийн мэргэшлийн бүлгүүд. -д зориулсан цалин онцгой нөхцөлүйл ажиллагаа.

танилцуулга, 2014/02/28 нэмэгдсэн


Баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн онолын зарчим. Архивын баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн нэгж. Төрийн архивын баримт бичгийн бүртгэл. Архиваас хэрэг гаргах журам. Баримт бичгийн физик, химийн аюулгүй байдлыг хангах. Баримт бичгийг хүлээн авсан дэвтэр.

хугацааны баримт бичиг, 2016 оны 04-р сарын 22-нд нэмэгдсэн

Баримт бичиг, баримт бичгийн менежментийн талаархи үндсэн ойлголт, нэр томъёо, тодорхойлолтыг (100 гаруй!) ГОСТ R 7.0.8-2013-д тусгасан болно. Хэрэв та энэ ГОСТ-ыг нээвэл тэд танд юу болохыг тайлбарлах болно, жишээлбэл:

• баримт бичгийн дэмжлэг (DOE);
• архивлах (AD);
• баримт бичиг (албан ёсны, цахим, архивын);
• баримт бичгийн эх хувь, хуулбар, хуулбар (цахим болон баталгаажуулсан гэх мэт);
• баримт бичгийг хадгалах хугацаа;
• илүү их.

Үнэн хэрэгтээ энэ ГОСТ бодит юм Толь бичигбайгууллагын баримт бичгийн менежер.

Баримт бичгийн шаардлага

Хэрэв та баримт бичиг хэрхэн харагдах ёстойг (юунаас бүрдэх, нарийвчилсан мэдээллийг хэрхэн яаж цэгцлэх, үндсэн семантик блокуудыг хаана байрлуулах, ямар фонт ашиглах, нэгдмэл хэлбэр гэж юу вэ гэх мэт) мэдэхийг хүсч байвал та лавлах хэрэгтэй. ГОСТ Р 6.30-2003-ыг орлуулахаар батлагдсан ГОСТ Р 7.0.97- 2016.

Архивын бизнес

ГОСТ R 7.0.8-2013 стандартын дагуу AD гэдэг нь баримт бичгийг бөглөх, хадгалах, нягтлан бодох бүртгэлд хамрагдах байгууллага эсвэл компанийн мэргэшсэн хэлтсийн үйл ажиллагаа юм.

Төрийн, хотын захиргаа, салбараас эхлээд тухайн байгууллагын архив хүртэлх аливаа архивын үйл ажиллагааг зохицуулдаг.

Гэсэн хэдий ч энэ нэр томъёог ижил төстэй зарчмын дагуу зохион байгуулж, хавтсанд хийж, архивлаж, хадгалалтын нэгж бүрдүүлсэн тодорхой багц баримт бичигт хэрэглэж болно.

Архивын албаны ажил

Архив нь уламжлал ёсоор асар олон тооны баримт бичгийг хадгалдаг бөгөөд тэдгээр нь "үхсэн жинтэй" биш, харин хялбархан нэвтрэх боломжтой байх ёстой. Тиймээс цуглуулгуудаар хурдан шилжих боломжийг олгодог ил тод каталог хийх шаардлагатай байна.

Үүнийг хийхийн тулд нэгдүгээрт, шифрийг (номын сангийнхтай төстэй) боловсруулж байгаа бөгөөд энэ нь хүссэн баримт бичгийг хайх ажлыг хөнгөвчлөх болно.

Хоёрдугаарт, нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр нь орж ирж буй болон гарч буй баримт бичиг, тэдгээрийн байдал, тоо хэмжээг бүртгэдэг.

Тиймээс хэргийг хүлээн авах нь хүлээн авах бараа материал, хүлээн авах, хадгалахад шилжүүлэх актаар албан ёсоор бүрддэг. Энэ тухай бичилтийг баримт бичгийг хүлээн авах, захиран зарцуулах нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэрт оруулсан болно.

Бараа материалын дээжийг архивт шилжүүлэх

Архиваас гаргасан материалыг нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэрт бүртгэж, дараахь зүйлийг олгоно.

• гаргах тушаал;
• шилжүүлэн өгөх акт.

Баримт бичгийг устгасан нь тэдгээрийн үнэ цэнийг шалгасны дараа актаар нотлогддог. Хадгалах боломжгүй гэж хүлээн зөвшөөрөгдсөн баримт бичгийг экспортлохыг хүлээн авсан нэхэмжлэхээр бүрдүүлдэг.

Устгах үйлдлийн жишээ

Архивчийн одоогийн ажил нь баримт бичгийг тодорхой зарчим, дүрмийн дагуу файл болгон эмхэлж, хэргийн тооллого, тэдгээрийн тайлбарыг эмхэтгэж, архивын шинжлэх ухааны лавлагааны аппаратыг бий болгодогт оршдог. Цуглуулгатай ажиллахад тохиромжтой хэрэгсэл нь архивын гарын авлага, архивын каталог байж болно (ялгаа нь гарын авлага нь одоо байгаа цуглуулгын ерөнхий дүр зургийг өгдөг бөгөөд каталог нь баримт бичгийг ангилагч хэлбэрээр харуулдаг).

Байгууллагын архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хэлтэс хоорондын харилцан үйлчлэл

Архивын мэргэжилтнүүд баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үүрэгтэй байгууллагын ажилтнуудад арга зүйн туслалцаа үзүүлэх боломжтой: жишээлбэл, файл бүрдүүлэх, гүйцэтгэх, байгууллагын хэлтэст баримт бичгийг хадгалах нөхцлийг тодорхойлох, архивт шилжүүлэхэд бэлтгэх.