Бүх байгууллагад маш их бичиг баримтыг ажилд ашигладаг. Санамж бичиг нь чухал цаас гэж тооцогддог. Энэ нь ажилчид болон удирдлагын хоорондын харилцан үйлчлэлийн арга болж өгдөг. Бичих жишээ тэмдэглэлхэрхэн зөв зохиохыг сурах боломжийг танд олгоно. Үүнийг нийтлэлд авч үзэх болно.

Яагаад ийм баримт бичиг шаардлагатай вэ?

Санамж бол үйлдвэрлэлийн асуудлыг үр дүнтэй, хурдан шийдвэрлэх боломжийг олгодог аж ахуйн нэгжийн ажлын урсгалын нэг хэлбэр юм. Энэхүү баримт бичгийн зорилго нь менежерт асуудлын талаар мэдээлэх, түүнчлэн түүнийг шийдвэрлэх санал эсвэл одоо байгаа арга хэмжээний талаар тохиролцох явдал юм.

Баримт бичиг нь тухайн мэргэжилтэн өөрт тохиолдсон асуудлыг зохицуулсан нотолгоо гэж тооцогддог. Хэрэв ажилтан үүнийг бие даан шийдэж чадахгүй бөгөөд бусад ажилчдад тэмдэглэл хэлбэрээр өгвөл асуудлыг цаг тухайд нь, чанаргүй шийдвэрлэсэн хариуцлагаас чөлөөлөгдөнө. тусгай хэлбэрсанамж бичгийн төсөл байхгүй. үлгэр жишээ болно. Энэ нь гараар эсвэл цахим байж болно, гэхдээ менежер үүнийг анхаарч үзэх ёстой.

Зорилго ба баримт бичгийн төрлүүд

Асуудлыг албан тушаалтанд мэдэгдэх эсвэл ажлын талаар санал гаргахад зориулагдсан. Энэхүү цаас нь ажилтан зөвхөн ажлаа хийгээд зогсохгүй баримт бичигт онцолсон асуудлуудыг анзаарч байгааг нотолж байна.

Үйлчилгээний тэмдэглэлийг дараахь байдлаар хуваана.

1. Болсон үйл явдал эсвэл сөрөг үзэгдлийн хүчин зүйлсийг багтаасан эдгээр. Үүнд тайлбар, мэдээлэх, зөрчлийн акт, гомдол зэрэг багтана.
2. Үндсэн баримт бичгийн тайлбар болж өгдөг хүмүүс. Эдгээрт материалыг хасах, худалдаж авах, хөрөнгө хуваарилах, урамшуулал, урамшуулал олгох тухай тэмдэглэл орно.

Энэхүү баримт бичгийг доод албан тушаалтнууд болон ажил олгогчийн хооронд боловсруулдаг. Тоног төхөөрөмж эсвэл шаардлагатай бараа худалдаж авах тухай тэмдэглэлийн жишээ нь бусад тохиолдлуудтай адил байна. Зөвхөн тодорхой асуудлын талаархи сэтгэл хөдөлгөм асуултыг бүрэн тодруулах шаардлагатай.

Мэдээлэл

Энэхүү баримт бичгийн агуулга нь үйлдвэрлэл, материаллаг, эдийн засгийн асуудлыг хамардаг. Үүнд та урамшуулал, урамшуулал, бууралтын талаар мэдээлэх боломжтой. Ажилтан мөнгө авах хүсэлтээ бичиж болно үйлдвэрийн хэрэглээ. Агуулга нь тодорхой ажилтан эсвэл менежерийн эсрэг гомдлыг агуулж болно.

Хэрэв асуудал нь боловсон хүчнийг урамшуулахтай холбоотой бол ажил олгогч нь даргадаа хандсан өргөдөл хэлбэрээр тэмдэглэл үйлддэг. Энэ нь тодорхой ажилтны гавьяаг онцолж, урамшууллын аргын талаар санал болгодог. Байшингийн захидлыг гараар эсвэл хэвлэмэл хэлбэрээр хийдэг. Шагналын жишээ санамж нь баримт бичгийг зөв бүрдүүлэх боломжийг танд олгоно.

Суурь

Ажилтан бүрт санамж бичиг бичих жишээ хэрэгтэй байж магадгүй. Энэ нь ихэвчлэн 2 хэсэгтэй байдаг. Эхнийх нь удирдлагад баримт, үйл явдлын талаар мэдээлдэг бол хоёрдугаарт, хүсэлт, саналыг тусгасан болно. Дараах тохиолдолд давж заалдах шаардлагатай.

1. Урьдчилан тооцоолоогүй зарим үйлдлүүдэд хүргэсэн зөрчлүүд байна.
2. Менежерийн оролцоо шаардлагатай, жишээлбэл, төслийг дуусгахад материаллаг болон техникийн хэрэгсэл дутагдаж байна.
3. Ажилтан ажилдаа байхгүй эсвэл хар тамхины (хорт, архины) хордлогын үед ирсэн.
4. Ажлын үр дүнгээр ажилчдыг урамшуулах санал гарч байна.
5. Бизнес аялалд хүнийг явуулах хэрэгцээ.
6. Амралт эсвэл амралтын өдрүүдээс ажилтнаа дуудах.
7. Удирдагчийн оролцоо шаардлагатай аливаа нөхцөл байдал.

Ажилтанд зориулсан жишээ санамж нь бусад тохиолдлуудтай адил байна. Хэрэгтэй холбоотой бүх нарийн ширийн зүйлийг бичих нь чухал юм.

Жишээ

Бүх ажилчид санамж бичгийг хэрхэн бичихийг мэдэх нь чухал юм. Энэхүү баримт бичгийн жишээнд заавал байх ёстой нюансуудыг багтаасан болно. TO заавал биелүүлэх шаардлагабичих замаар:

1. Хүлээн авагчийг тодорхойлох нь чухал юм. Хуудасны баруун дээд буланд овог нэр, өргөдөл гаргаж буй хүний ​​албан тушаалыг бичнэ.
2. Баримт бичгийн нэр, дугаарыг доор бичсэн болно.
3. Дараа нь та шийдвэрлэх шаардлагатай асуудал эсвэл нөхцөл байдлыг хэлэх хэрэгтэй.
4. Дараа нь асуудлыг шийдвэрлэхэд чиглэсэн саналууд эсвэл зохиогчийн хүлээж буй үйлдлүүдийг зааж өгсөн болно.
5. Төгсгөлд нь та овог нэр, эхний үсэг, албан тушаалаа зааж өгөх хэрэгтэй.

Санамж бичих жишээг нийтлэлд үзүүлэв. Эдгээрийг энэ баримт бичгийг эмхэтгэх ямар ч хэрэгцээнд ашиглаж болно.

Нянгууд

Хэрэв та санамж бичиг хэрхэн бичигдсэнийг мэддэг бол аливаа асуудлын хувьд цаас зурах нь илүү хялбар байх болно. Энэхүү баримт бичгийн жишээ нь үлгэр жишээ бөгөөд нөхцөл байдлаас шалтгаалан зарим зүйлийг нэмж оруулж болно. Бичгийн нарийн ширийн зүйлийг мэдэх нь бас чухал юм.

1. Санамжийг А4 хуудсан дээр зурсан.
2. Гараар бичихдээ цэнхэр өнгийн үзэг хэрэглэдэг.
3. Хэрэв цахим хувилбарыг сонгосон бол тухайн байгууллагын баримт бичгийг бүрдүүлэхэд ашигладаг фонтыг сонгоно.
4. Зүүн догол нь 2.5 - 3.5 см, баруун догол нь 1.25 - 2.5 см байна.
5. Дээд ба доод ирмэг нь 2 см-ээс багагүй байна.

Бичгийн ямар ч хэлбэрийг сонгосон бай, тэмдэглэл бичих жишээ нь адилхан. Тэднийг бас ерөнхий дүрмийн дагуу авч үзье.

Цахим баримт бичиг

Хэрэв байгууллага мэдээллээр дамжуулан мэдээлэл солилцох боломжтой бол цахим хэрэгсэл, үүнд имэйл, дараа нь тэмдэглэл илгээх нь илүү хялбар байх болно. Энэхүү ажлын урсгалын давуу талууд нь санамж бичгийг авч үзэх хурдыг агуулдаг.

Тэмдэглэлийн жишээ цахим хэлбэрээргар бичмэлтэй адил. Нэг их ялгаа байхгүй. Үндсэн хэсэгт гол асуудал буюу одоогийн нөхцөл байдлыг мөн зааж өгсөн болно. Үүний ялгаа нь хүлээн авагчийг зааж өгөх шаардлагагүй юм. Давж заалдах хүсэлтийг илгээсэн хүнийг "Хаяг" мөрөнд оруулна. Хэрэв бид бичиг баримт солилцохыг харгалзан үзвэл "Сэдвийн" мөрөнд мессеж хэнд зориулагдсан болохыг зааж өгөх шаардлагатай.

Имэйлийн загвар нь ихэвчлэн текстэнд автоматаар оруулах гарын үсэгтэй байдаг. Энэ нь бичих цагийг хэмнэдэг. Хэрэв шуудан илгээгчийг тодорхойлж чадахгүй бол төгсгөлд нэр, албан тушаалыг зааж өгнө.

Мессежийг цахим шуудангаар илгээхдээ мессежийг уншсаныг зааж өгөх нь чухал. Мэдэгдэл нь санамж бичгийг тодорхой цагт илгээсэн болохыг баталгаажуулах болно.

Та юуг анхаарах ёстой вэ?

Тэмдэглэл бичихдээ хэд хэдэн чухал зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

1. Өргөдлийг тодорхой байгууллагын даргад бичдэг. Бүтээгдэхүүний нэр, тоо хэмжээ, зориулалтыг зааж өгөх ёстой.
2. Тодорхой ажилтан эсвэл бүлэг хүмүүст зориулсан тэмдэглэлийг зохиогчийн тайлагнадаг дээд менежер, баримт бичгийг бүрдүүлсэн этгээдийг зааж өгсөн болно.
3. Хэрэв хуучин тоног төхөөрөмжийг солих шаардлагатай бол хүсэлтийг хангах шалтгааныг зааж өгөх ёстой.
4. Урамшууллын бичгийг ажилтны ололт амжилтыг харуулсан хамт олгоно.
5. Хэрэв та албан тушаал ахихыг хүсвэл энэ хүсэлт юутай холбоотой болохыг бүрэн зааж өгөх ёстой. Ийм баримт бичгийг хэлтсийн дарга эмхэтгэдэг.
6. Төлбөрийг дутуу төлсөн тухай гомдол гаргахдаа түүний хэмжээ, түүний шалтгаан, гэм буруутай хүмүүсийг зааж өгөх шаардлагатай.
7. Тоног төхөөрөмжийн эвдрэлийн улмаас тэмдэглэл хийсэн бол энэ нь юунаас үүдэлтэй болохыг зааж өгөх нь чухал юм.
8. Баримт бичгийг цаг тухайд нь бэлтгээгүй тухай гомдлыг цаас, түүний нэрийг хүлээн авах ёстой хугацааг зааж өгдөг.

Эдгээрийг дагаснаар энгийн дүрэм, энэ нь чадварлаг тэмдэглэл хийх болж хувирна. Энэ бол ихэнх байгууллагуудын дагаж мөрддөг хэлбэр юм.

Анхаарах зүйл

Баримт бичгийг бичсэний дараа хариуцагчаар бүртгүүлнэ. Дараа нь авч үзэхээр хүргүүлж, дараа нь хүлээн авагч руу илгээнэ. Сүүлийнх нь тогтоол гаргах ёстой, жишээлбэл, "Дууссан" эсвэл "Татгалзсан". Санамж бичихэд хууль эрх зүйн тодорхой шаардлага байхгүй ч бүх зүйлийг оруулах шаардлагатай хэвээр байна.

Жижиг аж ахуйн нэгжийн хувьд энэ баримт бичиг нь цаг хугацаа, хүчин чармайлт шаарддаг шаардлагагүй албан ёсны баримт бичиг гэж үзэж болно. Гэхдээ олон ажилтантай том байгууллагад хэлтэс байдаг, тэмдэглэл нь туслах байж болно. Энэ нь хэлтэс хоорондын харилцан үйлчлэлийн талаар бичгээр сануулах болно.

Тэмдэглэл гаргахдаа хайхрамжгүй хандах нь шаардлагагүй цаг хугацаа алдахад хүргэдэг, учир нь та ямар ч нөхцөл байдлыг олж мэдэх, үүссэн асуудлын хариуцлагыг хайх хэрэгтэй болно. Тиймээс аж ахуйн нэгж бүр баримт бичгийг бичихдээ хариуцлагатай хандах нь чухал юм. Энэ нь ажлыг чадварлаг зохион байгуулах, янз бүрийн асуудлыг шийдвэрлэхэд цаг алдахгүй байх боломжийг олгоно.

Санамж бол мэдээлэл, лавлагааны баримт бичиг, хэрэгсэл юм бизнесийн захидал харилцаабайгууллагын дотор.

Алба эсвэл тодорхой ажилтны ажилтай холбоотой аливаа бизнесийн асуудлыг тодруулах зорилгоор санамж бичгийг боловсруулдаг бөгөөд тэдгээрийн шийдэл нь тухайн байгууллага, ажилтны өөр бүтцийн нэгжээс хамаарна.

Санамж бичиг бичих нь санамж бичгээс ялгаатай нь шууд харьяалагддаггүй бүтцийн нэгжүүд эсвэл түүнтэй адилтгах албан тушаалын ажилтнуудын хооронд хийгддэг.

Ажилчдын урамшууллын хувьд

Урамшууллын тухай тэмдэглэл нь ажилтныг урамшуулах тушаал гаргах үндэс суурь бөгөөд дээд удирдлагын нэрийн өмнөөс хэлтсийн дарга боловсруулж, урамшуулал олгох шалтгаан, үндэслэл, ажилтны мэдээлэл, мэдээлэл зэргийг тусгасан болно. хөрвүүлэгч. Дарга үүнийг авч үзэхийн тулд тэмдэглэл бүртгүүлэх шаардлагатай. Урамшууллын тухай шийдвэр гарсны дараа тушаал гардаг.

Цалин нэмэх тухай

"Компани" ХХК

2010 оны 11 дүгээр сарын 25-ны өдрийн 25\10982 дугаар тушаал

Иванов В.А-ийн цалингийн өсөлтийн талаар.

Менежер Иванов В.А-ийн борлуулалтын сайн гүйцэтгэлийн улмаас. 2010 оны 1-3 дугаар улирлын үр дүнгээр

БИ ЗАХИАЛАХ:

1. 2010 оны 12-р сарын 01-ний өдрөөс эхлэн борлуулалтын хэлтсийн менежер Иванов Виктор Александровичийн албан ёсны цалинг 25,000 (хорин таван мянга) рублийн хэмжээгээр тогтоосугай.

2. Ерөнхий нягтлан бодогч Васильева А.В. Энэ тушаалын 1 дэх хэсэгт заасан цалин хөлс, түүнийг үндэслэн тооцсон бусад дүнг цаг тухайд нь олгох.

3. Дарга руу боловсон хүчний үйлчилгээФедоров Г.И.:

3.1. Борлуулалтын менежерийн албан тушаалын цалинг 25,000 (хорин таван мянга) рубль болгож, орон тооны хүснэгтэд өөрчлөлт оруулна.

3.2. Иванов В.А. нэмэлт гэрээогноотой хөдөлмөрийн гэрээнд [огноо хөдөлмөрийн гэрээ] [Хөдөлмөрийн гэрээний дугаар] 2010 оны 12-р сарын 01-ээс эхлэн 25,000 (хорин таван мянга) рубльтэй тэнцэх хэмжээний цалин тогтоох тухай.

2.4. Энэхүү тушаалтай танилцахын тулд Иванов В.А. будгийн дор.

"Компани" ХХК-ийн ерөнхий захирал

Жданов В.В.

Би ____________________ Васильева А.В.-ийн захиалгатай танилцаж байна.

Захиалгатай танилцсан ____________________ Федоров Г.И.

Би захиалгатай танилцсан ____________________ Иванов В.А.

Цалин нэмэх үндэслэл нь дараахь байж болно.

- ажилтны харьяалагддаг хэлтсийн даргын санамж бичиг

- улс орны үнийн өсөлт, үүний үр дүнд компанийн цалинг дахин индексжүүлэх шаардлагатай болсон - ажилчдын цалинг нэмэгдүүлэх

- шинээр томилох албан ёсны үүрэгажилтан.

Үүргээ биелүүлээгүй тухай

САНАМЖ бичиг
04.10.2013 № 6

Үүргээ биелүүлээгүй тухай

Экспедиторын жолооч Соколов Иван Игорьевич өөрт нь томилогдсон машиныг (улсын дугаар C 042 MK 83) хуваарьт техникийн үзлэгт оруулаагүй нь заалтыг зөрчсөн болохыг та бүхэнд хүргэж байна. ажлын байрны тодорхойлолт 2010.10.06-наас

Үйлдсэн зөрчилтэй холбогдуулан би Соколов И.И-д сануулга өгөхийг санал болгож байна.

Албан үүргээ биелүүлээгүй тухай санамж бичгийг А4 цаасан дээр зурдаг.

Ажил дээрх зөрчлийн тухай

МЭДЭЭЛЛИЙН ГАЗАР Ерөнхий захирал

ТЕХНОЛОГИ Беседа ХХК

САНАМЖ бичиг

09.12.2014 № 10-23/158

Хөдөлмөрийн сахилга бат зөрчсөн тухай

Өчигдөр буюу 2014 оны 12-р сарын 8-ны өдрийн 16-00 цагаас ажлын өдөр дуустал 2 цагийн турш мэдээллийн технологийн хэлтсийн мэргэжилтэн Роман Викторович Фрегатов ажлын байран дээрээ байхгүй байсныг би танд мэдэгдэж байна.

Байгаагүй болсон шалтгааны үндэслэлтэйг нотлох баримт бичиг, Фрегатов Р. танилцуулаагүй.

Зөрчилтэй холбогдуулан түүний давтагдсан шинж чанарыг харгалзан би Фрегатов Р.В.-д санал болгож байна. сануулга өгөх.

Хэлтсийн дарга Э.С. Любимчиков

Өгөгдсөн санамж бичгийн жишээн дээр үндэслэн одоо өөрийнхөө жишээг бүтээхэд хялбар боллоо.

Евгения судал

Бичиг хэргийн хэрэгсэл худалдан авахад зориулагдсан

"Бичиг хэргийн хэрэгсэл худалдаж авах" санамж бичигт тодорхой тооны бичиг хэргийн хэрэгсэл худалдаж авах үйлдвэрлэлийн хэрэгцээний баримтуудыг тусгасан бөгөөд жагсаалтыг хавсаргасан болно. бичгийн хэрэгсэл(нэр, тоо хэмжээ).

Санхүүгийн хуваарилалтын талаар

Ажилтан __________________________/_____________/

ТОХИОЛДСОН

Хэлтсийн дарга __________________________/_____________/

АНХААР

Хэлтсүүдэд тусгайлан худалдаж авсан уран зохиолын нягтлан бодох бүртгэл, хадгалалтын хариуцлагыг эдгээр хэлтсийн дарга нар хариуцна.

Уран зохиол худалдаж авахад зориулж хөрөнгө гаргах шийдвэр:

Удирдагч

Корпорацийн их сургууль ___________________________/____________ /

Хэмжээгээр нь

Рубль ______________ / _____________ / "__" _______ 200_

Би борлуулалт, бэлэн мөнгөний орлого, мөн зарцуулагдаагүй хөрөнгийг 200_ оны 25 "____________" хүртэл өгөх үүрэгтэй. ___________________________/_____________/

хэмжээний бараа, бэлэн мөнгөний орлого, түүнчлэн зарцуулагдаагүй хөрөнгө

Рубль _______________ / _____________ / "__" _______ 200_

үзэл баримтлал "ажил хэргийн тэмдэглэл" Мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийн нэг хэсэг болох аж ахуйн нэгж (байгууллага) дахь бизнесийн захидал харилцааг нэгтгэдэг. Мэдээлэл, лавлагааны баримт бичиг нь хүмүүсийг авахыг урамшуулах мэдээллийг өгдөг тодорхой шийдэл, өөрөөр хэлбэл удирдлагын шийдвэрийг санаачлах, танд нэг арга замыг сонгох боломжийг олгоно удирдлагын нөлөө. Тэд тушаал агуулаагүй, тушаал биелүүлэх үүрэг хүлээхгүй.

Мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийн онцлог Эдгээр нь хяналтын системд доороос дээш явдаг.

• ажилтанаас хэлтсийн дарга хүртэл;
• хэлтсийн даргаас байгууллагын дарга хүртэл;
• харьяа байгууллагаас дээд байгууллагад.

Аливаа мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийг бүртгэх нь ГОСТ 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем"-ийн шаардлагад нийцсэн байх ёстой. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийн шаардлага.

Тайлан, үйлчилгээ, тайлбар, тайлбар бичгийг бэлтгэхэд ерөнхий дүрмүүд байдаг . Эдгээр баримт бичгийн аль нэг нь:

• зохиогч (тэмдэглэл ирсэн байгууллага, бүтцийн нэгж, албан тушаалтан);
• хаяг хүлээн авагч (баримт бичгийг хэн рүү илгээсэн);
• баримт бичгийн төрлийн нэр (жишээлбэл, "Санамж бичиг", "Санамж бичиг", " Тайлбар бичиг"," Тайлбар тэмдэглэл ");
• эмхэтгэсэн огноо, бүртгэлийн дугаар;
• гарчиг (жишээлбэл, "Хөдөлмөрийн сахилга батыг зөрчсөн тухай");
• текст;
• эмхэтгэгчийн гарын үсэг (албан тушаалыг харуулсан).

Тайлан, үйлчилгээ, тайлбар, тайлбар бичгийг бүрдүүлэх онцлог

санамж бичиг - Энэ бол тухайн байгууллага, бүтцийн нэгжийн даргад хаягласан бичиг баримт юм. Нэр дээр үндэслэн санамж бичигт аливаа асуудлыг нарийвчлан тусгасан, өөрөөр хэлбэл үүссэн нөхцөл байдлын талаар мэдээлдэг. Дүрмээр бол удирдлагаас зохих арга хэмжээ авах эсвэл тодорхой шийдвэр гаргах зорилгоор.

Жишээлбэл, цехийн дарга нь өөрийн харьяа албан тушаалтнуудын аль нэг нь үүргээ зохисгүй биелүүлсэн тухай санамж бичигт үйлдвэрийн даргад мэдэгдэж, ажилтанд сахилгын шийтгэл ногдуулахыг санал болгож болно. Байгууллага, хэлтсийн даргад хаягласан санамж бичиг нь дотоод баримт бичигба энгийн А4 цаасан дээр зурж болно. Дээд байгууллагад илгээсэн баримт бичиг нь гадны баримт бичиг бөгөөд байгууллагын албан бичгийн хуудсан дээр бичигдсэн байх ёстой.

Санамж бичгийн текст нь ихэвчлэн хоёр, гурван хэсгээс бүрддэг. Эхний хэсэгт болсон шалтгаан, баримт, үйл явдлыг дурдаж, үүнийг бичих шалтаг болсон. Хоёрдахь хэсэг, дүн шинжилгээ хийх нь одоогийн нөхцөл байдлын дүн шинжилгээ, боломжит шийдлүүдийг агуулдаг. Гурав дахь хэсэг буюу нэгтгэн дүгнэхэд эмхэтгэгчийн үзэж байгаагаар хийх ёстой тодорхой арга хэмжээний талаархи дүгнэлт, саналыг багтаасан болно. Үүний зэрэгцээ, хоёр дахь хэсэг нь санамж бичигт байхгүй байж магадгүй бөгөөд асуудлын мөн чанарыг илэрхийлсний дараа түүнийг шийдвэрлэх саналыг нэн даруй тайлбарлах болно.

Хэрэв санамж бичиг нь ажлын явцын талаар хүлээн авагчид мэдээлсэн бол тэдгээрийг тогтмол боловсруулж болно. Эдгээр нь мэдээллийн санамж бичиг гэж нэрлэгддэг.

тэмдэглэл зорилгынхоо хувьд санамж бичигт ойрхон боловч түүнээс ялгаатай нь дотоод, албан ёсны шинж чанартай. Санамжийг тухайн нэгжийн ажилтан, дарга өөр нэгжийн дарга, мэргэжилтэнд хаяглан гаргаж өгдөг.

Тиймээс нэр дээр үндэслэн энэ нь зөвхөн үйлчилгээний асуудлыг шийдэж, хяналтын объектуудын хэвтээ холболтыг хангадаг. Санамж бичигт ихэвчлэн логистик, эдийн засаг, мэдээллийн дэмжлэг гэх мэт асуудлуудыг тусгасан байдаг.

Санамж бичгийн текст нь дүрмээр бол үндэслэл (бүхэх болсон шалтгааны мэдэгдэл), санал, хүсэлт, өргөдөл гэх мэтээс бүрдэнэ. Жишээлбэл, нягтлан бодогч нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст компьютер эсвэл хэвлэгчийг засах шаардлагатай байгаа тухай тэмдэглэлд мэдээлж болно. Ийм санамжийг системийн тусламжийн хэлтсийн даргад илгээж, төхөөрөмжийг засахыг хүсэх ёстой. Санамжийг санамж бичгийн нэгэн адил А4 хуудсан дээр зурдаг.

Бүх Оросын удирдлагын баримт бичгийн ангилагч (OKUD) -д "Санамж бичиг" гэх мэт баримт бичиг байдаггүй. энэ төрөлбаримт бичиг нь хэрэглэхэд тун хялбар тул практикт өргөн хэрэглэгддэг.

Тайлбар бичиг - аливаа үйлдэл, баримт, үйл явдлын шалтгааныг тайлбарласан баримт бичиг. Үүнийг байгууллагын аль ч ажилтан дээд албан тушаалтанд хандаж хийж болно.

Тайлбар тэмдэглэл дотор хөдөлмөрийн харилцаа, Урлагийн дагуу. ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуулийн 193 дугаар зүйл нь сахилгын шийтгэлийн баримт бичгийг заавал дагаж мөрдөх баримт бичиг юм. Ийм тайлбарт ажилтан хөдөлмөрийн сахилга батыг зөрчсөн шалтгааныг тайлбарлана. Тайлбар тэмдэглэл нь ажил олгогчийн гаргасан зөрчлийн ноцтой байдал, түүнийг үйлдсэн нөхцөл байдлын талаархи үнэлгээний үндэслэл болно.

Тайлбар бичгийн текст нь дүрмээр бол хоёр хэсгээс бүрдэнэ.

• эхний хэсэг нь үүнийг бичихэд хүргэсэн баримтуудыг агуулдаг;
• Хоёр дахь хэсэг нь одоогийн нөхцөл байдлыг тайлбарлах шалтгаанууд юм.

Тайлбар тэмдэглэлийг ихэвчлэн зарим төрлийн нэхэмжлэлд "хариултаар" бичдэг тул сайн бичсэн тайлбар нь таагүй нөхцөл байдлыг авч үзэхэд эзэндээ тусалдаг.

Тайлбар тэмдэглэл , бусад төрлийн тэмдэглэлээс ялгаатай нь Текст баримт, үндсэн баримт бичгийн тодорхой заалтуудын агуулгыг тайлбарлах (төлөвлөгөө, тайлан, төсөл). Боловсруулсан төслийн тайлбарт батлагдсан дизайны шийдвэр, тэдгээрийн техник, эдийн засгийн үндэслэлийг тодруулж, нотолсон болно.

Нягтлан бодох бүртгэлийн тайлбар нь дараахь зүйлийг агуулсан нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг юм.

• аж ахуйн нэгжийн урсгал, хөрөнгө оруулалт, санхүүгийн үйл ажиллагааны техник, эдийн засгийн үндсэн үзүүлэлтүүд;
• бараа материал, элэгдлийн тооцооны аргыг ашиглах талаар нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогын нарийвчилсан тайлбар.

Ихэнх тохиолдолд тайлбар тэмдэглэл бүрдүүлэх журмыг мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийн энэ хэлбэрийг баталсан аж ахуйн нэгж (байгууллага) зохицуулдаг.

Тиймээс бизнесийн тэмдэглэл нь удирдлагын шийдвэр гаргах эхлэлийг тавьж, удирдлагын нөлөөллийн нэг буюу өөр аргыг сонгох боломжийг олгодог мэдээлэл, лавлагааны баримт бичиг юм.

Санамжийг ажилтан шууд удирдагчийнхаа нэр дээр эсвэл өөр хэлтсийн даргын нэр дээр зурдаг. Энэ нь богино хугацаанд боломжийг олгодог:

• тухайн үед үүссэн асуудлын талаар менежерт мэдэгдэх;
• түүнийг арилгах талаар санал гаргах, эсвэл өөр ажилтантай үйл ажиллагааны төлөвлөгөөгөө тохиролцох;
• удирдагчийг шийдвэр гаргах эсвэл тушаал гаргахад өдөөх.

Мөн ажлын явц дахь асуудлыг илрүүлсэн мэргэжилтэн нөхцөл байдлыг хэвийн болгохгүй, удирдлагадаа мэдэгдэж, шуурхай шийдвэр гаргасны баталгаа юм. Энэ нь бүтсэнгүй гэсэн үг.

Тэмдэглэлийн төрлүүд

Бизнес захидлын үндсэн төрлүүдийг авч үзье.

• мэдээлэл хүсэх тухай;
• ажилтны хөдөлмөрийн үүргээ гүйцэтгэх явцад гаргасан зөрчлийн тухай;
• бизнес аялал эсвэл бизнес аялалд явуулах тухай;
• ажилчдын урамшуулал дээр.

Нэмж дурдахад байгууллагын доторх хэлтэс, хэлтэс, хэлтсүүдийн хооронд баримт бичгийн багцыг шилжүүлэхэд санамж бичиг (жишгийг доор үзүүлэв) дагалдаж болно (гуравдагч этгээдийн байгууллагуудын хувьд хамгаалах захидал бэлтгэсэн байх ёстой). Мөн ажлын байран дээр байхгүй болсон шалтгааныг тайлбарлах шаардлага бүхий ажилтнуудад илгээж болно.

Санамж нь ажлын мөчтэй холбоотой аливаа асуултыг агуулж болно.

Эмхэтгэлийн дүрэм

Эмхэтгэхдээ баримтлах гол дүрэм бол товчлол юм. Баримт бичигт асуудлын мөн чанар, түүнийг шийдвэрлэх арга замыг тодорхой тусгасан байх ёстой. Дүрмээр бол текст нь 6-7 мөрөөс хэтрэхгүй байх ёстой. Цаасны хувьд нэгдсэн хэлбэр байхгүй, дурын хэлбэрийг ашигладаг.

Санамжийн жишээ

Гэсэн хэдий ч бичихдээ дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг шаарддаг ГОСТ R 7.0.97-2016-ийн заалтуудыг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

• цаас нь толгой хэсгийг агуулсан байх ёстой. Энэ нь бичиг баримтыг хэнд хаягласан болохыг заана (одоо байгаа тохиолдолд ажилтны албан тушаал, овог нэр);
• дараа нь баримт бичгийн нэрийг зааж өгсөн болно;
• түүнийг эмхэтгэсэн огноо, дугаарыг оруулсан;
• одоогийн нөхцөл байдлын тайлбар, үүний улмаас "Би таны анхааралд хүргэж байна ...", дараа нь текст нь тодорхой хүсэлт агуулсан байх ёстой;
• албан тушаал, овог нэрийг доор харуулав. эмхэтгэгч, хуулбарын хамт гарын үсэг.

Боловсруулсан баримт бичгийг аж ахуйн нэгжийн нарийн бичгийн даргад ирж буй захидал хэлбэрээр бүртгүүлэх ёстой. Үүний дараа захирал санамж бичгийг хүлээн авч, биечлэн уншина гэдэгт итгэлтэй байж болно.

Цахим хэлбэрээр хэрхэн мэдүүлэх вэ

Олон аж ахуйн нэгж баталсан цахим баримт бичгийн менежмент. Тиймээс, жишээ нь дээр бичсэн санамж бичгийг цахим хэлбэрээр гаргаж болно. Энэ тохиолдолд энэ нь аж ахуйн нэгжийн корпорацийн шуудан руу илгээгддэг. Нарийн бичгийн дарга нь захидал хүлээн авагчдад цаашид эрэмбэлж, дамжуулах ажилд оролцдог.

Энэхүү шилжүүлгийн арга нь ажилчдын цаас, цагийг хэмнэдэг. Энэ тохиолдолд баримт бичгийг цаасан дээрхтэй ижил аргаар эмхэтгэдэг. Үүн дээр зогсох нь зүйтэй юм цахим гарын үсэгилгээгч. Илгээсэн баримт бичгийг менежер уншиж байгаа эсэхийг шалгахын тулд илгээхдээ "мэдээлэл унших тухай мэдэгдэл" илгээх маягтын нүдийг чагтална уу.

Баримт бичгийн жишээ

Ихэнхдээ ажлын асуудлыг шийдэхдээ шилжүүлэх шаардлагатай болдог чухал мэдээлэлудирдагч. Заримдаа нөхцөл байдлын улмаас нөхцөл байдлын тайлбар, алдаанаас сэрэмжлүүлгийг бичгээр гаргахыг шаарддаг.

Энэ тохиолдолд баримтыг зөв илэрхийлэхээс гадна баримт бичгийг зөв бүрдүүлэх шаардлагатай. Үүнийг эмхэтгэх нь ихэвчлэн хэцүү байдаг, ялангуяа туршлага байхгүй тохиолдолд. Гэхдээ таны нүдний өмнө жишээнүүд байгаа бол үүнийг хийхэд хэцүү биш юм. Тийм ч учраас бид дээжийг бэлтгэсэн бөгөөд уншсаны дараа та баримт бичгийг зөв боловсруулж болно.

Урамшууллын тухай тэмдэглэл нь ажилтныг урамшуулах тушаал гаргах үндэслэл болно. Байгууллагын захирлын нэр дээр ажилтны шууд удирдагч эмхэтгэсэн. Баримт бичиг нь ажилтны гавьяа, урамшуулах хүсэлт, ажилчин, эмхэтгэгчийн мэдээллийг тусгасан болно. Нааштай шийдвэр гаргасны дараа захирал урамшуулал олгох тушаал гаргадаг.

Захиралаас ажилтанд хэрхэн урамшуулал олгох тухай тэмдэглэлийн жишээ

Хэрэв ажилтан хөдөлмөрийн үүргээ бүрэн гүйцэтгэж чадаагүйн улмаас ажлын явцад нөхцөл байдал үүссэн бол тайлбар бичгийг ашиглана. Шалтгааныг нь зааж өгсөн.

тайлбарын жишээ

Хэрэв ажилтан хуваарилах хүсэлтээ менежертэй холбоо барих шаардлагатай бол санамж бичгийг ашигладаг Мөнгөажлын хэрэгцээнд зориулж. Энэ тохиолдолд баримт бичигт материал олж авах үйлдвэрлэлийн хэрэгцээний баримтуудыг тусгасан болно.

Санамж бичиг хэрхэн бичих вэ, дээж

Хадгалах хугацаа

Ердийн удирдлагын жагсаалтын дагуу архивын баримтуудүйл ажиллагааны явцад үүссэн төрийн байгууллагууд, бие орон нутгийн засаг захиргааболон байгууллагууд, ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн 558 тоот тушаалаар батлагдсан хадгалах хугацааг зааж, санамж бичгийг аж ахуйн нэгжийн архивт дор хаяж таван жил хадгалах ёстой. Шаардлагатай тохиолдолд байгууллагын захирал хадгалах хугацааг сунгах эрхтэй. Цахим хэлбэрээр гүйцэтгэсэн баримт бичгийг хадгалах хугацааг компанийн дүрмээр тогтоож болно.

Санамж (SZ) - нэг төрлийн санамж бичиг.

Гол ялгаа нь SZ-г илгээдэг албан тушаалтнуудхяналтын ижил түвшинд, хэвтээ байрлалд байрладаг.

Санамжийг дээд түвшний менежерүүдэд босоо байдлаар илгээдэг.

Хууль тогтоомжид SZ эсвэл дээжийг бий болгоход заавал дагаж мөрдөх журам байдаггүй. Ангилагч удирдлагын баримт бичигзөвхөн тайлан, тайлбар, тайлбарын лавлагаа агуулсан. Тодорхой хүрээнд SZ гаргах норм, заавар хуулийн этгээдорон нутгийн хэмжээнд зохицуулж болно норматив актбизнесийн асуудлаар.

SP нь бичгийн цаас бөгөөд тэдгээрийг илгээсэн хүн бүртгэх (бүртгүүлэх) ёстой тул бие даан шийдвэрлэх боломжгүй асуудлын талаархи аливаа мэдээлэл, хүсэлт, мессежийг илгээж байгааг нотлох баримт болдог. Нэг төрлийн удаашрал, хариуцлагын хуваарилалт.

Хэрхэн зөв зурах вэ: ГОСТ-ийн дагуу SZ бөглөх

Хүчин төгөлдөр болох ГОСТ нь илүү нарийвчилсан зохицуулалт, шинэ хэсгүүдийг агуулдаг.

гадаад үзэмжийн шаардлага

Санамжийг цагаан эсвэл бусад цайвар өнгийн А4 эсвэл А5 цаасан дээр зурдаг.

Ирмэгийн дагуу захын зайг байрлуулсан: баруун талд - 10 мм, нөгөө талдаа - тус бүр 20 мм. Манай улсад бичиг баримтыг орос хэлээр бүрдүүлдэг.

Дээд хэсэг ("малгай"). Баруун дээд талд SZ-ийн хаягийг оруулсан болно (4-ээс ихгүй, эс тэгвээс шуудангаар илгээх шаардлагатай).

Доорх зүүн талд цаасны нэр, огноо, бүртгэлийн дугаар, хураангуй(толгой).

Огноог араб тоогоор (DD.MM.YYYY, YYYY.MM.DD) болон үг ашиглан тоон хэлбэрээр зааж өгч болно. Регистрийн дугаар– үсэг нэмэлттэй байж болох дарааллын тоон утга.

ЧУХАЛ:Гарчиг нь SZ-ийн текстийн гол мөн чанарыг тусгасан байх ёстой, цаасан дээр юу болохыг хэлэх ёстой.

Хэрэв тэмдэглэл нь нэгээс олон хэвлэсэн хуудас эзэлдэг бол дараагийн хуудсыг дугаарлана.

Шинэ ГОСТ нь нэмэлт стандартуудыг тусгасан болно.

• Тэрээр зөвхөн уламжлалт цаасан баримт бичгийг төдийгүй бүртгэлийн ижил дүрмийн дагуу цахим баримт бичгийн менежментийг дурддаг.
• Текст. Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri фонтуудыг ашиглах нь хамгийн тохиромжтой. Сонгосон фонтын дагуу 12-14 хэмжээтэй байна. Уламжлалт мөр хоорондын зай нь 1-1.5; үгсийн үсгийн хувьд - хэвийн; бие даасан үгсийн хооронд - зай (нэг хэсэг). SZ-ийн текст нь хуудасны өргөнтэй зэрэгцсэн байна.
• Хуудасны дугаарыг хуудасны дээд талд (толгой) байрлуулна.
• Баримт бичгийг хоёр талт хэвлэхийг зөвшөөрч, шаардлагатай зайг бүх талаас нь хадгална.
• Догол мөрөнд догол мөр байна - 1.25 см.

Лавлагаа: SZ нь нэг компани дотор илгээгддэг тул тамга дарах шаардлагагүй.

Доорх зурган дээрх баримт бичгийн жишээ:

Санамж бичиг хэзээ дүрмийг дагаж мөрддөггүй вэ?

Дээр дурдсанчлан SZ бол тийм биш юм албан ёсны баримт бичиг, тиймээс, маягтанд ороогүй тэмдэглэл илгээх нь тодорхой үр дагавар байхгүй.

SP-ийн зорилго нь ажлын байран дахь хамт ажиллагсаддаа тодорхой мэдээллийг олж авах эсвэл хангах явдал юм.ба цорын ганц сөрөг үр дагавар нь тэмдэглэлд хариу үйлдэл үзүүлэхгүй байх явдал юм.

Хууль тогтоомжид өргөдөл гаргах ерөнхий нөхцөлийг тусгасан бөгөөд үүнийг дагаж мөрдөөгүй тохиолдолд тэдгээрийг авч үзэхгүй. Аналогоор тэдгээрийг SZ-д хэрэглэж болох юм шиг байна. Ялангуяа дараах өргөдөлд хариу ирэхгүй.

1. тэдгээрийг хийсэн этгээдийг заагаагүй (нэргүй);
2. Садар самуун мэдэгдэл, доромжлол, заналхийллийг агуулсан;
3. унших боломжгүй;
4. Хэрэв өмнө нь ижил төстэй хүсэлтэд хариу өгсөн бол;
5. Хэрэв хариулт нь хамгаалагдсан нууцыг задруулах шаардлагатай бол;
6. Мөн бусад.

Эдгээр хэм хэмжээ нь "ОХУ-ын иргэдийн гомдлыг хэлэлцэх журмын тухай" холбооны хуульд тусгагдсан болно.Хэдийгээр хуульд байхгүй ч гэсэн. заавал биелүүлэх дүрэмсанамж бичгээр захидал харилцааны хувьд үүнийг дүрмийн дагуу боловсруулсан байх ёстой бизнесийн харилцаа холбоо, Орос хэлний дүрэм, бизнесийн баримт бичигт тавигдах уламжлалт шаардлага.