Ажил хэргийн захидал харилцааны дүрэм, захидлын тусламжтайгаар сайн харилцаа тогтоох хэд хэдэн төвөгтэй маневруудыг зөвхөн ажлын өдөр бүр ирж буй захидал харилцаагаар дүүрсэн цахим шуудантай хүмүүст төдийгүй хэд хэдэн захидал, мессежийг төлөвлөгөөнд тусгасан байх ёстой. санаачлагч нь та байх ёстой. Beeches ид шидийг эзэмших нь орчин үеийн эмэгтэй хүн бүрт ашигтай байдаг. Энэ нь хамгийн багадаа ажил хайхад хэрэг болно - анкет илгээх, хамгаалах захидал, хүсэлтийн дагуу өөрийнхөө тухай нэмэлт мэдээлэл, мөн туршилтын зүйлүүд, түүнчлэн ярилцлагын цагийг зохицуулахын тулд мессеж илгээх.

Бичиг үсэг бол бизнесийн захидал харилцааны үндэс, таны нүүр царай юм

Дислекситэй блогчид интернетэд алдартай байж болно гэдэг нь таны алдаа, үсгийн алдааг зөвтгөх ёсгүй. Сургуульд орос хэл тааруу байсан гэж өөрийгөө бүү тайтгаруул (ярианы янз бүрийн хэсгүүдэд "үгүй" гэж бичих дүрмийг чангатгах цаг болжээ). Өөртөө аль болох өндөр шаардлага тавьж байгаарай. Энэ нь ялангуяа бизнесийн захидал харилцааг явуулахдаа доромжилдог, мэргэжлийн чиглэлээрээ үг бичих нь буруу юм. Ярилцагч таны ур чадварт эргэлзэж магадгүй юм.

1. gramota.ru сайтыг интернет хөтөч дээрээ хавчуургатай байлгаарай.

2. Яг тодорхой хэлж чадахгүй үг бүү ашигла (ядаж Википедиа-г шалгаарай).

3. Ярилцагчдад танил биш байж болох ховор, тодорхой үгс нь түүнийг төөрөгдүүлэх эсвэл буруугаар тайлбарлах болно гэдгийг санаарай. Хэрэв ярилцагчийг таны нэр томьёотой танилцуулах шаардлагатай бол ёс зүйн дүрмийн дагуу ашигласан нэр томъёо, товчлолын талаар тайлбар өгнө үү.

4. Хэт урт өгүүлбэр гаргахгүй байхыг хичээгээрэй. Бизнесийн захидал харилцааны хувьд биш харин роман бичихэд зориулсан нарийн төвөгтэй, гоёмсог загварыг үлдээгээрэй.

5. Мессежийг шууд захидлын үндсэн хэсэгт биш, харин эхлээд компьютер дээрх файлд бичихийг бид танд зөвлөж байна. Нэгдүгээрт, үгийн үсэг, цэг таслал нь танд туслах болно. Хоёрдугаарт, та санамсаргүйгээр ажил хэргийн захидал илгээхээс өмнө хугацаанаас нь өмнө илгээх, хөтчөө хаасны улмаас алдах гэх мэт таагүй нөхцөл байдлыг арилгах болно (word дээр текст бичихдээ "хадгалах" дүрс дээр илүү олон удаа дарж, автоматаар хадгалахыг тохируулж заншаарай. тохиргоонд богино интервалаар). Таблет дээр урьдчилан таамаглах боломжтой гэдгийг санаарай хөдөлгөөнт төхөөрөмжүүдтаны үгэнд маш гэнэтийн засвар хийх боломжтой.

6. Захиа илгээхээсээ өмнө хэд хэдэн удаа уншина уу. Хэрэв цаг хугацаа дуусч байвал (дашрамд хэлэхэд, бизнесийн захидал харилцааны нэг чухал дүрэм бол эцсийн хугацааг хойшлуулахгүй байх явдал юм, тиймээс эцсийн мөчид захидал авахгүй байх нь дээр) дараа нь бичсэн текстээ дахин уншина уу. бичээд хэсэг хугацааны дараа - хагас цаг эсвэл нэг цагийн дараа өөр бизнес рүү шилжих.

Бизнесийн зөв захидал харилцаа. Чухал дэлгэрэнгүй мэдээлэл

Бизнесийн захидал харилцааг явуулах, гүйцэтгэхдээ нарийн ширийн зүйлийг анхаарч үзэх нь хүндэтгэлийн тухай ярьж, цаг хугацаа хэмнэдэг

7. Захидлын "сэдв" хэсгийг бөглөхдөө үл тоомсорлож болохгүй . Хэрэв та анхны хүйтэн имэйлээ илгээж байгаа бол гарчиг нь үр дүнтэй, хайрцагнаас гадуур, сонирхолтой байж болно. Гэхдээ хэрэв таны захидал аль хэдийн хүлээгдэж байгаа эсвэл та хүлээн авагчтай хэсэг хугацаанд захидал харилцаатай байсан бол сэдэв нь богино, тодорхой, товч байх ёстой. Энэ нь шаардлагатай бол шуудангаас захидалаа (таны болон хүлээн авагчийн хувьд) хурдан олох боломжийг олгоно.

8. "Re: Re: Re:"-ийн урт гинж нь хог шиг сэтгэгдэл төрүүлдэг. Ярилцагчтайгаа шинэ сэдэв эхлүүлэхээс бүү ай, зөвхөн холбогдох өмнөх мессежүүдээс иш татаарай (тиймээ, хэрэв та тодорхой төслийн нарийн ширийнийг хэлэлцэж байгаа бол, төсвөө тохиролцож байгаа бол тэдгээрийг "татаж авах" хэрэгтэй. үнэ / үйлчилгээний багц гэх мэт - энэ тохиолдолд иш татах нь тохиромжтой бөгөөд бизнесийн ёс зүй үүнийг шаарддаг).

9. Хэрэв ирж буй мессеж танд хэд хэдэн асуулт байгаа бол тус бүрийг тусад нь ишлэл болгон хариулна уу. Хэрэв та хэд хэдэн асуулт бүхий захидал илгээж байгаа бол дугаарлах аргыг ашиглан текстийг догол мөр болгон хуваана уу. Тодорхой бүтэцтэй байх.

10. Захидлын үндсэн хэсэгт мессежийн бүх хавсралтад тайлбар бичнэ үү. Хүлээн авагч агуулгынх нь тухай мэдээллийг шууд хүлээн авахын тулд хавсаргасан бүх файлдаа гарын үсэг зурна уу .

11. Гарын үсэг бол маш чухал зүйл юм бизнесийн захидал. Шуудангийн үйлчилгээний тохиргоонд та бүх захидалдаа автомат гарын үсгийг тохируулж болно. Сайн бичсэн гарын үсэг нь нэрийн хуудас, сайн нэрийн хуудас хэвлэхтэй тэнцэнэ. Гарын үсэг дээр нэр, овог нэрээс гадна албан тушаал, холбоо барих хаяг (утас, скайп), компанийн лого зэргийг ашиглана уу. Бүтээлч байдлаар хамааралтай (дурсгалтай, тэдний ажилладаг хүн эсвэл компанитай холбоотой) нэрийн хуудас нь хамгийн шилдэг нь гэж тооцогддог тул гарын үсэг нь "чиптэй" байж болно, энэ нь тухайн компанитай холбогдсон эсвэл таны бизнест хайртайгаа илтгэх боломжтой. хийж байна. Жишээлбэл, "Манн, Иванов ба Фербер" хэвлэлийн газрын зарим ажилчид гарын үсэг дээрээ "Одоо би уншиж байна ..." гэсэн нэмэлт өгүүлбэрийг ашигладаг (мөн шинэ нийтлэгчийн нэрийг оруулна уу). Нийтийн хоолны чиглэлээр ажилладаг компаниудын төлөөлөгчид "амттай өдөр" гэх мэт захидал бичиж болно. Заримдаа бизнесийн захидлын ийм загварыг удирдлагатай тохиролцсон байх ёстой.

12. Бизнесийн захидал харилцааны хувьд NameWoman нь тусдаа шуудангийн хаягтай байхыг зөвлөж байна. Энэ нь компанийн нэр эсвэл компанийн вэбсайтын домэйн, таны нэр (бүтэн, жижигрүүлсэн маягтгүй) болон овог нэрийг тусгасан байх нь зүйтэй юм. Таны нас, төрсөн оныг харуулсан тоонуудыг шуудангийн нэрэнд бүү ашигла. Захидлын гарчиг дээр өөрийн байр сууриа харуулах нь бүрэн боломжтой боловч зарим хүмүүс шуудангийн хайрцгийг өөрчлөхгүй, карьерын шат руу шилжихээр төлөвлөж байгаа тул үүнээс зайлсхийдэг.

Анкет болон үүнтэй төстэй бизнесийн захидал илгээхийн тулд та хөгжилтэй эсвэл хэт бүтээлч имэйл хаягийг ашиглах ёсгүй. Ялангуяа та томоохон компанид ноцтой албан тушаалд ажиллах өргөдөл гаргагч бол.

бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй

13. Бизнесийн захидал харилцааны хэв маяг нь хуурай байх албагүй. Гэхдээ барилгын ноцтой байдал, тодорхой хатуу байдал нь заавал дагаж мөрдөх дүрэм юм. Багасгасан дагавар, хэллэг, ярианы хэллэгээс татгалз.

14. Эмотиконууд нь алдаа болж болзошгүй. Бизнесийн танилуудын эхний захидалд тэд зарчмын хувьд байх ёсгүй. Тогтсон харилцаатай бол инээмсэглэсэн хаалт нь хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэвээр байгаа боловч үүнийг бүү хэтрүүл, захидлын ийм "хөөрхөн гоёл чимэглэлийн" санаачлагч болж болохгүй. Бизнесийн захидал харилцааг явуулахдаа (ялангуяа "доороос" байгаа нөхцөлд) гунигтай, бүтээлч хөдөлгөөнт эмотиконыг хатуу хориглоно.

15. Захидлын эхэнд нэр, овог нэр, овог нэрээр нь хүндэтгэлтэй мэндчилгээ, хаяг бичихээ мартуузай. Энэ нь зөвхөн бизнесийн захидал харилцааны ёс зүйд тавигдах шаардлага биш бөгөөд энэ нь ярилцагчийн таны мессежийг сонирхож, түүнд үнэнч байх боломжийг нэмэгдүүлэх боломжийг олгодог. Хүлээн авагчид захидалд илүү анхааралтай ханддаг тул та бичих ёстой хүнийхээ нэр, ямар хаягийг илүүд үздэгийг (овог нэр, овог нэр, овог нэрээр) урьдчилан олж мэдэхийг хичээ.

Бизнесийн захидал харилцааны дүрмийн дагуу ердийн тохиолдолд хариуг ажлын өдөрт багтаан, дээд тал нь хоёр илгээх ёстой. Хэрэв та урт амралтын өдрүүд эсвэл амралтын өмнө ажлын өдрийн сүүлийн цагт захидал хүлээн авбал яаралтай бус захидалд дэлгэрэнгүй хариулт өгөх шаардлагагүй. Гэхдээ ажил хэргийн захидал харилцааны ёс журмын дагуу захидал хүлээн авлаа гэсэн товч хариу, одоо эзгүй байна гэсэн тайлбарыг ийм, ийм хугацаа өнгөрсний дараа эсвэл ийм хугацаанаас хэтрүүлэхгүйгээр дэлгэрэнгүй хариу өгөх нь зүйтэй юм. . Хэрэв та хариулахын тулд гуравдагч этгээдээс авах ёстой аливаа мэдээллийг тодруулах эсвэл мэдээлэл цуглуулах, материал бэлтгэх ажлыг сайтар хийх шаардлагатай бол үүнийг хийх хэрэгтэй.

Хариуд нь, хэрэв танд ярилцагчаас хариу захидал хэрэгтэй бол ажлын 3 өдрийн дараа хүсэлтээ давхардуулж болно. Хэрэв танд яаралтай хариу хэрэгтэй бол энэ тухай эхний захидалдаа аль хэдийн зөв бичээрэй (боломжтой бол шалтгааныг тайлбарлаж), түүнийг хүлээн авснаа баталгаажуулахыг хүс. Дашрамд хэлэхэд: спам хавтсаа тогтмол шалгаж байгаарай (гурван өдөрт нэг удаа).

Мөн сайхан бизнесийн захидал ямар байдаг талаар бага зэрэг илүү. Бизнесийн захидал харилцааны бүртгэл

Захидал нь уншихад хялбар, ойлгомжтой байх ёстой. Богино өгүүлбэрүүд, оролцооны болон оролцооны хамгийн бага эргэлт - энгийн бүтэц - энэ бол бизнесийн захидал харилцааны үндэс юм. Төсөөлөхөд өөр юу туслах вэ төгс дээжүсэг дарааллаар нь?

16. Таны захидал харилцааны догол мөр нь 7-10 мөрөөс хэтрэхгүй байх ёстой.

17. Хэрэв догол мөр хоорондын зай нь нэг догол мөр дэх мөр хоорондын зайнаас их байвал бизнесийн захидлын текст илүү сайн ойлгогдож, цэвэрхэн харагдах болно.

19. Том үсгээр бичсэн үг, цаашилбал хэллэг, бүхэл бүтэн өгүүлбэр нь хашгирах, дарамтлах, үл хүндэтгэх мэт ойлгогддог. Бизнесийн захидал харилцааны хувьд энэ хэв маягийг ашиглах боломжгүй. Хэрэв та доод албан тушаалтнууддаа сэтгэл дундуур байгаа дарга байсан ч үүнийг бүү зөвшөөр.

Бизнесийн эелдэг байдал, сүлжээ

20. Ярилцагч таны саналыг зөвшөөрөх, санал бодлоо тусгах, танд зөвлөгөө өгөх, сэтгэгдэл үлдээх эсвэл асуулт асуухыг зөвшөөр. Үүнийг хийх хамгийн хялбар арга бол захидалд "Та энэ талаар юу гэж бодож байна?", "Хэрэв танд асуулт байвал би хариулахыг хичээх болно", "Шийдвэрийнхээ талаар надад бичээрэй" гэсэн хэллэгүүдийг ашиглах явдал юм.

21. Хүлээн авагчаас ирж буй дохиог анхааралтай ажиглаарай. Ярилцагчынхаа бичих хэв маяг, тантай хэрхэн хандаж байгааг анхаарч үзээрэй. Толины сэтгэлзүйн дүрмийг санаарай. Хэрэв таны захидал түүний хэв маягийг тусгасан байвал (мэдээж алдаагүй) үнэхээр сайхан байна. Хэрэв тэр хувийн мэдээллийг дурдвал үүнийг анхаарч үзээрэй. Эелдэг, зөв ​​байж, баяр баясгалан, өрөвдөх сэтгэл, оролцоог илэрхийлж, баярын мэнд хүргэе.

22. Амралтын тухай ярьж байна. Хэрэв таны бизнесийн захидал харилцаа албан ёсны амралтын өдрүүдэд явагддаг бол ярилцагчдаа өнгөрсөн / удахгүй болох баярт баяр хүргэе. Чухал үйлчлүүлэгчид болон ёс зүйн дүрмийн дагуу удаан хугацаагаар бизнесийн захидал харилцаатай байдаг хүмүүст тусдаа захидалд баяр хүргэх ёстой. Таны ярилцагч хэзээ төрсөн өдөр болохыг мэдэх нь ашигтай байх болно - энэ мэдээллийг ихэвчлэн нийгмийн сүлжээнээс авахад хялбар байдаг.

Өөрийн харилцагчийн бааз, мэргэжлийн холбоо барих баазыг удирдаарай. Овог, овог нэр, албан тушаал, утасны дугаараас гадна нийгмийн сүлжээ, имэйл дэх дансны холбоосууд, хувийн мэдээллээ бичиж, бизнесийн захидал харилцаанд аль хэдийн уулзсан төсөл, асуудлуудыг тэмдэглэ.

23. Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй, энгийн эелдэг байдал нь: талархлын үгсийг бүү мартаарай. Баяр хүргэх, зөвлөгөө өгөх, тодруулах, урилга, мэдээллийн тэмдэглэл, ажил хэргийн захидал харилцаанд ярилцагчаасаа шуурхай хариу өгөх.

Милена Зүгээр л

Би Еленагийн ажил хэргийн захидал харилцааны арга барилд маш их сэтгэгдэл төрүүлсэн тул би шийдсэн богино хэлбэртүүний зарчмуудыг тайлбарлаж, садар самууныг үл тоомсорло. Энэ нь танд хэрэг болж, эдгээр зарчмуудыг ажилдаа хэрэгжүүлнэ гэж найдаж байна.

Михаил Терентьев

Mailfit-ийн үүсгэн байгуулагч

Нэгдүгээр дүрэм: аливаа захидал харилцаа олон нийтэд нээлттэй болж болно

Интернет дэх аливаа захидал харилцаа, түүний дотор цахим шууданаль нэг талын хүсэлтээр нийтэд ил болж болно. Үүнээс гадна, тэр байж магадгүй юм хууль эрх зүйн үр нөлөөмөн янз бүрийн тохиолдолд ашигладаг. Жишээлбэл, дотоод мөрдөн байцаалтын явцад. Зөвлөмж нь энгийн: аливаа бизнесийн захидал харилцаанд биеэ зөв авч явж, бичсэн зүйлийнхээ талаар бодож үзээрэй.

Хоёрдугаар дүрэм: Эхлээд файлууд

Файл хавсаргах замаар дурын үсгийг эхлүүлнэ үү. Энэ нь ирээдүйд имэйл илгээх, файлуудыг хавсаргахгүй байх цагийг хэмнэх болно. .doc эсвэл .xls гэх мэт нийтийн файлын форматыг ашиглахыг хичээгээрэй, мөн тэдгээрийг Латинаар, хоосон зайгүй нэрлээрэй - ингэснээр хүмүүсийн 99.9% нь таны файлуудыг ямар ч асуудалгүйгээр нээх боломжтой болно.

Зохиогчийн тэмдэглэл: Та Google Drive + Google Docs гэх мэт үүл хадгалах санг ашиглаж, бүх баримт бичгийг холбоос болгон хавсаргах боломжтой. Энэ нь хамтран засварлахад тохиромжтой, гэхдээ энэ тохиолдолд форматлахад асуудал гардаг - Microsoft Word дээр үүсгэсэн баримт бичиг нь Google Docs-тэй 100% адилхан харагдахгүй. Болгоомжтой.

Гуравдугаар дүрэм: Захидлын сэдэв нь агуулгын талаархи ойлголтыг өгөх ёстой

Файлуудыг хавсаргаж, захидлын текстийг зохих хэлбэрээр бичсэний дараа захидлын сэдэв рүү шилжих нь зүйтэй. Энэ нь түлхүүр үг агуулсан байх ёстой бөгөөд дараа нь үсгийг олоход хялбар байх болно. Захидлын сэдэв нь ойлголт өгөх ёстой: Даалгавар юу вэ? Давагдашгүй хүчин зүйл? Төлбөрийн хүсэлт гаргах уу? Баримт бичиг? Үйл ажиллагааны гэрээ? Хэлэлцээр хэвийн горимд байна уу? Захидлын гарчигт "Гэрээ" эсвэл "Яаралтай" гэх мэт нэг үет бүтцийг бичих ёсгүй - ийм олон тооны сэдвүүд байж болох бөгөөд таны захидал ярилцагчийн захидал харилцаанд алга болно.

Дөрөвдүгээр дүрэм: Захидлын жагсаалтдаа болгоомжтой байгаарай

Файлууд, текст, захидлын сэдэв бэлэн болсон үед бид хэнд захидал илгээхээ шийдэх цаг болжээ. Хэрэв танд захидал хүлээн авахын тулд хэд хэдэн хүн хэрэгтэй бол "Хэнд" талбарт үндсэн захиаг, "Хуулбарлах" талбарт бусад бүх хүмүүст бичнэ үү. Хэрэв та өөр хэн нэгэн захидал хүлээн авахыг хүсч байгаа боловч захидал харилцааны бусад оролцогчид үүнийг харахгүй байвал "Bcc" талбарт бичээрэй. Хэрэв та хэд хэдэн хүлээн авагчтай захидал хүлээн авсан бол "Бүгдэд хариу бичих" товчийг ашиглана уу. Яагаад гэвэл захидал харилцаанд яригдаж байгаа асуудлыг хэд хэдэн хүн хариуцаж болно.

Тавдугаар дүрэм: нэг ажлын асуулт - захидлын нэг сэдэв

Чатынхаа түүхийг үргэлж ижил хэлхээнд хадгалаарай. Хэрэв та нэг хаягтай хэд хэдэн бизнесийн асуудлыг хэлэлцэж байгаа бол өөр өөр сэдвээр хэд хэдэн захидал харилцаа үүсгэнэ үү. Энэ нь хэлэлцэж буй асуудалд эргэлзэхгүй байх, чухал нарийн ширийн зүйлийг алдахгүй байх боломжийг танд олгоно. Богино бичих: урт үсгүүдийг эцэс хүртэл унших магадлал бага байдаг.

Бүх ажлын болон чухал асуултуудыг шуудангаар илгээх ёстой бөгөөд ямар ч тохиолдолд чатлах боломжгүй (Skype, Votsap, Viber, Telegram) - учир нь чат дээр хүн бусад хувийн захидал харилцааны масс дахь чухал мессежийг харахгүй байж магадгүй юм.

Дүрэм №6: Богино бөгөөд цэгцтэй бай

Үйлчлүүлэгч ч бай, ажилтан ч бай, бие даасан ажилтан ч бай, ядаж Владимир Владимирович ч бай таны захидлуудыг Ctrl + C Ctrl + V энгийн үйлдлээр бүхэлд нь эсвэл хэсэгчлэн хуулж, илгээдэг. гинжин хэлхээнээс доош үйл ажиллагааны тушаал болгон. Жишээлбэл, та текст, вэбсайт эсвэл сурталчилгааны зарим өөрчлөлтийг тайлбарласан болно. Хэнийг ч гомдоохгүйгээр тухайн хүн аюулгүй хуулж, засварын зохиогч эсвэл зохиогч руу илгээх боломжтой байдлаар бич. "Дизайнер бол новш, логогоо өгзөг дээрээ тавь" гэж битгий бичээрэй, учир нь хэн нэгэн таны захидлыг тэмдэглэлийн дэвтэрт хийж засч, дараа нь дизайнер руу ердийн ажлын хувилбарыг илгээнэ.

Долоодугаар дүрэм: Зөв бич

Ажлын захидлыг үргэлж зөв бичих:

1. том үсгээр шинэ санал;
2. шинэ мөрөнд догол мөр;
3. төгсгөлд нь таслал, цэг бүхий бүх зүйл;
4. Хэрэв та асууж байгаа бол асуултын тэмдэг.

Наймдугаар дүрэм: Илгээх эсвэл дамжуулах зүйлээ шалгаарай

Хавсралтыг татаж аваад үзэхгүйгээр өөр хүнд хэзээ ч бүү дамжуул. Үр дагавар нь үхэлд хүргэж болзошгүй. Та дотоод тооцоогоо үйлчлүүлэгч рүү хялбархан илгээж болно, жишээлбэл, хүн бүр таны 300% маржингийн талаар мэдэх болно. Та буруу нэхэмжлэх илгээж болох бөгөөд дараа нь буцаан олгохгүй. Илгээсэн файлуудаа үргэлж нээж шалгаарай.

Дүрэм 9: Бүх имэйлд 24 цагийн дотор хариулах

Эргэн тойронд бүх зүйл маш хурдан байдаг. Нэг өдрийн дотор таны хариулт хэнд ч хэрэггүй болно. Хоёрын дараа - бүр илүү. Хэцүү, нарийн төвөгтэй асуудлууд байгаа бол тэдгээр нь маш хурдан хадгалагдаж, шийдвэрлэх боломжгүй болж, үсэг нь шинэ үсгийн давхарга дор живдэг. Мөн энэ бүхэн мөнгө.

Аравдугаар дүрэм: тааламжгүй зүйл бичих шаардлагатай байсан ч захидал харилцааг шах

Бүх хүмүүс албан тушаалаас албан тушаал руу, бизнесээс бизнес рүү, сэтгүүлчээс орон гэргүй хүмүүс рүү, PR-аас сэтгүүлч рүү, ноорхойноос баян руу, хөлсний цэргүүдээс дарга руу шилжинэ. Өнөөдөр та хүний ​​өмнө нэгдэх болно, маргааш танд түүнд маш их хэрэгтэй болно, мөн шуудангаар гарч ирэх нь туйлын эвгүй байх болно, тэр танд туслахаар шилжих магадлал бага байх болно.

Шөнийн цагаар захидал илгээж болохгүй - энэ нь та ажил дээрээ шаргуу ажиллаж байна, эсвэл клуб, бааранд зугаалж байна, эсвэл танд хувийн амьдрал огт байхгүй гэсэн үг юм.

Дашрамд хэлэхэд та шуудангаар ажилладаг, захидал, хавсралт, сэдвийг хэрхэн зохион бүтээсэн, таны түвшин шууд харагдах болно. Та файлуудтай хэрхэн ажиллахаа мэдэхгүй байгаа нь шууд тодорхой болно.

Аливаа байгууллага, арилжааны пүүс, аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны амжилт нь зан үйл, ёс зүйн соёлтой салшгүй холбоотой байдаг. Менежер, ажилчдын бүх үйлдэл нь сайн амтыг дагаж мөрдөх ёстой бөгөөд нөхцөл байдалд тохирсон байх ёстой.

Ёс суртахууны хамгийн чухал хэсгүүдийн нэг бол бизнесийн захидал харилцаа юм.

Ажлын цагийн бараг 50% нь бичиг баримт, шуудантай танилцахад зарцуулдаг гэсэн тооцоо бий. Гэхдээ энэ нь зайлшгүй шаардлагатай, учир нь чадварлаг бизнесийн захидал харилцаа нь компанийн эргэлтийг эрс нэмэгдүүлж, янз бүрийн үйлчилгээ, хэлтсийн харилцан үйлчлэлийг хурдасгаж чаддаг.

Мэдээжийн хэрэг, энд тодорхой загварууд байдаг бөгөөд тэдгээрийг энэ нийтлэлд хэлэлцэх нь гарцаагүй. Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм журам эрт дээр үеэс стандартчилагдсан. Одоо байгаа GOST R.6.30-2003 нь текстийг хуудсан дээр зөв байрлуулахад тусалж, ямар догол мөр, захын зай, фонт хийхийг танд хэлэх болно. Бизнесийн захидал харилцаа нь ярианы эргэлтийн жигд байдал, давтагдах байдлаар тодорхойлогддог.

Гэсэн хэдий ч үсэг бүр өөр өөр байдаг. Илгээгчийн хэн бэ, түүний байр суурь, нөхцөл байдал, хүлээн авагч нь үүн дээр том ул мөр үлдээдэг. Зарим талаараа бизнесийн захидал харилцаа нь бүтээлч байдал, шаргуу хөдөлмөрийг хослуулсан байдаг.

Бизнесийн захидал харилцааны төрлүүд

Баримт бичгийн урсгалыг цаасан дээр болон цахим шуудангаар явуулдаг.

Байгууллага дахь бүх захидал харилцааг дараахь бүлэгт хувааж болно.

Албан / албан бус захидал харилцаа;

Дотоод болон гадаад.

Албан захидал байна арилжааны санал, талархал, баталгаа, худалдааны гэрээ, аж ахуйн нэгжийн захиалга, албан ёсны үүрэг, хүсэлт, шаардлага, нэхэмжлэл.

Албан бус захидал харилцаа нь бизнесийн түншүүд, үйлчлүүлэгчид, ажилчдын янз бүрийн баяр хүргэе; эмгэнэл, уучлалт, урилга, талархал.

Дотоод баримт бичиг нь зөвхөн нэг аж ахуйн нэгжийн хэлтэс хооронд эргэлддэг бол гадаад баримт бичиг нь үүнээс давж гардаг.

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм: Дотоод агуулга

Гол шаардлага бол захидлын товч бөгөөд багтаамж юм. Текстийг хэд хэдэн хуудас дээр сунгаж болохгүй. Таны хамгийн сайн бооцоо бол нэгийг нь үргэлжлүүлэх явдал юм.

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь текстээс нарийн төвөгтэй, ойлгомжгүй, гадаад, өндөр мэргэшсэн үг, хэллэгийг оруулахгүй байхыг хэлнэ. Бүх өгүүлбэрүүд нь зохиогчийн гол санааг агуулсан, "ус"гүйгээр богино байх ёстой.

Захидал дээр давхар тайлбар хийхээс зайлсхий, эс тэгвээс хэрвээ маргаан гарвал өөрийн үзэл бодлыг хамгаалах, тодорхой хэллэгээр юу хэлэх гэж байгаагаа нотлоход илүү хэцүү байх болно.

Бизнесийн захидал харилцааг бүртгэх журам нь зохиолчийг хүлээн авагчийг нэр, овог нэрээр нь дуудах үүрэгтэй бөгөөд үүнээс өмнө "Эрхэм хүндэт (үүд) ..." гэсэн давж заалдах хүсэлтийг зааж өгөх ёстой. Мөн захидал хүлээн авагч нь сайн нөхөрсөг харилцаатай байсан ч үргэлж "Та" дээр байдаг.

Танилцуулгад овог, нэрийг зааж өгөхөөс гадна мессежийн гол зорилгыг зааж өгсөн болно. Бизнесийн захидлын жишээнүүд ийм тохиолдолд хангалттай загвар, тамга мэддэг: "Өмнөх захидалтай холбогдуулан ...", "Бид танд сануулж байна ...", "Бид танд мэдэгдэнэ ..." болон бусад.

Хүлээн авагчийн хувьд тааламжгүй хариултыг (саналаас татгалзах, хамтран ажиллахаас татгалзах) "Харамсалтай нь бид санал болгож буй нөхцөлийг ашиглах боломжгүй ..." эсвэл үүнтэй төстэй хэллэгээр зөөлрүүл.

Гадны бичиг хэргийн баримт бичиг

Аливаа бизнесийн захидал нь компанийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, бүх холбоо барих хаягийн хамт компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн байх ёстой.

Баримт бичгийн яг огноог оруулахаа мартуузай.

Хуудасны баруун дээд буланд хаяг хүлээн авагчийн нэрийн эхний үсэг, хүлээн авагч компанийн хаяг байна.

Уншигчдад ойлгох, ойлгоход хялбар байхын тулд текстийг семантик догол мөр болгон хуваа. 4-5 мөрөөс илүүгүй.

Бүх үгийг том (том) үсгээр бичих нь муу хэлбэр юм.

Баримт бичгийг захидалд хавсаргаж болно. Энэ тохиолдолд тэдгээрийг хуудасны зүүн доод хэсэгт тусдаа мөрөнд жагсаав. Бизнесийн ёс зүйн хувьд захидлын хариуг 10 хоногийн дотор авах ёстой. Асуудлыг шийдвэрлэхэд илүү их хугацаа шаардлагатай бол хүлээн авагч энэ тухай мэдэгдэх ёстой.

Бичиж дууссаны дараа текстийг зөв бичгийн болон дүрмийн алдаа байгаа эсэхийг дахин сайтар шалгаарай. Хэрэв та завтай бол захидлыг хойш нь тавиад дараа нь дахин бичих хэрэгтэй. Дүрмээр бол эхлээд анзаараагүй алдаанууд илрэх болно. Энэ зөвлөгөө нь хэрэглэгчийн гомдолд хариу өгөхөд хамгийн чухал юм. Бичиг үсэг тайлагдаагүй бичгээр хүнийг улам залхааж болохгүй.

Баримт бичгийг хэд хэдэн удаа бичиж, шалгасны дараа А4 цаасан дээр хэвлэ. Энэ хэмжээ нь текст өөрөө хуудасны зөвхөн хагасыг эзэлдэг байсан ч аливаа захидал харилцаанд ихэвчлэн ашиглагддаг.

Хэвлэхийн өмнө хэвлэгчийн бэхийг шалгаж, толбо үүсэхээс сэргийлнэ.

Зарим тохиолдолд та нэрийн хуудсаа баримт бичигт хавсаргаж, хэвлэсэн хуудсыг өөрөө ил тод файлд хавсаргаж болно.

Компанийн лого бүхий корпорацийн дугтуйг бас сайн хэлбэр гэж үздэг.

Албан бус онгоцонд бизнесийн захидал харилцааг явуулах дүрэм нь бизнесийн баримт бичгүүдээс илүү сэтгэл хөдлөлтэй, тамга тэмдэг багатай байдаг. Энд товчилсон үгс тохиромжтой, жишээлбэл, баяр хүргэхэд өнгөлөг үгсийг ашиглах нь тохиромжтой: гайхалтай, өрөвдөх сэтгэлтэй, эелдэг.

бизнесийн имэйлүүд

Шуудангийн сүлжээгээр захидал харилцааг дугтуйнд илгээдэггүй нь тайван байх ёсгүй. Эдгээр тохиолдолд бизнесийн захидал харилцааны дүрэм мөн хамаарна.

Чадварлаг, зөв ​​цахим бизнесийн мессеж нь тухайн аж ахуйн нэгж болон хувь хүний ​​эерэг дүр төрхийг бий болгодог. Бизнесийн нэр хүнд маш их үнэ цэнэтэй юм!

Цахим шуудангийн захидал харилцааны үндсэн дүрмүүд

Ажлын имэйл хаягаа зөвхөн зориулалтын дагуу ашиглана уу.

Шуудангийн хайрцгийн нэрэнд анхаарлаа хандуулаарай. Ажиллаж байхдаа "хүүхэд", "супермэн" гэх мэт буруу нэрийг англи хэл дээрх транскрипцид заасан байсан ч бүү зөвшөөр.

"Гарчиг" гэсэн баганыг үргэлж бөглөнө үү, эс тэгвээс таны захидал спам болж магадгүй. "Төлөвлөгөө", "жагсаалт", "санал", "тайлагнах" гэх мэт тайлбарууд ажиллахгүй. Таны хүлээн авагчийн шуудангийн хайрцагт ижил төстэй захидал нэлээд олон байж болно. Таны мессежийн талаар аль болох тодорхой хэлээрэй. Таваас илүү үг хэрэглэж болохгүй. Сэдвийг том үсгээр бичнэ үү. Төгсгөлд нь цэг тавих шаардлагагүй.

Хэрэв та өмнө нь хүлээн авсан и-мэйлдээ хариу бичиж байгаа бол гарчиг дахь "Re"-г арилгахаа мартуузай.

Харилцааны хэв маяг

Бизнес захидлын форматыг хадгал. Сүрдүүлэг, гуйх, тушаах аяыг арилга.

Цахим шуудангийн дүрэм нь эмотикон ашиглахыг зөвшөөрдөггүй. их тооТекст дэх асуулт эсвэл анхаарлын тэмдэг.

Эелдэг байх. Эхэндээ заавал мэндчилгээ дэвшүүлж, төгсгөлд нь ярилцагчтай салах ёс гүйцэтгэх нь сайн хэлбэр юм. Жишээлбэл, "Хүндэтгэсэн ..." эсвэл үүнтэй төстэй: "Хүндэтгэсэн ...".

Бизнесийн имэйл ба түүний Алтан дүрэм»: нэг зурваст хэд хэдэн өөр сэдвийг хольж болохгүй. Цуврал захидал илгээх нь дээр.

Имэйл цаасанхаас хоёр дахин богино байх ёстой.

Хавсралтуудтай ажиллах

Илгээхэд хэтэрхий их мэдээлэл байгаа бол бүгдийг нь захидлын үндсэн хэсэгт бүү оруулаарай, харин хавсралтад тусад нь бичиг баримт болгон хавсаргана уу.

Хүлээн авагчийн тав тухыг хангах үүднээс өөрийн бэлтгэсэн баримт бичгүүдийг түүнд ойлгомжтой нэрээр өөрчил. Энэ нь таны сонирхлыг харуулж, таныг ялах болно. Хүлээн авагчийн компьютер дээр хэдэн ажлын хавтас байгаа, тэр дундаас таны захидлыг хэрхэн хайх талаар бодоорой.

Хүлээн авагчид илгээж буй файлуудаа санамсаргүй вирус гэж үзэхгүйн тулд хэлэхээ мартуузай. Том хэмжээний баримт бичгийг архивлах.

Хэт том хавсралтыг (200 кб-аас) өөр аргаар, жишээлбэл, ftp серверээр илгээх нь дээр.

COM, EXE, CMD, PIF болон бусад хэд хэдэн форматыг зарим мэйл серверүүд зөвшөөрдөггүй бөгөөд блоклодог.

Хэрэв таны захиаг хэд хэдэн хүлээн авагч байсан бол бөөнөөр нь илгээсэн бүх нотлох баримтыг устгахаас залхуурах хэрэггүй. Ийм нэмэлт мэдээлэл хүлээн авагчид огт хэрэггүй. "Сохор хуулбар" команд танд туслах болно.

Цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааг явуулах журам нь захидал хүлээн авсан тухай хоёр дахь этгээдэд мэдэгдэх явдал юм. Хэрэв одоогоор хариулах боломжгүй бол энэ талаар ярилцагчдаа мэдэгдээрэй. Цаашид асуулт асуухаас зайлсхийхийн тулд захидал харилцааны түүхийг хадгалаарай.

Хэрэв хариулт нь чухал бөгөөд яаралтай байвал хаяг хүлээн авагчид утсаар, Skype эсвэл ICQ-ээр нэмэлт мэдэгдэхийг зөвшөөрнө. Хэрэв үүний дараа ч эерэг үр дүнд хүрч чадахгүй бол өөртөө дахин сануул.

Баримт бичгийн хүсэлтийг хавсаргасан файлтай хоосон захидлыг буцаах нь ердийн зүйл биш юм. Энэ нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. Бизнесийн захидал харилцааны жишээ нь баримт бичгийн үндсэн хэсэгт холбогдох мэдээллийг заавал байрлуулахыг шаарддаг. Жишээлбэл, "Би таны хүсэлтэд шаардлагатай өгөгдлийг илгээж байна."

Захидлын төгсгөлд координатыг зааж өгөхөө мартуузай: бүх боломжит харилцаа холбооны хэрэгсэл, албан тушаал, компанийн вэбсайт, нийгмийн сүлжээн дэх холбоосууд.

Байгууллагын харилцагчдыг бичихдээ аль болох их мэдээлэл өгнө үү - бүсийн код бүхий утасны дугаар, зип код бүхий хаяг. Эцсийн эцэст таны харилцаа холбоо зөвхөн танай бүс нутгийн оршин суугчидтай биш юм. Хэрэв танд бүх өгөгдөл байгаа бол тантай холбоо барихад хялбар байх болно.

БА сүүлчийн дүрэм: захидал харилцааг эхлүүлсэн хүн цахим харилцан яриаг дуусгах ёстой.

Дүгнэлт

Бизнес бичих нь нарийн асуудал юм. Заримдаа хүн болон түүний төлөөлж буй байгууллагын талаар тодорхой үзэл бодлыг бий болгохын тулд нэг харц хангалттай байдаг. Бизнесийн бичих дүрмийг мэддэг байх нь таны карьерт урт замыг туулж чадна.

Ухаантай хүний ​​захидалд хандсан хүмүүсийн зан чанарыг илэрхийлдэг.

[Лихтенберг Георг Кристоф]

Хүлээн авахыг хүсч буй захидал бичээрэй.

[Эртний афоризм]

Бизнесийн ертөнцөд бичих нь хүчтэй аргумент юм.

[Бэхтерева Виктория]

1. Яагаад бизнесийн захидал харилцаанд корпорацийн нэгдсэн стандарт байдаг вэ?

Имэйл бол аливаа компанийн бизнесийн харилцааны зайлшгүй шинж чанар юм. И-мэйл ашигладаггүй компани бараг байдаггүй. Гэхдээ өөрөөсөө дараах асуултуудыг асуу.

• Хамтран ажиллагсад руугаа имэйл илгээхдээ хариу ирэхгүй байж магадгүй гэж хар нүх рүү и-мэйл илгээж байгаа мэт сэтгэгдэл төрдөг үү?
• Ажилчид бие бие рүүгээ утасдаж, яаралтай имэйлийг уншихыг хүсэхэд энэ нь өдөржингөө тохиолддог
• Тэд чамаас яг юу хүсч байгааг та шууд ойлгохгүй байх үед
• Цахим шуудангаар хэлэлцэх үед нарийн төвөгтэй, хэцүү асуудлууд мэдээлэл, нарийн ширийн зүйлсийн далайд живж, асуудал шийдэгдээгүй тохиолдолд

Хэрэв эдгээр асуултууд танд хамааралтай бол та үүнийг хэрэгжүүлснээр өдөр бүр маш их цаг хэмнэх боломжтой нэг төрлийн дүрэмимэйл захидал. Энэ нийтлэлд бид бизнесийн захидал харилцааны ёс зүйн талаар ярих болно.

2. Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүйн долоон үндсэн дүрэм

Бид бизнесийн захидлын дүрмийг нөхцлөөр тусгаарладаг ёс зүйн дүрмийн талаарТэгээд харилцаа холбоо, мэдээлэл солилцох дүрэм.

Харилцаа холбооны дүрэм нь бизнесийн үйл явц, төслийн хүрээнд мэдээлэл солилцох дүрмээр зохицуулагддаг. Бид тэдэнд тусдаа өгүүллийг зориулах болно. Ёс суртахууны дүрэм нь компанийн ажилчдын дотоод харилцааны хэв маягийг бүрдүүлдэг бөгөөд түншүүдийн дунд танай компанийн дүр төрхийг бүрдүүлэхэд зайлшгүй нөлөөлдөг. Жишээлбэл, би саяхан манай хамтрагчаас "Өдрийн мэнд, Бэхтерев" гэсэн утгатай захидал хүлээн авлаа. Бидний хамтын ажиллагааны талаар та ямар бодолтой байна вэ?

Бизнесийн захидал харилцааг явуулахдаа компанийн нэр хүндийг алдахгүйн тулд бизнесийн харилцааны ёс зүйн "алтан дүрмийг" дагаж мөрдөх шаардлагатай.

1. Бид үргэлж давж заалдах хүсэлтээр захидал эхэлдэг
2. Имэйлийн гарчиг байх ёстой
3. Илгээхээсээ өмнө зөв бичгийн дүрэм, цэг таслал, ярианы алдааг шалгана уу.
4. Захидал нь бүтэцтэй байх ёстой (ус ҮГҮЙ!)
5. Захидал нь зөв үгийг агуулсан байх ёстой
6. Хэрэв бид захидалд хавсралт илгээх юм бол хавсаргасан файлууд байгаа гэдгийг бид гарцаагүй бичих болно (энэ нь захидал илгээж, файл хавсаргаагүй байх нөхцөл байдлаас зайлсхийхэд тусална; хүлээн авагч захидал уншиж, хавсаргасан файлыг олоогүй болно. баримт бичиг, захидалд заасан хавсаргасан баримт бичиг дутуу байгааг танд хурдан хариу өгч, бичиж болно).
7. Бид хэзээ ч мессеж устгадаггүй. Хамгийн чухал цэгүүд. Захидал нь баримт бичиг тул мессежийн түүхийг хэзээ ч устгаж болохгүй. Шаардлагатай бол та захидал харилцааны түүхийг үргэлж өсгөх боломжтой байх ёстой. Жишээлбэл, Радислав Гандапас захидал харилцааны түүхийг устгахгүй байх хүсэлтийг гарын үсгээ зурсан байна.

3. Үсгийн төрлүүд

Олон янзын ангилал байдаг тул бид үсгүүдийг дизайны бүтцийн дагуу ялгахыг санал болгож байна.

1. Харилцааны захидал (татгалзсан захидал, нэхэмжлэлийн захидал, хүлээн зөвшөөрсөн захидал, үндэслэлийн захидал гэх мэт)
2. Гэрээний бичиг

Захидал харилцаа

Энэ төрлийн захидалд бид ажилтны мэргэжлийн үйл ажиллагааны явцад ашигладаг бүх төрлийн захидлыг багтаасан болно.

Үсгийн бүтэц

Захидал нь нэг текстээр форматлагдах ёсгүй. Энэ нь тодорхой бүтэцтэй, зөв ​​хэлбэртэй байх ёстой бөгөөд ингэснээр хүлээн авагчийн анхаарлыг алдахгүй байх ёстой чухал мэдээлэл. Захидлын бүтэц нь тодорхой бүрэлдэхүүн хэсгүүдээс бүрдэнэ.

Захидлын сэдэв

Захидлын сэдэв нь хариуцагчаас хүлээж буй тодорхой үйлдлийг агуулсан байх ёстой: "гэрээ хэлэлцээр хийх", "харгалзах асуудлыг санал болгох", "мэдээлэл илгээх" гэх мэт.

Хэрэв та баримт бичгийг илгээж байгаа бол сэдвийн мөрөнд захидлын хавсралтад байгаа баримт бичгүүдийг тодорхой бичсэн байх ёстой.

Сэдвийн мөрийг зөв бичих нь яагаад чухал вэ?

Захидлын сэдвийн дагуу өдөр тутмын мэдээллийн урсгалаас шаардлагатай захидлыг олоход маш хялбар байдаг. Ямар ч үсэг алга болохгүй.

Тайлбар: Хэрэв та компани дотор захидал илгээсэн бол захидлын сэдвийг өгөгдсөн стандартын дагуу форматласан байх болно; хэрэв та компаниас гадуур захидал илгээсэн бол сэдвийг загварын дагуу форматлахыг зөвлөж байна: Компанийн нэр: захидлын зорилго.

Захидлын үндсэн хэсэгт илүү бүтээлч байх тусмаа сайн! Ажилчиддаа хөгжүүлэх ёстой бизнесийн захидлын гол ур чадваруудын нэг бол бодлоо тодорхой бөгөөд товч илэрхийлэх чадвар юм.

P.S. Хэрэв бид захидал бичихдээ ярилцагчийн захидлын баримтыг дурдвал өнгө, үсгийн фонтоор тусгаарлаж иш татсан байх ёстой.

Байгууллагын гарын үсэг

Байгууллагын гарын үсгийн загвар нь компанийн бүх ажилчдад ижил байх ёстой.

Гарын үсэг нь хүлээн авагчийн бүх гол мэдээллийг агуулсан байх ёстой бөгөөд шаардлагатай бол захидал хүлээн авагч тантай хялбархан холбоо барих боломжтой болно.

Хүндэтгэсэн,

Бүтэн нэр, албан тушаал.

P.S. Хэрэв бид түнш / үйлчлүүлэгчтэй халуун дотно харилцаатай байхыг хүсч байвал үүнийг гаргах нь зүйтэй хувийн гарын үсэг. Албан захидал харилцаанд ч гэсэн хувийн хандлагатай захидал хүлээн авахад ямар ч хүн таатай байдаг.

Хувийн гарын үсэг нь захидлын үндсэн хэсгийг үргэлж илэрхийлдэг. Жишээ нь: Өдрийг сайхан өнгөрүүлээрэй / Баярлалаа / Өнөөдөр тантай ярилцаж байгаадаа таатай байна / Ийм чухал асуудалд цаг зав гаргасанд баярлалаа / Гэр бүл, үр хүүхдүүдийн мэндчилгээ гэх мэт.

Хэнд/Cc

Захиа хараахан бэлэн болоогүй байхад санамсаргүйгээр илгээхгүйн тулд бид "To" болон "Cc" талбаруудыг хамгийн сүүлд бөглөнө.

"To" болон "Cc" талбаруудын хооронд ямар ялгаа байдаг вэ?

"To" талбарт бид ямар нэгэн үйлдэл хийхийг хүссэн хүнийхээ хаягийг оруулна.

"Хуулбарлах" талбарт бид захидлын агуулгыг уншихад ашиг тустай хүний ​​хаягийг оруулна.

P.S. "Хуулбарлах" талбар нь маш хэрэгтэй гэдгийг бидний туршлага нотолсон. Хэрэв бид жирийн ажилтантай хэлэлцээ хийж, чухал асуудлуудыг хэлэлцэж байгаа боловч ач холбогдол, цаг тухайд нь хариулт аваагүй бол захидал харилцаа амжилттай эхэлмэгц захирал эсвэл дээд менежерийн захидлыг хуулбар руу оруулах нь зүйтэй. .

Харамсалтай нь олон компаниудад компанийн соёлын түвшин зохих түвшинд байдаггүй тул ажилтан ажлаа сайн гүйцэтгэхийн тулд удирдлагын багаас хатуу хяналт тавих шаардлагатай болдог.

Мөн Outlook дээр "Bcc" гэх мэт функц байдаг - энэ нь захидлын талаар сонирхогчдод мэдээлэх боломжийг олгодог чухал хэрэгсэл бөгөөд тэр үед захидал нь зөвхөн түүнд хаяглаагүй гэж хүлээн авагчийг ичээхгүй байх болно!

Гэрээний бичиг

Уулзалтын үр дүнг нэгтгэн дүгнэх, гэрээг бичгээр бүрдүүлэх, дуусгах хугацааг зааж, тодруулах боломжийг олгодог чухал захидал: хоёр тал юу хийх ёстойгоо зөв ойлгосон уу?

Бичгээр гэрээ хэлцэл, түүнийг хэрэгжүүлэх талаар нэгдсэн төсөөлөлтэй болохын тулд уулзалт, хэлэлцээр, уулзалтын дараа ийм захидал бичих нь ашигтай.

Үсгийн бүтэц:

1. Хэлэлцүүлэгт оролцогчдод мэндчилж, уриалга, талархал илэрхийлье.
2. Хэлэлцээрийг байгуулсан уулзалтын зорилгыг давтах.
3. Хэлэлцсэн бүх асуудлыг түүн дээр гарсан шийдвэр, гүйцэтгэх үүрэг бүхий этгээдийг томилохтой уялдуулан жагсаалаа.
4. Түүхэнд яаралтай хэрэгжүүлэх шаардлагагүй санаануудыг засах.
5. Хүлээн авагчдад зориулсан асуулт: Бүх зүйлийг харгалзан үзсэн үү? Сэтгэгдэл, нэмэлт зүйл байна уу?

Жишээлбэл:

Захидлын загвар

Фонт

Захидлын фонт нь жигд байх ёстой, налуу үсгийг текст дээр тодруулж болно гол оноо, гарчиг, гэхдээ нэг загварын хэв маягийг баримтлахаа мартуузай.

P.S. Том үсгээр бичсэн үгс нь аялгууны өсөлт гэж ойлгогддог гэдгийг та үргэлж санаж байх хэрэгтэй. Тэднээс зайлсхийх хэрэгтэй.

Догол мөр

Текстийг ойлгоход хялбар байхын тулд тус тусад нь бодлыг тусдаа догол мөрөнд байрлуулах нь зүйтэй.

Догол

Догол мөрүүд хоорондоо нэгдэж болохгүй. Захидлыг илүү уншихад хялбар болгохын тулд мэндчилгээний дараа догол мөр, догол мөр бүрийн өмнө болон гарын үсгийн өмнө догол мөр байх ёстой.

Үсгийг илүү үзэмжтэй болгохын тулд захидлын үндсэн хэсэгт холбоосыг гипер холбоос хэлбэрээр форматлах нь дээр.

Бичгийн хэв маяг

Бид таныг Сергей Бехтеревийн мастер ангид урьж байна.

Энэхүү сургалтаар өдөр бүр дор хаяж 1 цаг чөлөөт цаг хожоорой!

Мастер ангид та дараахь зүйлийг сурах болно.
✓ Бүх ажлыг 100%, хугацаанд нь гүйцэтгэхийн тулд даалгавруудыг хэрхэн удирдах вэ
✓ Уулзалтыг хэрхэн үр дүнтэй бэлтгэх, явуулах
✓ Нэг оффист ажилчдын үр бүтээлтэй ажлыг хэрхэн зохион байгуулах вэ

• Бизнесийн захидал харилцааны ямар төрлүүд байдаг.
• Бизнесийн захидал харилцааны ямар дүрмийг баримтлах нь чухал юм.
• Бизнесийн цахим шуудангийн онцлог юу вэ?

Хийж байна бизнесийн захидал харилцаадүрэм журмыг дагаж мөрдөх нь ажил мэргэжил, бизнест амжилтанд хүрэх чухал бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн нэг юм. Эдгээр дүрмийг үл тоомсорлох, эсвэл тэдгээрийн буруу хэрэглээбодит байдал дээр энэ нь түншүүд болон үйлчлүүлэгчдийг алдахад хүргэдэг. Нэмж дурдахад, бизнесийн үнэн зөв, чадварлаг захидал харилцаа нь бизнесийн дүр төрхийн чухал бүрэлдэхүүн хэсэг юм.

Бизнесийн захидал харилцааны ямар төрлүүд байдаг

Түншүүд, үйлчлүүлэгчид, хамтран ажиллагсад, байгууллагатай бизнесийн захидал харилцаа нь аливаа аж ахуйн нэгжийн хамгийн чухал үйл ажиллагааны нэг юм. Менежерүүд, янз бүрийн зэрэглэлийн ажилчид захидал, арилжааны санал гэх мэт хүлээн авч илгээдэг.Хэлбэр, агуулга, чиглэлээс хамааран аливаа захидал харилцааг дараахь төрлүүдэд хуваана.

• албан ёсны;
• хувийн;
• дотоод;
• гадна.

Тэдгээрийн хувьд эмхэтгэх, ирүүлэхэд тусдаа шаардлага тавьдаг. Албан ёсны бизнесийн захидлын хамгийн түгээмэл төрлүүд нь:

• талархал;
• арилжааны;
• захидал, шаардлага, хүсэлт;
• үгүйсгэх;
• баяр хүргэе;
• эмгэнэл, эмгэнэл.

Өнөөдөр бизнесийн захидлын ихэнх нь хийгдэж байгааг харгалзан үзвэл цахим хэлбэрээр, ямар ч төрлийн бэлэн загвар, маягтууд байдаг.

Бизнес бичих урлаг

Текст бүр нь хүлээн авагчид нөлөөлөх механизм юм. Хэрэв энэ нь ажиллахгүй бол та угсралтын дүрмийг зөрчсөн байна: та буруу хэсгүүдийг авч, буруу байрлуулсан. Хүлээн авагчаас хүссэн зүйлээ авахын тулд та зөв баримтуудыг цуглуулж, зөв ​​хэлж, үүнийг "зөв царайгаар" хийх хэрэгтэй - энэ нь захидал хүлээн авагчийг таны саналыг хүлээж авахыг хүснэ. Үүнийг хэрхэн хийх вэ?

Өгөгдөл. Хаяг хүлээн авагчийг итгүүлэх боломжтой үндэслэлтэй аргументууд нь янз бүрийн, заримдаа гадны бодлуудыг эмх замбараагүй танилцуулахад алдагддаг. Гэхдээ энэ нь бүтэц бий болгох нь үнэ цэнэтэй бөгөөд үсэг нь утгын хувьд өөрчлөгдөөгүй байсан ч тодорхой бөгөөд үнэмшилтэй болно. Гол санааг (ихэвчлэн энэ нь үйл ажиллагааны дуудлага) эхэнд нь авчирдаг бөгөөд энэ нь мэндчилгээг шууд дагаж мөрддөг. Дараах нь аргументуудын жагсаалт (тус бүрийг улаан шугамаар тэмдэглэж, налуугаар бичсэн) тод дүрслэл (тайлбар) юм. Төгсгөлд нь арга хэмжээ авах уриалга байдаг. Дараа нь гарын үсэг зурна. Энгийн засварлах нь Чеховын "Ванка" өгүүллэгийн "өвөөгийн тосгон руу" гэсэн өрөвдмөөр, тийм ч ойлгомжгүй мессежийг өвөөдөө өгөх үндэслэлтэй сэтгэл татам санал болгож хувиргадаг.

илгээгчийн зураг. Хариулт нь захидал илгээгч хэрхэн гарч ирэхээс хамаарна. Захидалдаа албан тушаалтан ч байж болно, хүн ч байж болно. Заримдаа эхнийх нь ашигтай, заримдаа сүүлийнх нь ашигтай байдаг. Жишээлбэл, хэрэв та хүлээн авагчийг магтаж байгаа бол хувийн хэв маягийг ашиглах нь илүү дээр юм (өөрөөсөө бичих, баримтад хандах хандлагыг илтгэх, тэгш эрхтэй ярих). Үүний ачаар хаяг хүлээн авагч нь түүний сайн сайхан байдлыг төдийгүй түүний талаар сайн бодолтой байгаа хүн гэдгийг мэдэх болно. Харин ч эсрэгээрээ, нүцгэн баримт дэлгэж, албан ёсны хэллэгээр загнуулах нь дээр. Энэ зөвлөгөө нь жаахан хэтрүүлсэн танилцуулгад иймэрхүү харагдаж байна: "Чи тэнэг байна" гэхийн оронд "уншигчийн сэтгэлийн шинж тэмдэг олдсонгүй" гэж бичих хэрэгтэй.

Орчин үеийн захидал харилцааны хувьд бид ихэвчлэн мэндчилгээ, гарчиг хоёрын хооронд "цаг агаарын яриа" -ыг орхигдуулдаг. Нэмэлт богино өгүүлбэр нь их хэмжээний семантик ачааллыг авчрахгүй байх шиг байна. Гэхдээ энэ нь уншигчдын нүдний өмнө анх гарч ирдэг тул захидлын өнгө аясыг тогтоож, текстийн үлдсэн хэсгийг хүлээн авагч ямар нүдээр харахыг тодорхойлдог. Өөр өөр зорилгод хүрэхийн тулд доод албан тушаалтнууд болон түншүүддээ мессежээ хэрхэн эхлүүлэх талаар зарим жишээ энд байна.

1. Өөртөө жин нэмэхийн тулд: "А төсөл нь мужийн захирагчийн хувийн хяналтанд байдаг тул бид танд сануулж байна."
2. Танихгүй компанитай халуун дотно харилцаа тогтоохын тулд: "Танай компани бидэнтэй адил Сибирийн КВН тэмцээний ивээн тэтгэгч гэдгийг мэдээд хамгийн түрүүнд танд санал болгохоор шийдсэн."
3. Тусламж авахын тулд: "Оля, чи үнэхээр дажгүй байсан бөгөөд хамгийн чухал нь та бага хурал дээр мэргэжлийн үг хэлсэн! Та шинжээчийн хувьд надад тусалж чадна гэж бодож байна."
4. Дэд ажилтнуудаа дайчлахын тулд: "Баяр хүргэе, аль хэдийн Баасан гараг. Төсвийн талаар санал оруулах хэвээр байна - та тайвширч болно.

Таны имэйлийг устгах эхний 5 аймшигт хэллэг

Америкийн HubSpot компани аль эхний өгүүлбэр нь уншигчдад урам зориг өгөхгүй, харин ч эсрэгээрээ захидал устгахыг албаддаг болохыг олж мэдэв. Эдгээр хэллэгүүд юу болохыг олж мэдээд, захидал харилцааны эхэнд хэзээ ч бүү ашигла.

Бизнесийн захидал харилцааны ерөнхий дүрэм

Танай компанийн нэр хүнд бизнесийн захидлыг хэрхэн боловсруулж, бичсэнээс шууд бусаар шалтгаална. Компанийн имижийг амжилттай бүрдүүлж, нэр хүндийг нь бий болгохын тулд ажилтнууд гадаад болон дотоод харилцааны аль алинд нь бизнесийн захидал харилцааны дүрмийг дагаж мөрдөх шаардлагатай гэж бид хэлж чадна.

Хоосон захидал. Бүртгэгдсэн маягтуудыг ашиглах нь зөв байх болно Аж ахуйн нэгжийн үнэмлэх, дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан. Загварын загвар нь лого байгаа эсэх, тусгай фонт ашиглах, бүх холбоо барих мэдээлэл, байгууллагын бүтэн нэрийг илэрхийлдэг.

Хуудасны зохион байгуулалт. Ажил хэргийн захидал бичихдээ захын зайг ашигладаг (зүүн зах - 2 см, баруун зах - 1 см, дээд ба доод зах - тус бүр 2 см). Хэрэв захидалд хэд хэдэн хуудас байгаа бол тэдгээрийг дугаарласан байх ёстой (хуудасны дээд талд дунд хэсэгт байрлуулна).

Загвар. Бизнесийн захидлууд нь албан ёсны бизнесийн хэв маягаар бичигдсэн байдаг Товч тодорхойлолтзахидлын мөн чанар, үгийн нарийвчлал, тамга тэмдэг, стандарт эргэлтийн хэрэглээ. Үүнээс гадна бизнесийн захидал харилцаанд нэг дүрэм байдаг: нэг асуудал - нэг үсэг.

Текстийн бүтэц. Бизнесийн захидал харилцааны стандарт захидал нь гурван хэсгээс бүрдэнэ.

1. Хүлээн авагчид давж заалдах.
2. Танилцуулга (захидлын зорилго).
3. Гол хэсэг.
4. Дүгнэлт.

Англи хэл дээрх бизнесийн захидал харилцааны дүрэм

Бизнесийн захидал харилцааг бэлтгэх Англи хэлерөнхий шаардлагын дагуу гүйцэтгэнэ:

1. Текстийг улаан шугам ашиглахгүйгээр догол мөрөнд хуваасан.
2. Захидлын зүүн дээд буланд илгээгчийн хувийн мэдээллийг агуулсан байх ёстой ( бүтэн нэр, эсвэл байгууллагын нэр, түүний хаяг).
3. Доорх нь өрсөлдөгчийн нэр эсвэл хаягтай хүлээн авагчийн аж ахуйн нэгжийн нэрийг (шинэ мөрөнд) оруулсан болно.
4. Захидлын огноог гурван мөр доор, эсвэл баруун булангийн дээд талд заана.
5. Захидлын гол хэсгийг хуудасны төвд байрлуулна.
6. Гол санаагаа "Би бичиж байна ..." гэж давж заалдах шалтгаанаас шалтгааныг нь зааж өгөх нь дээр.
7. Стандарт захидал нь хүлээн авагчийн нэрийг мэддэг бол "хүндэтгэсэн" гэсэн илэрхийллээр төгсөх ёстой; "Үнэнчээр" - үгүй ​​бол.
8. Баярлалаа гэсэн дөрвөн мөрийг алгасаад нэр, албан тушаалаа бич.
9. Дээрх нэр болон мэндчилгээний хооронд гарын үсэг зурсан байна.

Бизнесийн захидал харилцааны "хэл"

Бизнесийн захидал харилцаанд тусгай шаардлага тавьдаг. Юуны өмнө захидалд сэтгэл хөдлөлийн өнгө агуулагдах ёсгүй. Тэд аль болох болгоомжтой, товч бөгөөд нарийн байх ёстой. Текстийн логик, тууштай бүтэц нь сэтгэл хөдлөлийг бүрэн орлодог. Нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн жагсаалтад ороогүй үг хэллэг, товчлол, товчлол - энэ бүхнээс бизнесийн захидал харилцаанаас зайлсхийх хэрэгтэй.

Захидал бичих чухал нөхцлүүдийн нэг бол түүний практик үнэ цэнийг илэрхийлдэг семантик нарийвчлал юм.

Дараагийн чухал шалгуур бол текстийн логик танилцуулга юм. Үг хэллэгийг давхар тайлбарлах ёсгүй - энэ нь захидал дахь агуулгын утгыг өөрчилж, хүсээгүй өнгө аясыг өгөх болно.

Аливаа бизнесийн баримт бичгийн гол зорилго нь тодорхой үзэл бодлыг илэрхийлэх итгэл үнэмшил. Баримт бичгийг бичих, бүрдүүлэх үндсэн дүрэм, тэмдэглэлэсвэл үсэг - энэ бол бичиг үсэг, маргаан, зөв ​​давж заалдах, мэдээллийн найдвартай байдал, хангалттай хэмжээний нотлох баримт юм.

Бизнесийн захидал бичих хэд хэдэн дүрмийг доор харуулав.

Төлөөний үгийн хэрэглээ. Бизнесийн захидал харилцаа нь хувийн сэтгэл хөдлөл, ойлголтыг тусгахгүй байх ёстой. Бизнесийн мэдээллийг уламжлалт маягтаар дамжуулдаг. Дүрмээр бол ийм захидал харилцааны явцад хувь хүний ​​бус нийт аж ахуйн нэгжийн ашиг сонирхол илэрхийлэгддэг тул давж заалдах хүсэлт нь олон тоо. Хэдийгээр энэ нь "бид" гэсэн төлөөний үгийг ашиглахтай холбоотой хэдий ч тохирох үйл үгийн хэлбэрийг ашиглахаас зайлсхийх хэрэгтэй.

Барьцааны маягтууд. Бизнесийн захидал харилцаанд идэвхгүй дуу хоолойг ашиглах хэрэгтэй. Иймэрхүү давж заалдах нь илүү зөөлөн харагддаг. Жишээлбэл, хэрэв та "Та засварын ажлыг хугацаанд нь дуусгаагүй" гэсэн хэллэгийг "засварын ажлыг цаг тухайд нь дуусгаагүй" гэсэн үгээр өөрчлөв. Засварын ажилгэрээнд заасан биелэгдээгүй байна” гэсэн үндэслэлээр шууд буруутгахгүйгээр ажлаа гүйцэтгээгүй гэсэн баримтыг өөрөө хэлж болно. Өөрөөр хэлбэл, зөрчлийн баримтыг зааж өгсөн боловч тодорхой гэмт этгээдийг заагаагүй нь захидлын өнгө аясыг илүү зөөлөн болгодог.

Идэвхтэй дуу хоолой нь санаачлагч болж буй объектыг үсгээр тодорхойлоход хэрэглэгддэг тодорхой үйлдлүүд. Тухайлбал, "Хууль зүйн хэлтэс, тодруулга өгөх ...". Ийм өгүүлбэрт одоогийн цагийн хэлбэрийг ашигладаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Идэвхгүй дуу хоолойг ашиглах нь үсгийн мөн чанарыг тодорхойлдог. Ийм маягтууд нь тухайн үйлдлийг гүйцэтгэгчид (санал илгээсэн, хүлээн авсан тайлан) биш харин тодорхой үйл явдалд анхаарлаа хандуулах боломжийг олгодог. Хэрэв объект нь тодорхой бол (хурал болох огноо тодорхойлогдсон) идэвхгүй дуу хоолойг бас ашигладаг.

Үйл үгийн хэлбэр. Хэрэв байнга давтагдах үйлдэл дээр анхаарлаа төвлөрүүлэх шаардлагатай бол тэдгээрийг дүрслэхийн тулд бүрэн бус хэлбэрийн үйл үгсийг ашигладаг (мэргэжилтнүүд эцсийн хугацааг байнга зөрчдөг). Хэрэв үйл явцын бүрэн байдлыг онцлон тэмдэглэх шаардлагатай бол үйл үгийн төгс хэлбэрийг ашигладаг (эргүүлчид үйлчилж эхэлсэн).

Өргөлтийн танилцуулга. Ихэнх бизнесийн имэйлүүд төвийг сахисан өнгө аястай байдаг ч зарим нэг зүйл дээр нэмэлт анхаарал хандуулах шаардлагатай байдаг. Үүний тулд өгүүлбэрийг зөөлрүүлж, танилцуулах эргэлтүүдийг ашигладаг. (Хэрэв та "өөрийн эзэмшилд байгаа баримт бичгийг илгээнэ үү" гэсэн хэллэгийг "өөрийн мэдэлд байгаа баримт бичгийг илгээнэ үү" гэсэн үгээр өөрчилвөл түүний хурцадмал байдал мэдэгдэхүйц буурч, энэ нь илүү тохиромжтой. бизнесийн захидал харилцаанд эелдэг байдлын шаардлага.)

Бизнесийн захидал бичихдээ өрсөлдөгчдөө хүндэтгэлтэй хандах хандлагыг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Тиймээс, хэрэв "бид таны саналыг сонирхохгүй байна" гэсэн хэллэгийг "харамсалтай нь одоогоор бид таны саналыг сонирхохгүй байна" гэж сольсон бол энэ нь шаардлагагүй хатуу байдлаас ангижрах бөгөөд энэ нь бизнесийн захидал харилцаанд тохиромжгүй болно.

Удиртгал хийцүүд нь тийм ч хуурай биш учраас бизнесийн захидлын чухал хэсэг юм. Бизнесийн ёс зүйн хэм хэмжээний дагуу "боломжтой бол манай материалын чанарын талаар шинжээч саналаа хэлнэ үү" гэсэн хэллэг тохиромжтой байх болно. Танилцуулга нь ангиллын байдлыг багасгах, хүндэтгэл, анхаарал халамжийг харуулах, түүнчлэн эелдэг өнгө аясыг илэрхийлэх сайн хэрэгсэл юм. Тэдний хэрэглээ нь өрсөлдөгчийнхөө бардамналыг гэмтээхгүй байх үүднээс санаагаа илэрхийлэх боломжийг олгодог.

Бизнесийн цахим шуудангийн ёс зүй: Холоос сайхан сэтгэгдэл төрүүлэх 5 зөвлөгөө

1. Захидалд хариу өгөх хугацаа нь таны харилцаа холбоо, хамтын ажиллагааг сонирхож байгааг харуулж байна. Бизнесийн захидалд хамгийн богино хугацаанд хариу өгөх шаардлагатай: минут, цаг, өдөрт дээд тал нь. Хэрэв байгаа бол объектив шалтгаануудХэрэв саатсан бол имэйл илгээж, мессеж хүлээн авсан бөгөөд удахгүй хариу өгөх болно гэж бичнэ үү. Зөв эрэмбэлэхийн тулд та өрсөлдөгчийн захидал дахь "чухал", "сэдэв" гэх мэт холбогдох тэмдэглэлд анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй. Ийм тэмдэг байгаа нь таны хариулт хэр чухал болохыг илтгэнэ.

Хариултаа хойшлуулах нь үйлчлүүлэгчээ алдах өндөр магадлал юм. Аль болох хурдан хариулна уу. "Дараа нь" зөвхөн захидал үлдээдэг бөгөөд хариулт нь цаг хугацаа их шаарддаг. Хүмүүсийн зан төлөвийг урьдчилан таамаглаж сурах, маш сайн хэлэлцээр хийх нь ерөнхий захирлын сургуульд туслах болно.

2. Хувийн давж заалдах. Хувийн хаягийг илүүд үздэг, учир нь энэ нь хүлээн авагчийг хүндэтгэж буйн илрэл юм.

Хувийн хаяг ашиглах нь нэг юм заавал биелүүлэх дүрэмбизнесийн захидал харилцаа. Хувийн чиг баримжаа нь хувь хүний ​​​​хүндэтгэл, нинжин сэтгэлийн илэрхийлэл юм. Нэмж дурдахад, ийм маягаар та хариултын саарал массаас захидалаа тодруулах болно.

3. Талархлын үгсийг илэрхийлэх (давж заалдах хүсэлтийн төлөө). Захидал дээр илэрхийлсэн талархал нь танай компанид ашигтайгаар өрсөлдөгч эсвэл үйлчлүүлэгчээ сонгосонд талархаж буйн нэг хэлбэр юм. "Захиа өгсөнд баярлалаа" гэж эхэлсэн бичгээр бичсэн хариулт нь өрсөлдөгчөө таны хувьд үнэ цэнэтэй гэдгийг харуулж байна. Бизнесийн захидлын энэ өнгө аяс нь зөв, учир нь энэ нь бүтээлч байр суурийг илэрхийлдэг. Жишээлбэл:

Захидлын эхэнд таны бизнест итгэл хүлээлгэсэнд талархаж буйгаа дараах бүтцийг ашиглан бичсэн болно.

• Сонирхсон танд баярлалаа…;
• Таны захидалд баярлалаа…;
• Бидэнтэй холбогдож байгаад баярлалаа…;
• Манай компанийг сонгон үйлчлүүлсэн танд баярлалаа…;
• Сонирхсон танд баярлалаа...

4. Эерэг төгсгөл. Эцсийн бүтээн байгуулалтууд нь захидлыг уншсаны дараа өрсөлдөгчийн анхаарлын төвд орох баталгаатай болно. Тиймээс бизнесийн захидал харилцааны эерэг сэтгэл хөдлөлийг энэ хэлбэрээр нэгтгэж, эерэг сэтгэл хөдлөл, захидал харилцааны түнштэй үргэлжлүүлэн харилцах хүслийг бий болгох нь зүйтэй юм. Жишээ нь;

таны захидлыг унших үед хүлээн авагчийн анхаарлын төвд үлдэх хамгийн сүүлчийн зүйл. Сүүлийн хэллэгт сэтгэл хөдлөлийн эерэг уур амьсгалыг зас бизнесийн харилцаа холбоо. Хүлээн авагч дээр үүсгэх сайн төлөв байдал- ингэснээр тэр тантай дахин харилцахыг хүсч байна. Жишээлбэл:

Захиагаа дуусгасны дараа өрсөлдөгчдөө үргэлж эерэг хандлагыг өгөөрэй. Эдгээр зорилгоор та барилгын ажлыг ашиглаж болно:

• Бид хамтран ажиллахдаа баяртай байна;
• Таны асуултанд хариулахад бэлэн байна;
• Хэрэв танд асуулт байвал холбоо барина уу;
• Бид харилцан ашигтай хамтын ажиллагааг тэсэн ядан хүлээж байна;
• Танд туслахдаа баяртай байна;
• Хүндэтгэсэн.

5. Гарын үсэг болон харилцах блок. Бизнесийн захидал харилцааг явуулдаг ажилтан "мониторын нөгөө талд" хэн байгааг мэдэх хэрэгтэй. Өөрөөр хэлбэл, өрсөлдөгчийн нэр, овог, албан тушаал, холбоо барих хаягийн талаархи мэдээлэл шаардлагатай.

1. Нэр (овог) - хувийн хаягийн боломжоор хангах;
2. Албан тушаал - өрсөлдөгчид ур чадварын түвшингийн талаархи ойлголтыг өгдөг
3. Координатууд - нэмэлт холбооны сувгийг бий болгоход хувь нэмэр оруулна.

Бизнесийн захидал харилцааг оновчтой болгохын тулд стандарт тохиргоонд холбоо барих мэдээлэл бүхий блок нэмэх нь дээр. Энэхүү блок нь бизнест мэргэжлийн хандлагын бэлгэдэл болгон түншүүд, хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчдэдээ захидал бичихдээ байх ёстой.

Бизнесийн цахим шуудангийн дүрэм

Григорий Сизоненко, Гүйцэтгэх захирал CJSC Мэдээллийн хэрэгжилтийн компани, Москва

1. "Бүгдэд хариу өгөх" товчийг ашиглана уу. Хэрэв захидал харилцаанд хэд хэдэн хүн оролцсон бол та зөвхөн сүүлчийн мессеж илгээгч биш, харин хүн бүрт хариу өгөх хэрэгтэй.

2. Захидлын сэдвийг үргэлж зааж өгнө. Ихэнх тохиолдолд хүлээн авагч зөвхөн шинэ имэйлийн толгой хэсгийг хардаг. Дараа нь Subject талбар дахь мэдээлэл нь мессежийг хайж олоход тусална. Та гарчигт шошгоны үгсийг ашиглаж болно - жишээлбэл, "ЧУХАЛ!" - гэхдээ тэдгээр нь захидлын агуулгатай үнэхээр тохирч байвал л болно (гэхдээ бүх түгээмэл хэрэглэгддэг "Чухал" товчийг дарахад илүү тохиромжтой. и-мэйл програмууд, "Сэдв" талбарын хажууд тэмдэг гарч ирнэ). Үгсийн нэгдмэл хэв маягийг бий болгож, түүнийгээ байнга баримтал. Өнөөдөр олон хүмүүс захидал харилцааг ангилахын тулд автомат шүүлтүүр ашигладаг гэдгийг санаарай. Тиймээс гарчиг нь машинд "унших" боломжтой байх ёстой.

3. Захидал нь богино, бүтэцтэй байх ёстой. Үзүүлэнгийн утгын ил тод байдал, тодорхой байдлыг хангах, чухал болон жижиг нарийн ширийн зүйлийг салгах. Бизнес захидлыг нэг удаа уншсаны дараа асуудлын мөн чанар, асуудлын түүх, саналын утга учир, хүлээн авагчаас хүлээж буй үйл ажиллагааны мөн чанарыг хоёуланг нь хялбархан ойлгох нь таны ашиг сонирхолд нийцнэ. Мессежийн текстийг хөөрөгдөхгүйн тулд нэмэлт материал (баримт бичиг, хүснэгт, зураг) хавсралт болгон илгээх нь дээр. Үүний зэрэгцээ та ямар төрлийн файл илгээж байгаагаа захидалдаа зааж өгөх ёстой.

4. Эелдэг бай. Аливаа захидалд мэндчилгээ, давж заалдах, гарын үсэг зурах газар байх ёстой (та үүнийг аль ч мессеж дээрээ автоматаар нэмэх боломжтой). Та мөн семантик болон сэтгэл хөдлөлийн өргөлтийг байрлуулах хэрэгтэй - телеграфын хэв маягаас зайлсхийх хэрэгтэй. Захидал нь эмзэг асуудал эсвэл зөрчилдөөний тухай байсан ч хүндэтгэлтэй хандаарай. Үнэн хэрэгтээ бизнест гомдоохгүй, харин шийдлийг олох нь чухал юм. Хязгаарлалт, эелдэг байдал нь үүнд сайн туслагч юм.

5. Захидал хариулах ёстой! Тэгээд нэн даруй. Энэхүү энгийн үнэнийг ойлгохгүй байх нь олон үл ойлголцлыг дагуулдаг. Илгээгч захидлыг уншсан гэдгийг мэдэж байх ёстой бөгөөд хэсэг хугацааны дараа та утга учиртай хариу хүлээж болно. Үүний зэрэгцээ та автомат хариулагч болон автомат мэдэгдэлд бүрэн найдах ёсгүй - өөрөөсөө богино хэллэг бичээрэй. Харин зарим имэйлд хариу өгөх шаардлагагүй. Нэгдүгээрт, таны хаяг "Хуулбарлах" талбарт байгаа хүмүүст: илгээгч таныг өөр хүнтэй захидал харилцааныхаа талаар мэдэхийг хүсч байна. Хоёрдугаарт, таны хаяг огт байхгүй хүмүүст: энэ нь захидлын зохиогч таны координатыг "Bcc" талбарт нэмсэн гэсэн үг юм, өөрөөр хэлбэл тэр шууд хаяг хүлээн авагчаас нууцаар захидал харилцааны талаар танд танилцуулахыг хүсч байна. мессеж.

6. Хариу илгээж буй захидлынхаа бичвэрийг бүү устга. Таны хариултыг хэсэг хугацааны дараа дахин унших боломжтой - магадгүй хэдэн жилийн дараа ч гэсэн. Олон бизнесүүд цахим шуудангийн архивын системтэй болсон. Дашрамд хэлэхэд, имэйл ирдэг улс орнуудад албан ёсныкомпани нь хуулиар хүлээн зөвшөөрөгдсөн чухал баримт бичиг, захидал харилцааг удаан хугацаагаар хадгалах нь хуулийн шаардлага юм. Бидэнд хараахан ийм зүйл байхгүй, гэхдээ дадлага нь бичсэн дүрэм журмаас давж гардаг.Та бичсэн захидал бүрийг хүлээн авагчийн нүдээр хараарай. Энэ бол бизнесийн захидал харилцааны үндсэн дүрэм юм. Хэрэв та үүнийг дагаж мөрдвөл хүлээн авагчид дамжуулалтаас таны мессежийг онцолж эхэлнэ.

7. Сайн бич. Захидал дахь ганц алдаа нь яаран, хайхрамжгүй байдлын илрэл гэж ойлгогддог тул хүлээн авагчийг гомдоодог. Мөн олон тооны алдаа нь илгээгчийн соёлын түвшин доогуур байгааг гэрчилж байгаа бөгөөд бид бизнесийн захидал харилцааны тухай ярьж байгаа тул илгээгч ажилладаг компанийг тааламжгүй байдлаар төлөөлдөг.