Аливаа компани эсвэл байгууллагын дотоод баримт бичгийг гүйцэтгэх нь тодорхой дүрмийн дагуу явагддаг бөгөөд үүнийг зөв боловсруулсан байх ёстой. Баримт бичигтэй санамж бичиг хууль эрх зүйн хүчинбичих хүчинтэй шалтгааныг агуулсан байна. Баримт бичигт асуудал, тохиолдлын талаар мэдээлдэг, байгууллагын доторх тэдгээрийг шийдвэрлэх хувилбарууд. Хараач янз бүрийн төрөлтэмдэглэл - Би та бүхний анхааралд (жишээ) манай вэбсайт дээр байж болно.

Энэхүү баримт бичиг нь бодит албан ёсны баримт бичиг бөгөөд ирээдүйд тодорхой ажлын асуудлыг шийдвэрлэхдээ ажилтныг эрх баригчдын шударга бус шийдвэр, нэхэмжлэлээс хамгаалах боломжтой болно.

Тэмдэглэл нь үргэлж ямар нэг зүйлийг мэдээлж, хөдөлмөрийн харилцааг баталгаажуулдаг тул А4 эсвэл А4 маягт дээр тусгай сэтгүүлд бүртгүүлсэн байдаг.

Дэд албан тушаалтан нь тайлангийн баримт бичгийг дээд албан тушаалтанд бичдэг. Тайлан нь тухайн бүтцийн хэлтсийн үйл ажиллагаатай холбоотой мэдээллийг агуулсан бөгөөд даргыг шийдвэр гаргах, тогтоол гаргахад түлхэц өгч, маягт дээр баталгаажуулсан, хэлэлцэх хугацааг зааж өгсөн болно.

Тэмдэглэл нь ажилтны хувийн санаачилгаар эсвэл даргын хүсэлтээр хийгдсэн бөгөөд төгсгөлд нь дүгнэлтийг үргэлж агуулна. Дотоод баримт бичгийн форматын дүрэм, код нь ангилагчтай тохирч байна удирдлагын баримт бичиг(OKUD) - 0286041.

ЧУХАЛ! Тайлангийн баримт бичиг нь байгууллагын удирдлагын байгууллага ба ажилтнуудын хоорондын харилцааны элемент юм.

Дээжийн төрөл зүйл, зорилго: Би таны анхаарлыг татаж байна

Тайлангийн баримт бичиг нь аливаа компанийн үйл ажиллагаанд дараахь зүйлийг хийхэд зайлшгүй шаардлагатай.

• хөдөлмөрийн бүтээмж нэмэгдсэн;
• тодорхой асуудлыг шийдвэрлэх арга замыг олсон;
• таагүй нөхцөл байдлыг шийдвэрлэсэн буюу зассан;
• хариуцлагын тодорхой ачааг чөлөөлсөн;
• эрхийг зөрчсөн тохиолдолд хамгаална.

Санамж бичгийн текст нь маш өөр байж болох ч энэ нь тодорхой ажилтан, нэгж, байгууллагын үйл ажиллагаатай үргэлж холбоотой байдаг.

Ихэнхдээ тэмдэглэл нь чухал мессеж төдийгүй компанийн үр ашгийг дээшлүүлэх тодорхой санал юм.

Жишээ тэмдэглэл: Би таны анхааралд хүргэж байна, энэ нь дотоод болон гадаад байж болно.Ажилтан өөрөө эсвэл даргын хүсэлтээр эхний төрлийн баримт бичгийг бичдэг. Тэмдэглэлийг зохиогч баталгаажуулсан болно.

Гадны санамж бичиг нь дээд байгууллага, бусад эрх бүхий байгууллагад илгээхэд зайлшгүй шаардлагатай бөгөөд хэвлэмэл хуудсан дээр байнга боловсруулагддаг. Огноог бүртгүүлж, үзсэн хуанлийн өдөр тогтоодог.

• мэдээллийн (тогтмол бичигдсэн, ажлын явцын талаархи тайлан, ажлын саналаас бүрдэнэ);
• тайлагнах (тодорхой хугацааны захиалгын үр дүнгийн талаархи мэдээллийг агуулсан);
• идэвхтэй (ажилтан нь ажлын мөчүүдийн тодорхой асуудлаар шийдвэр гаргахыг удирдлагад санал болгодог).

Заримдаа ердийн ажлын урсгалд саад учруулж байвал залхуу хүмүүс, хэрүүлчдэд зориулж санамж бичгийг бичдэг.

Тэмдэглэлийн бүтцийн элементүүд

Баримт бичиг нь үргэлж семантик хэсгүүдтэй байдаг. Баримт бичгийн бүтэц нь дараахь хэсгүүдээс бүрдэнэ.

1. Бодит. Баримт бичгийг бичихэд хүргэсэн шалтгааныг заана.
2. Аналитик. Нөхцөл байдал, түүнийг хэрхэн шийдвэрлэх талаар тайлбарлана.
3. Дүгнэж байна. Шийдвэр гаргахын тулд дарга нарыг ятгаж, урамшуулдаг.

Баримт бичгийг зөвхөн текст хэлбэрээр төдийгүй хүснэгт хэлбэрээр боловсруулсан болно. Зарим тэмдэглэл дутуу, дараа нь бүтэц нь бодит хэсэг, нөхцөл байдлыг шийдвэрлэх санал, эсвэл мэргэжилтний илэрхийлсэн санал бүхий дүгнэлтээс бүрдэнэ.

ЧУХАЛ! Тайлан гаргах нь асуудлыг тодорхой томъёолж, тусгай байр суурийг шаарддаг. Зарим компаниуд баримт бичгийн загвар боловсруулсан.

Дотоод тайлангийн бүтцийг дараах мөрүүдээр илэрхийлнэ.

• даргын нэрийн эхний үсгийг зааж удирдлагад хандах;
• мэдээлэл илгээж буй хэлтсийн нэр;
• хуанлийн огноо;
• Нэр;
• баримт бичгийг бичсэн хүний ​​нэрийн эхний үсэг;
• текстийн агуулга;
• өргөдөл гаргагчийн гарын үсэг.

Тэмдэглэлийн нэрийг хэрхэн бичсэнээс үл хамааран маягтын голд том үсгээр бичдэг: курсив эсвэл хэвлэмэл хэлбэрээр (компьютер дээр орно).

Баримт бичиг нь дараах мөрүүдээс бүрдэнэ.

• менежерт хандах;
• компанийн нэр;
• бүтцийн нэгжийн хаяг, заавар;
• огноо, бүртгэлийн дугаар (зүүн талд);
• гарчиг;
• агуулга;
• Үүнийг бичсэн хүний ​​нэр, албан тушаал;
• компанийн захирлын виз;
• дарга нарын утасны дугаар.

Аж ахуйн нэгжүүдийн үйл ажиллагааг шалгахдаа хууль ёсны хүчинтэй, зөв ​​боловсруулсан баримт бичгийг ашигладаг эрх бүхий байгууллагууд, ялангуяа санхүүгийн төсвийн эргэлттэй холбоотой компаниудад. Ийм шалгалтанд тэмдэглэл нь торгууль ногдуулахаас сэргийлж чадна.

Тэмдэглэлийг байгууллагад эмхэтгэдэг, жишээлбэл:

• ажлын байран дахь сахилга бат, үүргээ зөрчсөн;
• шагнал олгох;
• компаниудад санхүү, эдийн засгийн үйл ажиллагааны хэрэгжилт;
• ажилчдын зохисгүй үйлдэл.

Дүгнэлт

Санамж бичиг нь удирдлагуудыг арга хэмжээ авахыг үргэлж уриалж, мэдээлдэг чухал мэдээлэл. Баримт бичгийг даргын тогтоолоор баталгаажуулсан байх ёстой.

Өнгөц харахад үйлчилгээ, санамж бичиг, тайлбар тэмдэглэлийн хооронд онцын ялгаа байхгүй юм шиг санагддаг, учир нь. Эдгээр баримт бичиг нь зорилгынхоо хувьд ижил төстэй байдаг - тэдгээр нь бүгд мэдээллийн шинж чанартай байдаг. Гэсэн хэдий ч эдгээр нь агуулга, зорилго, эмхэтгэлийн зорилго зэргээрээ ялгаатай өөр өөр баримт бичиг юм. Нэмж дурдахад тэдгээр нь зааварчилгааг агуулаагүй боловч хүлээн авагчийг хэлэлцэж буй асуудлын талаар эцсийн шийдвэр гаргахад түлхэц өгөх мэдээллийг агуулдаг.

Үйлчилгээ, санамж бичиг, тайлбар бичгийн онцлог нь юу вэ? Баримт бичиг бүрийг цаасан дээр хэрхэн зөв зохион байгуулах вэ? Бид эдгээр болон бусад асуултанд практик талаас нь хариулахыг хичээх болно.

САНАМЖ бичиг

санамж бичиг(OKUD-ийн дагуу код 0286041) нь дарга, хэлтсийн дарга, бусад эрх бүхий хүмүүст хаяглагдсан мэдээлэл, лавлагааны баримт бичиг юм. Энэ нь аливаа асуудлыг эмхэтгэгчийн дүгнэлт, саналд нарийвчлан тусгасан бөгөөд тодорхой шийдвэр гаргахад удирдлагыг урамшуулах зорилготой юм.

Хууль тогтоомжид "санамж бичиг" гэж бие даасан ойлголт гэсэн тодорхойлолт байхгүй.

Санамж бичиг нь даргын бичгээр болон аман заавар, ажилчдын өөрсдийн санаачилгаар (жишээлбэл, аливаа үйлдвэрлэл, эдийн засгийн асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд мэдээллийг бичгээр танилцуулах шаардлагатай тохиолдолд) боловсруулдаг. дээд удирдлагад). Ийм баримт бичгийн тусламжтайгаар та сайжруулах санал гаргаж болно техникийн талүйлдвэрлэлийн үйл явц, дээд менежерийн гаргасан шийдвэртэй санал нийлэхгүй байгаагаа илэрхийлэх, мөн хамт ажиллагсадтайгаа санал нийлэхгүй байгаа тохиолдолд өөрсдийн байр сууриа илэрхийлэх. Тиймээс, санамж бичиг бэлтгэхдээ юуны өмнө зохиогч өөрийн байр сууриа хүртээмжтэй байдлаар томъёолж, дараа нь түүний талд үнэмшилтэй аргументуудыг өгөх нь чухал юм.

Санамж бичгийн төрлүүд

• санаачлагын төлөө;
• мэдээллийн;
• тайлагнах.

Санаачлагахүлээн авагчийг хүлээн зөвшөөрөхийг дэмжих зорилгоор санамж бичиг боловсруулдаг тодорхой шийдвэрТиймээс тэмдэглэлийн текст нь баримтуудыг тусгасан, тодорхой санал, зөвлөмж, дүгнэлтийг агуулсан болно.

Мэдээллийнсанамж бичгийг тогтмол эмхэтгэж, ажлын дэлгэрэнгүй мэдээлэл, үр дүн, аргын талаархи мэдээллийг агуулсан байдаг.

Тайлан мэдээлэхсанамж бичигт ажлын гүйцэтгэл, түүний үе шат, заавар, тушаалын хэрэгжилт гэх мэт мэдээллийг тусгасан болно.

хамааран хаяг хүлээн авагчаастайлангуудыг дараахь байдлаар хуваана.

• гадаад руу;
• дотоод.

Гадаад санамж бичигТухайн байгууллагын даргад хаягласан, байгууллагын ерөнхий хэвлэмэл хуудсан дээр зурж, дарга гарын үсэг зурсан бөгөөд ихэвчлэн дараахь мэдээллийг агуулна.

• компанийн нэр;
• огноо;
• индекс;
• эмхэтгэсэн газар;
• хүлээн авагч;
• текстийн гарчиг;
• текст;
• менежерийн гарын үсэг;
• уран бүтээлчийн нэр, утасны дугаар.

Гадны санамж бичгийг үндсэн байгууллагын даргад хүргүүлнэ (Жишээ 1).

Жишээ 1

Гадаад санамж бичиг

САНАМЖ бичиг

10.02.2014 № 12/05-14

Нэмэлт татах талаар

хөдөлмөрийн нөөц

Эрхэм хүндэт Андрей Васильевич!

Москва дахь салбарын удирдлагын аппаратыг бүрдүүлэх шатанд нэр дэвшигчид дутмаг байгаа тул 2014.04.14 гэхэд хөдөлмөрийн нөөцийг нэмэлт эх үүсвэрээс татах шаардлагатай байна. Шинээр нэр дэвшигчдийн ярилцлагыг 2014.04.21-ний дотор явуулна.

-д зориулсан зардлын төлбөр нэмэлт үйлчилгээ 2014 оны 2 дугаар сарын 14-ний өдрийн 04/56 дугаар үйлчилгээний гэрээний 4.5-д заасны дагуу хийгдэнэ.

Хүний нөөцийн дарга Семенов IN. Семенов

03-13 тоот тохиолдолд

Одинцов 2014.02.10

Дотоод санамж бичигбайгууллагаас гадуур илгээсэн, жишээлбэл, А4 цаасны стандарт хуудсан дээр зурсан, гэхдээ шаардлагатай бүх нарийн ширийн зүйлийг зааж өгсөн, ГОСТ 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага” (Жишээ 2).

Дотоод санамж бичгийн заавал байх ёстой дэлгэрэнгүй мэдээлэлд дараахь зүйлс орно.

• бүтцийн нэгжийн нэр;
• баримт бичгийн төрлийн нэр (MEMORY);
• огноо;
• бүртгэл (гарч байгаа дугаар);
• текстийн гарчиг;
• текст;
• өргөдөл байгаа эсэх тухай тэмдэг (хэрэв байгаа бол);
• очих газар;
• эмхэтгэгчийн гарын үсэг (албан тушаал, эхний үсэг, овог нэрийг заана).

Жишээ 2

Дотоод санамж бичиг

САНАМЖ бичиг

07.04.2014 № 6

Менежерийн ажил тасалсан тухай

борлуулалтын алба

Өнөөдөр буюу 2014.04.07-ны өдөр борлуулалтын менежер Валентина Ивановна Петрова ажлын өдрийн турш 10:00-18:30 цагийн хооронд ажлын байран дээр байхгүй байсныг би та бүхэнд хүргэж байна.

В.И.Петровагийн эзгүй байх шалтгааны үндэслэлийг баталгаажуулсан мэдээлэл, баримт бичгийг ирүүлээгүй.

Үйлдсэн зөрчилтэй холбогдуулан Петров В.И.-г огцруулахыг санал болгож байна. зугаалахаар.

Борлуулалтын албаны дарга ИгнатьевО.А. Игнатьев

02-10 тоот тохиолдолд

Сидорова 2014.04.07

Тайлангийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүртгэх

Санамж бичиг хийхдээ гарчгийн хэсгийн дэлгэрэнгүй хэсгийн өнцгийн (Жишээ 3) ба уртааш байрлалыг хоёуланг нь ашигладаг (Жишээ 4).

Жишээ 3

Санамж бичигт дэлгэрэнгүй мэдээллийг өнцгийн зохион байгуулалт

Нэр

бүтцийн нэгжОчих газар

САНАМЖ бичиг

______________ № ________

толгой

Жишээ 4

Санамж бичигт дэлгэрэнгүй мэдээллийг уртын дагуу байрлуулах

Бүтцийн нэгжийн нэр

САНАМЖ бичиг

_____________ № _________

толгой

Баримт бичгийн төрлийн нэрнь том үсгээр (MEMORY) бичигдсэн бөгөөд зүүн захын голд эсвэл хилээс байрлуулж болно.

огнооТэгээд тоосанамж бичиг нэг мөрөнд бичигдсэн байдаг. Огноо нь араб тоогоор бичигдсэн ( 21.04.2014 ) эсвэл үсэг тоогоор ( 2014 оны дөрөвдүгээр сарын 21.).

тэмдэглэл

Гадаад санамж бичгийн огноо нь түүнийг баталж, хүлээн авагчид илгээсэн өдөр, дотоод санамж бичгийн огноо юм. - эмхэтгэсэн, гарын үсэг зурсан огноо.

Регистрийн дугаарДотоод санамж бичигт энэ нь тухайн байгууллагад үйл ажиллагаа явуулж буй баримт бичгийн бүртгэлийн системээс хамааран эмхэтгэсэн газар эсвэл хүлээн авсан газарт наасан байна.

Санамж бичгийг сонирхогч талууд авч үзэх шаардлагатай бол түүнийг наасан байна визний зөвшөөрөлмөн шийдвэр гарсны дараа тогтоолудирдагч.

Тогтоол батлах нь санамж бичгийг хэлэлцэх эцсийн шат юм.

тэмдэглэл

Дотоод санамж бичгийг авч үзсэн даргын тогтоол нь аливаа арга хэмжээ авах, баримт бичиг гаргах, арга хэмжээ зохион байгуулах үндэслэл болно.

толгойтекстэд баримт бичгийн агуулгыг товч тайлбарлана. Үүний дагуу томъёолсон болно ерөнхий дүрэмБаримт бичгийн гарчиг эмхэтгэх: угтвар үг ашиглах о/оба угтвар үгийн үг, жишээ нь Ажил таслах тухай Лазаренко О.О.

ТекстСанамж бичиг нь хоёр буюу гурван семантик хэсгээс бүрдэнэ.

• эхнийх нь - тогтооххэсгүүд- үүнийг бичихэд хүргэсэн шалтгаан, баримт, үйл явдлыг дурдсан;
• хоёр дахь нь - дүн шинжилгээ хийх хэсэг- одоогийн нөхцөл байдлын дүн шинжилгээг агуулсан бөгөөд хангадаг боломжит сонголтуудшийдэл;
• гурав дахь нь - хураангуй хэсэг- төсөл санаачлагчийн үзэж байгаагаар хэрэгжүүлэх шаардлагатай тодорхой арга хэмжээний талаархи дүгнэлт, саналыг агуулсан.

Санамж бичгийн хоёр дахь хэсэг дутуу байж магадгүй. Энэ тохиолдолд санамж бичгийн текстэд эмхэтгэгчийн үндэслэл, дүгнэлт, саналыг тусгасан болно.

Хэрэв санамж бичигт хавсралт байгаа бол тухай тэмдэглэнэпрограмгарын үсэг зурахаас өмнө хийсэн.

Тэмдэглэлийн текстэд дурдсан өргөдөл байгаа эсэхийг дараах байдлаар тэмдэглэв.

Хэрэглээ: 3 литр. 1 хувь.

Хэрэв тэмдэглэлд бичвэрт нэрлэгдээгүй програм байгаа бол түүний нэр, хуудасны тоо, хуулбарыг зааж өгнө үү.

Хавсралт: Бүсийн зээлийн газрын тухай журам 5 х. 1 хувь.

дотоод санамж бичиг тэмдэгэмхэтгэгч (хэрэв нэгжийн даргад танилцуулсан бол) болон нэгжийн дарга (байгууллагын даргад танилцуулсан бол); гадаад санамж бичиг тэмдэгБайгууллагын дарга.

тэмдэглэл

Санамж бичиг нь хоёр ба түүнээс дээш хуудсан дээр бичигдсэн бол хоёр дахь болон дараагийн хуудсыг дугаарласан байх ёстой. Цувралын дугаарыг хуудасны дээд захын баруун талд араб тоогоор бичнэ.

САНАМЖ

тэмдэглэлтайлангийн нэг төрөл юм. Энэ бол янз бүрийн түвшний, зохион байгуулалт, эрх зүйн хэлбэрийн орчин үеийн удирдлагын бүтцийн практикт өргөн хэрэглэгддэг бичгийн мэдээллийн мессеж юм. Санамжууд нь хэвтээ түвшний удирдлагын объектуудын хооронд шууд холбоосыг хангадаг.

Дашрамд хэлэхэд

Санамж бичиг нь албан ёсны статусгүй баримт бичиг юм. Үүнийг OKUD-д заагаагүй болно.

Санамжийг янз бүрийн нөхцөлд бэлтгэдэг. Энэ баримт бичгийн стандарт зорилтууд орно:

• мэдээллийн хүсэлт;
• зааварчилгаа гаргах;
• өөр мессежийг дагалдах (дагалдах тэмдэглэл);
• мэдэгдэл (мэдэгдэл).

Санамж бичгийн текст нь түүнийг санал, хүсэлт, өргөдөл хэлбэрээр бэлтгэх болсон шалтгааны талаархи мэдээллийг агуулдаг. Энэ нь ажилтнуудын шилжилт хөдөлгөөн, уулзалт, компанийн соёлын өөрчлөлт гэх мэт мэдээлэл байж болно. Санамжийг стандарт А4 цаасан дээр зурсан.

Санамж бичигт мэргэжилтэн эсвэл хэлтсийн дарга гарын үсэг зурна. Санамж бичгийн огноо нь түүнийг эмхэтгэсэн, гарын үсэг зурсан өдөр юм.

Хууль тогтоомжид санамж бичиг бэлтгэх, гүйцэтгэхэд хатуу шаардлага тавьдаггүй тул байгууллагын онцлогийг харгалзан тэдгээрийг гүйцэтгэх журмыг орон нутгийн хэмжээнд тогтоох ёстой. норматив актжишээлбэл, оффисын ажилд зориулсан зааварт. Санамж бичгийн хэлбэр нь дотоод харилцааны үйл явцыг хялбарчлах, хурдасгах зорилготой байх ёстой.

Санамж бичгийн жишээг 5-р жишээнд үзүүлэв .

Жишээ 5

тэмдэглэл

2014.04.19-ний бямба гаригт 9:00-16:00 цагийн хооронд Север ХХК-ийн боловсон хүчний хэлтэст, суурилуулах ажилсэрүүлэг тохируулах зориулалттай.

"Энергосет" компанийн дараах ажилчдад ажил гүйцэтгэхийг зөвшөөрөхийг танаас хүсч байна.

1. Симакин И.П.

2. Иванов П.Н.

AHO-ийн дарга СвиридовН.Н. Свиридов

02-14 тоот тохиолдолд

Ильин 2014.04.16

ТАЙЛБАРТАЙ ЗАХИДАЛ

Тайлбар бичиг - энэ нь аливаа үйлдэл, баримт, үйл явдал, тохиолдлын шалтгааныг тайлбарласан, тухайн байгууллагын ажилтан бүрдүүлэн дээд албан тушаалтанд хүргүүлсэн дотоод баримт бичиг юм.

Урлагийн эхний хэсэгт заасны дагуу. 193 Хөдөлмөрийн тухай хууль Оросын Холбооны УлсСахилгын шийтгэл ногдуулахын өмнө ажил олгогч нь ажилтанаас бичгээр тайлбар авах шаардлагатай. Ажилтан нь сахилгын зөрчил гаргасан шалтгаан, нөхцөл байдлын талаар тайлбарт бичнэ. Тайлбарын тэмдэглэлд үндэслэн менежер ажилтанд сахилгын шийтгэл ногдуулах шийдвэр гаргадаг. Нэмж дурдахад, энэхүү баримт бичиг нь ажил олгогчийн гаргасан зөрчлийн ноцтой байдал, түүнийг үйлдсэн нөхцөл байдлыг үнэлэх үндэслэлүүдийн нэг юм.

OKUD OK 011-93-д энэ баримт бичгийг зөвхөн нэг удаа дурдсан байдаг - хөдөлмөрийн сахилга бат зөрчсөн тухай тайлбар тэмдэглэл (код 0286091) нь 0286000 "Сахилгын шийтгэл ногдуулах баримт бичиг" ангилалд багтдаг.

Тайлбар тэмдэглэлийн төрөл, тэдгээрийн онцлог

• гүйцэтгэсэн ажлын (төсөл, тайлан, бүтээн байгуулалт) тодорхой заалтуудыг тодруулах зорилгоор эмхэтгэсэн хүмүүст;
• тогтмол нөхцөл байдал, сахилга бат зөрчсөн, ёс суртахуунгүй байдал гэх мэт тохиолдолд боловсруулсан.

Тайлбар бичгийг ажилтан А4 хэмжээтэй стандарт цаасан дээр нэг хувь гараар бичиж, хүсэлт гаргасан хүнд хаяглана. Мөн байгууллагын баталсан stencil маягтыг ашиглан компьютер дээр бичиж болно. Тайлбар бичгийн хэлбэр, түүнчлэн гүйцэтгэх арга (гараар эсвэл компьютер дээр) хууль ёсоор тогтоогдоогүй болно.

Тайлбар бичгийг бүтцийн нэгж эсвэл тодорхой албан тушаалтан гаргаж болно.

Нотлох баримт болгон тэмдэглэ

Ажил олгогч нь ажилтнаас өөрийн гараар бичсэн тайлбарыг шаардах замаар өөрийгөө хамгаалдаг зүй бус үйлдэлхөдөлмөрийн маргаантай ажилтны зүгээс. Энэ нь эх баримт бичгийг орлуулахыг оруулаагүй болно.

Хэрэв компани загвар маягт ашигладаг бол текстийн төгсгөлд та дараах зүйлийг тэмдэглэж болно.Тайлбарыг хувийн компьютер ашиглан биечлэн эмхэтгэсэн. Огноо. Гарын үсэг.

Санамж бичгийн хувийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүртгэх

Мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийг нэгтгэхийн тулд ГОСТ 6.30-2003 стандартын шаардлагын дагуу тайлбар бичгийг боловсруулж, гүйцэтгэнэ.

Огноотайлбар бичиг нь түүнийг эмхэтгэсэн огноо юм.

ТекстТайлбар бичигт дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.

Үүнийг бичихэд хүргэсэн баримтуудын тайлбар;

Одоогийн нөхцөл байдлыг тайлбарласан аргументууд.

Тэмдэглэлийн текст нь үнэмшилтэй байх ёстой бөгөөд няцаашгүй нотлох баримтыг агуулсан байх ёстой.

Хийх үед гарын үсэгбайрлалыг зааж өгсөн болно хувийн гарын үсэг, эхний үсэг, овог нэр.

гэх мэт програмуудБаримт бичгийг үүсгэгчийн үйлдлийг зөвтгөх, тодорхой нөхцөл байдлыг баталгаажуулахын тулд баримт бичгийг иш татаж болно.

Текстийн бүтцийн дагуу тайлбар тэмдэглэл нь дүгнэлт, санал агуулаагүй гэдгээрээ тайлангаас ялгаатай (Жишээ 6).

тэмдэглэл

Хэрэв компани янз бүрийн нөхцөлд ашигладаг тайлбарын стандарт маягтуудыг боловсруулж, баталсан бол энэ нь ажилтнууд батлагдсан маягтын дагуу тэмдэглэл хийх ёстой гэсэн үг биш юм. Мөн албан бус баримт бичиг хүчинтэй байж болно.

Жишээ 6

Тайлбар бичиг

Сахилгын арга хэмжээ авах
Александрова AND.AND зэмлэх хэлбэрээр.

Хүний нөөцийн алба тушаал гаргах.
Смолкин 2014 оны 4-р сарын 17

"SV" ХХК-ийн захирал

А.В. Смолкин

ТАЙЛБАРТАЙ ЗАХИДАЛ

14.04.2014 № 14

Ажлаа таслах тухай

Би нягтлан бодогч Александрова Ирина Игоревна 2013 оны 4-р сарын 14-ний өдрийн 9:00-15:30 цагийн хооронд хувийн шалтгаанаар ажлын байран дээрээ байхгүй байсан.

Надад нотлох бичиг баримт байхгүй.

Нягтлан бодогч Александрова I.I. Александрова

БҮРТГЭЛТАЙЛАН, ҮЙЛЧИЛГЭЭ, ТАЙЛБАР

Байгууллагын бичиг хэргийн албаны нэг чиг үүрэг бол шуурхай эрэн хайх ажиллагааг хангах явдал юм шаардлагатай мэдээлэлшилжүүлсэн баримт бичгийг гүйцэтгэгчид сурталчлахтай холбоотой. Энэ өгөгдлийг илүү тохиромжтой хайхын тулд янз бүрийн бүртгэлийн маягтуудыг ашигладаг.

Тайлан, үйлчилгээ, тайлбар тэмдэглэл нь функциональ зорилгынхоо дагуу тодорхой мэдээллийн тээвэрлэгч юм. Тэмдэглэлд заасан асуудал нь байгууллагын дарга болон бусад эрх бүхий албан тушаалтны тогтоолын хэлбэрээр бичгээр шийдвэр гаргах шаардлагатай тул баримт бичгийг бүртгэх ёстой.

Баримт бичгийг бүртгэх гурван хэлбэр байдаг гэдгийг санаарай. сэтгүүл, карт болон автоматжуулсан. Байгууллага нь бүртгэлийн хамгийн үр дүнтэй, тохиромжтой хэлбэрийг сонгох эрхтэй.

▪ Сэтгүүлийн бүртгэлийн маягт -хамгийн түгээмэл, гэхдээ үргэлж тохиромжтой байдаггүй, учир нь бүх баримт бичгийг бүртгэх нь он цагийн дарааллаар явагддаг бөгөөд тодорхой баримт бичгийг хайхдаа мэргэжилтэн сэтгүүлийн бүх хуудсыг үзэх шаардлагатай болдог. Санаачилгын баримт бичгийг жишээлбэл, нэг сэтгүүлд, хариуг нь өөр сэтгүүлд бүртгэх боломжтой тул мэдээлэл хайх нь улам төвөгтэй байдаг. Заавал бүртгүүлэх маягтыг (сэтгүүл) хууль тогтоомжид заагаагүй болно. Санал болгож буй бүртгэлийн маягтыг 7-р жишээнд үзүүлэв.

Жишээ 7

Тайлан, тайлбарын бүртгэлийн фрагмент

▪ Картын бүртгэлийн маягтсэтгүүлтэй харьцуулахад илүү тохиромжтой, зохицсон. Ангилагч дээр хайлт хийхдээ бичиг баримтын бүртгэл, хяналтын картууд нь баримт хайх үйл явцыг оновчтой болгож, бүртгэлийн үйл явцын хугацааг багасгах боломжийг олгодог. Картын бүртгэлийн илт давуу тал нь хэд хэдэн ажилтан нэгэн зэрэг бүртгүүлэх боломжтой;

▪ Автоматжуулсан (цахим) бүртгэлийн маягттусгай хэрэглээг хамарна програм хангамж. Баримт бичгийн талаарх мэдээллийг мэдээллийн санд хадгалагдсан цахим бүртгэл хяналтын картанд оруулна. Бүртгэлтэй зэрэгцэн бүртгэлийн болон хяналтын картыг хэвлэх боломжтой.

Дүрмээр бол тайлан, тайлбар тэмдэглэл нь бүртгэлийн нарийн төвөгтэй индекстэй байдаг бөгөөд энэ нь гарч буй баримт бичгийн индекстэй ижил хэлбэрээр илэрхийлэгддэг. Бүртгэлийн дугаар нь хэргийн нэршлийн дагуу хэргийн индекс (бүтцийн нэгжийн индекс, энэ нэгжийн хэргийн нэршлийн дагуу хэргийн дугаар орно) болон хуанлийн доторх баримт бичгийн серийн дугаараас бүрдэнэ. жил.

тэмдэглэл

Байгууллага дахь баримт бичгийг бүртгэх, нягтлан бодох бүртгэлийн асуудлыг албан тасалгааны ажлын зааварт тусгасан байх ёстой. Зааварт дараахь зүйлийг багтаасан байх ёстой.

1) бүртгэлгүй баримт бичгийн жагсаалт.

2) бүртгэгдсэн баримт бичгийн бүлгүүдийн жагсаалт, бүлэг тус бүрийн хувьд дараахь зүйлийг заавал зааж өгөх ёстой.

Бүртгүүлэх газар;

Бүртгүүлэх хугацаа, дараалал;

Бүртгэлийн дугаар бүрдүүлэх дүрэм;

Бүртгэл хийсэн маягт;

Маягтанд оруулсан дэлгэрэнгүй мэдээллийн жагсаалт, тэдгээрийг бөглөх журам;

Бүртгүүлсний дараа баримт бичгийн хөдөлгөөнийг бүртгэх журам;

Бүртгэлийн зарчим (баримт бичгийг өөр нэгжид шилжүүлэхдээ нэг буюу давтан бүртгүүлэх);

3) байгууллагад баримт бичгийг дахин хүлээн авах журам (ирж буй баримт бичгийн хувьд).

Санамж бичиг хадгалах нөхцөл, үйлчилгээ, тайлбар

Хадгалах хугацааг ердийн удирдлагын жагсаалтад оруулсан болно архивын баримт бичигүйл ажиллагааны явцад үүссэн төрийн байгууллагууд, бие орон нутгийн засаг захиргааболон байгууллагууд, хадгалах хугацааг зааж, ОХУ-ын Соёлын яамны 2010.08.25-ны өдрийн 558 тоот тушаалаар батлагдсан. Заасан Жагсаалтын дагуу санамж бичгийг хадгалах хугацаа нь 1 жил, 3 жил, 5 жил, 75 жил байж болно. жил, байнгын. Тайлбар тэмдэглэлийг байнга хадгалах ёстой.

Санамж бичиг нь дээд удирдлагад хандсан тодорхой асуудлын тодорхойлолт, эмхэтгэгчээс гаргасан дүгнэлт, саналыг агуулсан мэдээлэл, лавлагааны төрлийн баримт бичиг юм. Ихэнхдээ баримт бичиг нь сөрөг байдаг, гэхдээ энэ нь урамшуулалаас тайлагнах хүртэл янз бүрийн салбарт нөлөөлж болно.

Тайланг бүртгэх, авч үзэх онцлогийг үйлдвэрлэлд тодорхойлдог. Энэхүү баримт бичгийг OKUD 011-93 ангилагчд дурдсан болно: хөдөлмөрийн сахилга батыг дагаж мөрдөөгүйтэй холбогдуулан нэгжийн дарга тэмдэглэл бичсэнийг зааж өгсөн болно. Маягтын код - No 0286041.

Баримт бичиг нь бүрэн эрх зүйн хүчинтэй.

Санамж бичиг гэж юу болох талаар илүү дэлгэрэнгүй ярилцлаа.

Эмхэтгэлийн зорилго

Тэмдэглэлийн гол зорилго нь босоо холболтоор тодорхойлогддог: үүнийг үргэлж дээд албан тушаалтнуудад захирагддаг хүмүүс бичдэг. Энэхүү баримт бичгийн тусламжтайгаар удирдлагад чухал мэдээлэл өгч, өнөөгийн нөхцөл байдлыг тайлбарлаж, шийдвэр гаргахад нь дэмжлэг үзүүлдэг. Жишээлбэл, хэрэв таны дарга буруу бол та захиралд хаягласан санамж бичиг бичихээр шийдсэн бол үүнийг хэрхэн зөв хийх талаар олж мэдэх боломжтой.

Функцуудын дунд дараахь зүйлс орно:

• үйлдвэрлэлд үүссэн асуудлын шийдлийг хайх;
• гүйцэтгэлийг сайжруулах талаар санал гаргах;
• тодорхой захиалга, захиалгын талаархи багийн санал бодол, одоогийн зөрчилдөөн дэх эмхэтгэлийн байр суурийн талаар мэдээлэх;
• гүйцэтгэсэн ажлын тайланг гаргах;
• тушаалыг биелүүлээгүй, хөдөлмөрийн сахилга батыг өөр байдлаар зөрчсөн ажилтны талаар гомдол гаргах;
• ёс суртахууны болон эд материалын хохирол учруулсан ослын талаар мэдээлэх;
• ололт амжилт, амжилтаа тайлагнана.

Шаардлагатай тохиолдолд

Тайлангийн зорилго нь өргөн хүрээтэй учраас нэгийг бичих олон шалтгаан бий. Ихэнхдээ энэ нь үйлдвэрлэлд олддог бөгөөд дараахь шалтгааны улмаас бичигдсэн байдаг.

1. хөдөлмөрийн сахилга бат зөрчсөн (хэрхэн бичих вэ?);
2. ажилтан үүргээ биелүүлдэггүй, буруу авирласан (тайлангаа хэрхэн бичих вэ буруу зан үйлажилтан, уншиж, хэрэв биелүүлээгүй бол энэ баримт бичгийг хэрхэн бүрдүүлэх албан үүрэг, та сурах болно);
3. ажилтан ажлын байранд байхгүй эсвэл системтэйгээр хоцорч байна (хэрхэн бичих вэ?);
4. үйлдвэрлэлийн үйл явцад өөрчлөлт оруулах, ажилтныг урамшуулах, шийтгэх шаардлагатай;
5. нэмэлт санхүүжилт, материал-техникийн баазыг бэхжүүлэх шаардлагатай байсан;
6. Удирдлагын тушаалын хэрэгжилтийн тайланг гаргаж өгөх ёстой.

Ихэвчлэн их дээд сургууль, сургууль, цэцэрлэгт ч санамж бичиг олддог. Энэ нь оюутны эсрэг бичигдсэн, хэрэв тэр сахилга бат зөрчсөн бол олон тоогооражил таслахыг зөвшөөрдөг, үл тоомсорлодог. Та оюутны санамж бичгийг хэрхэн зөв бичих талаар илүү ихийг мэдэх болно.

Цэцэрлэгт эцэг эх, сурган хүмүүжүүлэгч, тэр байтугай хүүхдэд зориулж тэмдэглэл бичиж болно. Эцэг эх нь байнга хоцрогдсон эсвэл сурагч хэтэрхий түрэмгий зан авир гаргасан тохиолдолд сурган хүмүүжүүлэгчид даргад тайлан үлдээдэг. Ажлыг зөрчилтэй гүйцэтгэсэн тохиолдолд ахмад багш сурган хүмүүжүүлэгчид зориулж баримт бичгийг бичиж болно. Энэ талаар дэлгэрэнгүй -.

Багш нь багийн гишүүн биш тул эцэг эх нь түүний талаар тайлан үлдээх эрхгүй.

Санамж бичиг бичсэн бүх тохиолдлыг харгалзан үзнэ.

Ямар төрлүүд байдаг вэ?

Хэд хэдэн төрлийн тайлан байдаг. Агуулгын дагуу тэдгээр нь:

• Санаачлага. Тэд удирдлагаас тодорхой шийдвэр гаргах шаардлагатай санал, зөвлөмж гаргадаг.
• Мэдээллийн. Тэд ажлын явц, түүний онцлог, тушаалын гүйцэтгэл, үр дүн гэх мэт дэлгэрэнгүй мэдээллийг өгдөг.
• Тайлан мэдээлэх. Тэднээс удирдлага нь тушаалын хэрэгжилт эсвэл түүний үе шатны талаар суралцдаг.

Хүлээн авагч нь хэн бэ гэдгээс хамааран дараахь тайлангууд байдаг.

• . Тэдгээрийг зөвхөн нэг байгууллага, бүтцийн нэгжид ашиглах боломжтой, тэдгээрийг удирдлагад ханддаг.
• . Дээд байгууллагын даргын нэр дээр эмхэтгэсэн.

Хэрэв та бүх төрлийн санамж бичгийг сонирхож байгаа бол бид энэ талаар бичсэн.

Тайлбар болон үйлчилгээний ялгаа

Санамж бичиг нь тайлбар болон үйлчилгээний тэмдэглэлтэй төстэй боловч эдгээр нь өөр өөр баримт бичиг юм.

1. Санамж бичиг нь үйлдвэрлэлийн шатлалын гишүүдийн хоорондын харилцаа холбоог хангаж, доод хүнээс дээд хүнд байнга бичигддэгээрээ санамж бичгээс ялгаатай. Албан ёсны нэг нь үүсгэн байгуулагчтай ижил статустай менежер эсвэл ажилтанд хаяглагдсан.

   OKUD-д санамж бичгийг өгдөггүй, хүсэлтээр бичдэг, гэхдээ хувийн санаачилга гаргаж болно.

2. Санамж бичиг шиг тайлбар тэмдэглэл нь удирдлагад зориулагдсан боловч өөр зорилготой: энэ нь зөвхөн сахилгын зөрчилтэй холбоотой, үүссэн нөхцөл байдал, ажилтны үүрэг оролцоог тайлбарлах шаардлагатай. Үүнд OKUD код байдаг, удирдлагын хүсэлтээр бичиг баримт бичиж байна.

Дарга, ажилтны хувьд

Тайланг зөвхөн энгийн ажилтанд төдийгүй даргад зориулж бичдэгбусад хүмүүсийн эрхийг ямар нэгэн байдлаар зөрчиж, үйлдвэрлэлийн үйл явцад хохирол учруулсан бол. Баримт бичиг нь шийдвэр гаргах эрх бүхий дээд албан тушаалтанд зориулагдсан бөгөөд ийм асуултад хэрхэн хариулахаа мэддэг. Энэ үүргийг байгууллагын дарга, зохицуулах байгууллагын төлөөлөгч, тэр байтугай хувьцаа эзэмшигчдийн зөвлөл ч гүйцэтгэж болно.

Аж ахуйн нэгжүүдэд тэд эрх баригчдад нэрээ нууцалсан санамж бичиг гаргадаг боловч үүнийг авч үзэхгүй байх эрхтэй.

Ихэнхдээ ажилтнуудыг урамшуулах эсвэл сахилгын шийтгэл ногдуулах зорилгоор тайлан бичдэг. Баримт бичиг нь мэдээллийг харуулна:

• зөрчил, амжилтын шинж чанар;
• ажилтнаас олж мэдсэн шалтгаан;
• ажилтны товч тодорхойлолт;
• үр дагавар;
• шагнал, шийтгэлийн талаархи саналууд.

Ажилтан зөрчсөн дүрмийн цэгийг зааж өгөх, бодит байдлыг тодорхой, сэтгэл хөдлөл, хувийн хандлагагүйгээр илэрхийлэх нь чухал юм. Хэрэв гэмт хэрэгтэн өөрийн зан үйлийн талаар тайлбар өгөхөөс татгалзвал энэ баримтын актыг тайланд хавсаргасан болно.

Та ажилтанд санамж бичиг бичих бүх нарийн ширийн зүйл, нарийн ширийн зүйлийг олж мэдэх болно, хэрэв таны дарга буруу бол захирлын нэр дээр энэ цаасыг хэрхэн зөв зурах талаар бид бичсэн.

Байгууллагад хэн бүрдүүлэх ёстой вэ?

Тайланг дээрээс санаачилсан боловч бие даан бичиж болно. Аж ахуйн нэгжийн баримт бичигт бичдэг:

• ажилтан - хэлтсийн дарга;
• хэлтсийн дарга - байгууллагын захирал;
• хэлтсийн дарга - компанийн дарга.

Санхүүгийн тодорхой асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай бол хүлээн авагч нь нягтлан бодогч, аливаа ажилтан байж болно. Үүний зэрэгцээ захирагдах байдал хадгалагдсаар байна: шууд удирдамжийг алгасаж "толгой дээгүүр" бичихийг хүлээн зөвшөөрдөггүй. Үл хамаарах зүйл бол дарга өөрөө тайланд дурдсан тохиолдолд нөхцөл байдал юм.

Стандарт хэлбэр, түүний дизайны онцлог

Санамж бичиг бичсэн тусгай маягт байдаг. Энэ нь дараах дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулна.

Удирдагч шийдвэр гаргасны дараа тогтоолоо санамж бичигт тавьдаг, үүнд бүтэн нэр орно гүйцэтгэгчид, захиалгын тодорхойлолт, гүйцэтгэх хугацаа, эрх бүхий байгууллагын гарын үсэг, огноо. ГОСТ R 6.30-2003-ын 3.17-д заасны дагуу тогтоолыг тусдаа хуудсан дээр байрлуулж болно.

Маягт нь зөвхөн гадаад тэмдэглэлд шаардлагатай. Баримт бичиг нь дотоод хэрэглээнд зориулагдсан тохиолдолд түүнийг ямар ч хэлбэрээр бичихийг зөвшөөрнө. Тэд ихэвчлэн "Би дараах мэдээллийг танд хүргэж байна" гэсэн хэллэгээр эхэлдэг.

Хэрхэн зөв бичих вэ?

Санамж бичиг бичих онцлогийг 65-р тогтоолоор нэвтрүүлсэн ГОСТ 6.30-2003 стандартаар зохицуулдаг. 2003.03.03. Хамгийн чухал дүрмүүдийн дунд дараахь зүйлс орно.

1. А4 хуудсыг гадны хэрэглээнд зориулж - аж ахуйн нэгжийн хэвлэмэл хуудас авдаг.
2. Гарчиг нь түүний агуулгыг тусгасан - яг юуны тухай бичсэн байна.
3. Үндсэн текстийг тодорхой бүтэцтэй болгосон.
4. Хууль зүйн болон дүрмийн алдаа байх ёсгүй.
5. Асуудлыг нарийвчлан тодорхойлсон боловч шаардлагагүй сэтгэл хөдлөлгүй.
6. Хуудасны зүүн дээд буланд тэнхимийн нэрийг, баруун дээд буланд хаяг хүлээн авагчийн мэдээлэл, голд баримт бичгийн гарчиг бичнэ.
7. Хөрвүүлэгчийн өгөгдлийг доод талд нэг мөрөнд бичнэ.
8. Тайланг 0286041 кодоор бүртгэдэг.

Текстийн бүтцийн хувьд гурван хэсэгтэй:

1. Тодорхой баримт, санамж бичиг бичихээр болсон шалтгаан.
2. Нөхцөл байдалд дүн шинжилгээ хийх, янз бүрийн шийдлийн санал. Энэ хэсгийг нэмэлт гэж үзнэ.
3. Дүгнэлт, хүсэлт, санал, зөвлөмжийн шинж чанартай үйл ажиллагааны санал.

Хэрэв та ийм баримт бичгийг бичихэд бэрхшээлтэй байгаа бол бүх зөвлөмж, заль мэх, бичих дээжийг олох болно.

Эмхэтгэлийн алдаа

Санамж бичигтэй хууль эрх зүйн ач холбогдолтиймээс маш болгоомжтой хандах хэрэгтэй. Согог нь тэмдэглэл хүчин төгөлдөр болохоо болино.

Санамж бичиг эмхэтгэгчдийн гаргадаг гол алдаанууд нь:

• Тодорхой бүтэц дутмаг. Баримт бичиг нь ердийн цаасан дээр бичигдсэн байсан ч дээр дурдсан бүх баганыг агуулсан байх ёстой.
• Хэт их сэтгэл хөдлөл, ашиглах ярианы хэллэг, явах бизнесийн хэв маяг. Хүлээн зөвшөөрөгдсөн бизнесийн ёс зүйг дагаж мөрдөх нь чухал юм.
• Мэдээллийн танилцуулгыг гажуудуулах, хэт дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгөх, эсвэл эсрэгээрээ чухал баримтуудыг чимээгүй болгох. Санаагаа эмх замбараагүй илэрхийлэх.
• Удирдлагад шийдвэр тулгах оролдлого. Тэмдэглэл нь санал бодол, хувийн үзэл бодлыг агуулсан боловч эцсийн үг нь хүлээн авагчид үлддэг гэдгийг санах нь зүйтэй.
• Бүртгэлийн огноо байхгүй.

Харгалзах хугацаа

Санамж бичгийг хэлэлцэх тодорхой хугацаа байхгүй. Гэсэн хэдий ч, энэ нь байгууллагын дотоод баримт бичигт заасан байх ёстой (хэрхэн зөв зохиох вэ?). Мөн авч үзэх тогтсон практик байдаг: үүнд ихэвчлэн 3-10 хоног зарцуулдаг.

Удирдлагын хариу үйлдэл, шийдэл

Хэлэлцүүлгийн дараа тэмдэглэлийг хүлээн авсан удирдагч шийдвэрээ гаргадаг. Хэрэв түүний хуулбар нь байгууллагад үлдэх бөгөөд тогтоолыг эхийн ар талд доод талд нь наасан байна.

Цаашдын үйл ажиллагаа нь гаргасан шийдвэрээс хамаарна. Хэрэв дарга тайлбартай бол түүнийг тайланд хавсаргасан тусдаа хуудсан дээр илэрхийлэх эрхтэй. Тэмдэглэл, тогтоолыг үндэслэн зохих тушаалыг гаргадаг. Үүний хариу үйлдэл нь ажилтныг урамшуулах эсвэл ажлаас халах хүртэл шийтгэл ногдуулах явдал байж болно.

Менежер мэдээллийг үл тоомсорлож, ямар ч байдлаар хариу өгөхгүй байх эрхтэйторгууль, урамшууллын үндэслэлгүй гэж үзвэл.

Сахилгын арга хэмжээг тодорхойлохдоо шийтгэл нь хууль ёсны байхын тулд хуулийн хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэм хэмжээ, тухайлбал Захиргааны зөрчлийн тухай хууль, Хөдөлмөрийн тухай хуулийг дагаж мөрдөх ёстой. IN маргаантай нөхцөл байдалХууль зүйн зөвлөгөө авахыг зөвлөж байна.

Тайлангийн тэмдэглэл - чухал баримт бичиг, дараалал нь хамаарна хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэм хэмжээ. Үүний үндсэн дээр тэд ажилтныг урамшуулах эсвэл шийтгэх боломжтой тул тайлан бичихээр шийдсэний дараа та хэргийн нөхцөл байдлыг сайтар судалж, зааврын дагуу тодорхой ажиллах хэрэгтэй.

Байгууллагын бүх ажилчид албан ёсны эсвэл санамж бичгийг бүрдүүлдэггүй бол аль ч ажилтан эрт орой хэзээ нэгэн цагт тайлбарын жишээ авах шаардлагатай болно. Эдгээр төрлийн үйлчилгээний баримт бичиг бүр нь мэдээлэл, лавлагааны шинж чанартай тодорхой зорилготой. Тэдгээрийн аль нь тодорхой тохиолдолд хамгийн тохиромжтой болохыг анхаарч үзээрэй.

Санамж бичиг - тайлбарын жишээ

Мэдээлэл эсвэл лавлагааны баримт бичгийн төрөл эрх бүхий хүн(хэлтсийн дарга, аж ахуйн нэгжийн даргад) тайлан гэж нэрлэдэг. Хууль тогтоомжид тодорхой тодорхойлолт өгөөгүй бөгөөд энэ нь дарга шийдвэр гаргахад түлхэц өгөхийн тулд дүгнэлт, санал гаргах зорилготой юм.

Ажилтны санаачилгаар эсвэл амны дагуу тайлан гаргах даргын тушаалаар. Ихэнхдээ түүний тусламжтайгаар тэд үйлдвэрлэлийн техникийн тоног төхөөрөмжийг сайжруулахтай холбоотой саналуудыг гаргаж, удирдлагын шийдвэртэй санал нийлэхгүй байгаагаа илэрхийлж, хамтран ажиллагсадтайгаа зөрчилдөж буй байр сууриа илэрхийлдэг.

Тайлбар бичгийн жишээ

Энэхүү баримт бичгийн үндсэн бичвэрт өөрийн байр сууриа илэрхийлж, асуудлын үндэслэлийн талаархи аргументуудыг тодорхой тусгасан байх ёстой.

Дараах төрлийн тайлангууд байдаг.

• Тайлан мэдээлэх. Ажил, үе шат дууссан, тушаалын гүйцэтгэлийн талаар мэдээлэх;
• Мэдээллийн. Ажлын үр дүн, дэлгэрэнгүй мэдээлэл, явц, арга барилыг танилцуулах зорилгоор тогтмол эмхэтгэсэн;
• Санаачлага. Санал, зөвлөмжийг агуулсан.

Санамж бичгийн дээж

Баримт бичиг нь хүлээн авагчаас хамааран гадаад эсвэл дотоод байж болно.

Гадны дээд байгууллагын даргад хандана. Зураг зурахдаа аж ахуйн нэгжийн ерөнхий хэлбэрийг ашиглана. Жишээлбэл, санамж бичиг нь дараахь элементүүдээс бүрдэнэ.

• байгууллагын нэр;
• огноо;
• индекс;
• бүртгэлийн хаяг;
• хүлээн авагчийн өгөгдөл;
• илтгэлийн сэдвийн гарчиг;
• тодорхойлсон текст;
• удирдагчийн гарын үсэг;
• Холбоо барих утасны дугаар бүхий жүжигчний бүтэн нэр.

Албан үүргээ биелүүлээгүй тухай санамж бичиг

Байгууллагын даргын нэр дээр дотоод баримт бичгийг бүрдүүлж, бүртгүүлэхэд ердийн хуудсыг ашигладаг. Энэ нь дараахь элементүүдийг агуулна.

• хэлтсийн тодорхойлолт;
• тэмдэглэлийн нэр;
• огноо, бүртгэлийн дугаар;
• гарчиг;
• текст;
• хүлээн авагчийн бүтэн нэр;
• гарын үсэг, овог нэр, эхний үсэг, эмхэтгэгчийн албан тушаал.

Дотоод баримт бичгийн нэг хэлбэр нь ажилтны үүргээ зохих ёсоор биелүүлээгүй, биелүүлээгүй тухай тайлан юм. Энэ нь удирдлагад мэдээлэх зорилготой бөгөөд ажилтанд сахилгын шийтгэл ногдуулах саналыг тусгасан.

Үйлчилгээний тэмдэглэл - бичих, нягтлан бодох бүртгэлийн журналын жишээ

Энэ бол удирдлагын бүтцийн хэвтээ (бие биедээ захирагдахгүй) объектуудын харилцан үйлчлэлд ашигладаг мэдээллийн баримт бичиг бөгөөд тэдгээрийн чадамжтай холбоотой асуудлыг шийдвэрлэхэд ашигладаг. Санамж бичиг хэрхэн бичих вэ?

IN бүх Оросын ангилагчудирдлагын баримт бичиг (OKUD) энэ төрлийн хангагдаагүй байна. Үүний зэрэгцээ үүнийг үйлдвэрлэлийн зориулалтаар ашигладаг.

• мэдээлэл хүсэх;
• зааварчилгаа өгөх үед;
• дагалдах баримт бичиг болгон;
• мэдээллийн захидал болгон.

Үйлчилгээний тэмдэглэлийн маягт. Текст нь түүнийг гаргахад хүргэсэн шалтгаан - хүсэлт, өргөдөл, санал зэргийг тайлбарласан болно. Хурал, боловсон хүчний шилжилт хөдөлгөөн, байгууллага, түүний хэлтсийн ажилд гарсан өөрчлөлтийн талаархи мэдээллийг харуулах боломжтой. Баримт бичиг нь компанийн байранд нэвтрэхийг зөвшөөрөхийн тулд амралтын өдрүүдэд ажилладаг хүмүүсийн талаархи хамгаалалтын албаны мэдээллийг агуулж болно.

Ажилчдын хөдөлмөрийн амжилтын төлөө тэд үнэ цэнэтэй бэлэг, цол, дипломтой байж болно. Үүнийг хийхийн тулд хэлтсийн дарга, үйлдвэрчний эвлэл, баг тэмдэглэл үйлддэг.

Шагналын үйлчилгээний тэмдэглэл

Хууль тогтоомжид оффисын дизайны хатуу шаардлага байхгүй. Гэсэн хэдий ч дээжийн бөглөх нь тайлангийн хэлбэртэй төстэй бөгөөд үүнийг аж ахуйн нэгжийн онцлогийг харгалзан тухайн байгууллагад шууд боловсруулж, эмхэтгэж болно.

Баримт бичгийг хянахын тулд бүртгэлийн бүртгэлийг үүсгэдэг. тухай мэдээллийг агуулж болно регистрийн дугаар, огноо, нэр эсвэл хураангуй, албан ёсныбаримт бичигт хэн гарын үсэг зурсан.

Үйлчилгээний тэмдэглэлийн бүртгэлийн сэтгүүл

Журналаас гадна карт эсвэл автомат нягтлан бодох бүртгэлийг өгдөг.

Тайлбарын маягт

Энэхүү баримт бичгийг үйл явдал, баримтын нөхцөл байдлыг тайлбарлахад ашигладаг. Дээд албан тушаалтны нэр дээр тухайн аж ахуйн нэгжийн ажилтан эмхэтгэсэн.

Энэ нь баримт бичгийг хүссэн хүний ​​нэрээр энгийн цаасан хуудсан дээр нэг хувь гараар бичнэ гэсэн үг юм. Зарим байгууллага компьютер дээр залгах үйлчилгээ үзүүлдэг. Хууль тогтоох түвшинд тайлбар бичиг гаргах журам тогтоогдоогүй байгаа ч ийм байдаг төрлийн сорьцууддүүргэх. Маягтын дагуу эмхэтгээгүй, хүчинтэй.

ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуулийн (193-р зүйл) дагуу ажилтанд торгууль ногдуулахаас өмнө түүнээс авсан арга хэмжээний нөхцөл байдал, шалтгааныг тайлбарлах шаардлагатай.

Тэмдэглэлийг ажилтан эсвэл бүтцийн нэгж эмхэтгэсэн.

Аливаа аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн урсгал нь тодорхой хэлбэрээр системчилсэн, өөр шинж чанартай баримт бичгийн цуглуулга юм. Үүний нэг баримт бичиг нь санамж бичиг юм.

Баримт бичгийн ерөнхий шинж чанар, зорилго

Юуны өмнө санамж бичиг нь мэдээллийн чанартай, нэгэн зэрэг зөвлөгөө өгөх шинж чанартай бизнесийн баримт бичиг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Үүнийг аж ахуйн нэгжийн дарга эсвэл шууд удирдлагад өгөх зорилготой. Энэхүү баримт бичгийг хоёр шалтгаанаар хэн ч бичиж болно:

1. Ажилтны санаачилгаар.
2. Удирдлагын тушаалаар.

Ямар ч тохиолдолд ийм баримт бичиг нь тодорхой, нэг асуудлын талаархи дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулдаг. Үнэндээ энэ бол бичгээр илэрхийлсэн ажилтны санал юм. Шийдвэр гаргахын тулд удирдагч нь тухайн хэргийн нөхцөл байдлын талаар доод албан тушаалтнуудынхаа бодлыг мэдэх шаардлагатай тохиолдол байдаг. Дараа нь ажилтан үндэслэлтэй хариулт өгөх үүрэгтэй бөгөөд эцэст нь тодорхой санал, зөвлөмжийн хэлбэрээр өөрийн хувийн санаа бодлыг нэмж оруулах ёстой. Үүний дагуу ийм тэмдэглэл нь тодорхой хүний ​​хувийн бодол болж хувирдаг.

Бүү андуураарай

Тодорхой баримт бичгийг бэлтгэхдээ яг юу өгөх ёстойг яг таг мэдэх хэрэгтэй. Зарим зүйлүүд хоорондоо маш төстэй бөгөөд амархан андуурч болно. Тухайлбал, албан тасалгаа, тайлан, тайлбар гэсэн гурван төрлийн ажил хэргийн тэмдэглэл байдаг. Үүний зэрэгцээ тэдгээрийн хооронд гурван чухал ялгаа байдаг бөгөөд үүнийг зөвшөөрдөггүй мэддэг хүнэнэ алдааг хий. Эдгээр баримт бичиг нь ялгаатай:

1. Хаяг хүлээн авагчаар, өөрөөр хэлбэл тэдгээрт зориулагдсан хүнээр. Үйлчилгээний тэмдэглэлээс ялгаатай нь тайлбарыг шууд удирдагчийн нэр дээр бичдэг бөгөөд санамж бичгийг аж ахуйн нэгжийн захиралд шууд гаргаж болно.

2. Үзүүлсэн мэдээллийн сэдэв, семантик ачаалал. Тайлбарын сэдэв гарчигнаас шууд тодорхой харагдаж байна. Оффис нь нэг хэсэг юм бизнесийн захидал харилцаакомпанийн бүтцийн хэлтэс хоорондын . Илтгэлийн сэдэв өөр байж болно:

• тогтмол тайлан;
• сонирхсон асуудлын талаар нэг удаа мэдээлэл өгөх.

3. Үйлчилгээ, тайлбарыг аж ахуйн нэгжийн хүрээнд ашиглаж байгаа бол санамж бичиг нь дотоод болон гадаад аль аль нь байж болно. Эхний тохиолдолд энэ нь компанийн захиралд зориулагдсан, хоёрдугаарт - дээд албан тушаалтанд зориулагдсан.

Баримт бичиг хийгдсэн үед

Санамж бичиг нь зайлшгүй шаардлагатай арга хэмжээ юм. Энэ нь одоогийн нөхцөл байдал хяналтаас гарч, аж ахуйн нэгжийг ноцтой асуудалд заналхийлж байх үед зурсан болно. Өөрөөр хэлбэл, нөхцөл байдал эгзэгтэй байх ёстой. Энэ үед ажилтан мэдээллийг удирдлагын анхааралд хүргэж, түүнд мэдэгдэж буй баримтуудыг нарийвчлан тодорхойлдог. Энэ нь төлөвлөгөөний биелэлт эсвэл хүлээгдэж буй ашигт аюул учруулж болзошгүй юм. Уг баримт бичиг нь үүссэн асуудалд удирдагчдын анхаарлыг хандуулж, нөхцөл байдлыг засахыг оролдох зорилготой юм. Мэргэжилтэн бүр нөхцөл байдлын шийдлийг өөрийн гэсэн байдлаар илэрхийлдэг. Тайландаа тэрээр өөрийн хувилбарыг нарийвчлан тайлбарлаж, энэ талаар өөрийн бодлоо илэрхийлэв. Мэдээллийг хялбархан ойлгохын тулд энэхүү баримт бичгийг бүрэн чөлөөтэй хэлбэрээр эмхэтгэсэн. Энэ хэв маяг нь аливаа ажилтанд бусдад буруугаар ойлгогдохоос айхгүйгээр тодорхой, нэг асуудлын талаар өөрийн үзэл бодлоо илэрхийлэх боломжийг олгодог.

Баримт бичгийг бүрдүүлэх шалтгаанууд

Санамж бичиг байгуулах хэд хэдэн шалтгаан бий. Мэдээжийн хэрэг, та бүх боломжит тохиолдлуудад зориулж дээж эсвэл өвөрмөц загвар үүсгэж болно. Гэхдээ аливаа онцгой тохиолдол нь илтгэлийн хувийн хэв маягийг шаарддаг. Шалтгаан нь маш өөр байж болно:

• ажилдаа хоцрох;
• ажил таслах;
• үүргээ зөрчсөн;
• ажилчдын хоорондын зөрчил;
• аудитын үр дүнгийн мэдэгдэл;
• алдааны талаархи мэдээллийг анхааралдаа авах;
• төлөвлөсөн зорилтоо биелүүлэхгүй байх аюул;
• ажилтны хүлээн зөвшөөрөгдөөгүй зан үйлийн талаархи мэдээлэл.

Олон шалтгаан байдаг бөгөөд тус бүр нь хувь хүний ​​хандлага, тодорхой судалгаа шаарддаг. Дарга нь шууд мэдээлэл хүлээн авсны дараа үүнийг сайтар судалж, чадварлаг шийдвэр гаргах ёстой. Ихэнхдээ асуудлын бусад оролцогчдоос нэмэлт мэдээлэл авах шаардлагатай байдаг. Тэд тавьсан асуудалтай холбогдуулан удирдлагадаа тайлбар өгөхөөс өөр аргагүй болно.

Хэрэв хэн нэгэн ямар нэг зүйлийг эвдсэн бол

Үйлдвэрлэлийн нөхцөлд гарсан зөрчил нь ховор биш юм. Тэдгээргүйгээр ажлын урсгал, хүмүүсийн хоорондын харилцаа холбоо боломжгүй юм. Зөрчлийн хамгийн түгээмэл санамж бичиг Ажлын байран дахь ажилтны зан байдал нь үргэлж хоёрдмол утгатай байдаг. Нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэм хэмжээнээс аливаа хазайлт нь ихэвчлэн зөрчил гэж тооцогддог бөгөөд зохих шийтгэлийг шаарддаг. Зөвхөн аж ахуйн нэгжийн дарга торгууль ногдуулах эрхтэй тул бусад ажилчид, түүний дотор шууд удирдагч нь түүнд юу болсныг мэдэгдэж, хайхрамжгүй хамт олонд үзүүлэх нөлөөллийн талаар өөрсдийн хувилбарыг санал болгож чадна. Ийм тайланг эмхэтгэх алгоритм нь дараах байдалтай байна.

1. Үйлчилгээ эсвэл хэлтсийн нэр. Хуудасны зүүн дээд талд заасан.
2. Хаяг хүлээн авагч (компанийн дарга). Баруун дээд буланд заасан.
3. Баримт бичгийн гарчиг. Яг доор нь бичсэн том үсэгнүүдулаан шугамаас.
4. Баримт бичгийн дугаар.
5. Эмхэтгэсэн газар.
6. Гарчиг.
7. Баримт бичгийн текст: Бүтэн нэр мөн зөрчил гаргагчийн албан тушаал, зөрчил гаргасан огноо, зөрчлийн төрөл, хэрэг гарсан шалтгаан, нөхөн сэргээх санал.
8. Албан тушаал, бүтэн нэр баримт бичгийг бэлтгэсэн хүний ​​гарын үсэг.

Хэрэв хамт ажиллагсад буруутай бол

Ажилтанд зориулсан санамж бичгийг шууд удирдагч эсвэл хамтран ажиллагсад нь гаргаж болно. Ихэнхдээ түүнийг эмхэтгэх шалтгаан нь сөрөг байдаг: зөрчил, зүй бус үйлдэл, зүй бус үйлдэл. Энэ тохиолдолд тэмдэглэл нь юу болсныг баталгаажуулах, цаашид үүнийг давтахыг зогсоох зорилготой юм. Ийм баримт бичгийг хүлээн авсны дараа менежер нөхцөл байдлыг ойлгож, шийдвэр гаргах ёстой. Энэ тохиолдолд ажилтанд ямар нэгэн торгууль ногдуулах эсэх нь түүнээс хамаарна.

Хэрэв сөрөг үйл явдал анх удаа тохиолдсон бол та сэрэмжлүүлэг, төлөвшүүлэх яриагаар өөрийгөө хязгаарлаж болно. Хэрэв зөрчил нь системд шилжсэн бол хөдөлмөрийн хууль тогтоомжийн дагуу шийтгэл оногдуулна. Дарга нь үүнийг бүртгэх виз мэдүүлэх үүрэгтэй шийдвэр. Ажилчдад болон бусад шалтгаанаар тайлан гаргаж болно. Жишээлбэл, хэлтсийн дарга нь захиргаадаа ухамсартай ажилласан эсвэл сайн гүйцэтгэсэн ажлыг шагнаж урамшуулахын тулд захиралд хаягласан тэмдэглэл хийх эрхтэй. Эмхэтгэлийн зарчим ижил, зөвхөн текст эерэг байна.

Тайлан бичихэд хэцүү байна уу?

Санамж бичиг бичих нь тийм ч хэцүү биш юм. Шаардлагатай бол бичгийн дээжийг нарийн бичгийн даргаас үргэлж авч болно. Түүний гарт ийм олон бичиг баримт дамждаг. Гол нь болсон явдлын мөн чанарыг тодорхой хэлэх хэрэгтэй. Ийм баримт бичгийг уншсаны дараа удирдагч энэ "мессеж" -ийг эмхэтгэгч юу хэлэхийг хүссэн талаар тодорхой ойлголттой байх ёстой. Баримтуудыг он цагийн дарааллаар, алхам алхмаар тайлбарлах ёстой бөгөөд ингэснээр тод, ойлгомжтой дүр зураг бүхэлдээ гарч ирнэ.

Дотоод хэрэглээний хувьд тайланг ихэвчлэн А4 (эсвэл А5) форматын ердийн хуудсан дээр гаргадаг гэдгийг санах нь зүйтэй. Хэрэв мэдээллийг дээд байгууллагад өгсөн бол бичвэрийг тухайн аж ахуйн нэгжийн хэвлэмэл хуудас дээр хэвлэсэн байх ёстой. Ийм баримт бичигт менежер заавал гарын үсэг зурсан байх ёстой. Үүний үр дүнд аж ахуйн нэгжийн хоёр төлөөлөгч гарын үсэг зурна: эхнийх нь эмхэтгэгч, хоёр дахь нь захирал. Мэдээллийг нэмэлт мэдээллээр баталгаажуулж болно. Тэдгээрийг ихэвчлэн үндсэн баримт бичгийг дугаарласан хавсралт хэлбэрээр өгдөг.

Юмыг зөв болгохын тулд

Мэдээллийг сонсохын тулд санамж бичиг хэрхэн бичихээ мэдэх хэрэгтэй. Ийм баримт бичиг нь ихэвчлэн гурван үндсэн хэсгээс бүрдэнэ.

1. Энэ тэмдэглэлийг бичих болсон шалтгаан. Энд нөхцөл байдлыг тодорхой тайлбарлаж, мэдэгдэж буй бүх баримтыг жагсаах шаардлагатай байна.
2. Юу болж байгаа талаар эмхэтгэгчийн санал бодол. Нөхцөл байдалд иж бүрэн дүн шинжилгээ хийж, асуудлыг шийдвэрлэх арга замыг санал болгох шаардлагатай байна.
3. Ерөнхий дүгнэлт, тодорхой алхамууд.

Уншиж байхдаа хүлээн авагч ухаан алдахгүйн тулд мэдээллийг аль болох товч бөгөөд ойлгомжтой байдлаар өгөх ёстой. Үгүй бол танилцуулсан баримтуудыг буруу тайлбарлаж, гаргасан шийдвэр нь хүссэн үр дүнг авчрахгүй. Текст нь таны таамаглалыг илэрхийлэх эсвэл бодит байдлыг гуйвуулах ёсгүй. Энэ арга нь дүрэм журмын эсрэг байна. Хэрэв ийм хэрэгцээ гарвал хүлээн авагч өөрөө юу болсныг ойлгож, эцсийн шийдвэр гаргахын тулд эмхэтгэгчийн санал бодлыг сонирхох болно.

Дараалал

Жишээн дээр үүрэг хариуцлага алдсан тодорхой тохиолдлыг авч үзэх боломжтой. Ажилтанд зориулсан санамж бичгийг шууд удирдагч нь аж ахуйн нэгжийн удирдлагад танилцуулах зорилгоор эмхэтгэдэг. Эхлэхийн тулд ажилтанд буруу тооцоогоо засах цаг өгдөг. Үгүй бол холбогдох албаны дарга 3 гэрчийг байлцуулан энэ ажилтан санал болгож буй хугацаанд даалгавраа биелүүлээгүй. Дараа нь зөрчил гаргагч нь шалтгааныг тайлбарласан маягтын туршид тайлбар бичих ёстой.

Ажилтан тэгэхгүй байж болно. Энэ тохиолдолд тэрээр хамгаалах сүүлчийн боломжоо алддаг. Тайлбар бичгийг даргад хянуулахаар хүргүүлнэ. Тэрээр эцсийн шийдвэрээ тогтоол хэлбэрээр илэрхийлж байна. Мэдээллийг нөхөн сэргээх захиалга бэлтгэхийн тулд боловсон хүчний хэлтэст илгээдэг. Шийтгэлийн зэргийг хуулийн дагуу тогтоодог. Хэрэв зөрчил нь нэлээд ноцтой болж, үүнээс гадна дахин давтагдсан бол үр дүн нь холбогдох зүйлд заасны дагуу ажлаас халах болно.