Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель .

Слово «документ» берет происхождение от слова documentum, что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации.

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение. Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:

· зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;

· зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий. Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости - установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства.

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством. Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.

Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :

· порядок документирования информации;

· право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

· порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждения, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей - производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему - от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.

Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Понятие

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель (где информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления).

Структура

Из термина «документированная информация (документ)», содержащегося в упомянутом законе, вытекают три основных признака документа.

Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Свойства

Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность , т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота , которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна . Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации - её доступность , т.е. возможность получения потребителем.

Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность , т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

В профессиональной деятельности, объектом которой яв­ляется документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».

Информация может быть недокументной - не зафикси­рованной на материальном носителе - и документной - закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с доку­ментной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от докумен­та, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) инфор­мация документная, б) на документе и в) о носителе и спосо­бе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная инфор­мация, т. е. информация, содержащаяся в документе. Для е е хранения и передачи и был создан данный документ.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т. п. - это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для книговедов, работников целлю-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 2. Документ как система

лозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производи­телей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т. п.

Наконец, информация на документе - это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т. п., свидетель­ствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве. Информация на документе име­ет особое значение для изучения истории его создания и функционирования в обществе. Она встречается не на всех документах.

Значит, информация документа и документная информа­ция соотносятся как целое и часть.

Часто понятие «документная информация» подменяют понятием «документальная информация». Эти два термина имеют разные значения. Документная - это информация, содержащаяся в документе. Документальная - это инфор­мация, основанная на документе (-ах), подтвержденная доку­ментом (-ами). Документная информация может быть доку­ментальной и недокументальной. Понятия, заключенные в терминах документная и документальная информация - это пересекающиеся понятия.

Документная информация является социальной: докумен­ты создают люди для людей. Природная информация, под­вергнутая закреплению на материальном носителе способом, созданным человеком, также может быть названа социаль­ной информацией (фотография животного, фонозапись его голоса и т. п.).

Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связана с документной информацией и не обходится без нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фото­графию, человек получает, запоминает, накапливает и исполь­зует информацию (знания). Специалисты в области инфор­мации, библиотекари, библиографы и т. п. в силу своих про­фессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, пе­рерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользо­вание.

Контрольные вопросы

1. Каково значение информационной составляющей до­кумента?

2. В чем суть современных концепций информации?

3. Что такое социальная информация?

4. Каковы основные виды социальной информации?

5. Каковы отличительные черты массовой и специаль­ной информации?

6. Как соотносятся понятия «документная информа­ция» и «информация документа»?

2.6. Материальная (физическая) составляющая документа

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без ко­торого он существовать не может.

Материальная составляющая документа - это его ве­щественная (физическая) сущность, форма документа, обес­печивающая его способность хранить и передавать информа­цию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет но­ситель информации - материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.

Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дис­кет и т. п. Эта специальная конструкция обеспечивает вы­полнение документами их главной функции, давая возмож­ность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, при­способленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998. С.123.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.

Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов.

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.

Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.

У архивиста основные задачи - сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста - это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.

Наконец, для специалиста в области информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную функцию. В любом случае документ предстает как целостная и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.

Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые носители разных типов. А поскольку время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.

Юридическая трактовка документа также подверглась испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляющие никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа электронной цифровой подписью. При этом все равно сохраняется потенциальная возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о степени их надежности

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

• 1) документ -- материальный объект;
• 2) документ -- носитель информации;
• 3) документ -- документированная информация.

Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Длительная трансформация толкования термина «документ», первоначально полностью не соответствующего современным технологиям хранения и передачи информации, привела к легализации информационной трактовки данного понятия в Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. № 24-ФЗ.

Согласно ст. 2 Закона под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация -- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления).

Эта же формулировка приводится и в Федеральном Законе «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ, сохраняя жесткую взаимосвязь информации, содержащейся в документе, и материального носителя данной информации

Из легального термина «документированная информация (документ)», содержащегося упомянутых законах, вытекают три основных признака документа.

Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации. Городов О. Комментарий к ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". Спб.: Питер,2004. С.24.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ. Сер. 1. Организация и методика информационной работы / ВИНИТИ. М., 1996. № 8. С. 2..

В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и элек-тронный архив / ВНИИДАД. М., 2000. С.8.

Таким образом, понятие "документированная информация" отличается существенно от понятия ""информация". Феномен документированной информации заключается в двуединстве информации и материального носителя, что в существенной мере определяет ее правовой режим.

Документированная информация в приведенном выше определении по сути дела есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности. Следует, однако, отметить, что документированная информация относится к вещам особого рода. Главное ее отличие от других вещей заключается в двуединстве информации и материального носителя, на котором она зафиксирована, из-за чего предъявляются особые требования к правовому режиму такой информации.

зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

В трех федеральных законах дается понятие документированной информации. В одном случае (в узком смысле слова) документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (ст. 2 Закона об информации). В другом (в широком смысле слова) - под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", ст. 2 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле").