Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

ПРИЕМ РАБОТНИКА НА ОСНОВНУЮ РАБОТУ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Шаги, предшествующие оформлению приема работника на работу

Собственно, оформлению трудовых отношений в могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинский осмотр или др.

Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника. Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу.

На данном этапе необходимо выяснить, существуют или нет у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности (ст. 351.1 ТК РФ). Возможно, у него есть ограничения по той работе, на которую Вы собираетесь его принять.

Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора (если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами):

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые ;

- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях в пошаговой процедуре приема на работу с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) знакомится с предъявленными документами, проверяет их подлинность.

Если сторонами будет принято решение о поступлении работника на работу к работодателю, то в дальнейшем работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) снимает копии с документов и заверяет их (при необходимости помещения таких копий в личное дело работника в случаях, когда у работодателя ведутся личные дела работников), переносит сведения с предъявленных документов в личную карточку работника, затем подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращаются работнику. А трудовую книжку (при ее наличии) работник передает работодателю. Сведения о трудовой книжке вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Форма этой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек".

Медицинский осмотр работника в предусмотренных законом случаях.

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Сообщение работодателю обязательных сведений.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),

ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.

При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты

Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.

3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Следуя пошаговой процедуре приема на работу не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников

4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками.

5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.

Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то она не оформляется.

10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, при необходимости, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 - если работнику оформляется бумажная трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ

Трудовая книжка регистрируется при ее сдаче работником работодателю. Если это произошло в начале процедуры оформления, то на данном этапе в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся новые сведения (например, о дате и номере приказа о приеме на работу – в графу 9). Если же у работника трудовой книжки нет (например, в связи с утратой или при поступлении на работу впервые), и он просит ее завести, то запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносится при заведении трудовой книжки новым работодателем.

11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.

В пошаговой процедуре приема на работу возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.

• Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае в пошаговой процедуре приема на работу порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.
• Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен в Правилах сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 ). Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов согласно пошаговой процедуре приема на работу.
• Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Согласно п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются .

Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).

• База 140 пошаговых процедур в справочной онлайн базе ИКС (база для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>
• Обсуждение различных пошаговых процедур кадровых операций на форуме по кадрам >>
• Скачать другие материалы по кадрам из базы журнала "Кадровик-практик" и "Пакета Кадровика": образцы и бланки документов, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается.

Человек хочет быть уверенным в том, что оформление пройдет по всем правилам в соответствии с положениями Трудового Кодекса РФ. Для того чтобы проконтролировать этот процесс, важно владеть информацией о правилах трудоустройства, правах и обязанностях работодателя и работника.

Трудовой договор — обязательный момент при приеме на работу

Следуя положениям Трудового Кодекса РФ (статья 68), прием на работу очередного соискателя оформляется письменным распоряжением или приказом, которые издаются в срок до трех дней с начала выполнения работником своих .

Работник должен получить копию приказа, заверенную подписью руководителя и печатью организации (при наличии), расписавшись за его получение. Приказ, подтверждающий факт трудоустройства, основывается на тексте трудового договора, заключаемого с одной стороны, работником, с другой – работодателем, и не может противоречить ему в своем содержании.

Статья 56 ТК РФ определяет понятие . Он представляет собой соглашение между работодателя и работника, по требованиям которого работодатель должен создать условия для выполнения работником своих трудовых обязанностей и обеспечить . Работник, в свою очередь, обязуется выполнять свои должностные обязанности и соблюдать правила трудового распорядка, установленные работодателем.

До того момента, как новый сотрудник подпишет трудовой договор, его должны ознакомить под роспись со всеми нормативными актами, регулирующими будущую деятельность, и правилами внутреннего распорядка. После того как сотрудник проработает в организации (на предприятии) больше 5 дней, на него заводится , если данное место работы является для него основным.

Исключением являются работодатели, ведущие деятельность как . В трудовой книжке отражаются сведения о приеме на работу, должностном продвижении, наградах и увольнении. В оформлении трудового договора могут участвовать лица не моложе 16 лет.

Если гражданин (гражданка) получили общее образование и достигли возраста 15 лет, им разрешается поручать легкую работу, которая не нанесет . Также легкий труд может поручаться подросткам, достигшим 14 лет, при условии, что он не принесет вреда их здоровью и родители или опекуны дали свое согласие на осуществление своим подопечным трудовой деятельности.

Трудовой кодекс обеспечивает прием на работу с некоторыми гарантиями (статья 64). Трудоустраивающимся гражданам не могут отказать в заключении трудового договора без веских на то причин. Пол, цвет кожи, язык, раса, религиозное вероисповедание, происхождение, положение в семье и социуме, другие обстоятельства, не влияющие на выполнение работником своих трудовых функций, не являются причинами отказа в приеме на работу.

Запрещено отказывать в праве на трудоустройство:

1. матерям;
2. работникам, переведенным от других работодателей на основании письменного соглашения, на протяжении 30 дней с момента .

Запись в трудовой книжке: образец

Если работодатель не соглашается заключить трудовой договор, гражданин, получивший отказ, имеет право подать .

Соискатель может приниматься на работу с условием проверки его профессионального соответствия. В таком случае в трудовом договоре оговаривается наличие испытательного срока и его продолжительность.

На протяжении испытательного срока работник обязан вести деятельность в соответствии со своим трудовым функционалом, на него распространяется действие правил трудового распорядка места работы и локальных нормативных актов. Работодатель, со своей стороны, обязан оплачивать труд работника во время его испытания.

В длительность испытательного срока не входит время фактического отсутствия сотрудника на работе в силу временной нетрудоспособности или других причин. Испытанию не подлежат лица:

• не достигшие совершеннолетия;
• принятые на конкурсных основаниях;
• принятые на выборную должность;
• имеющие среднее профессиональное или высшее образование и впервые трудоустраивающиеся по своей специальности в течение года с момента окончания соответствующей учебной организации;
• трудоустраивающиеся на срок не более 2 месяцев;
• переводящиеся от одного работодателя к другому на основании их соглашения.

Также работодатель невправе назначать беременным и матерям детей в возрасте младше полутора лет, а также ряду других лиц на основании коллективного договора и трудового законодательства.

Наибольшая длительность срока испытания, регламентируемая трудовым законодательством, не должна быть больше 3 месяцев. Для лиц, заступающих на такие должности, как , главный бухгалтер и им подобные, максимальная длительность срока испытания составляет 6 месяцев. Когда соискатель устраивается на срок от 2 до 6 месяцев, срок испытания не может быть больше 2 недель.

Документы, требуемые для трудоустройства

Сведенья о трудовой деятельности работника — в трудовой книжке

Обычно при приеме на работу требуется предъявить в отдел кадров целый комплект документов. Их перечень приведен в ТК РФ, в статье 65. В него входит:

• или другой документ, действующий в качестве удостоверения личности;
• трудовая книжка, если данное место работы будет основным и человек ранее был официально трудоустроен;
• документы об образовании или подтверждающие наличие специальных навыков и знаний;
• документ воинского учета, если гражданин является военнообязанным.

Для ряда организаций в дополнение к вышеперечисленному требуется предоставить справки об отсутствии судимости и административных наказаний за употребление наркотиков и психотропных препаратов без назначения врача, об окончании преследования по статьям УК РФ в связи с реабилитацией в обществе и перед исполнительными органами.

В отдельных случаях работодатель может затребовать предоставления соискателем:

• медицинской книжки;
• разрешения на работу;
• документов, свидетельствующих о прохождении предварительного медицинского осмотра.

Если человек трудоустраивается впервые, работодатель сам должен оформить ему СНИЛС и трудовую книжку.

В случае, когда при приеме на работу выясняется, что трудовая книжка была утеряна соискателем, на основании его письменного заявления в обязанности работодателя входит оформление новой трудовой книжки.

Работодатель нарушает нормы трудового права, если кроме вышеуказанных документов и ряда других бумаг в соответствии с локальными нормами он требует дополнительные документы от соискателя. Так, очень часто при приеме на работу просят предоставить . Трактовка положений ТК РФ определяет такое требование как незаконное.

Виды договоров

Прием на работу

При трудоустройстве договор подписывается соискателем и работодателем. Документ печатается в количестве двух экземпляров. Первый договор выдается на руки новому работнику, второй – остается в отделе кадров в его личном деле.

Количество экземпляров трудового договора может быть более двух в отдельных случаях, зафиксированных в трудовых законодательных актах. Трудовой договор оформляется на протяжении 3 дней, начиная с той даты, когда новый вновь принятый сотрудник заступил на назначенную должность.

В ряде случаев, установленных трудовым законодательством, может оформляться с работником и лицом или органом, не являющимся работодателем в соответствии с условиями данного соглашения.

Вместо трудового соглашения может заключаться гражданско-правовой договор. Он означает лишь привлечение третьего лица с целью поручить ему выполнение какого-либо вида работ или оказание услуги. Это разные документы, и в гражданско-правовом договоре не может стоять ни одна формулировка из трудового, иначе любой суд переквалифицирует его и обязует работодателя включить работника в штат, возместить причиненный и перечислить страховые платежи.

Трудовой Кодекс РФ определяет порядок приема соискателей на работу. В его положениях дается определение трудового договора, нюансы его оформления, документы, требуемые для предоставления работодателю и др. Зная содержание статей ТК РФ, легче выявить недобросовестные действия работодателя и защитить свои права и интересы.

Мнение юриста-эксперта:

Заключение письменного трудового договора стало обязательным с 2002 года. Вступивший в силу Трудовой кодекс РФ обязал работодателей любой трудовой договор заключать исключительно в письменной форме с выдачей на руки одного экземпляра работнику. Наша статья знакомит читателей с основными положениями порядка трудоустройства.

Следует обратить внимание, что в настоящее время подавляющее большинство трудовых договоров заключается по заранее разработанному шаблону. Как правило, у принимаемого на работу работника, нет возможности внести в него свои предложения. Это объясняется тем, что наличие безработицы не позволяет в полной мере предъявить свои условия. Желающих на многие рабочие места больше, чем самих рабочих мест. Исключение составляют популярные и сложные специальности и профессии, которые являются дефицитными.

К ним можно отнести сложные рабочие профессии (фрезеровщики, операторы сложных станков и т.п.). Есть такая специальность как менеджер по продажам. Их требуется огромное количество, а специалистов катастрофически не хватает. Поэтому, выбирая себе работу, необходимо эти обстоятельства учитывать.

Если вы в поисках работы, тот данное видео будет для вас очень полезным:

Для того чтобы у работодателя и работника не было проблем ни с трудовой комиссией, ни с налоговой, оформление приема на работу должно быть осуществлено правильно и со всеми соответствующими документами. В нашей статье мы постараемся подробно описать порядок документального оформления нового сотрудника.

Нормативная база

Оформление сотрудника и особенности этого процесса перечислены в целом ряде законодательных документов, а именно:

• Главы 10, 11 Трудового кодекса Российской Федерации рассматривают вопросы заключения трудового договора;
• Статья 66 ТК РФ, Постановление Правительства от 16.04.2003 года № 225 «О трудовых книжках» и Постановление Министерства труда РФ от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентируют порядок ведения трудовых книжек работников;
• Постановление Государственного комитета статистики от 05.01.2004 № 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате, то есть приказ о приеме на работу, личную карточку сотрудника и так далее.

Порядок оформления

Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:

• будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу;
• будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в новой деятельности;
• работодатель и сотрудник заключают трудовой договор;
• по предприятию на основе трудового договора издается приказ о приеме на работу;
• в отделе кадров заполняют личную карточку сотрудника по форме N2;
• в отделе кадров заводят личное дело и вносят соответствующую запись о приеме в трудовую книжку.

Документы для оформления

Оформляясь на любую работу, соискатель должен предоставить следующие документы:

• паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность;
• свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство;
• трудовую книжку – если работник устраивается на работу впервые, документ ему оформляют на этом предприятии;
• если работник устраивается по совместительству, его трудовая книжка остается по основному месту работы;
• документы воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на воинскую службу;
• документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специальных знаний.

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету – для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.

Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу. Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.

Ознакомление с нормативными актами предприятия

Закон гласит, что до подписания трудового договора сотрудник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами предприятия под роспись: с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, инструкцией по охране труда, должностной инструкцией и так далее – со всеми документами, которые устанавливают правила трудовой дисциплины и имеют непосредственное отношение к сотруднику.

Его подпись может быть зафиксирована в специальном журнале либо на листе ознакомления, который подкалывается к каждому документу. Нормативные акты также могут быть оформлены в виде приложения к трудовому договору, таким образом, подписывая договор, работник поставит и роспись, доказывающую, что он был ознакомлен с данными документами.

Договор о приеме на работу

Необходимо различать гражданско-правовой договор и трудовой договор (или контракт о приеме на работу). Структура этих двух документов примерно одинакова, но в первом случае речь идет о конкретных работах, выполняемых строго в определенный срок и за определенную плату, которая может не совпадать с системой оплаты труда, принятой на предприятии.

И гражданско-правовой, и трудовой договор – основание для приема на работу.

При подписании гражданско-правового договора не издается приказ по предприятию, а на работника не распространяются гарантии, которыми пользуются работники, подписавшие трудовой договор. Гражданско-правовые договоры работодатель имеет право заключать лишь в строго определенных ситуациях, потому что, если не соблюдены необходимые условия его заключения, он может быть законодательно признан трудовым договором.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается у работника, другой хранится у работодателя. Он обязательно должен быть заключен до того, как работник приступит к исполнению своих обязанностей, в случае же, если оформление по договору на работу не произошло, а работник уже допущен на рабочее место, договор необходимо заключить в трехдневный срок.

Трудовой договор содержит такие разделы:

• реквизиты документа – наименование предприятия, наименование документа, дату составления, печать предприятия и так далее;
• общие положения – дата начала договора и дата, с которой работник выходит на работу, отметка об испытательном сроке и так далее;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• оплата труда и социальные гарантии;
• распорядок рабочего времени и времени отдыха;
• условия страхования;
• ответственность работника и работодателя;
• условия изменения и прекращения действия трудового договора;
• заключительные положения – порядок разрешения споров и так далее.

Необходимо помнить, что трудовой договор – это основной документ, при помощи которого происходит оформление трудовых отношений, поэтому в нем должны быть предусмотрены и зафиксированы все их детали: наличие испытательного срока, отметка о совместительстве, раздел о коммерческой тайне предприятия и так далее.

Приказ о приеме на работу

После того как работника ознакомили со всеми необходимыми местными нормативными актами, он изучил и подписал договор, прием на работу оформляется работодателем: на основании подписанного трудового договора издается приказ (или распоряжение) установленного образца.

Работник должен быть ознакомлен с приказом в течение трех дней под роспись, один его экземпляр, заверенный печатью, он может получить на руки. Приказ не может быть издан позже даты заключения договора.

Оформление личной карточки и прочих кадровых документов

Форма личной карточки N2 утверждена постановлением Государственного комитета статистики. Саму карточку заполняют работники отдела кадров на основании документов, которые работник предоставил, но он должен расписаться в карточке под датой приказа о приеме на работу.

Личное дело сотрудника также оформляется сотрудниками отдела кадров. Туда вносятся персональные сведения: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, адрес, семейное положение, фиксируется карьерный путь, отмечаются все поощрения и взыскания.

Также прием на работу оформляется в трудовой книжке: работники отдела кадров вносят запись о дате приема, реквизитах приказа и должности, на которую принят новый сотрудник.

Трудовые книжки хранятся на предприятии и на руки работнику не выдаются до самого дня увольнения. При необходимости ему могут предоставить выписку из книжки или копию ее отдельных листов.

Оформление на полставки

Оформление такого работника происходит на общих основаниях, разница лишь в том, что в трудовом договоре четко прописывается количество рабочих часов и расписание рабочей недели. Все права, обязанности и гарантии работающего на полставки такие же, как права, обязанности и гарантии работающего полную рабочую неделю и полные рабочие дни.

Оформление студента

Согласно Трудовому кодексу, на работу можно брать даже несовершеннолетних и студентов дневной формы обучения – порядок оформления будет таким же, как и в общих случаях.

Но при этом необходимо участь, что оформление на работу работника, который обучается, возможно лишь на неполный рабочий день – не более восемнадцати часов в неделю. Кроме того, работодатель также обязан предоставить дополнительные пятнадцать дней отпуска без сохранения заработной платы для того, чтобы студент мог сдать сессию, четыре месяца отпуска для сдачи итоговых экзаменов и защиты диплома, а также месяц для сдачи итоговых государственных экзаменов.

Оформление инвалида

Согласно законодательству, оформление такого работника происходит на общих основаниях, но ему дополнительно предоставляются льготы:

• отпуск в течение тридцати дней и дополнительный неоплачиваемый отпуск на шестьдесят дней для инвалидов I и II групп;
• рабочее время не более тридцати пяти часов в неделю;
• ограничения по работам, которые выполняются за пределами нормальных условий труда.

На работы с опасными и вредными условиями инвалидов принимать запрещается. При этом, поскольку трудоустройство осуществляется на общих основаниях, работодатель не имеет права требовать от сотрудника справок о состоянии здоровья (за исключением специально предусмотренных случаев в силу специфики деятельности), а инвалид при может и не предъявлять справку медико-социальной экспертизы. В этом случае работодатель не несет ответственности за привлечение инвалида к работам, противопоказанным ему по состоянию здоровья.

Оформление мигрантов

Оформление на работу иностранцев происходит на основании положений Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» №115-ФЗ от 25.07.2002 года. Оформление происходит в общем порядке, за исключением того, что иностранцам требуется получить разрешение (патент) на работу, а предприятию в некоторых случаях необходимо получить разрешение для трудоустройства иностранных граждан.

Приём на работу студентов и иных работников: Видео

1. Получить от работника о приеме на работу. заявление

Это не обязательный шаг, потому что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.

Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, оно может пригодиться в случае спора об условиях труда, согласованных сторонами. Вспоминается случай, когда работник был принят на работу по совместительству. Примерно в это же время его уволили с основной работы в связи с затяжными прогулами. Тогда же он на работе, которую выполнял по совместительству, поругался с руководством (тоже из-за прогулов) и нажаловался инспекторам по труду, что его принимали на основную работу с неполным рабочим временем, а, дескать, обманули и оформили совместительство. При проверке работодатель показал инспекторам заявление этого работника, из которого были полностью ясны первоначальные намерения работника «прошу принять меня на работу по совместительству…». Аналогичные споры случаются в отношении рабочего времени. Например, работнику устанавливают полное рабочее время, нормированный рабочий день, а он впоследствии настаивает, что при приеме на работу он просил установить неполное и/или гибкое рабочее время. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

Если заявление от работника было принято, то его следует зарегистрировать в соответствующем Журнале регистрации заявлений.

2. Ознакомить работника с документами.

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

3.Заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Трудовые договоры регистрируются в Книге регистрации трудовых договоров.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Если на предприятии ведется Книга регистрации договоров о полной материальной ответственности, то заключенный договор следует зарегистрировать в данной Книге.

4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора.

Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

5. Издать приказ о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора. Не применяйте свою форму. Во-первых, названная форма распространяется «на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2 Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.) Во-вторых, если Вы создадите «самодеятельную» форму, то рискуете забыть внести в нее какие-либо из обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия оплаты труда. А это приведет к негативным последствиям в случае спора с работником в будущем.

6. Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

7. Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

8. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

9. Заполнить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

10. Оформить личную карточку на работника , ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

11. Оформить личное дело работника , если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

Также имейте в виду, что эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами. Например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром (согласно ст.69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

Согласно нормам действующего законодательства, ввод в штат новых сотрудников должен оформляться по типовой схеме. Это позволяет работникам пользоваться всеми преимуществами официального трудоустройства, а предпринимателю не иметь проблем с налоговыми органами. До сих пор имеют место случаи нарушения трудового законодательства в части неверного оформления трудовых книжек или искажения информации в контрактах или приказах о приеме на работу.

Между администрацией предприятий и новыми сотрудниками обязывает кадровые службы отражать изменения в системе учета работников. Только законное оформление на работу гарантирует гражданам своевременное получение заработной платы, получение выходного пособия, оплаты больничных листов и отпускных. Порядок трудоустройства в Российской Федерации контролируется соответствующими службами и надзорными органами. При наличии нарушений при приеме на работу, граждане всегда имеют право обратиться в связи с нарушением их прав в соответствующие инстанции.

ТК РФ

Действующее трудовое законодательство призывает руководящих лиц предприятий действовать согласно букве Закона при приеме и оформлении на работу новых сотрудников. За нарушения общепринятых норм и правил на соответствующих должностных лиц могут налагаться штрафы или дисквалификация. Незнание Закона не освобождает от ответственности, поэтому сегодня на каждом предприятии уделяется особое внимание ведению кадрового учета, существуют специальные подразделения, ответственные за оформление приема и перемещений специалистов, рабочих и начальников.

Основным руководящим документов, регулирующим трудовые отношения в Российской Федерации является Трудовой Кодекс. Процесс оформления договоров с сотрудниками и их персональных книжек, подтверждающих трудовой стаж, описывается в главах 10 и 11 норматива. Если в организации только планируется организация учета и хранения документов, относящихся к штатным работникам, следует обращаться к положению Постановления Правительства 2003 года № 225 . Образцы таких документов как личная карточка работника или приказ о приеме на работу доступны пользователям в соответствующем Постановлении Государственного комитета статистики, его номер 1 от 2004 года.

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу

Общая схема оформления вступающих в трудовые отношения включает несколько этапов. Если придерживаться такого порядка приема сотрудника на работу, это сэкономит время самим соискателям и исключит возможные штрафные санкции на организацию и ее ответственных лиц:

1. Прием и проверка представленных работником документов. Предварительное ознакомление с личностью кандидата может происходить по резюме или анкете. В любом случае, соискатель на должность в компании должен будет документально подтвердить полученное образование, стаж работы на предыдущих местах работы. Для подтверждения своих навыков можно представить характеристику с последней организации или свидетельства о повышении квалификации.
2. Для того чтобы в процессе исполнения трудовых обязанностей не было нареканий и спорных ситуаций, при приеме на работу кадровый сотрудник обязан ознакомить кандидата с правилами внутреннего трудового распорядка, действительными обязанностями, порядком субординации. Не помешает ввести в курс дела соискателя по таким вопросам, как правила со сведениями, составляющими корпоративную тайну и требования по ношению одежды (дресс-коду).
3. Следующим шагом в работе с кандидатом является ведение переговоров. Для этого потенциальному работнику дается для ознакомления стандартный контракт. Если гражданина все устраивает, договор подписывается обеими сторонами трудовых отношений. У каждого при себе остается оригинальная копия соглашения.
4. Официальное оформление в штат предприятия подразумевает издание соответствующего приказа. Если на работу принимается один гражданин, подготавливается форма Т-1. Для группы лиц издается приказ на бланке Т-1а. В содержании суточной выписки указываются основные условия приема и оформления на работу: полное наименование должности и подразделение, дату, когда работник приступает к своим обязанностям, оклад денежного содержания.
5. Оплата труда сотрудников предприятия осуществляется на основании выписки из приказа. На работника оформляется карточка стандартной формы Т-2, в которой своевременно заносятся все изменения относительно специалиста или начальника (повышения, новые надбавки и другие виды начислений).
6. Последним этапом оформления на работу становится запись в трудовую книжку, которую представил работник. Если для гражданина это первый выход на работу, ему открывается новый бланк, который оплачивается самим наемником. отправляется на хранение в кадровую службу, но при этом сотрудник всегда имеет право ознакомиться с ее содержанием, а также запросить надлежащим образом заверенную выписку.

Какие документы необходимы для оформления сотрудника на работу?

Работа с соискателем при рассмотрении его кандидатуры включает идентификацию и проверку трудовой истории. Подтвердить запросы представителя организации, нуждающейся в новых кадрах, можно по оригинальным документам или справкам, полученным в соответствующих ведомствах. Стандартный список документов, которые должен иметь при себе кандидат при приеме на работу, следующий:

• Паспорт или иное удостоверение личности. По этому документу можно проверить большинство основных параметров гражданина, включая его возраст, место прописки. При поступлении на гражданскую государственную службу необходимо быть в готовности к тому, что паспорт могут проверить на предмет законности его получения;
• Документы, подтверждающие уровень квалификации и образования. К заявлению приема на работу или прохождение конкурса прикладываются дипломы и свидетельства об окончании учебных заведений;
• Поступление на работу подразумевает продолжение работником не только трудовой деятельности, но и продление истории в государственных фондах. Для подтверждения нахождения на учете в фондах граждане предоставляют страховое свидетельство и справку о доходах с предыдущего места работы ();
• В настоящее время за работодателями закреплена обязанность представления сведений по гражданам, стоящим на учете в военных комиссариатах. Поэтому лица, уклоняющиеся от прохождения воинской службы, устроиться на работу, не смогут.

Дополнительная информация

К числу дополнительных документов, которые может затребовать кадровая служба от соискателя при оформлении, относятся характеристика с прошлого места работы (рекомендация), свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и даже справки о прохождении медицинской комиссии или отсутствии судимости. Как видно, трудоустройству в настоящее время уделяется особое внимание. Представление заведомо подложных документов или «липовых» справок является прямым нарушением законодательства. В лучшем случае, работодатель при выявлении таких случаев, произведет увольнение по статье 81 Трудового Кодекса . В худшем, может отправить материалы в прокуратуру для проведения дальнейшего разбирательства.

Оформление трудовой книги

Трудовая книжка является основным документом, который подлежит оформлению при регистрации трудовых отношений. Записи в бланке осуществляются на свободном месте последовательно. Содержание текста включает полное и сокращенное наименование юридического лица (индивидуального предпринимателя), должность при успешном прохождении конкурса . Если работник оформляется переводом или ему присуждается соответствующая рабочему месту категория, это отражается записью. В трудовой обозначаются . Все записи в книжке заверяются лицом, ответственным за ведение кадровых документов

Образец оформления приема на работу

Проверка соблюдения норм трудового законодательства может коснуться любой организации. Во избежание недоразумений и возникновения спорных ситуаций, вызванных локальными трактовками приказной части, законодатель предусмотрел стандартные формулировки приказов о приеме на работу. Сегодня в российской практике используются две основные формы, которые являются унифицированными. Первая, это Т1, согласно которой проводится приказом один работник. Вторая форма Т1а служит для коллективного приема на работу группы сотрудников. Использование второго бланка остается на усмотрение работодателя, так как массовая текстовка может нарушить принципы конфиденциальности при доведении успешных испытаний кандидатам под роспись.

Применение формы используется практически на всех предприятиях Российской Федерации. Как правило, кадровые приказы ведутся отдельно, выписка формируется из листов унифицированных форм. Для заполнения Т1 разработаны рекомендации:

• В поле, где надлежит указывать наименование работодателя, следует указывать сведения из учредительных документов;
• Если заключение контракта с гражданином не подразумевает выполнение срочных работ, дата окончания договора остается незаполненной;
• Законодательно не запрещается указывать более раннюю дату приема на работу, в любом случае, с этим фактом работник будет ознакомлен под роспись;
• Сведения по занимаемой должности, отделе и прочих подразделениях вносятся строго в соответствии с имеющимся на предприятии штатным расписанием;
• Для заполнения данных по окладу, иным положенным выплатам, а также по испытательному сроку используется информация, отраженная в трудовом договоре;
• Приказ обязательно подписывается соответствующим должностным лицом, действующим в рамках своих основных обязанностей или назначенное таковым по приказу на время отсутствия основного подписанта.

Заключение трудового договора

Основным документом, который регулирует взаимоотношения работодателя и его наемного работника, является договор. Согласно гражданскому праву форма контракта при оформлении на работу чаще всего является свободной, однако в ней администрация предприятия использует не всегда выгодные для сотрудника условия. В своих действиях, организации опираются на практику, в том числе судебную.

Как бы то ни было именно трудовой договор обеспечивает гражданам гарантии и компенсации, а также определенные преимущества. Действующее законодательство в области охраны трудовых отношений обязывает работодателей заключать договора в письменном виде, в двух экземплярах для каждой из сторон. Основное назначение такого контракта – оформление соглашения между сторонами об условиях сотрудничества.

Внимание

Работник всегда имеет право отконтролировать свой прием на работу, запросив у кадровой службы выписку о включении в штат сотрудников. Вполне уместно будет попросить такой документ через три дня, - это срок, в течение которого уже бывшего кандидата должны ознакомить с выпиской из приказа по предприятию. Если гражданин обнаруживает отсутствие такого приказа, он вправе потребовать его издания от администрации либо обратиться в курирующие органы – трудовую инспекцию или органы прокуратуры.

Все возникающие споры по трудовым отношениям, в том числе ведущиеся в судебных инстанциях, основываются именно на договоре.

Прием на работу с испытательным сроком

В нормах трудового законодательства предусмотрены положения, защищающие как прав потенциальных работников, так и их потенциальных работодателей. Так, администрации предприятий имеют полное право устанавливать для граждан . В течение этого периода человек является полноценным сотрудником, получает положенные выплаты, но при этом результаты его деятельности находятся в зоне особого внимания. Этой нормой часто пользуются работодатели, которые решают перестраховаться даже в случае, если образование и опыт работы кандидата являются подходящими для заполнения вакантных должностей.

В Трудовом Кодексе предусмотрены несколько типов испытаний (по продолжительности), которые могут быть установлены принимаемым на работу новичкам:

• До двух недель;
• До трех месяцев;
• Не больше, чем на полгода;
• На год.

Дополнительная информация

Последние две продолжительности испытательного срока устанавливаются только по согласованию с профессиональными объединениями. Чаще всего такое ограничение устанавливается для лиц из состава высшего менеджмента, например, главным бухгалтерам или директорам компаний. Также большая продолжительность испытания устанавливается для граждан, поступающих на государственную службу.

Вместе с тем существуют категории кандидатов, которым испытательный срок при приеме на работу не устанавливается. В числе таких лиц:

• Поступившие на работу согласно результатам конкурса;
• Беременные женщины;
• Поступающие на работу впервые сразу после окончания высшего учебного заведения;
• Устраивающиеся н работу не более чем на 2 месяца;
• Избранные кандидаты;
• Лица из запаса.

Согласно общей практике испытательный срок используется для того чтобы принять окончательное решение о трудоустройстве граждан. Со стороны работодателя идет оценка способностей к труду, морально-деловых качеств и, главное, соответствия занимаемой должности. Работник же в свою очередь, также может принять окончательное решение о том, стоит ли ему оставаться в данной организации.

В период исполнения трудовых обязанностей запрещается не выплачивать заработную плату или иным способом ущемлять права нового сотрудника. Также запрещается устанавливать содержание в меньшем размере. Вместе с тем, законодательно не запрещается изменение штатного расписания. Так, например, в отделе продаж могут быть две аналогичные должности, но с разными окладами, правда проводить такие изменения необходимо заблаговременно.

Как и любой случай приема на работу, должен быть оформлен согласно действующим нормам законодательства. Информация о проведении испытания обязательно отражается в соответствующем приказе, но не заносится в трудовую книжку.

Нюансы

Трудоустройство, равно как и другие виды юридических прецедентов, имеют целый ряд особенностей. Соблюдение требований рассмотрения кандидатов согласно нормам законодательства гарантирует соискателям равные права, отсутствие дискриминации. Работодатели, в свою очередь, стремятся избавить себя от часто возникающих рисков, например, неправомерном отказе в приеме на работу или нарушения порядка заполнения квотируемых мест.

Так, граждане, которые нацелены на трудоустройство, вправе самостоятельно определять дополнительные документы, наличие которых может повышать их шансы поступить на службу. К числу таких свидетельств относятся справки об инвалидности, беременности или о рождении ребенка. В частности, таким категориям граждан, положены особые условия в организации режима труда и отдыха, что необходимо учитывать уже в процессе оформления в штат предприятия.

К сведению

Для случаев, когда кандидаты не представляют особенных документов, согласно которым можно бы было причислить их к льготной категории сотрудников, последние принимаются на общих основаниях, являющихся стандартными. Работодатели не несут ответственности в случае, если документ по какой-либо причине не был представлен соискателем.

Работники, выполняющие трудовые обязанности вне офиса

Первое упоминание об удаленных сотрудниках в российском трудовом законодательстве относится к 2013 году. Оформление таких работников в штат происходит также, вот только подписание договора о сотрудничестве происходит в электронном виде. Каждая из сторон накладывает электронную подпись на документ, после чего его можно считать официальным, имеющим юридическую силу. Правда, для проверки документов граждан, которые находятся в статусе кандидатов, им придется нотариально заверить свои документы и выслать по почте потенциальному работодателю. Если того требует необходимость, оригинальный трудовой контракт удаленному сотруднику всегда может быть выслан после официального оформления.