Медицинские и фармацевтические организации, медицинские работники, а также индивидуальные предприниматели, осуществляющие медицинскую и фармацевтическую деятельность, довольно часто являются субъектами некоторых , посягающих на здоровье, санитарно-эпидемиологическое благополучие населения. Административное правонарушение выявляется, как правило, в результате , которая является одной из форм осуществления . По результатам проверки должностными лицами органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, проводящими проверку, составляется акт по установленной форме.

Если в ходе проверки выявляются нарушения обязательных требований, законодательства Российской Федерации, должностное лицо, проводившее проверку, выдает юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, в отношении которого проводилась проверка с указанием сроков их устранения, а также принимает меры по привлечению лиц, допустивших выявленные нарушения, к ответственности.

Ответственность может быть административная и .

В настоящей статье рассматривается порядок составления протокола об административном правонарушении, как процессуального документа, оформляемого на этапе . Всего может быть .

Для привлечения организации, должностного лица, индивидуального предпринимателя или гражданина к административной ответственности, должен быть составлен протокол об административном правонарушении.

это процессуальный документ , в котором фиксируется административное правонарушение. Поэтому протокол является доказательством по делу об административном правонарушении и должен соответствовать требованиям, предъявляемым к доказательствам.

Прежде всего, не допускается использование доказательств по делу об административном правонарушении, полученных с нарушением закона.

Составление и процедура оформления протокола об административном правонарушении должны соответствовать требованиям, установленным гл.28 Кодекса об административном правонарушении Российской Федерации (далее — КоАП РФ).

О совершении административного правонарушения составляется протокол (ч.1 ст.28.2 КоАП РФ). Но бывают .

По общему правилу протокол об административном правонарушении должен быть составлен немедленно после выявления совершения административного правонарушения (ч.1 ст.28.5 КоАП РФ).

В случае если требуется дополнительное выяснение обстоятельств дела либо данных о физическом лице или сведений о юридическом лице, в отношении которых возбуждается дело об административном правонарушении, протокол об административном правонарушении составляется в течение двух суток с момента выявления административного правонарушения (ч.2 ст. 28.5 КоАП РФ).

Подпишитесь на нас

Отправляя заявку, вы соглашаетесь с условиями обработки и использования персональных данных.

Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица , в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае, неявки этих лиц для составления протокола, в нем делается соответствующая запись (ч.5 ст.28.2 КоАП РФ).

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении (ч.6 ст. 28.2 КоАП РФ).

Необходимо обратить внимание, что подписание протокола об административном правонарушении, также, как и его вручение (направление по почте), осуществляется исключительно лицу, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении или его законному представителю. Подписание, вручение протокола об административном правонарушении защитнику, оказывающему юридическую помощь лицу, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении и действующему на основании ордера (если защитник — адвокат), представителю юридического лица, действующему на основании доверенности, в том числе руководителю его филиала или подразделения, расценивается, как невыполнение требований, установленных ч.ч.5 и 6 ст.28.2 КоАП РФ. Поскольку перечисленные лица не являются законными представителями .

На практике очень часто возникает вопрос о возможности обжалования протокола об административном правонарушении. Протокол об административном правонарушении обжаловать нельзя, поскольку протокол всего лишь фиксирует административное правонарушение. Если лицо, в отношении которого составляется протокол об административном правонарушении не согласен с обстоятельствами, которые излагаются в протоколе, то он может в протоколе выразить свою позицию в части предоставления объяснений и замечаний на протокол. Затем, при , лицо, в отношении которого ведется дело, имеет возможность опровергнуть те обстоятельства, которые зафиксированы в протоколе, предоставить доказательства, дать пояснения по делу.

В течение трех суток после составления протокола об административном правонарушении он направляется судье, в орган, должностному лицу, уполномоченным рассматривать дело об административном правонарушении (ч.1 ст.28.8 КоАП РФ).

Протокол об административном правонарушении передается на рассмотрение судье немедленно после его составления (вынесения) :

• В случае если по административному делу предусматривает административный арест либо административное выдворение (ч.2 ст.28.8 КоАП РФ);
• Если применена мера обеспечения производства по делу об административном правонарушении в виде (ч.4 ст. 28.8 КоАП РФ).

Административные органы, уполномоченные составлять протокол об административном правонарушении установлены ст. 28.3КоАП РФ. Административные органы, уполномоченные рассматривать дела об административном правонарушении установлены гл. 23 КоАП РФ.

Так, например, при нарушении законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения (ст.6.3 КоАП РФ) протоколы об административном правонарушении составляют органы, осуществляющие функции по контролю и (ст.23.13 КоАП РФ). Этот административный орган может сам рассмотреть дело .

Но согласно ст.23.1 КоАП РФ орган, уполномоченный составлять протокол об административном правонарушении передает дело на рассмотрение судье, в случае, если по делу проводилось административное расследование или если по делу предусмотрено наказание в виде . Т.к. санкция ст. 6.3 КоАП РФ в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц предусматривает приостановление деятельности, то протокол об административном правонарушении по этой статье в отношении указанных лиц должен быть передан на рассмотрение судье, а в отношении граждан и должностных лиц рассмотрен органом, составившим протокол.

По ст.6.2 КоАП РФ протоколы об административном правонарушении составляют должностные лица (ч. 18 ст.28.3 КоАП РФ), но дела об административных правонарушениях по этой статье рассматривает суд (ч.1 ст.23.1 КоАП РФ).

Административное или уголовное дело возбуждают после того, как составили протокол об административном правонарушении. Его принято составлять тогда, когда наличие такового нарушения обнаружено должностными лицами.

Исключениями могут являться те случаи, которые предусматривает ст. 28.4 (дело возбуждалось прокурором), а еще ч. 1 и 3 ст. 28.6 КоАП (предупреждения, фиксации на камеру).

Протокол об административном правонарушении: общие сведения

1. место и точная дата того, где он составлялся;
2. указание должностей, ФИО лица, которым административный протокол составлялся;
3. данные о нарушителе;
4. ФИО, прописка свидетелей, пострадавших и т.д;
5. временной отрезок и само место нарушения;
6. статья закона субъекта РФ, КоАП, по которой предусматривают ответственность;
7. пояснения лиц, выступающих свидетелями или проходящих по делу;
8. любая иная важная информация.

Тем лицам, против которых , подробно разъясняют список их прав и обязанностей во время заполнения протокола. Это также протоколируется. Эти лица обязаны быть ознакомлены с протоколом об административном правонарушение, в списке их прав имеется возможность писать объяснения и вносить дополнения. Копия административного протокола вручается лицу, подпадающему под инициирование начала делопроизводства. Еще её вручают пострадавшей стороне.

Чем отличается протокол от постановления об административном правонарушении ГИБДД?

Протокол об административном правонарушении

Протокол подписывает то лицо, которое занималось составлением. Также подпись ставит физ. лицо или представитель по делу со стороны юр. лица. Допускается возможность отказа от того, чтобы подписать протокол теми лицами или их представителями, относительно которых данное дело возбудили. Это фиксируют в протоколе.

Учтите, что факт отказа подписать протокол об административном правонарушение просто документируется, а дело все равно получает ход.

Составляют административный протокол сразу после того момента, как выявили нарушение. В том случае, если нужно выяснить больше данных о физ. лице, которое является нарушителем, или же иных обстоятельств, тогда АП составляют в период не позже 2-х суток с того времени, как выявили нарушение. Если идет административное расследование, то составляют протокол в самом его конце.

При совершении нарушения могут ограничиться предупреждением или назначением штрафа. АП в этой ситуации не составляют. Уполномоченное на такие действия лицо выносит постановление. Происходит это на том месте, где совершено нарушение.

Постановление об административном правонарушении

То есть протокол составляется в случае оспаривания наличия события административного правонарушения, а постановление когда гражданин признает свою вину. Постановлением выносится наказание, которое можно обжаловать, в протоколе лишь описываются доказательства правонарушения. То есть, если водитель признает свою вину, то имеет право сразу выписать постановление об административном правонарушение. Обжаловать постановление можно в течение 10 дней. Протокол должен быть рассмотрен на комиссии ГИБДД, при этом в ней должен участвовать тот человек на кого составлен протокол.

Копию постановления об административном правонарушение выдают под расписку тому лицу, относительно которого его выносят. Такая же копия выдается и потерпевшему. Это делают по его просьбе.

Составляться АП начинает тогда, когда оспаривается сам факт события нарушения, админ. наказание и т.д.

Если правонарушение заснято камерой, то административный протокол не составляется. Постановление по делу принято выносить без участия лица, которое совершило нарушение.

Копию постановления, в таком случае, обычно направляют заказным письмом («письма счастья»). Срок отправки составляет не более 3-х суток с того момента, когда постановление вынесли.

Видео: Хитрости ГИБДД. Разница между протоколом и постановлением.

Особенности составления и заполнения протокола об административном правонарушение инспектором ГИБДД

1. Если инспектор ГИБДД предлагает сесть в машину ДПС

Если поступило предложение сесть в машину ДПС для оформления протокола, то именно Вы принимаете решение ответить согласием либо отказом. Нет такого нормативно-правового акта, который бы обязывал Вас принудительно садиться в машину ДПС для того, чтобы приступить к началу процесса оформления АП.

2. Свидетели

Когда в Вашей машине находится еще и пассажир, то ему тоже будет лучше выйти. Это существенно уменьшает риск попыток для совершения любого «развода» и часто помогает избежать наказания за действительно совершенное незначительное правонарушение. К исключениям, само собой, относятся тяжкие правонарушения: вождение нетрезвыми, серьезное ДТП и т.д.

Наличие свидетеля заставляет инспектора ГИБДД тщательно обдумывать каждое свое слово или действие. Если Вы уже находитесь в машине ДПС, то можно дать возможность свидетелю полностью и без препятствий послушать Вашу беседу. Инспектор может попросить посторонних удалиться, но Вам следует заявить, что именно этот человек Ваш свидетель.

Также можно ссылаться и акцентировать внимание на указе о «Гарантиях прав гражданина на информацию» из соответствующего подраздела про «Диктофоны, видеокамеры и фотоаппараты». Обязательно включите звукозапись, если имеете при себе аппарат с подобной функцией и такую возможность.

3. Задержки с оформлением административного протокола

Протоколирование должно начаться незамедлительно. К этому обязывает ст.28.5 КоАП. Задержка является уже административным нарушением инспектора ГИБДД согласно ст. 12.35 КоАП. Если имеет место затягивание процесса без оснований, то предложите инспектору взяться уже за составление протокола задержания. Так Вы прямо намекнете, что инспектор не имеет повода для Вашего задержания.

4. Ознакомление с протоколом

Выданный на руки протокол читайте с предельным вниманием и спокойствием. Знайте, что инспектор будет пытаться Вас поторопить, а в некоторых ситуациях попытается даже выхватить документ из рук. Стоит напомнить инспектору о том, что Вы наделены правом вписать свои объяснения, а подобные действия инспектора можно толковать как нарушение против Вас.

• в подпункте «объяснения лица» лучше вписывать: «Не согласен»;
• если нет составленных схем и другого рисунка, то укажите «Схема не была составлена». Это исключает факт последующего добавления к протоколу схемы самим инспектором ГИБДД, который может сделать запись «Водитель ТС отказался подписывать АП». Если схема составлялась, но есть только один экземпляр, тогда указывайте: «Копия схемы мне не выдавалась»;
• Перед тем, как подписать схему, указывайте: «Не согласен». Её составляют весьма приблизительно, нет нужных замеров, привязки к местности и т.п. Ваше несогласие с этим вполне логично.

5. Не вписали свидетелей в протокол об административном правонарушении

Когда с Вами пассажиры, значит, у Вас появляются и свидетели. Если свидетелей отказываются вносить в АП, настаивайте на вписании. Инспектор может отказываться, мотивировать отказ тем, что эти лица заинтересованные и т.д.

В таком случае, в пояснении к протоколу об административном правонарушении пропишите: « Настоятельно прошу учесть тот факт, что ИДПС ответил отказом на просьбу внести свидетелей (ля) в данный протокол. Возможно, что он испугался того, что свидетели правдиво все расскажут. Не нашел иной причины для отказа». Если же свидетелей рядом нет, стоит ставить «Z» в этой графе, чтобы свидетели не нашлись «случайным» образом.

6. Подаем ходатайство

Видео: Как подать ходатайство при составление административного протокола ГИБДД?

Помните, что имеете право подать ходатайство относительно того, чтобы дело рассматривалось там, где зарегистрировано ТС, а еще по месту Вашего проживания. Ходатайство будет лучше подать пере тем как подписать протокол об административном правонарушение. Имейте под рукой собственные готовые бланки ходатайства и будьте готовы к подобным ситуациям. Так вы сможете выиграть дополнительное время и спокойно разобраться в ситуации, прибегнуть к помощи и придерживаться рекомендаций адвоката.

Если же Вы знаете то, о чем писать и уже на месте пишете объяснения, но в протоколе мало свободного места, тогда Вы можете использовать отдельный листок. В протоколе есть графа «объяснения лица». В ней нужно написать, что эти пояснения Вы приложили к протоколу и на отдельном листе бумаги. Делать записи на таком отдельном листе бумаги лучше «под копирку», которую Вы приготовили заранее. Она всегда должна быть рядом в легкодоступном месте у Вас в автомобиле.

Следующим шагом будет найти в протоколе то место, где Вам необходимо расписаться в том, что инспектор ГИБДД провел разъяснения Ваших обязанностей и разъяснил также права. Если же он или уклонился от разъяснений, или поступило предложение ознакомиться с ними там, где они расписаны на оборотной стороне в протоколе, тогда вместо подписания ставите прочерки или слово: «Нет».

К протоколу подобным образом можно прикладывать любую другую важную и необходимую документацию. Главное то, что нужно фиксировать это в протоколе.

7. Получаем копию протокола

Завершающим этапом следует предложение от инспектора ГИБДД подписать протокол. Перед подписью необходимо уточнить возможность забрать его копию. Если инспектор ответит отрицательно, то следует уточнить причину и ссылаться на то, что протокол об административном правонарушении уже составили и инспектор уже подписал.

Инспектор ГИБДД, который расположился в машине ДПС, не имеет права составлять протокол. Если Вы были остановлены одним инспектором в тот самый момент времени, когда второй занимался протоколированием нарушения другого водителя, то получается, что он физически не мог наблюдать то нарушение, за которое Вас останавливали. Стоит сделать для всех акцент на этом факте. Это очень важный момент.

При совершении какого-либо административного правонарушения в обязательном порядке должен составляться протокол. Бланк его образец можно найти в любой правовой базе онлайн (например, Гарант или Консультант Плюс). Но какое действие может быть отнесено к такому поступку?

Административное правонарушение и его характеристика

Протокол об административном нарушении должен заполняться непосредственно на месте совершения такого проступка. Он обязательно должен отражать действия или бездействия лиц, противоправные и виновные в них, результатом которых является конкретное нарушение закона. Административную ответственность может понести как физическое, так и юридическое лицо.

Документ может быть составлен в случае посягательства на общественный порядок, на жизнь и здоровье граждан, в случае нарушения правил эксплуатации отдельных транспортных средств, в случае нарушения правил дорожного движения, угрозы экологии и т. д.

Главные характеристики:

• противоправность действия/бездействия: такое деяние должно нарушать нормы административного права или смежного с ним;
• виновность в действии/бездействие: совершается с прямым или с косвенным умыслом или по неосторожности;
• неотвратимость наказания: за действие/бездействие физ- или юрлицо несет ответственность.

Судебная практика показывает вероятность переквалифицирования административного разбирательства в уголовное.

Элементы

Протокол может быть составлен только при наличии всех основных элементов, из которых и складывается состав правонарушения. В нём все они отражаются в полной мере. К элементам относятся:

• субъект административного правонарушения (физическое или юридическое лицо, достигшее возраста 16 лет и обладающее полной дееспособностью),
• субъективная сторона административного правонарушения (вид умысла, который фиксируется в протоколе),
• объект правонарушения (это то общественное отношение, которое было нарушено),
• объективная сторона правонарушения (наличие признаков административного правонарушения).

Мера ответственности и наказание

В документе в обязательном порядке фиксируется не только факты совершения правонарушения, но и та мера наказания, которая рекомендуется к вынесению в постановлении. К мерам наказания относятся:

• штраф,
• административное задержание,
• арест,
• лишение (ограничение) некоторых прав,
• предупреждение,
• приостановление деятельности.

Не все административные дела тщательно расследуются со всеми свидетелями, доказательствами и иными данными. Связано это с тем, что такие правонарушения не несут в себе общественной опасности.

Протокол об административном правонарушении: обязательные реквизиты и составление

Эта бумага является официальным документом, содержащим в себе технические моменты совершенного деяния. Все факты, вся суть произошедшего дела рассматриваются и берутся именно из него.

Документ в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

Лицо, в отношении которого составляется документ, имеет право дать свою версию произошедших событий. Это нужно отразить в графе «объяснения». Стоит отметить, что правом написания такого документы обладает только должностное лицо. Об этом сказано в официальных нормативно-правовых актах . Перед началом составления ответственный разъясняет всем участникам процесса их права и об их обязанностях, о возможных возникающих в результате открытия административного дела правоотношениях. Всем участникам должны быть предоставлены копии протокола, а также полностью должно быть разъяснено его содержание.

В случае надлежащего оповещения юридического или же физического лица и при их неявке составление документа не отменяется. Его копия и извещение о составлении направляется неявившимся лицам в течение 3 дней. Обязательным условием является наличие двух подписей: должностного лица, которое составило протокол, и лица-нарушителя. В случае отказа правонарушителя подписывать бумагу это фиксируется в присутствие двух понятых и требует их подписей.

Условия составления

Правом написания протокола обладают должностные лица государственных органов в пределах своей компетенции. Протокол имеет стандартизированную форму, образец которой доступен в интернете. Написание и составление такого документа должно происходить немедленно после обнаружения правонарушения. Если дело требует выяснения дополнительных обстоятельств, то протокол должен быть составлен в течение 2 суток с момента обнаружения правонарушения.

Вынесенное постановление можно обжаловать в течение 10 календарных дней, как высшему должностному лицу того органа, которым было вынесено постановление, так и в суде.

Чтобы избежать открытия «новых обстоятельств», перед подписанием протокола необходимо обратить внимание на следующее:

• во всех свободным строках протокола нужно поставить прочерк во избежание появления там дополнительной информации;
• тщательно вычитать все предложения, которые касаются сущности произошедшего;
• обратить внимание на нарушенную и записанную норму в протоколе.
• при несогласии с версией должностного лица подробно изложить свою позицию в графе «объяснения».

При соблюдении всех простых правил составление не будет являться страшным действием, а станет мощным помощником в доказании своей невиновности или же, наоборот, поможет справедливо наказать нарушителя. Внимательность и аккуратность должны присутствовать всегда при составлении любых юридических документов . Человеческий фактор играет большую роль, поэтому во избежание появления ошибок проверка и перепроверка таких документов – самый важный этап.

Д анная статья - наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

• заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
• разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа .

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят ) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора - Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные .

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания . Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия , в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Свернуть Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

• протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
• протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Свернуть Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

04.05.2011 - 05.05.2011

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

Свернуть Показать

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

Свернуть Показать

с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Свернуть Показать

Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 15

Свернуть Показать

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16

Свернуть Показать

Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

Пример 17

Свернуть Показать

Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Свернуть Показать

Повестка дня:

1. Об утверждении Учетной политики на 2011 г.
   Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
2. О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).
   Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ - кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

Пример 19

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Свернуть Показать

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

1. кому - что сделать - к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола "

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24

Свернуть Показать

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется .

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25 Отметка о заверении копии протокола

Свернуть Показать

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Особенностям оформления протокола общего собрания участников в ООО и протокола акционеров в АО посвящена статья Сергея Россола "Протокол общего собрания акционеров и участников " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 4" 2011 на стр. 33

О том, как провести общее собрание акционеров / участников в АО и в ООО, читайте статью Сергея Россола "Годовое собрание в хозяйственных обществах " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 3" 2011 на стр. 62