Понятие юридической значимости документа первоначально в формулировке «юридическое значение» появилось в связи с развитием систем электронного документооборота и возможности создавать, хранить и использовать электронные документы, равнозначные официальным документам на бумажном носителе. Однако употребление этого понятия без его четкой дефиниции ставит ряд вопросов, связанных как с толкованием самого понятия, так и с определением его места в понятийной базе документоведения. Напомним, что более привычным и понятным большинству специалистов является термин «юридическая сила документа».

Понятия юридическая сила и юридическая значимость документа в нормативной базе

Впервые понятие юридической значимости документа (в формулировке «юридическое значение документа») отмечено в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», где в ст. 4 «Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи» устанавливалось следующее:

«1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

2. Участник информационной системы может быть одновременно владельцем любого количества сертификатов ключей подписей. При этом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи ».

Обращает на себя внимание, что, как следует из содержания статьи, сам факт заверения электронного документа электронной подписью еще не означает, что документ приобретает юридическое значение; он приобретает его только при наличии некоего дополнительного условия, а именно: документ с электронной подписью используется только для реализации отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

Аналогичное положение содержится в статье закона, устанавливающей требования к сертификату ключа подписи: сертификат должен содержать сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» действует до 01.07.2012. Содержатся ли подобные или аналогичные положения в уже принятом и действующем Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»? Анализ текста закона показывает, что в новом законе понятий «юридическое значение документа» или «юридическая значимость документа» нет, но используется понятие «юридической силы документа».

В частности, в ст. 4 «Принципы использования электронной подписи», одним из принципов назван принцип «недопустимости признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе».

Заметим, что в данном случае не выдвигается никаких дополнительных условий или требований, при наличии которых электронный документ считается имеющим юридическую силу, кроме как наличие электронной подписи.

Еще в одной статье закона (ст. 7 «Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами») устанавливается: «Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права». И в данном случае речь идет о юридической силе документа, и юридическая сила документа связывается с наличием электронной подписи.

Таким образом, мы видим, что в одном случае (Закон «Об электронной цифровой подписи» 2002 г.) употребляется понятие юридического значения документа, в другом (Закон «Об электронной подписи» 2011 г.) – понятие юридической силы документа.

Следует отметить, что понятие юридической силы документа – давно существующее и привычное всем специалистам понятие, значение которого определено ГОСТ Р 51141-98 * ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.: «юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Понятие юридического значения (значимости) документа – понятие относительно новое, получившее широкое употребление в последние 5-10 лет. При этом следует отметить, что это понятие, во-первых, применяется, как правило, не к документу вообще, а к электронному документу, а во-вторых, наряду с этим понятием также используется понятие «юридически значимый электронный документооборот» (это понятие широко употребляется как разработчиками систем электронного документооборота, так и пользователями этих систем).

Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия употребляются как синонимичные. Так ли это?

Юридическая сила документа

Как следует из приведенного выше определения данного понятия, закрепленного в ГОСТ Р 51141-98, говорить о том, что документ имеет юридическую силу, можно в случае, если документ удовлетворяет трем требованиям: соответствует законодательству, издан органом (лицом), имеющим соответствующие полномочия, оформлен в соответствии с установленными правилами. Если документ удовлетворяет всем перечисленным требованиям, он имеет юридическую силу, иначе говоря, является подлинным подтверждением зафиксированной в нем информации об объективной действительности.

Важно знать!

Документ, имеющий юридическую силу, - документ, способный порождать определенные правовые последствия.

Несмотря на то, что понятие юридической силы имеет закрепленное в стандарте определение, природа этого понятия практически не исследована, что, безусловно, не добавляет ясности, а напротив, тянет за собой целый ряд вопросов.

Прежде всего, требует прояснения формулировка, данная в определении понятия «юридическая сила»: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством…». Что следует понимать под этим свойством документа, которое сообщается ему законодательством, и всегда ли мы можем, создавая документ, опираться на нормы, закрепленные в законодательстве? Известно, что в отдельных случаях в законодательстве имеются лишь указания на то, что определенные ситуации требуют документирования, без указания вида или разновидности документа, который должен создаваться в данной ситуации, и без установления каких-либо требований к содержанию и оформлению документа. Таких положений достаточно много, например, в Трудовом кодексе Российской Федерации. Приведем несколько примеров:

«С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату…» (ст. 60.2.).

«Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня» (там же).

«По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме» (ст. 64).

«С письменного согласия», «в письменной форме» и другие подобные формулировки говорят лишь о том, что ситуация должна быть задокументирована, но не определяется при этом вид создаваемого документа.

В то же время в законодательстве достаточно много норм, определяющих и вид создаваемого документа, и в отдельных случаях устанавливающих требования к содержанию и оформлению документа. Приведем только один пример: Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» перечисляет не только виды документов, в которых должна отражаться деятельность органов управления акционерным обществом, но и устанавливает комплекс требований к порядку составления и оформления этих документов, их содержанию, например:

«Статья 63. Протокол общего собрания акционеров

1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

2. В протоколе общего собрания акционеров указываются:

• место и время проведения общего собрания акционеров;
• общее количество голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества;
• количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;
• председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием».

Такие же четкие и определенные нормы содержатся в законе и в отношении других документов.

Приведенные примеры показывают, что требования к документам, устанавливаемые действующим законодательством, могут формулироваться и как требования обязательного документирования ситуации (без указания вида документа, особенностей оформления и требований к содержанию), и как четкие нормы, определяющие вид документа (виды документов), порядок его составления и, в отдельных случаях, оформления.

Рассматривая сущность понятия «юридическая сила», мы должны отметить еще одну неопределенность, существующую в связи с данным понятием: обязательно ли наличие всех трех условий для того, чтобы документ приобрел юридическую силу (имеются в виду признаки, выделенные в определении: соответствие законодательству, компетенции органа или лица, правилам оформления). Известно, что далеко не для всех документов законодательством установлены какие-либо требования: имеется большое количество видов и разновидностей документов, в отношении которых законодательством не установлено каких-либо норм, и мы можем говорить только о правилах, определяемых традицией (практикой документирования) или соглашением сторон.

Применение принципа соглашения сторон при документировании прямо предусмотрено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 1 ст. 11,): «Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации». Тем самым законом предусмотрена возможность применять при документировании правила, принятые сторонами информационного обмена.

Два других признака, выделенных в определении понятия «юридическая сила документа» (свойство официального документа, сообщаемое ему … компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления), не вызывают сомнения. Компетенция органа (должностного лица), издавшего (подписавшего, утвердившего) документ, определяется теми полномочиями, которые даны соответствующему органу или лицу и закреплены в организационно-правовых, распорядительных или иных документах, например, в доверенностях.

Компетенция органов управления (общего собрания акционеров, совета директоров, наблюдательного совета), руководителя организации, осуществляющего исполнительно-распорядительные функции, определяется уставом организации или положением об организации. Компетенция иных должностных лиц устанавливается приказом руководителя о делегировании полномочий (права подписи), доверенностями, данными руководителем организации, а также положениями о подразделениях, должностными инструкциями.

Если при подписании или утверждении документа должностное лицо вышло за рамки предоставленных ему полномочий, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

Последнее условие, необходимое для того, чтобы документ имел юридическую силу, - соблюдение установленного порядка оформления или установленной формы документа. Но если требования к содержанию и оформлению документа установлены законом или иным нормативным правовым актом, то соблюдая первое требование, мы одновременно будем соблюдать и последнее условие, необходимое для придания документу юридической силы, – соответствие его правилам оформления. Другое дело, если таких правил нет в законодательстве: тогда они устанавливаются в локальных нормативных актах (правилах, положениях, инструкциях) или принимаются соглашением сторон – участников информационного обмена.

Есть еще одно обстоятельство, которое также требует рассмотрения в связи с понятием «юридическая сила документа». Представителями юридической науки понятие юридической силы документа связывается только с определенной категорией документов – законодательными и иными нормативными правовыми актами. Приведем в качестве примера следующее суждение: «На место нормативного акта в нормативно-правовой базе указывает его юридическая сила – свойство акта порождать определенные правовые последствия. Юридическая сила акта зависит от положения органа, издавшего этот акт, в системе органов государства и его компетенции» (Антипова Т.В. Правила применения нормативных правовых актов // Право и экономика. 2004. № 11 (201). С. 4.)

Следовательно, федеральный закон обладает большей юридической силой, чем закон субъекта Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации имеет большую юридическую силу, чем решение федерального органа исполнительной власти. Высшей юридической силой обладает Конституция Российской Федерации.

Понятно, что когда мы имеем в виду нормативную правовую базу, имеющую иерархическое строение, фактически отражающее иерархию органов власти, понятие юридической силы акта действительно приобретает еще одно очень важное и вполне конкретное свойство: сила действия акта.

В частности, это свойство акта проявляется в том, что если один и тот же вопрос регулируется различными нормативными правовыми актами, то применяется норма акта, изданного органом, занимающим более высокое место в иерархии органов власти, т. е. акт, занимающий более высокое место в иерархии актов и имеющий, соответственно, более высокую юридическую силу.

Спор о том, правомерно ли связывать юридическую силу только нормативными правовыми актами – вопрос, нуждающийся в более глубоком исследовании.

Если принять эту точку зрения, то приказ организации, которым утверждается какой-либо документ (правила, положение, инструкция) имеет определенную юридическую силу, т. к. относится к категории нормативных правовых актов, а приказ организации, которым даются конкретные поручения, не имеет юридической силы, т. к. является ненормативным.

Если мы принимаем положение о том, что юридическая сила документа – это свойство документа порождать определенные правовые последствия, то, на наш взгляд, неправомерно связывать это свойство только с нормативными правовыми актами. Правовые последствия, на наш взгляд, могут порождать многие документы, не относящиеся к категории нормативных правовых актов, при условии, что они изданы с соблюдением правил, о которых мы говорили выше.

Простой пример: любой подписанный сторонами договор порождает правовые последствия, как в случае исполнения, так и в случае неисполнения (естественно, в каждом случае они будут разные). Договоренности, достигнутые на переговорах и закрепленные в протоколе, подписанном сторонами, также порождают правовые последствия. Письмо-предложение (коммерческое предложение) также может порождать правовые последствия.

Конечно, в зависимости от вида документа и документируемой ситуации степень (качество) этих последствий может быть разной, от обязательства или права совершить определенные действия до последствий, разрешаемых в судебном порядке. Даже документ частного лица, например, обращение гражданина, направленное в орган власти, порождает правовые последствия, поскольку в соответствии с действующим законодательством любое обращение должно быть рассмотрено и на любое обращение должен быть дан ответ по существу - и это тоже в данном случае правовые последствия.

С какой позиции мы бы не подходили к понятию юридической силы документа и какие бы не исследованные пока еще стороны этого понятия нам ни открывались, очевидно одно: юридическая сила – это то, что свойственно самому документу.

На заметку!

Документ либо имеет юридическую силу, либо не имеет ее, соответственно, в последнем случае документ не может порождать правовых последствий.

К примеру, если заместитель руководителя организации в соответствии с приказом о назначении исполняющего обязанности на время отпуска генерального директора в период с 01 по 15 июня 2011 г. исполнял обязанности генерального директора, приказ, изданный им 16 июня 2011 г., то есть после выхода генерального директора из отпуска, не будет иметь юридической силы, поскольку действие полномочий, дающих заместителю генерального директора право издавать приказы, закончилось 15 июня 2011 г.

Юридическая значимость электронного документа

Для того чтобы понять, что такое «юридическая значимость электронного документа» зададим себе вопрос, почему это понятие возникло именно тогда, когда мы стали активно работать с электронными документами и когда появилась возможность заверять электронный документ электронной подписью и, соответственно, сформировались предпосылки для перехода на безбумажный документооборот, т. е. исключения в определенных случаях документа на бумажном носителе из информационного обмена. Почему, имея дело с документами на бумажном носителе, мы могли обходиться понятием «юридическая сила документа» и нам его было достаточно? Очевидно, ответ на этот вопрос заключается в том, что документ на бумажном носителе – это самостоятельный физический объект, контроль над которым мы можем осуществлять непосредственно, отслеживая перемещение данного объекта в процессе его подготовки или исполнения.

Конечно, документ на бумажном носителе не существует сам по себе: в процессе подготовки он может быть связан с другими документами (например, документами, инициирующими издание данного документа или служащими основанием для его издания, с ранее подготовленными проектами и др.); после того, как документ подготовлен или издан, он может перемещаться в другую систему документооборота или помещаться в дело и попадать в состав документального фонда, но в любом случае документ на бумажном носителе – это визуально воспринимаемый и контролируемый нами объект.

Отношения между субъектом, осуществляющим документирование (автором документа) и самим документом в данном случае можно графически представить следующим образом:

Совершенно иная ситуация складывается в случае с электронным документом, поскольку электронный документ создается с помощью информационной системы, передается из одной информационной системы в другую, хранится в информационной системе, т. е. существует на протяжении своего жизненного цикла в информационной системе – системе электронного документооборота (СЭД). Визуально мы воспринимаем электронный документ через его представление в человекочитаемой форме как видеограмму на экране монитора или в виде распечатки на бумаге. Контроль за документом на протяжении всего периода его существования осуществляет СЭД. В связи с этим отношения между автором электронного документа и собственно документом выглядят иначе:

Именно тот факт, что существование электронного документа обеспечивается информационной системой – СЭД, и человек не может непосредственно управлять электронным документом, так, как он ранее управлял документом на бумажном носителе, ставит ряд дополнительных вопросов, решение которых необходимо для определения места электронных документов в системе социальных коммуникаций и, в том числе, признания за электронным документом статуса официального документа и, что самое главное, - возможности использовать электронные документы в качестве доказательства, в т. ч. в суде.

В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов (Рекомендация № 37: Рекомендация в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов / ЕЭК ООН, 2010. П. 18) подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности, «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».

Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:

«1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи…».

Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.

Представим ситуацию: мы создали внутренний электронный документ, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.

Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например, представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.

Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридически значимый документ – это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности, иначе говоря, это документ, содержание которого может восприниматься как подлинное. Почему мы не пользовались понятием юридической значимости при работе с документами на бумажном носителе? Ответ очевиден: любой документ на бумажном носителе, имеющий юридическую силу, является одновременно юридически значимым документом. Конечно, и при работе с документами на бумажном носителе возникали ситуации, требующие проверки подлинности документа, следовательно, и в этом случае при положительном результате можно было бы говорить, что документ является юридически значимым, или при неподтверждении подлинности документа, - о том, что документ не является юридически значимым документом, а является подделкой, фальшивым документом. Как нам представляется, в отношении документов на бумажном носителе понятия «подлинный документ» (т.е., документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) и «юридически значимый документ» можно рассматривать как синонимы.

В заключение обратимся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования), который устанавливает требования к электронным документам. Стандарт устанавливает (раздел 7, п. 7.2.1.–7.2.5.), что принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих определенными характеристиками, а именно: аутентичность, целостность, достоверность, пригодность для использования.

По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

В целях обеспечения целостности документа любые изменения в документе должны быть санкционированы в соответствии с установленными правилами и процедурами. Любые санкционированные изменения должны фиксироваться и контролироваться.

Пригодным для использования является документ, который можно найти (имеется в виду, в информационной системе), воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении должны сохраняться связи между документами, фиксирующие последовательность действий, связи с деловой деятельностью или операциями, в которых эти документы были созданы и применялись.

Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук

Чем определяется юридическая сила документа?

Ответ:

Юридическая сила документа - это его свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем. На приобретение документом юридической силы оказывают влияние различные факторы. Мы остановимся на так называемых формальных требованиях, т. е. соблюдение ответственными лицами требований предъявляемых к форме документа наличие в нем необходимых реквизитов.

Реквизиты в свою очередь подразделяются на юридически значимые и обычные. Например, отсутствие в документе почтового адреса усложнит работу секретаря организации, получившей документ по почте. Отсутствие подписи должностного лица сделает документ бессильным (теряющим юридическую значимость).

Какие же реквизиты следует признать юридически значимыми?

Во-первых, это наименование организации. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе). Встречаются случаи, когда для придания большей значимости своему бланку (а значит и своему имиджу) используют на документах изображение государственного герба или нечто подобного рода (пример использования наименования Министерства юстиции РФ на том основании, что МРО имеет государственную регистрацию). Эти действия незаконны.

Вторым реквизитом, обеспечивающим юридическую силу документа, является дата его подписания, утверждения или того события, которое зафиксировано в документе. Так, ничтожной является доверенность, выданная без указания даты ею совершения (ст. 186 ГК РФ). Не будет признан действительным протокол учредительного собрания, если на нем не стоит дата проведения собрания.

Юридически значимым является и реквизит «регистрационный номер документа». Этот реквизит является не только гарантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки, но и своеобразным подтверждением официального характера документа, его законности.

Обязательным реквизитом является подпись. Она как бы подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи не документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Много вопросов возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий. Как правило, это протоколы и акты. Протоколы заседаний комиссий подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для правомерности документа. Акт является документом, подтверждающим или отрицающим какое либо событие, действие, факт. Члены комиссии, составившие акт, несут ответственность за его содержание. Поэтому необходимо наличие подписей всех членов. Первой ставится подпись председателя комиссии.

Реквизит «печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение: о создании, реорганизации или ликвидации организации; удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности); фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания мат. Ценностей, платежные поручения). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления*. Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

· соблюдать при его подготовке действующие нормы зако­нодательства;

· издавать документы только в пределах своей компетен­ции;

· соблюдать действующие в определенное время общегосудар­ственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут­верждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и под­пись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке ор­ганизации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписа­ния организации необходимы не только перечисленные реквизи­ты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определен­ных видов документов в действующих правилах оформления раз­работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юриди­ческую силу.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, бело­вые, подлинники, копии.

Черновой документ , изготовленный рукописным, машино­писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ - это рукописный или машинописный доку­мент, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль­ной копией является второй и последующие экземпляры доку­ментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как пра­вило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотари­ально заверенные копии или дубликат документа - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рожде­нии, диплома и т.д.).

Документ, полученный из автоматизированной информаци­онной системы, в соответствии с законом приобретает юридиче­скую силу после его подписания должностным лицом в поряд­ке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информацион­ных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электрон­ной цифровой подписи признается при наличии в автоматизи­рованной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюде­нии установленного режима их использования. Право удостове­рять идентичность электронной цифровой подписи осуществля­ется в Российской Федерации на основе лицензии.*

* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст.5.

В управлении, как и в других областях человеческой деятельно­сти, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его струк­турные подразделения выполняют разные управленческие функ­ции. Некоторые функции управления являются типовыми, прису­щими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирова­ние и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управ­ленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и сред­ством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определен­ным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин-формацию и придать ей юридическую силу. Значение латин-ского слова «документ» (documentum) -- доказательство, свиде-тельство. В настоящее время бесспорность документа также оп-ределяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен-тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор-мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча-стников управленческих действий (органов управления, их струк-турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основы-вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - С. 10..

Из этого определения следует, что орган управле-ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы зако-нодательства;

издавать документы только в пределах своей компетен-ции;

соблюдать действующие в определенное время общегосудар-ственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно-сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут-верждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и под-пись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке ор-ганизации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписа-ния организации необходимы не только перечисленные реквизи-ты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определен-ных видов документов в действующих правилах оформления раз-работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юриди-ческую силу. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.

Функции документа

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

- информационная : любой документ создается для сохранения информации;

- социальная : документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по-требностью;

- коммуникативная : документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

- культурная : документ -- средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на-пример, в научно-технической документации находит отраже-ние уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

- управленческая : документ является инструментом уп-равления; этой функцией наделены так называемые управлен-ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас-порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

- правовая : документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра-вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор-мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб-ного доказательства это может, быть любой документ;

- функция исторического источника : документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще-ства .

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.

Так, например, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов -- обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа .

Юридическая сила -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

наименование организации (должностного лица) -- автора документа;

наименование вида документа; дата документа;

регистрационный номер;

гриф утверждения документа;

текст; подпись;

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости -- на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа -- один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать -- юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует: о подлинности документа о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

• - какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
• - материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что - либо.

Гриф утверждения -- некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

• - сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• - электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
• - печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

• - копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
• - копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).